Συναντήσεις στο χώρο των επιχειρήσεων είναι εξοικειωμένοι με όσους βρίσκονται σε ηγετικές θέσεις, όπως διευθυντές έργων ή ανώτερους ρόλους σε μια εταιρεία. Αυτές οι συγκεντρώσεις είναι απαραίτητες για την ενίσχυση της επικοινωνίας, την ενθάρρυνση της συνεργασίας και την προώθηση της επιτυχίας εντός του οργανισμού.
Ωστόσο, μπορεί να μην γνωρίζουν όλοι τους ορισμούς, τους τύπους και τους σκοπούς αυτών των συναντήσεων. Αυτό το άρθρο χρησιμεύει ως ένας ολοκληρωμένος οδηγός και παρέχει συμβουλές για τη διεξαγωγή παραγωγικών συναντήσεων στην επιχείρηση.
Τι είναι το Business Meeting;
Μια επαγγελματική συνάντηση είναι μια συνάντηση ατόμων που συγκεντρώνονται για να συζητήσουν και να λάβουν αποφάσεις για συγκεκριμένα θέματα που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Οι σκοποί αυτής της συνάντησης μπορεί να περιλαμβάνουν την ενημέρωση των μελών της ομάδας για τρέχοντα έργα, τον προγραμματισμό μελλοντικών προσπαθειών, την επίλυση προβλημάτων ή τη λήψη αποφάσεων που επηρεάζουν ολόκληρη την εταιρεία.
Οι επαγγελματικές συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν αυτοπροσώπως, εικονικό, ή ένας συνδυασμός και των δύο και μπορεί να είναι επίσημος ή ανεπίσημος.
Ο στόχος μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι η ανταλλαγή πληροφοριών, η ευθυγράμμιση των μελών της ομάδας και η λήψη αποφάσεων που βοηθούν την επιχείρηση να επιτύχει τους στόχους της.
Τύποι Συναντήσεων στις Επιχειρήσεις
Υπάρχουν διάφοροι τύποι συναντήσεων στην επιχείρηση, αλλά οι 10 συνηθισμένοι τύποι περιλαμβάνουν:
1/ Μηνιαίες συναντήσεις ομάδων
Οι μηνιαίες συναντήσεις ομάδας είναι τακτικές συναντήσεις των μελών της ομάδας μιας εταιρείας για να συζητήσουν τα τρέχοντα έργα, να αναθέσουν εργασίες και να κρατήσουν τους ανθρώπους ενήμερους και ευθυγραμμισμένους. Αυτές οι συναντήσεις πραγματοποιούνται συνήθως κάθε μήνα, την ίδια ημέρα και διαρκούν από 30 λεπτά έως αρκετές ώρες (ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας και τον όγκο των πληροφοριών που καλύπτονται).
Οι μηνιαίες συναντήσεις της ομάδας παρέχουν μια ευκαιρία και καθοδήγηση στα μέλη της ομάδας να ανταλλάξουν πληροφορίες και ιδέες, να συζητήσουν την πρόοδο του έργου και να βεβαιωθούν ότι όλοι εργάζονται προς τον ίδιο στόχο.
Αυτές οι συναντήσεις μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την αντιμετώπιση τυχόν προκλήσεων ή προβλημάτων που αντιμετωπίζει η ομάδα, τον εντοπισμό λύσεων και τη λήψη αποφάσεων που επηρεάζουν την κατεύθυνση του έργου ή της εργασίας της ομάδας.
An συνάντηση όλων των χεριών είναι απλώς μια συνάντηση που περιλαμβάνει όλο το προσωπικό μιας εταιρείας, με άλλα λόγια, μια μηνιαία συνάντηση ομάδας. Είναι μια τακτική συνάντηση –που γίνεται ίσως μια φορά το μήνα– και συνήθως διευθύνεται από τους επικεφαλής της εταιρείας.
2/ Συναντήσεις stand Up
Η stand-up συνάντηση, επίσης γνωστή ως καθημερινή stand-up ή καθημερινή συνάντηση scrum, είναι ένας τύπος σύντομης συνάντησης, που συνήθως δεν διαρκεί περισσότερο από 15 λεπτά και πραγματοποιείται καθημερινά για να παρέχει στην ομάδα γρήγορες ενημερώσεις σχετικά με την πρόοδο του έργου ή τον ολοκληρωμένο φόρτο εργασίας. εργαστείτε στο σήμερα.
Ταυτόχρονα, βοηθά στον εντοπισμό και την επίλυση των εμποδίων που αντιμετωπίζουν τα μέλη της ομάδας και πώς επηρεάζουν τους κοινούς στόχους της ομάδας.
3/ Συναντήσεις ενημέρωσης κατάστασης
Οι συναντήσεις ενημέρωσης κατάστασης επικεντρώνονται στην παροχή ενημερώσεων από τα μέλη της ομάδας σχετικά με την πρόοδο των έργων και των εργασιών τους. Μπορεί να συμβαίνουν πιο συχνά από τις μηνιαίες συναντήσεις, όπως εβδομαδιαίες.
Ο σκοπός των συναντήσεων ενημέρωσης κατάστασης, φυσικά, είναι να παρέχουν μια διαφανή εικόνα της προόδου κάθε έργου και να εντοπίσουν τυχόν προκλήσεις που μπορεί να επηρεάσουν την επιτυχία του έργου. Αυτές οι συναντήσεις δεν θα εμπλακούν σε θέματα όπως η συζήτηση ή η επίλυση προβλημάτων.
Για μια συνάντηση μεγαλύτερης κλίμακας, η σύσκεψη ενημέρωσης κατάστασης μπορεί επίσης να ονομαστεί "Συνάντηση στο Δημαρχείο», Μια συνάντηση του δημαρχείου είναι απλώς μια προγραμματισμένη συνάντηση σε όλη την εταιρεία, στην οποία το επίκεντρο είναι η διοίκηση να απαντά σε ερωτήσεις των εργαζομένων. Επομένως, αυτή η συνάντηση περιελάμβανε μια συνεδρία Q&A, καθιστώντας την πιο ανοιχτή και λιγότερο τυπική από οποιοδήποτε άλλο είδος συνάντησης!
4/ Συναντήσεις επίλυσης προβλημάτων
Πρόκειται για συναντήσεις που περιστρέφονται γύρω από τον εντοπισμό και την επίλυση των προκλήσεων, των κρίσεων ή των προβλημάτων που αντιμετωπίζει ένας οργανισμός. Συχνά είναι απροσδόκητα και πρέπει να φέρουν άτομα από διαφορετικά τμήματα ή ομάδες για να συνεργαστούν και να βρουν λύσεις σε συγκεκριμένα προβλήματα.
Σε αυτή τη συνάντηση, αυτοί οι συμμετέχοντες θα μοιραστούν τις απόψεις τους, θα εντοπίσουν από κοινού τις βασικές αιτίες των προβλημάτων και θα προσφέρουν πιθανές λύσεις. Για να είναι αποτελεσματική αυτή η συνάντηση, θα πρέπει να ενθαρρύνονται να συζητούν ανοιχτά και ειλικρινά, να αποφεύγουν να κατηγορούν και να επικεντρώνονται στην εύρεση απαντήσεων.
5/ Συναντήσεις Λήψης Αποφάσεων
Αυτές οι συναντήσεις έχουν στόχο τη λήψη σημαντικών αποφάσεων που επηρεάζουν την κατεύθυνση του έργου, της ομάδας ή ολόκληρου του οργανισμού. Οι παρευρισκόμενοι είναι συνήθως άτομα με την απαραίτητη εξουσία λήψης αποφάσεων και εμπειρογνωμοσύνη.
Αυτή η συνάντηση θα πρέπει να παρασχεθεί εκ των προτέρων με όλες τις σχετικές πληροφορίες, που χρειάζονται τα ενδιαφερόμενα μέρη. Στη συνέχεια, για να διασφαλιστεί η εκτέλεση των αποφάσεων που ελήφθησαν κατά τη συνεδρίαση, καθορίζονται οι ενέργειες παρακολούθησης με χρόνο ολοκλήρωσης.
6/ Συναντήσεις καταιγισμού ιδεών
Οι συναντήσεις καταιγισμού ιδεών επικεντρώνονται στη δημιουργία νέων και καινοτόμων ιδεών για την επιχείρησή σας.
Το καλύτερο μέρος μιας συνεδρίας καταιγισμού ιδεών είναι ο τρόπος με τον οποίο προωθεί την ομαδική εργασία και την εφεύρεση, ενώ ταυτόχρονα βασίζεται στη συλλογική νοημοσύνη και φαντασία της ομάδας. Ο καθένας επιτρέπεται να εκφράσει τις απόψεις του, να αντλήσει από τις ιδέες του άλλου και να βρει πρωτότυπες και πρωτοποριακές λύσεις.
7/ Συναντήσεις Στρατηγικής Διαχείρισης
Συναντήσεις στρατηγικής διαχείρισης είναι συναντήσεις υψηλού επιπέδου που επικεντρώνονται στην επανεξέταση, την ανάλυση και τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τους μακροπρόθεσμους στόχους, την κατεύθυνση και την απόδοση ενός οργανισμού. Ανώτερα στελέχη και η ηγετική ομάδα συμμετέχουν σε αυτές τις συναντήσεις, οι οποίες πραγματοποιούνται ανά τρίμηνο ή ετησίως.
Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, ο οργανισμός εξετάζεται και αξιολογείται, καθώς και η ανταγωνιστικότητα ή εντοπίζονται νέες ευκαιρίες για ανάπτυξη και βελτίωση.
8/ Project Kickoff Meetings
A συνάντηση έναρξης έργου είναι μια συνάντηση που σηματοδοτεί την επίσημη έναρξη ενός νέου έργου. Συγκεντρώνει βασικά πρόσωπα από την ομάδα του έργου, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντών έργου, των μελών της ομάδας και των ενδιαφερόμενων μερών από άλλα τμήματα, για να συζητήσουν τους στόχους, τους στόχους, τα χρονοδιαγράμματα και τους προϋπολογισμούς.
Παρέχει επίσης μια ευκαιρία στον διαχειριστή έργου να δημιουργήσει σαφείς διαύλους επικοινωνίας, να θέσει προσδοκίες και να διασφαλίσει ότι τα μέλη της ομάδας κατανοούν τους ρόλους και τις ευθύνες τους.
Αυτοί είναι μερικοί από τους πιο συνηθισμένους τύπους συναντήσεων στην επιχείρηση και η μορφή και η δομή μπορεί να αλλάξουν ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο του οργανισμού.
9/ Εισαγωγικές Συναντήσεις
An εισαγωγική συνάντηση είναι η πρώτη φορά που τα μέλη της ομάδας και οι ηγέτες τους συναντιούνται επίσημα, για να καθορίσουν εάν τα εμπλεκόμενα άτομα θέλουν να δημιουργήσουν μια εργασιακή σχέση και να δεσμευτούν στην ομάδα στο μέλλον.
Αυτή η συνάντηση στοχεύει να δώσει στα μέλη της ομάδας χρόνο να μείνουν μαζί για να γνωρίσουν το ιστορικό, τα ενδιαφέροντα και τους στόχους κάθε συμμετέχοντα. Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας και της ομάδας σας, μπορείτε να οργανώσετε συναντήσεις γνωριμίας επίσημες ή ανεπίσημες, ανάλογα με τα διαφορετικά περιβάλλοντα.
10/ Συναντήσεις Δημαρχείου
Αυτή η ιδέα προήλθε από τοπικές συναντήσεις της πόλης της Νέας Αγγλίας, όπου οι πολιτικοί συναντούσαν ψηφοφόρους για να συζητήσουν θέματα και νομοθεσία.
Σήμερα, α συνάντηση στο Δημαρχείο της πόλης είναι μια προγραμματισμένη συνάντηση σε όλη την εταιρεία όπου η διοίκηση απαντά σε ερωτήσεις απευθείας από τους υπαλλήλους. Επιτρέπει την ανοιχτή επικοινωνία και τη διαφάνεια μεταξύ ηγεσίας και προσωπικού. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν ερωτήσεις και να λάβουν άμεσα σχόλια.
Απάντηση όλοι τα σημαντικά ερωτήματα
Μην χάσετε τίποτα με το AhaSlides' δωρεάν εργαλείο Q&A. Να είστε οργανωμένοι, διαφανείς και μεγάλος ηγέτης.
Πώς να διεξάγετε συναντήσεις στην επιχείρηση
Προκειμένου να καλή συνάντηση, πρώτα, πρέπει να στείλετε ένα email πρόσκλησης σε συνάντηση.
Η διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων στις επιχειρήσεις απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και προετοιμασία για να διασφαλιστεί ότι η συνάντηση είναι παραγωγική και επιτυγχάνει τους στόχους που επιδιώκονται. Οι παρακάτω συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε παραγωγικές επαγγελματικές συναντήσεις:
1/ Καθορίστε το σκοπό και τους στόχους
Ο καθορισμός του σκοπού και των στόχων μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι κρίσιμος για να διασφαλιστεί ότι η συνάντηση είναι παραγωγική και παράγει το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Πρέπει να εξασφαλίσουν τα ακόλουθα:
- Ο σκοπός. Βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση έχει σκοπό τη συζήτηση συγκεκριμένων θεμάτων, τη λήψη αποφάσεων ή την παροχή ενημερώσεων. Πρέπει να προσδιορίσετε γιατί είναι απαραίτητη η συνάντηση και το αναμενόμενο αποτέλεσμα.
- Στόχοι. Οι στόχοι μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι συγκεκριμένα, μετρήσιμα αποτελέσματα που θέλετε να επιτύχετε μέχρι το τέλος της συνάντησης. Θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τον γενικό σκοπό της συνάντησης με το χρονοδιάγραμμα, τους KPI κ.λπ.
Για παράδειγμα, μια συνάντηση για να συζητηθεί μια κυκλοφορία νέου προϊόντος θα πρέπει να έχει στόχους που ευθυγραμμίζονται με τον γενικό στόχο της αύξησης των πωλήσεων ή της βελτίωσης του μεριδίου αγοράς.
2/ Προετοιμάστε μια ημερήσια διάταξη συνάντησης
A ημερήσια διάταξη της συνάντησης χρησιμεύει ως οδικός χάρτης για τη συνάντηση και βοηθά στη διατήρηση της συζήτησης εστιασμένη και σε καλό δρόμο.
Επομένως, προετοιμάζοντας μια αποτελεσματική ατζέντα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι επαγγελματικές συναντήσεις είναι παραγωγικές και εστιασμένες και ότι όλοι γνωρίζουν τι να συζητήσουν, τι να περιμένουν και τι πρέπει να επιτευχθεί.
3/ Προσκαλέστε τους κατάλληλους συμμετέχοντες
Σκεφτείτε ποιος πρέπει να παρευρεθεί στη συνάντηση με βάση τον ρόλο τους και τα θέματα που θα συζητηθούν. Προσκαλέστε μόνο όσους χρειάζεται να είναι παρόντες για να διασφαλίσετε ότι η συνάντηση θα κυλήσει ομαλά. Μερικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη για να βοηθήσετε στην επιλογή των σωστών συμμετεχόντων περιλαμβάνουν την καταλληλότητα, το επίπεδο εξειδίκευσης και την εξουσία.
4/ Κατανείμετε αποτελεσματικά το χρόνο
Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε αρκετό χρόνο για κάθε θέμα της ατζέντας σας, λαμβάνοντας υπόψη τη σημασία και την πολυπλοκότητα κάθε θέματος. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλα τα θέματα τραβούν την πλήρη προσοχή και ότι η συνάντηση δεν θα είναι υπερωριακή.
Επίσης, θα πρέπει να τηρείτε το πρόγραμμα όσο το δυνατόν περισσότερο, αλλά και να είστε αρκετά ευέλικτοι ώστε να κάνετε αλλαγές εάν χρειαστεί. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να κάνετε μικρά διαλείμματα για να βοηθήσετε τους συμμετέχοντες να επαναφορτιστούν και να επικεντρωθούν ξανά. Αυτό μπορεί να διατηρήσει την ενέργεια και το ενδιαφέρον της συνάντησης.
5/ Κάντε τις συναντήσεις πιο διαδραστικές και ελκυστικές
Κάντε τις επαγγελματικές συναντήσεις πιο διαδραστικές και ελκυστικές, ενθαρρύνοντας όλους τους συμμετέχοντες να μιλήσουν και να μοιραστούν τις σκέψεις και τις ιδέες τους. Καθώς και χρήση διαδραστικών δραστηριοτήτων, όπως π.χ ζωντανές δημοσκοπήσεις or συνεδρίες καταιγισμού ιδεών και οι περιστρεφόμενοι τροχοί βοηθούν τους συμμετέχοντες να παραμένουν αφοσιωμένοι και συγκεντρωμένοι στη συζήτηση.
Ή χρησιμοποιήστε το AhaSlides προκατασκευασμένη βιβλιοθήκη προτύπων να αποχαιρετήσει τις βαρετές συναντήσεις και τα γυαλισμένα μάτια.
Αναχώρηση: 20+ Διαδικτυακή Διασκέδαση Παιχνίδια παγοθραυστικών για καλύτερη δέσμευση, ή 14 Εμπνευσμένο Παιχνίδια για εικονικές συναντήσεις, με τα καλύτερα 6 hacks συναντήσεων μπορείτε να βρείτε το 2024!
6/ Πρακτικά Συνεδρίασης
Λήψη λεπτά συνάντησης κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι μια σημαντική εργασία που βοηθά στην τεκμηρίωση των βασικών συζητήσεων και αποφάσεων που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Βοηθά επίσης στη βελτίωση της διαφάνειας και διασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα πριν πάτε στην επόμενη συνάντηση.
7/ Παρακολούθηση στοιχείων δράσης
Παρακολουθώντας τα σημεία δράσης, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι αποφάσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης θα εφαρμοστούν και ότι όλοι είναι σαφείς σχετικά με τις ευθύνες τους.
Και συλλέγετε ΠΑΝΤΑ σχόλια από τους συμμετέχοντες για να κάνετε τις επερχόμενες επαγγελματικές συναντήσεις ακόμα καλύτερες – μπορείτε να μοιραστείτε τα σχόλια μετά την ολοκλήρωση, μέσω email ή διαφανειών παρουσίασης. Κάνει τις συναντήσεις να μην είναι κουραστικές και όλοι διασκεδάζουν💪
Αποκτήστε δωρεάν πρότυπα έρευνας για τις συναντήσεις σας!
Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε ό,τι θέλετε από τη βιβλιοθήκη προτύπων!
🚀 Δωρεάν πρότυπα ☁️
Βασικές τακτικές
Ας ελπίσουμε, με αυτό το άρθρο του AhaSlides, μπορείτε να διακρίνετε τους τύπους των επαγγελματικών συναντήσεων και τους σκοπούς τους. Επίσης, ακολουθώντας αυτά τα βήματα και τις βέλτιστες πρακτικές, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι επαγγελματικές σας συναντήσεις είναι αποτελεσματικές, εστιασμένες και παράγουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Η αποτελεσματική διεξαγωγή επιχειρηματικών συναντήσεων μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση της επικοινωνίας, της συνεργασίας και της επιτυχίας μέσα σε έναν οργανισμό και αποτελεί βασικό συστατικό της επιτυχημένης επιχειρηματικής διαχείρισης.
Συχνές Ερωτήσεις
Γιατί οι συναντήσεις είναι σημαντικές στην επιχείρηση;
Οι συναντήσεις επιτρέπουν την αποτελεσματική επικοινωνία τόσο προς τα κάτω όσο και προς τα πάνω μέσα σε έναν οργανισμό. Μπορούν να κοινοποιηθούν σημαντικές ενημερώσεις, ιδέες και σχόλια.
Τι συναντήσεις πρέπει να έχει μια επιχείρηση;
– Συναντήσεις όλων των χεριών/Όλων του προσωπικού: Συναντήσεις σε όλη την εταιρεία για κοινή χρήση ενημερώσεων, ανακοινώσεων και προώθηση της επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων.
– Συναντήσεις στελεχών/ ηγετικών στελεχών: Για τα ανώτερα στελέχη να συζητούν στρατηγική υψηλού επιπέδου, σχέδια και να λαμβάνουν βασικές αποφάσεις.
– Συναντήσεις τμήματος/ομάδας: Για μεμονωμένα τμήματα/ομάδες για συγχρονισμό, συζήτηση εργασιών και επίλυση ζητημάτων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής τους.
– Συναντήσεις έργου: Σχεδιασμός, παρακολούθηση προόδου και επίλυση εμποδίων για μεμονωμένα έργα.
– One-on-one: Ατομικά check-in μεταξύ των διευθυντών και άμεσες αναφορές για συζήτηση της εργασίας, των προτεραιοτήτων και της επαγγελματικής εξέλιξης.
– Συναντήσεις πωλήσεων: Για να ελέγχει η ομάδα πωλήσεων την απόδοση, να εντοπίζει ευκαιρίες και να σχεδιάζει στρατηγικές πωλήσεων.
– Συναντήσεις μάρκετινγκ: Χρησιμοποιούνται από την ομάδα μάρκετινγκ για τον προγραμματισμό εκστρατειών, το ημερολόγιο περιεχομένου και τη μέτρηση της επιτυχίας.
– Συναντήσεις προϋπολογισμού/οικονομικών: Για οικονομική ανασκόπηση δαπανών έναντι προϋπολογισμού, προβλέψεων και επενδυτικών συζητήσεων.
– Συσκέψεις πρόσληψης: Για να ελέγξετε βιογραφικά, να πραγματοποιήσετε συνεντεύξεις και να λάβετε αποφάσεις για νέες θέσεις εργασίας.
– Εκπαιδευτικές συναντήσεις: Σχεδιασμός και παράδοση συνεδριών ενσωμάτωσης, ανάπτυξης δεξιοτήτων για τους υπαλλήλους.
– Συναντήσεις πελατών: Για τη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες, την ανατροφοδότηση και το εύρος της μελλοντικής εργασίας.
