Μια επαγγελματική συνάντηση λειτουργεί μόνο όταν η μορφή της ταιριάζει στον στόχο της. Ένας καταιγισμός ιδεών που λειτουργεί σαν ενημέρωση κατάστασης σκοτώνει ιδέες και μια συνάντηση λήψης αποφάσεων που λειτουργεί σαν καταιγισμός ιδεών δεν καταλήγει ποτέ σε μια απόφαση. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τους 10 τύπους συναντήσεων που διοργανώνουν οι περισσότερες επιχειρήσεις, σε τι χρησιμεύει ο καθένας, πόσο θα πρέπει να διαρκεί και πώς να τον διατηρείτε χρήσιμο.
Για την κλίμακα, Harvard Business Review αναφέρει ότι τα στελέχη αφιερώνουν σχεδόν 23 ώρες την εβδομάδα σε συσκέψεις, από λιγότερες από 10 ώρες τη δεκαετία του 1960. Η επιλογή του σωστού τύπου συσκέψεων και η ορθή εφαρμογή του, επιστρέφει μεγάλο μέρος αυτού του χρόνου.
Τι είναι μια επαγγελματική συνάντηση;
Μια επαγγελματική συνάντηση είναι μια συγκέντρωση ανθρώπων που συγκεντρώνονται για να ανταλλάξουν πληροφορίες, να λύσουν προβλήματα ή να λάβουν αποφάσεις σχετικά με την εργασία. Μπορεί να είναι αυτοπροσώπως, εικονικά ή υβριδικά, και επίσημα ή άτυπα, από μια 10λεπτη καθημερινή stand-up συζήτηση έως μια ολοήμερη συνεδρία σχεδιασμού. Αυτό που μοιράζεται κάθε καλός άνθρωπος είναι ένας σκοπός: κάτι πρέπει να προχωρήσει μέχρι το τέλος.
Σύντομος οδηγός: ποιον τύπο συνάντησης χρειάζεστε;
| Αν χρειαστεί να... | Εκτελέστε ένα... | Τυπικό μήκος |
|---|---|---|
| Διατηρήστε την ομάδα σας ευθυγραμμισμένη με τις προτεραιότητες | Μηνιαία συνάντηση ομάδας | 30 σε 60 λεπτά |
| Γρήγορα επιφανειακά μπλοκαρίσματα | Σταθείτε | Έως 15 λεπτά |
| Παρακολουθήστε την πρόοδο σε σχέση με τους στόχους | Συνάντηση ενημέρωσης κατάστασης | 30 λεπτά |
| Διορθώστε κάτι που πήγε στραβά | Συνάντηση επίλυσης προβλημάτων | 45 σε 60 λεπτά |
| Καταλήξτε σε μια ξεκάθαρη απόφαση | Συνάντηση λήψης αποφάσεων | 30 σε 60 λεπτά |
| Δημιουργία επιλογών | Συνάντηση καταιγισμού ιδεών | 45 σε 60 λεπτά |
| Καθορίστε μακροπρόθεσμη κατεύθυνση | Συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης | Μισή μέρα ή και περισσότερο |
| Ξεκινήστε ένα έργο σωστά | Εναρκτήρια συνάντηση του έργου | 60 σε 90 λεπτά |
| Βοηθήστε τους ανθρώπους να γνωριστούν μεταξύ τους | Εισαγωγική συνάντηση | 30 λεπτά |
| Αφήστε τους ηγέτες να απαντήσουν στις ερωτήσεις των εργαζομένων. | Συνάντηση στο Δημαρχείο της πόλης | 45 σε 60 λεπτά |
Οι διάρκειες είναι κοινά σημεία εκκίνησης και όχι κανόνες. Συντομεύστε οποιαδήποτε συνάντηση τελειώνει νωρίς.
Οι 10 τύποι συναντήσεων στις επιχειρήσεις
1. Μηνιαίες συναντήσεις ομάδας
Μια μηνιαία συνάντηση ομάδας είναι ένας επαναλαμβανόμενος έλεγχος όπου μια ομάδα εξετάζει την πρόοδο, αναθέτει τις επερχόμενες εργασίες και συμφωνεί για τις προτεραιότητες. Κερδίζει τη θέση της όταν υπάρχουν περισσότερα να καλυφθούν από όσα επιτρέπει μια γρήγορη στάση. Η συνήθης αποτυχία είναι να μετατραπεί σε μια απόρριψη πληροφοριών: αν όλα όσα κοινοποιούνται θα μπορούσαν να είχαν γίνει ένα email, στείλτε το email και κρατήστε τη συνάντηση για τα εμπόδια, τις αποφάσεις που επηρεάζουν πολλά άτομα και τις αλλαγές κατεύθυνσης.
Μην το μπερδεύετε με ένα συνάντηση όλων των χεριών, η οποία φέρνει κοντά ολόκληρη την εταιρεία, συνήθως με επικεφαλής την ανώτερη ηγεσία, αντί για μία μόνο ομάδα.
2. Συναντήσεις σε όρθια θέση
Ένα stand-up, που ονομάζεται επίσης daily scrum, είναι ένα σύντομο καθημερινό check-in που διαρκεί λιγότερο από 15 λεπτά. Atlassian Το περιγράφει ως μια γρήγορη κυκλική διαδικασία όπου κάθε άτομο απαντά σε τρεις ερωτήσεις: τι κατάφερα χθες, τι θα κάνω σήμερα και τι με εμποδίζει. Το χρονικό όριο το διατηρεί ως εργαλείο συντονισμού και όχι ως αναφορά κατάστασης. Τα stand-up ταιριάζουν σε ομάδες που εργάζονται σε ένα κοινό έργο καθημερινά. Για τις κατανεμημένες ομάδες, ένα γραπτό stand-up σε ένα κοινό κανάλι μπορεί να κάνει την ίδια δουλειά χωρίς προγραμματισμό.
3. Συναντήσεις ενημέρωσης κατάστασης
Οι ενημερώσεις κατάστασης συνήθως γίνονται εβδομαδιαίως και παρακολουθούν την πρόοδο σε σχέση με συγκεκριμένους στόχους. Σε αντίθεση με μια stand-up παρουσίαση, το ερώτημα είναι αν το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο, πού βρίσκεται μπροστά ή πίσω και τι σημαίνει αυτό για το επόμενο ορόσημο. Διατηρήστε το δομημένο: όλοι αναφέρουν με την ίδια μορφή και οτιδήποτε χρειάζεται πραγματική συζήτηση έχει τη δική του συνάντηση, ώστε μια ενημέρωση 30 λεπτών να μην μετατραπεί σε μια απρογραμμάτιστη ώρα.
4. Συναντήσεις επίλυσης προβλημάτων
Αυτές καλούνται όταν κάτι έχει πάει στραβά ή πρόκειται να πάει στραβά και μια ομάδα πρέπει να το διαγνώσει και να συμφωνήσει σε μια λύση. Συχνά είναι απρογραμμάτιστες και μπορεί να προσελκύσουν άτομα από διάφορα τμήματα. Εστιάστε στο πρόβλημα, όχι στην επίρριψη ευθυνών, και ολοκληρώστε με μια συμφωνημένη λύση, έναν ορισμένο υπεύθυνο και μια προθεσμία. Στείλτε τα σχετικά δεδομένα εκ των προτέρων, ώστε όλοι να ξεκινήσουν με την ίδια εικόνα για το ποιο είναι στην πραγματικότητα το πρόβλημα.
5. Συνεδριάσεις λήψης αποφάσεων
Μια συνάντηση λήψης αποφάσεων υπάρχει για να ληφθεί μία απόφαση που απαιτεί τη συμβολή ή την εξουσιοδότηση πολλών ατόμων. Προσκαλέστε όλους τους οποίους απαιτείται η υπογραφή και κανέναν άλλον. Γράψτε την απόφαση ως μία μόνο ερώτηση πριν την προγραμματίσετε: Η ερώτηση "Πρέπει να μεταφέρουμε την κυκλοφορία από το τρίτο τρίμηνο στο τέταρτο τρίμηνο;" είναι μια συνάντηση λήψης αποφάσεων, ενώ η ερώτηση "Τι πιστεύουμε για το χρονοδιάγραμμα κυκλοφορίας;" δεν είναι. Στη συνέχεια, καταγράψτε την απόφαση και το σκεπτικό, ώστε να μην ανοίξει ξανά μήνες αργότερα.
6. Συναντήσεις καταιγισμού ιδεών
Οι συναντήσεις καταιγισμού ιδεών παράγουν ιδέες. Η αξιολόγησή τους έρχεται αργότερα. Όταν και τα δύο συμβαίνουν ταυτόχρονα, το ένστικτο της κρίσης καταστέλλει τις ιδέες και σας μένει μια σύντομη λίστα με ασφαλείς προτάσεις. Αφιερώστε το πρώτο μέρος στην παραγωγή ιδεών χωρίς σχόλια και το δεύτερο μέρος στην ομαδοποίησή τους και την κατάταξή τους. Μια ζωντανή σύννεφο λέξης ή μια ανοιχτή διαφάνεια επιτρέπει στους πιο ήσυχους ανθρώπους να συνεισφέρουν ταυτόχρονα με όλους τους άλλους, αντί να περιμένουν ένα κενό στη συζήτηση.
7. Συναντήσεις στρατηγικής διαχείρισης
Οι στρατηγικές συναντήσεις είναι όπου τα ανώτερα στελέχη εξετάζουν τη μακροπρόθεσμη κατεύθυνση, αξιολογούν την απόδοση σε σχέση με τους στρατηγικούς στόχους και θέτουν προτεραιότητες για το επόμενο τρίμηνο ή έτος. Συνήθως είναι τριμηνιαίες ή ετήσιες και χρειάζονται πραγματική προετοιμασία: κοινοποίηση προκαταρκτικής ανάγνωσης τουλάχιστον 48 ώρες νωρίτερα, ώστε η συζήτηση να μην είναι επιφανειακή. Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι μια σαφής λίστα προτεραιοτήτων και αποφάσεων, όχι μια λίστα με πράγματα που πρέπει να «εξερευνηθούν περαιτέρω». Περισσότερες λεπτομέρειες υπάρχουν στον οδηγό μας για το συνάντηση στρατηγικής διαχείρισης.
8. Εναρκτήριες συναντήσεις έργου
A συνάντηση έναρξης έργου Σηματοδοτεί την επίσημη έναρξη ενός έργου. Φέρνει σε επαφή τον διαχειριστή του έργου, την ομάδα και τα ενδιαφερόμενα μέρη για να καλύψουν τι πρέπει να επιτύχει το έργο, ποιος είναι υπεύθυνος για τι, πώς θα επικοινωνήσει η ομάδα και ποια θα είναι η πορεία της επιτυχίας. Είναι επίσης η πιο οικονομική στιγμή για να αναδειχθούν οι υποθέσεις και οι κίνδυνοι, προτού η εργασία αποκτήσει δυναμική προς μια κατεύθυνση.
9. Εισαγωγικές συναντήσεις
An εισαγωγική συνάντηση συμβαίνει όταν κάποιος εντάσσεται σε μια ομάδα, όταν δύο ομάδες αρχίζουν να συνεργάζονται ή όταν ένα άτομο αναλαμβάνει έναν νέο ρόλο. Στόχος είναι η οικοδόμηση της σχέσης: υπόβαθρο, στυλ εργασίας και προσδοκίες. Η ανοιχτή συζήτηση τείνει να αποτυγχάνει, οπότε δώστε στους ανθρώπους κάτι συγκεκριμένο να συζητήσουν, όπως μια σύντομη ερώτηση ή μια μικρή κοινή εργασία.
10. Συνεδριάσεις δημαρχείου
A συνάντηση στο Δημαρχείο της πόλης είναι μια προγραμματισμένη συνεδρία σε ολόκληρη την εταιρεία ή σε ολόκληρο το τμήμα, στην οποία οι επικεφαλής ανταλλάσσουν ενημερώσεις και απαντούν σε ερωτήσεις των εργαζομένων. Wikipedia σημειώνει ότι η μορφή έχει ως πρότυπο τη συνάντηση της πόλης της Νέας Αγγλίας, η οποία χρονολογείται από τον 17ο αιώνα, αλλά οι συμμετέχοντες σε ένα δημαρχείο δεν ψηφίζουν για δεσμευτικές αποφάσεις. Η αξία είναι η διαφάνεια και η αμφίδρομη επικοινωνία, και αυτό εξαρτάται από το αν οι ερωτήσεις και απαντήσεις είναι πραγματικές. Οι προ-ελεγμένες ερωτήσεις για το σόφτμπολ ακυρώνουν τον σκοπό, επομένως δώστε στους υπαλλήλους έναν ανώνυμο τρόπο να υποβάλλουν ερωτήσεις πριν και κατά τη διάρκεια της συνεδρίας.
Πώς να διεξάγετε σωστά κάθε είδους συνάντηση
Η μορφή αλλάζει και στους 10 τύπους, αλλά οι συνήθειες που κάνουν μια συνάντηση άξια παρακολούθησης παραμένουν οι ίδιες.
- Ορίστε τον σκοπό πριν προγραμματίσετε. Μπορείτε να πείτε ποια απόφαση θα ληφθεί, ποιες πληροφορίες θα κοινοποιηθούν ή ποιο πρόβλημα θα λυθεί; Εάν όχι, η συνάντηση πιθανότατα δεν είναι ακόμη απαραίτητη.
- Μοιραστείτε μια ατζέντα. A ημερήσια διάταξη της συνάντησης διατηρεί τη συζήτηση σε καλό δρόμο και επιτρέπει στους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν. Μια λίστα θεμάτων με χρόνο αφιερωμένο στο καθένα είναι αρκετή.
- Προσκαλέστε τους κατάλληλους ανθρώπους. Συμπεριλάβετε όσους χρειάζονται τη συμβολή ή την εξουσία τους και στείλτε τις σημειώσεις σε όλους τους υπόλοιπους.
- Δώστε σε κάθε θέμα τον χρόνο του. Υπολογίστε περισσότερο χρόνο για σύνθετα θέματα, τηρήστε το πρόγραμμα και προσθέστε ένα σύντομο διάλειμμα σε οτιδήποτε υπερβαίνει τη μία ώρα.
- Κάντε το διαδραστικό. Μια συνάντηση όπου μιλάει ένα άτομο και όλοι οι άλλοι ακούν χάνει γρήγορα την προσοχή. Ζωντανά δημοσκοπήσεις, γρήγορες ερωτήσεις και απαντήσεις και ερωτήσεις ανοιχτού τύπου διατηρούν τη συμμετοχή των ατόμων. Το δωρεάν AhaSlides Το πρόγραμμα υποστηρίζει έως και 50 συμμετέχοντες, αριθμός που καλύπτει τις περισσότερες ομαδικές συναντήσεις.
- Καταγραφή αποφάσεων και παρακολούθηση. Τα πρακτικά χρειάζονται μόνο να καταγράφουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται, τις ενέργειες που ανατίθενται, ποιος είναι ο υπεύθυνος για την καθεμία και μέχρι πότε. Στείλτε τα εντός 24 ωρών και, στη συνέχεια, ζητήστε σχόλια, ώστε η επόμενη συνάντηση να βελτιωθεί.
Κοινά λάθη να αποφευχθεί
- Χρήση λανθασμένου τύπου για τον στόχο. Αποφασίστε ποια έξοδο χρειάζεστε και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη μορφή που την παράγει.
- Πρόσκληση πάρα πολλών ανθρώπων. Τα μεγάλα δωμάτια επιβραδύνουν τη λήψη αποφάσεων και μειώνουν την εμπλοκή κάθε ατόμου.
- Παράλειψη της παρακολούθησης. Μια απόφαση που δεν είναι καταγεγραμμένη έχει το ίδιο αποτέλεσμα με την απουσία απόφασης.
- Αφήνοντας τις επαναλαμβανόμενες συσκέψεις να εκτελούνται αυτόματα. Κάθε λίγους μήνες, ρωτήστε αν η συνάντηση εξακολουθεί να εξυπηρετεί τον αρχικό της σκοπό. Εάν όχι, ακυρώστε την ή αλλάξτε τη μορφή της.
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί είναι σημαντικές οι συναντήσεις στις επιχειρήσεις;
Οι συσκέψεις επιτρέπουν στις πληροφορίες, τις ιδέες και τα σχόλια να ταξιδεύουν πάνω και κάτω σε έναν οργανισμό και αποτελούν το πιο γρήγορο μέρος για να συντονιστούν οι άνθρωποι σχετικά με μια απόφαση.
Τι συναντήσεις πρέπει να έχει μια επιχείρηση;
Οι περισσότερες επιχειρήσεις διοργανώνουν ένα μείγμα συναντήσεων με συμμετοχή όλων των εργατών, συναντήσεων ηγεσίας, συναντήσεων ομάδων, συναντήσεων έργων και ατομικών συναντήσεων, καθώς και συνεδριών για συγκεκριμένες λειτουργίες, όπως αξιολογήσεις πωλήσεων, μάρκετινγκ, οικονομικών και προσλήψεων, εκπαιδευτικές συνεδρίες και συναντήσεις με πελάτες. Ξεκινήστε με τους 10 παραπάνω τύπους και προσθέστε άλλους μόνο όπου υπάρχει σαφής σκοπός.
Πόσο πρέπει να διαρκεί μια επαγγελματική συνάντηση;
Όσο το επιτρέπει ο σκοπός. Οι stand-up συναντήσεις θα πρέπει να διαρκούν λιγότερο από 15 λεπτά, οι ενημερώσεις κατάστασης και οι αποφάσεις περίπου 30 λεπτά, και μόνο οι στρατηγικές ή οι προγραμματιστικές συνεδρίες θα πρέπει να διαρκούν μισή ημέρα ή και περισσότερο.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας stand-up συνάντησης και μιας συνάντησης ενημέρωσης κατάστασης;
Μια stand-up είναι μια καθημερινή, πολύ σύντομη ανασκόπηση των επιμέρους εργασιών και των εμποδίων. Μια ενημέρωση κατάστασης είναι συνήθως εβδομαδιαία και εξετάζει εάν ένα ολόκληρο έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο ως προς τους στόχους του.
