Πώς να φιλοξενήσετε την πιο συναρπαστική συνεδρίαση του Δημαρχείου το 2024 | Καλύτερες Συμβουλές + Οδηγός

Γνωρίζατε ότι ένας μεγάλος λόγος για τον οποίο ο Μπιλ Κλίντον κέρδισε την προεδρική εκστρατεία του το 1992 ήταν η επιτυχία του συνεδριάσεις του δημαρχείου?

Εξασκήθηκε στην παράδοση αυτών των συναντήσεων ασταμάτητα, χρησιμοποιώντας το προσωπικό του ως προσποιητές θεατές και διπλούς για τους αντιπάλους του. Τελικά, βολεύτηκε τόσο πολύ με τη μορφή που έγινε λίγο πολύ γνωστός για αυτό, και η επιτυχία του να απαντά σε ερωτήσεις τον οδήγησε με επιτυχία μέχρι το Οβάλ Γραφείο.

Τώρα, δεν λέμε ότι θα κερδίσετε τις προεδρικές εκλογές με μια συνεδρίαση του δημαρχείου, αλλά θα κερδίσετε τις καρδιές των υπαλλήλων σας. Αυτό το είδος σύσκεψης βοηθά στη διατήρηση της ταχύτητας ολόκληρης της εταιρείας, απαντώντας σε συγκεκριμένες ερωτήσεις από την ομάδα σας ζωντανές ερωτήσεις και απαντήσεις.

Εδώ είναι ο απόλυτος οδηγός σας για να οργανώσετε μια συνάντηση στο δημαρχείο το 2024.

• Τι είναι η συνεδρίαση του Δημαρχείου;
• Μια σύντομη ιστορία των συναντήσεων του Δημαρχείου
• 5 Οφέλη ενός Δημαρχείου
• 3 Παραδείγματα Συνάντησης Μεγάλων Δημαρχείων
• 11 Συμβουλές για το Δημαρχείο σας

Τι είναι η συνεδρίαση του Δημαρχείου;

Λοιπόν, τι συμβαίνει στις συνεδριάσεις του δημαρχείου για τις εταιρείες; Μια συνεδρίαση του δημαρχείου είναι απλώς μια προγραμματισμένη συνάντηση σε όλη την εταιρεία στην οποία η εστίαση είναι η διοίκηση απαντά σε ερωτήσεις εργαζομένων.

Εξαιτίας αυτού, ένα δημαρχείο επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό γύρω από το Συνεδρία ερωτήσεων και απαντήσεων, καθιστώντας το μια πιο ανοιχτή, λιγότερο τυπική έκδοση του an συνάντηση όλων των χεριών.

Περισσότερες συμβουλές για την εργασία

• Συναντήσεις στο Business
• 6 Hacks για συναντήσεις
• Συνάντηση όλων των χεριών

Μια σύντομη ιστορία των συναντήσεων του Δημαρχείου

Η πρώτη συνεδρίαση του δημαρχείου πραγματοποιήθηκε το 1633 στο Dorchester της Μασαχουσέτης αυστηρά για να διευθετηθούν οι ανησυχίες των κατοίκων της πόλης. Δεδομένης της επιτυχίας της, η πρακτική εξαπλώθηκε γρήγορα σε όλη τη Νέα Αγγλία και έγινε το θεμέλιο για την Αμερικανική Δημοκρατία.

Έκτοτε, οι παραδοσιακές συναντήσεις του δημαρχείου έχουν γίνει δημοφιλείς σε πολλές δημοκρατίες ως ένας τρόπος για τους πολιτικούς να συναντώνται με τους ψηφοφόρους και να συζητούν τη νομοθεσία ή τους κανονισμούς. Και από τότε, παρά το όνομα, έχουν μετακομίσει μακριά από οποιοδήποτε δημαρχείο σε αίθουσες συνεδριάσεων, σχολεία, ψηφιακές πλατφόρμες και πέρα.

Οι συνεδριάσεις του δημαρχείου έπαιξαν επίσης βασικό ρόλο στις προεδρικές εκστρατείες. Ο Τζίμι Κάρτερ ήταν διάσημος για την πραγματοποίηση περιοδειών «meet the people» σε μικρές πόλεις με ισχυρή τοπική κυβέρνηση. Ο Μπιλ Κλίντον πραγματοποίησε τηλεοπτικές συσκέψεις στο δημαρχείο για να απαντήσει σε ερωτήσεις και ο Ομπάμα είχε επίσης μερικά διαδικτυακά δημαρχεία από το 2011.

5 Οφέλη από τις συναντήσεις του Δημαρχείου

1. Όσο ανοιχτό γίνεται: Δεδομένου ότι η ψυχή μιας συνάντησης επαγγελματικού δημαρχείου είναι η συνεδρία Q&A, οι συμμετέχοντες μπορούν να θέσουν τις ερωτήσεις που θέλουν και να λάβουν άμεσα σχόλια από τους ηγέτες. Αποδεικνύει ότι οι ηγέτες δεν είναι απλώς απρόσωποι λήπτες αποφάσεων, αλλά άνθρωποι και συμπονετικοί.
2. Όλα είναι από πρώτο χέρι: Σταματήστε τις φήμες στο γραφείο παρέχοντας πληροφορίες από πρώτο χέρι από τη διοίκηση. Το να είστε όσο το δυνατόν πιο διαφανείς είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι κανείς δεν ακούει ψευδείς πληροφορίες από αλλού.
3. Δέσμευση των εργαζομένων: Μια 2018 μελέτη διαπίστωσε ότι το 70% των εργαζομένων στις ΗΠΑ δεν ασχολούνταν πλήρως με την εργασία, συμπεριλαμβανομένου του 19% που ήταν ενεργά αποδεσμευμένοι. Οι κύριοι λόγοι που αναφέρονται είναι η δυσπιστία των ανώτερων στελεχών, οι κακές σχέσεις με τον άμεσο διευθυντή και η έλλειψη υπερηφάνειας για την εργασία για την εταιρεία. Οι συναντήσεις του Δημαρχείου επιτρέπουν στο αποδεσμευμένο προσωπικό να αισθάνεται ενεργό και συνεπακόλουθο στον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας, κάτι που κάνει θαύματα για τα κίνητρά του.
4. Σύσφιξη των σχέσεων: Μια συνάντηση του δημαρχείου είναι μια ευκαιρία για όλους να συγκεντρωθούν και να καλύψουν τη διαφορά, όχι μόνο όσον αφορά τη δουλειά, αλλά και την προσωπική ζωή. Διαφορετικά τμήματα εξοικειώνονται επίσης περισσότερο με τη δουλειά και τους ρόλους του άλλου και μπορούν ενδεχομένως να προσεγγίσουν τη συνεργασία.
5. Ενισχυτικές αξίες: Υπογραμμίστε τις αξίες και τις κουλτούρες του οργανισμού σας. Θέστε κοινούς στόχους και επαναφέρετε τι προσπαθούν πραγματικά να επιτύχουν αυτοί οι στόχοι.

3 Παραδείγματα Συνάντησης Μεγάλων Δημαρχείων

Εκτός από τις πολιτικές συναντήσεις, οι συναντήσεις του δημαρχείου έχουν βρει το δρόμο τους σε κάθε οργανισμό διαφορετικών τομέων.

1. At Victor Central School District Στη Νέα Υόρκη, οι συνεδριάσεις του δημαρχείου πραγματοποιούνται επί του παρόντος διαδικτυακά για να συζητηθεί η ανάπτυξη στρατηγικού σχεδιασμού και ο επικείμενος προϋπολογισμός. Συζητούνται οι τρεις πυλώνες του πολιτισμού, της μάθησης και της διδασκαλίας και της υποστήριξης και των ευκαιριών των μαθητών.
2. At Home Depot, μια ομάδα συνεργατών συναντιέται με ένα μέλος της διοίκησης και συζητούν πράγματα που πάνε καλά μέσα στο κατάστημα και πράγματα που χρειάζονται βελτίωση. Είναι μια ευκαιρία να είμαστε ειλικρινείς σχετικά με ζητήματα που συμβαίνουν στο κατάστημα που η διοίκηση μπορεί να μην παρατηρήσει.
3. At Vietnam Technique Development Co., μια βιετναμέζικη εταιρεία στην οποία έχω εργαστεί προσωπικά, οι συνεδριάσεις του δημαρχείου πραγματοποιούνται ανά τρίμηνο και ετησίως για να συζητηθούν τα έσοδα και οι στόχοι πωλήσεων καθώς και να γιορταστούν οι διακοπές. Βρήκα ότι οι υπάλληλοι είναι πιο προσγειωμένος και συγκεντρωμένος μετά από κάθε συνάντηση.

11 Συμβουλές για τη Συνάντησή σας στο Δημαρχείο

Πρώτον, χρειάζεστε μερικές ερωτήσεις για το δημαρχείο! Το κάρφωμα μιας συνεδρίασης του δημαρχείου δεν είναι εύκολη υπόθεση. Είναι δύσκολο να βρείτε τη σωστή ισορροπία στο να δίνετε πληροφορίες και να απαντάτε σε ερωτήσεις, ενώ προσπαθείτε να κρατήσετε το πλήρωμά σας όσο το δυνατόν πιο αφοσιωμένο.

Αυτές οι 11 συμβουλές θα σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε την καλύτερη δυνατή συνάντηση του δημαρχείου, είτε είναι ζωντανή είτε διαδικτυακή…

Συμβουλές Γενικής Συνάντησης Δημαρχείου

Συμβουλή #1 – Αναπτύξτε μια ατζέντα

Η σωστή λήψη της ατζέντας είναι εξαιρετικά σημαντική για λόγους σαφήνειας.

1. Να ξεκινάτε πάντα με ένα σύντομο καλωσόρισμα και παγοθραυστικό. Έχουμε μερικές ιδέες για αυτό εδώ.
2. Έχετε μια ενότητα στην οποία αναφέρετε ενημερώσεις της εταιρείας στην ομάδα και επιβεβαιώνουν συγκεκριμένους στόχους.
3. Αφήστε χρόνο για το Q&A. Πολύ χρόνο. Περίπου 40 λεπτά σε μια ωριαία συνάντηση είναι καλά.

Στείλτε την ημερήσια διάταξη τουλάχιστον μία ημέρα πριν από τη συνάντηση, ώστε όλοι να προετοιμαστούν διανοητικά και να σημειώσουν τις ερωτήσεις που θέλουν να κάνουν.

Συμβουλή #2 – Κάντε το διαδραστικό

Μια βαρετή, στατική παρουσίαση μπορεί να αποκλείσει γρήγορα τη συνάντησή σας, αφήνοντάς σας μια θάλασσα από λευκά πρόσωπα όταν πρόκειται για την ενότητα Q&A. Για να αποφευχθεί αυτό με κάθε κόστος, μπορείτε να ενσωματώσετε την παρουσίασή σας με δημοσκοπήσεις πολλαπλών επιλογών, σύννεφα λέξεων και ακόμη και κουίζ με δωρεάν λογαριασμός στο AhaSlides!

Συμβουλή #3 – Χρησιμοποιήστε τεχνολογία

Εάν κατακλύζεστε από ερωτήσεις, που πιθανότατα θα έχετε, θα επωφεληθείτε από ένα διαδικτυακό εργαλείο για να κρατάτε τα πάντα οργανωμένα. Πολλά ζωντανά εργαλεία Q&A σάς επιτρέπουν να κατηγοριοποιείτε ερωτήσεις, να τις επισημαίνετε ως απαντημένες και να τις καρφιτσώνετε για αργότερα, ενώ αφήνουν την ομάδα σας να ψηφίζει υπέρ των ερωτήσεων του άλλου και να ρωτά ανώνυμα χωρίς να φοβάται την κρίση.

Απάντηση όλοι τα σημαντικά ερωτήματα

Μην χάσετε τίποτα με το AhaSlides' δωρεάν εργαλείο Q&A. Να είστε οργανωμένοι, διαφανείς και μεγάλος ηγέτης.

Συμβουλή #4 – Προωθήστε τη συμμετοχή

Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στη συνεδρίαση του δημαρχείου σας είναι σχετικές με κάθε συμμετέχοντα σε κάποιο βαθμό. Δεν είναι εκεί για να ακούσουν πληροφορίες που μπορείτε να συζητήσετε ιδιωτικά με μεμονωμένα τμήματα.

Συμβουλή #5 – Γράψτε μια συνέχεια

Μετά τη συνάντηση, στείλτε ένα email με μια ανακεφαλαίωση όλων των ερωτήσεων που απαντήσατε, καθώς και τυχόν άλλες ερωτήσεις που δεν είχατε χρόνο να απαντήσετε ζωντανά.

Συμβουλές για τη συνάντηση του Δημαρχείου ζωντανά

• Σκεφτείτε τις ρυθμίσεις των καθισμάτων σας – Σχήμα U, αίθουσα συνεδριάσεων ή κύκλους – ποια είναι η καλύτερη ρύθμιση για τη συνάντηση του δημαρχείου σας; Μπορείτε να δείτε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του καθενός αυτό το άρθρο.
• Φέρτε σνακ: Για να αυξήσετε την ενεργό συμμετοχή στη σύσκεψη, μπορείτε επίσης να φέρετε στη σύσκεψη μη ακατάστατα σνακ και ποτά κατάλληλα για την ηλικία. Αυτή η ευγένεια είναι χρήσιμη, ειδικά κατά τη διάρκεια μακρών συναντήσεων, όταν οι άνθρωποι μπορεί να αφυδατωθούν, να πεινάσουν και να χρειαστούν μια ώθηση ενέργειας για να αισθανθούν πλήρως δεσμευμένοι.
• Δοκιμάστε την τεχνολογία: Εάν χρησιμοποιείτε τεχνολογία οποιασδήποτε περιγραφής, δοκιμάστε την πρώτα. Κατά προτίμηση, έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας για κάθε λογισμικό που χρησιμοποιείτε επίσης.

Εικονική Συνάντηση Δημαρχείου Συμβουλές

• Εξασφαλίστε μια καλή σύνδεση – Δεν θέλετε η ομιλία σας να διακόπτεται από κακή σύνδεση δικτύου. Απογοητεύει τους μετόχους σας και χάνετε πόντους όσον αφορά τον επαγγελματισμό.
• Επιλέξτε μια αξιόπιστη πλατφόρμα κλήσεων – Αυτός είναι αστείος. Google Hangout; Ανίπταμαι διαγωνίως? Microsoft Teams; Επιλογή σου. Απλώς βεβαιωθείτε ότι είναι κάτι στο οποίο οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση και να το κατεβάσουν χωρίς χρέωση premium.
• Καταγράψτε τη σύσκεψη – Ορισμένοι συμμετέχοντες ενδέχεται να μην μπορούν να παρευρεθούν την προγραμματισμένη ώρα, επομένως η εικονική μετάβαση είναι ένα συν. Φροντίστε να καταγράψετε την οθόνη σας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, ώστε οι άλλοι να μπορούν να την παρακολουθήσουν αργότερα.

💡 Λάβετε περισσότερες συμβουλές για πώς να φιλοξενήσετε τις καλύτερες διαδικτυακές ερωτήσεις και απαντήσεις για το κοινό σας!

Συχνές Ερωτήσεις