Τεχνική του Time boxing, γιατί όχι?
Στη σύγχρονη ζωή, οι άνθρωποι λιμοκτονούν. Το να γίνετε παραγωγικοί με αποτελεσματική διαχείριση χρόνου είναι ο κανόνας για την επιτυχία. Αυτός είναι ο λόγος που οι άνθρωποι προτιμούν εφαρμογές, βολικά καταστήματα, lifehacks… για να κάνουν τη ζωή και την εργασία ευκολότερη. Μεταξύ των προσφάτως ψηφισθέντων Τα 100 καλύτερα hacks παραγωγικότητας έρευνα, το Timeboxing, το οποίο περιλαμβάνει τη μετακίνηση λιστών υποχρεώσεων σε ημερολόγια, κατατάχθηκε ως το πιο πρακτικό hack. Επιπλέον, το timeboxing είναι επίσης μια από τις αγαπημένες μεθόδους διαχείρισης χρόνου του Elon Musk.
Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την εξερεύνηση της τεχνικής του time boxing και πώς να το φτιάξετε; Ας βουτήξουμε.
Περισσότερες συμβουλές αφοσίωσης με το AhaSlides
Ψάχνετε για ένα εργαλείο δέσμευσης στη δουλειά;
Συγκεντρώστε τον σύντροφό σας με ένα διασκεδαστικό κουίζ στο AhaSlides. Εγγραφείτε για να λάβετε δωρεάν κουίζ από τη βιβλιοθήκη προτύπων AhaSlides!
🚀 Πιάσε το δωρεάν κουίζ ☁️
Επισκόπηση
| Ποιος επινόησε την τεχνική του time boxing; | James Martin |
| Ποιοι διάσημοι χρησιμοποιούν την τεχνική του time boxing στην καθημερινότητά τους; | Ο Έλον Μασκ και ο Μπιλ Γκέιτς |
Τι είναι η τεχνική Timeboxing;
Για να ορίσουμε τον όρο time boxing, ας επιστρέψουμε στη λίστα υποχρεώσεων. Η λίστα υποχρεώσεων είναι μια από τις καλύτερες τεχνικές για να κατανείμετε την εργασία σας παραγωγικά εδώ και δεκαετίες. Οι άνθρωποι βάζουν ό,τι είναι το έργο από απλό έως δύσκολο στη λίστα υποχρεώσεων. Η συμπλήρωση της λίστας υποχρεώσεων χρειάζεται εποικοδομητική πειθαρχία. Επομένως, οι άνθρωποι χρειάζονται μια νέα εργαλειοθήκη που μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να ασχοληθούν και να δεσμευτούν σε μια χρονική ρύθμιση για προτεραιότητες ή επείγουσες εργασίες και να αποφύγουν την αναβλητικότητα.
Ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι σταδιακά μεταφράζουν και προγραμματίζουν λίστες υποχρεώσεων σε οπτικά συστήματα ημερολογίου με καθορισμένη ώρα και τοποθεσία. Ο όρος timeboxing εμφανίστηκε, για την ιστορία, εισήχθη για πρώτη φορά από τον James Martin ως ευέλικτη διαχείριση έργου. Το Timeboxing είναι μια χρήσιμη τεχνική διαχείρισης χρόνου που μπορεί να σας βοηθήσει να τηρήσετε το σχέδιο, να τηρήσετε τις προθεσμίες και να αξιολογήσετε τα αποτελέσματα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε την τεχνική Time Boxing;
Η χρήση του time boxing είναι μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης εργασιών, την οποία μπορείτε να αξιοποιήσετε σε όλες τις πτυχές της ζωής, της μελέτης και της εργασίας. Συνήθως, το timeboxing χρησιμοποιείται στην ευέλικτη διαχείριση, τη μελέτη και τη διατήρηση της συνήθειας.
#1. Timeboxing για ευέλικτη διαχείριση
Το Timeboxing είναι μια απλή και ισχυρή τεχνική που υιοθετείται στην ευέλικτη διαχείριση, μια από τις βασικές πρακτικές της DSDM, για τον έλεγχο και τη διαχείριση έργων με επιτυχία και την τήρηση του αυστηρού χρονικού πλαισίου κάθε εκδήλωσης. Οι ηγέτες του έργου κατανέμουν ένα χρονικό πλαίσιο, κυριολεκτικά, μια σταθερή χρονική περίοδο για κάθε εργασία που παραδίδεται.
Το timebox του ημερήσιου scrum θα είναι διαφορετικό από το timebox των αναδρομικών ή το timebox του sprint, ή το timebox του kick-off κ.λπ.… Για παράδειγμα, το ημερήσιο timebox scrum συνήθως ορίζεται εντός 15 λεπτών την ημέρα για γρήγορες ενημερώσεις ομάδας . Επιπλέον, τα αναδρομικά sprint ορίζουν ένα χρονικό πλαίσιο τριών ωρών για ένα σπριντ ενός μήνα για την ομαδική επιθεώρηση της προόδου και της βελτίωσης του έργου.
#2. Timeboxing για μελέτη
Ένα χρονοδιάγραμμα για τις καθημερινές σας εργασίες μάθησης και έρευνας είναι σημαντικό για τους μαθητές ή τους ερευνητές να κερδίσουν τα καλύτερα επιτεύγματα. Μπορείτε να αποκλείσετε μια συγκεκριμένη ώρα στο ημερολόγιό σας για να ελέγξετε την πρόοδό σας. Για παράδειγμα, ορίστε ένα χρονικό διάλειμμα 5 λεπτών μετά από κάθε 45 λεπτά μελέτης. Ή να ορίσετε ένα χρονικό πλαίσιο 1 ώρας για την εκμάθηση μιας νέας γλώσσας με έναρξη ανάγνωσης, γραφής, ομιλίας ή ακρόασης.
#3. Timeboxing για την καθημερινή ζωή
Η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής είναι αυτό που οι περισσότεροι άνθρωποι προσπαθούν να επιτύχουν και η διατήρηση καλών συνηθειών, όπως η άσκηση ή η ανάγνωση ενός βιβλίου, φαίνεται πιο δύσκολη, καθώς οι άνθρωποι έχουν γεμάτα τα χέρια τους με διαφορετικά θέματα. Ωστόσο, με αυστηρή εκπαίδευση στο timebox, μια καλή συνήθεια είναι δυνατή. Για παράδειγμα, αν ακολουθήσετε μια τεχνική timeboxing, αφιερώνοντας 30 λεπτά στις 21:30 κάθε μέρα για να διαλογιστείτε στο σπίτι πριν πάτε για ύπνο, θα σας βοηθήσει να εκτονώσετε την πίεσή σας και να καθαρίσετε το μυαλό σας.
Ποια είναι τα οφέλη της Τεχνικής Time Boxing;
Υπάρχουν πέντε οφέλη της τεχνικής του Time boxing που μπορείτε να δείτε προφανώς.
#1. Βοηθώντας σας να παραμείνετε συγκεντρωμένοι
Ναι, το τεράστιο πλεονέκτημα του timeboxing είναι να σας κρατά συγκεντρωμένους στο να οδηγείτε στο αποτέλεσμα και να αποφεύγετε περισπασμούς. Με τη διαχείριση χρονοθυρίδων, έχετε περιορισμένο χρόνο για να εργαστείτε για την εργασία σας, επομένως έχετε κίνητρο να ολοκληρώσετε το καθήκον σας εγκαίρως. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Τεχνική Pomodoro για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά αυτήν την τεχνική. Αυτή είναι επίσης μια τακτική διαχείρισης χρόνου που συνεπάγεται εργασία για χρονομετρημένα τμήματα που ακολουθείται από ένα σύντομο διάλειμμα. Τα 25 λεπτά δεν φαίνονται τίποτα σπουδαίο, αλλά αν δεν αφήσετε τη διακοπή σας να πάρει τα μάτια σας από την μπάλα, θα εκπλαγείτε με το πόσα μπορείτε να πετύχετε σε αυτό το χρονικό διάστημα.
#2. Έλεγχος του χρόνου σας
Υπάρχουν 24 ώρες την ημέρα και μόνο εσείς αποφασίζετε πώς να το χρησιμοποιήσετε έξυπνα. Με τις τεχνικές timeboxing, σας δίνεται η ευκαιρία να διαθέσετε προληπτικά τον χρόνο που δίνεται σε κάθε εργασία μόνοι σας. Θα νιώσετε ότι ελέγχετε τον χρόνο σας ξεκάθαρα όταν ξεκινάτε και τελειώνετε την εργασία και πηγαίνετε σε άλλη εγκαίρως.
#3. Ενίσχυση της παραγωγικότητας
Σίγουρα, το timeboxing βοηθά στη βελτίωση της ποιότητας της εργασίας. Το μυστικό της παραγωγικότητας είναι ότι οι άνθρωποι μπορούν να επιτύχουν έναν στόχο με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στο συντομότερο χρόνο και με περιορισμένους πόρους. Η εφαρμογή πειθαρχημένου timeboxing μπορεί να μας απαλλάξει από τον νόμο του Πάρκινσον θέτοντας ένα εύλογο, περιορισμένο χρονικό όριο για μια εργασία και τηρώντας το. Τα πλεονεκτήματα οποιασδήποτε αποτελεσματικότητας ή τεχνικής διαχείρισης εργασιών είναι δύσκολο να αντιμετωπιστούν με ακρίβεια, αλλά είναι αναμφισβήτητα σημαντικά.
#4. Ενίσχυση κινήτρων
Μόλις είστε συνεπείς με τον έλεγχο και τη μετρήσιμη επιτυχία σας, θα το βρείτε εξαιρετικά ευχάριστο και ακόμη και εθιστικό. Μετά την ανασκόπηση της όλης διαδικασίας, έχετε συνειδητοποιήσει καλύτερα πώς θα πρέπει να κατανεμηθεί ο χρόνος σε κάθε εργασία, αυτό θα σας παρακινήσει να αποδώσετε καλύτερα την επόμενη φορά και επίσης θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πιο κατάλληλη προσέγγιση για το επερχόμενο έργο. Εφόσον καταλαβαίνετε γιατί δεν καταφέρατε να κάνετε μια εργασία που έπρεπε, ξέρετε τι πρέπει να βελτιώσετε.
Πώς να κάνετε την τεχνική του Time Boxing;
Αφού μάθουμε την τεχνική Time Boxing, ας μάθουμε πώς να δημιουργείτε το timeboxing για το επερχόμενο έργο ή τις καθημερινές σας δραστηριότητες στα πέντε παρακάτω βήματα:
# 1. Επιλέξτε ένα σύστημα ή μια εφαρμογή που θα σας βοηθήσει στο timeboxing
Στο πρώτο κιόλας βήμα, είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα κατάλληλο εργαλείο για την εφαρμογή της τεχνικής timeboxing. Τα εργαλεία Time boxing μπορεί να είναι εφαρμογές time boxing που σας δίνουν ολοκληρωμένες οδηγίες για το πώς να ρυθμίσετε ένα σχέδιο, να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο διαχείρισης χρόνου, να αποκλείσετε τις εργασίες σας… ή απλά ένα ημερολόγιο φορητού υπολογιστή.
#2. Καθορισμός της λίστας υποχρεώσεών σας
Μην ξεχάσετε να ξεκινήσετε το timeboxing με μια λίστα με όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε από ασήμαντες έως πολύ σημαντικές. Ανάλογα με τις προτεραιότητές σας, διαιρέστε τα καθήκοντά σας με διαφορετικές ετικέτες ή κατηγοριοποιήστε παρόμοιες εργασίες μαζί, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε εύκολα. Έτσι, πιθανότατα αποφεύγετε τη χρονοβόρα επικέντρωση της προσοχής σας σε μια νέα εργασία εντελώς διαφορετικής κατηγορίας.
#3. Ρύθμιση χρονικού πλαισίου
Στο timeboxing, η έννοια του timebox είναι ένα απαραίτητο βήμα για να ολοκληρωθεί η εργασία εγκαίρως. Για την ιστορία, ονομάζεται επίσης time blocking, που είναι απλώς η συμμετοχή του να αφιερώνεις χρόνο για συγκεκριμένες εργασίες σε κάθε μπλοκ της ημέρας σου. Πάρτε ως παράδειγμα τη συνάντηση βελτίωσης του Backlog, δεν απαιτείται να ορίσετε ένα επίσημο πλαίσιο χρόνου, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι ο αρχηγός της ομάδας δεν το παίρνει στα σοβαρά. Οι συναντήσεις βελτίωσης του Timebox Backlog μπορούν να διασφαλίσουν ότι όλα τα μέλη της ομάδας συνεργάζονται και συμμετέχουν συνεχώς.
Για παράδειγμα,
- Έναρξη χρονικού πλαισίου 10 λεπτών για την έναρξη και την εισαγωγή
- Αποκλεισμός χρονικού πλαισίου διάρκειας 15 λεπτών ή περισσότερων ανά αντικείμενο του Backlog προϊόντος που πρόκειται να εξεταστεί
- Τελικό χρονικό πλαίσιο 5 λεπτών για περίληψη
#4. Ρύθμιση χρονοδιακόπτη
Αν και η προσθήκη μπλοκ στο ημερολόγιό σας μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια καλύτερη συνολική εικόνα, δεν θα σας βοηθήσει αυτόματα να κάνετε περισσότερα σε λιγότερες ώρες. Ρύθμιση χρονοδιακόπτη στον φορητό υπολογιστή σας αφού έχετε ορίσει μια ώρα σε κάθε εργασία. Ο καθορισμός ενός χρονοδιακόπτη και ο ορισμός προθεσμίας για κάθε κουτί, από την άλλη πλευρά, θα είναι απίστευτα ωφέλιμος. Αυτό θα σας κρατά ενήμερους για το χρονοδιάγραμμα κατά το οποίο ξεκινάτε να εργάζεστε και πότε θα πρέπει να συνεχίσετε να προχωράτε στην επόμενη εργασία. Η αφιέρωση χρόνου για κάθε εργασία θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι κανένα άλλο έργο δεν θα μείνει ημιτελές.
#5. Επιμείνετε στο ημερολόγιό σας
Υπάρχει μια στιγμή που μπορεί να αντιμετωπίσετε δυσκολίες για να ξεκινήσετε μια νέα εργασία. Αλλά μην επιτρέψετε στον εαυτό σας να τα παρατήσει και προσπαθήστε να προσκολληθείτε στον αρχικό σας σχεδιασμό. Μέχρι να σβήσει το χρονόμετρο, οπότε μπορείτε να ελέγξετε και να αναλύσετε τα αποτελέσματά σας και να κάνετε αλλαγές για την επόμενη φορά. Το κλειδί αυτής της τεχνικής είναι να πιστεύετε στον αρχικό σας σχεδιασμό και να αποφεύγετε να τον αλλάξετε όσο το δυνατόν περισσότερο κατά την επεξεργασία. Εάν πρόκειται να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, κάντε το απευθείας στο ημερολόγιο, ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε την πρόοδό σας στο τέλος της ημέρας.
7 Συμβουλές για να κυριαρχήσετε στο Timeboxing για καλύτερα αποτελέσματα.
#1. Κατανείμετε το χρονικό φραγμό εύλογα
#2. Μην επιτρέπετε καμία διακοπή
#3. Προσθέστε λίγο buffer
#4. Ενημερώστε τι πραγματικά συνέβη
#5. Μην το παρακάνετε
#6. Δώστε στον εαυτό σας ένα διάλειμμα
#7. Αξιολογήστε την πρόοδο συχνά
Τεχνική Time Boxing – Οι ανταμοιβές
Τώρα που έχετε τον τρόπο σας να ολοκληρώσετε την εργασία σας έγκαιρα και να κερδίζετε επιτεύγματα κάθε μέρα, είναι καιρός να συγχαρείτε αυτό που προσπαθείτε με συνέπεια τόσο καιρό. Το να κάνετε ένα μικρό δώρο στον εαυτό σας, όπως ένα διάλειμμα, διακοπές έξω από την πεπατημένη, να αγοράσετε νέα ρούχα ή να απολαύσετε τον χρόνο μου στο σπίτι είναι ένας καλός τρόπος για να σας ενθαρρύνει να εργαστείτε σκληρότερα και να συνεχίσετε να ακολουθείτε τις αρχές και τις πειθαρχίες σας, και φυσικά, νέο ημερολόγιο timeboxing.
Συμβουλές: Εάν πρέπει να αποφασίζετε γρήγορα την ανταμοιβή σας κάθε φορά που πετυχαίνετε τον στόχο σας, ας το κάνουμε Τροχός περιστροφής βραβείων για τη διασκέδαση.
Επιβράβευση επιτεύγματος Timeboxing AhaSlides περιστρεφόμενος τροχός.
Η κατώτατη γραμμή
Είναι κατανοητό ότι το Harvard Business Review αναγνώρισε Τεχνική του Time boxing ως μία από τις πιο ισχυρές μεθόδους για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Μπορεί να το έχετε ακούσει χιλιάδες φορές στο παρελθόν: δούλεψε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά. Ο κόσμος αλλάζει τόσο γρήγορα, το ίδιο κι εσείς. Βελτιώνοντας τον εαυτό σου αλλιώς θα μείνεις πίσω. Το να μάθετε πώς να σας κάνει να γίνετε ένα άτομο υψηλής παραγωγικότητας είναι απαραίτητο για μια καλύτερη ζωή.
Υπάρχουν επίσης πολλά lifehacks που μπορείτε να μάθετε εκτός από την τεχνική του time boxing. Για παράδειγμα: Χρησιμοποιώντας λογισμικό παρουσιάσεων για να εκτελέσετε την εργασία σας πιο εντυπωσιακά και να προχωρήσετε ένα βήμα μπροστά από την καριέρα σας. AhaSlides είναι το απόλυτο εργαλείο ζωντανής παρουσίασης για εκπαιδευτικούς, επαγγελματίες, μαθητές και επιχειρηματίες… που σίγουρα αντιμετωπίζει τα προβλήματά σας πιο γρήγορα, πιο αποτελεσματικά και πιο αποδοτικά.
