Έχετε δει τη διαφάνεια. Ίσως να την έχετε φτιάξει. Σαράντα λέξεις σε οκτώ κουκκίδες, όλες απαραίτητες, καμία από αυτές δεν είναι ευανάγνωστη από την τρίτη σειρά. Ο παρουσιαστής διαβάζει την καθεμία δυνατά ενώ το κοινό διαβάζει μπροστά, τελειώνει μπροστά του και περνάει τα επόμενα τριάντα δευτερόλεπτα περιμένοντας την επόμενη διαφάνεια.
Αυτό δεν είναι παρουσίαση. Είναι ένα έγγραφο με κάποιον να στέκεται δίπλα του.
Ο κανόνας 7x7 υπάρχει για να αποτρέψει ακριβώς αυτό. Η ιδέα είναι απλή: όχι περισσότερες από 7 κουκκίδες ανά διαφάνεια, όχι περισσότερες από 7 λέξεις ανά κουκκίδα. Δύο περιορισμοί. Μία αρχή. Και αν τον εφαρμόζετε με συνέπεια, οι διαφάνειές σας σταματούν να ανταγωνίζονται τη φωνή σας και αρχίζουν να την υποστηρίζουν.
Τι είναι ο κανόνας 7x7
Ο κανόνας έχει δύο μέρη:
Όχι περισσότερες από 7 κουκκίδες ανά διαφάνεια. Όχι περισσότερες από 7 λέξεις ανά κουκκίδα.
Ο κανόνας προέρχεται από έρευνα σχετικά με τη μνήμη εργασίας. Ο εγκέφαλός μας μπορεί να συγκρατήσει περίπου επτά στοιχεία στη βραχυπρόθεσμη μνήμη ταυτόχρονα. Αν ξεπεράσουμε αυτό το όριο, οι πληροφορίες αρχίζουν να χάνονται, όχι επειδή το κοινό σας δεν δίνει προσοχή, αλλά επειδή έχετε ξεπεράσει αυτό που μπορεί άνετα να διαχειριστεί η ανθρώπινη νόηση ταυτόχρονα.
Επτά κουκκίδες, επτά λέξεις η καθεμία. Αυτό είναι το όριο όπου οι διαφάνειες και η ομιλία αρχίζουν να συνεργάζονται αντί να εναντιώνονται η μία στην άλλη.
Γιατί λειτουργεί ο κανόνας 7x7
Όταν επιβάλλετε τον κανόνα, είστε αναγκασμένοι να αποφασίσετε τι έχει πραγματικά σημασία. Δεν μπορείτε να χωρέσετε τα πάντα σε επτά κουκκίδες των επτά λέξεων. Κάτι πρέπει να φύγει. Αυτός ο περιορισμός είναι το νόημα. Κάθε φορά που κόβετε μια κουκκίδα, κάνετε μια κρίση σχετικά με το τι πραγματικά χρειάζεται να γνωρίζει το κοινό σας σε σχέση με αυτό που απλώς νιώσατε πιο ασφαλείς. Ο κανόνας κάνει την παρουσίασή σας πιο δυνατή, αναγκάζοντάς σας να την επεξεργαστείτε.
Σέβεται επίσης τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί στην πραγματικότητα η προσοχή. Η ανάγνωση και η ακρόαση είναι και οι δύο εργασίες επεξεργασίας γλώσσας. Ζητήστε από το κοινό σας να κάνει και τα δύο ταυτόχρονα και θα διαλέξει μία, συνήθως ανάγνωση, και θα χαμηλώσει τη φωνή σας ενώ επεξεργάζεται τη διαφάνεια. Κρατήστε τις κουκκίδες σας αρκετά κοντές ώστε να τις απορροφούν με μια ματιά και έτσι δίνετε στους ανθρώπους έναν λόγο να κοιτάξουν ψηλά και να ακούσουν. Η διαφάνεια γίνεται μια προτροπή, όχι ένα σενάριο.
Υπάρχει ένα σχετικό πλεονέκτημα που είναι εύκολο να παραβλέψει κανείς: όταν οι διαφάνειές σας είναι λιτές, έχετε χώρο να μιλήσετε. Κάθε κομμάτι συμφραζομένων, κάθε ιστορία, κάθε παράδειγμα που δεν χωράει σε επτά λέξεις μπορεί να βγει από το στόμα σας. Αυτό δεν είναι περιορισμός. Αυτό είναι όλο το νόημα του να έχετε έναν παρουσιαστή στην αίθουσα. Αν όλα όσα αξίζει να γνωρίζετε βρίσκονται ήδη στη διαφάνεια, κανείς δεν σας χρειάζεται εκεί.
Ερμηνεύοντας τον κανόνα
Ο κανόνας 7x7 είναι μια κατευθυντήρια γραμμή, όχι ένας νόμος. Το να ξέρεις πότε να τον ακολουθείς αυστηρά και πότε να τον παρακάμπτεις είναι μέρος της σωστής χρήσης του.
Για τις περισσότερες παρουσιάσεις, αντιμετωπίστε το ως ένα αυστηρό όριο. Επαγγελματικές συναντήσεις, παρουσιάσεις πωλήσεων, εκπαιδευτικές συνεδρίες, ομιλίες σε συνέδρια: αυτά είναι πλαίσια όπου το κοινό σας περιμένει καθαρές διαφάνειες και θα το προσέξει όταν δεν τις περιμένει. Η παραβίαση του 7x7 σε αυτά τα περιβάλλοντα δεν κάνει μόνο τις διαφάνειές σας πιο δύσκολες στην ανάγνωση. Σηματοδοτεί ότι δεν έχετε επεξεργαστεί τον τρόπο σκέψης σας.
Για τεχνικές παρουσιάσεις σε εξειδικευμένο κοινό, ο λογισμός μετατοπίζεται ελαφρώς. Μηχανικοί που εξετάζουν προδιαγραφές, ερευνητές που εξετάζουν τη μεθοδολογία, αναλυτές που παρουσιάζουν λεπτομερή μοντέλα: αυτά τα κοινά χρειάζονται μερικές φορές περισσότερα στην οθόνη για να παρακολουθήσουν το επιχείρημα. Ακόμα και τότε, το 7x7 θα πρέπει να είναι η προεπιλογή σας. Υπερβαίνετε το μόνο όταν το περιεχόμενο το απαιτεί πραγματικά, όχι επειδή η περικοπή φάνηκε υπερβολική δουλειά.
Μερικά πράγματα που αξίζει να διευκρινιστούν σχετικά με το τι καλύπτει στην πραγματικότητα ο κανόνας:
Μια κουκκίδα που αναδιπλώνεται σε μια δεύτερη γραμμή έχει ήδη παραβιάσει τον κανόνα. Επτά λέξεις σημαίνουν επτά λέξεις σε μία γραμμή. Εάν επεξεργάζεστε και μια κουκκίδα συνεχίζει να είναι μεγάλη, αυτό συνήθως αποτελεί ένδειξη ότι το σημείο πρέπει να χωριστεί ή να περικοπεί αντί να συμπιεστεί.
Ο κανόνας ισχύει ανεξάρτητα από τη μορφή. Αριθμημένες λίστες, βέλη, εικονίδια με ετικέτες: εάν παρουσιάζετε μια λίστα στοιχείων, ισχύουν τα ίδια όρια. Η αρχή αφορά το γνωστικό φορτίο, όχι τους χαρακτήρες με κουκκίδες.
Συνηθισμένα λάθη 7x7
Η πιο συνηθισμένη είναι η αντιμετώπιση του κανόνα ως σημείου εκκίνησης και όχι ως ορίου. Οι άνθρωποι γράφουν πρώτα λεπτομερείς κουκκίδες και μετά προσπαθούν να τις περικόψουν. Μέχρι αυτό το σημείο, η διαφάνεια βασίζεται σε πάρα πολλές πληροφορίες και η περικοπή μοιάζει με απώλεια. Η λύση είναι απλή: γράψτε σύντομα από την αρχή. Επτά λέξεις είναι το όριο σας, όχι ο στόχος σας.
Το δεύτερο λάθος είναι η χρήση σημείων στίξης που παραβιάζουν τον κανόνα. Ο διαχωρισμός μιας μεγάλης κουκκίδας σε δύο μικρότερες που βγάζουν νόημα μόνο μαζί δεν μετράει. Αν δύο κουκκίδες δεν μπορούν να σταθούν μόνες τους, τότε χρειάζονται επεξεργασία μία κουκκίδα και όχι δύο κουκκίδες που χρειάζονται ερωτηματικό ανάμεσά τους.
Το τρίτο είναι η εφαρμογή του κανόνα στις κουκκίδες αλλά η παράβλεψη των τίτλων. Ένας τίτλος διαφάνειας που εκτείνεται σε δώδεκα λέξεις υπονομεύει την ίδια αρχή που προσπαθείτε να επιβάλετε παντού αλλού. Οι τίτλοι πρέπει να είναι αρκετά σύντομοι για να σαρώνονται με μια ματιά, όπως ακριβώς και όλα τα άλλα στη διαφάνεια.
Το τελευταίο είναι πιο διακριτικό. Μερικοί παρουσιαστές ακολουθούν πιστά το 7x7 σε κάθε μεμονωμένη διαφάνεια, αλλά στοιβάζουν δέκα διαφάνειες με πλούσιο κείμενο τη μία μετά την άλλη χωρίς διακοπή. Επτά κουκκίδες επτά φορές στη σειρά εξακολουθούν να αποτελούν γνωστική υπερφόρτωση. Ο κανόνας λειτουργεί καλύτερα όταν αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου ρυθμού: διαφάνειες κειμένου, μετά ένα οπτικό, μετά μια διαδραστική στιγμή και μετά ξανά κείμενο. Δώστε στους συμμετέχοντες χώρο να αναπνεύσουν ανάμεσα στα πυκνά μέρη.
Προοδευτική αποκάλυψη: μια εναλλακτική προσέγγιση
Η προοδευτική αποκάλυψη είναι αυτό που ακούγεται: αντί να εμφανίζετε όλες τις κουκκίδες σας ταυτόχρονα, τις αποκαλύπτετε μία κάθε φορά με ένα κλικ καθώς αναλύετε κάθε σημείο. Ανά πάσα στιγμή, το κοινό σας βλέπει μόνο αυτό που συζητάτε τη δεδομένη στιγμή.
Είναι μια χρήσιμη τεχνική, αλλά αξίζει να κατανοήσουμε τι πραγματικά λύνει και τι όχι.
Αυτό που λύνει είναι η διαχείριση της προσοχής. Όταν όλα βρίσκονται ήδη στην οθόνη, οι χρήστες διαβάζουν εκ των προτέρων, τελειώνουν πριν από εσάς και περνούν τα επόμενα τριάντα δευτερόλεπτα περιμένοντας. Η προοδευτική αποκάλυψη το αποτρέπει αυτό. Κάθε κλικ είναι μια μικρή επαναφορά, φέρνοντας την εστίαση πίσω στο τρέχον σημείο πριν μετακινηθεί στο επόμενο.
Αυτό που δεν λύνει είναι το υπερβολικά μεγάλο περιεχόμενο. Αν έχετε δεκαπέντε κουκκίδες που πρέπει να βρίσκονται όλες σε μία διαφάνεια, η αποκάλυψή τους μία κάθε φορά δεν λύνει το υποκείμενο πρόβλημα. Απλώς επιβραδύνει την εμπειρία της συνάντησης με πάρα πολλές πληροφορίες. Ο κανόνας 7x7 και η προοδευτική αποκάλυψη δεν είναι εναλλάξιμα. Το ένα αφορά το πόσο περιεχόμενο τοποθετείτε σε μια διαφάνεια. Το άλλο αφορά τον τρόπο με τον οποίο το τοποθετείτε σε σειρά.
Η προοδευτική αποκάλυψη λειτουργεί καλύτερα για διαδοχικά επιχειρήματα όπου κάθε σημείο βασίζεται στις τελευταίες, βήμα προς βήμα διαδικασίες, όπου η ταυτόχρονη προβολή των πάντων θα δημιουργούσε σύγχυση, και για τμήματα με πολλές λεπτομέρειες όπου θέλετε να ελέγχετε προσεκτικά τον ρυθμό.
Ένα αυστηρό όριο: η προοδευτική αποκάλυψη δεν λειτουργεί για τράπουλες διαφανειών που οι χρήστες θα διαβάσουν χωρίς εσάς. Αν κάποιος ανοίξει την παρουσίασή σας αργότερα, δεν θα γνωρίζει ότι υπάρχουν κρυφές κουκκίδες. Θα υποθέσει ότι η διαφάνεια είναι ελλιπής. Για οποιαδήποτε τράπουλα που χρειάζεται να σταθεί μόνη της, η 7x7 είναι η μόνη βιώσιμη προσέγγιση.
Οι περισσότεροι παρουσιαστές καταλήγουν να συνδυάζουν και τα δύο. 7x7 για την πλειονότητα των διαφανειών, προοδευτική αποκάλυψη για μια χούφτα ενοτήτων όπου η αλληλουχία έχει πραγματικά σημασία.
Βάζοντας το 7x7 στην πράξη
Όταν καθίσετε για να δημιουργήσετε την επόμενη παρουσίασή σας, ξεκινήστε με έναν απλό περιορισμό: τίποτα στην οθόνη που δεν χρειάζεται να υπάρχει εκεί.
Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να γράφετε τις κουκκίδες σας τελευταίες, όχι πρώτες. Σχεδιάστε τα σημεία ομιλίας σας στις σημειώσεις του ομιλητή σας. Σκεφτείτε τι πραγματικά πρόκειται να πείτε. Στη συνέχεια, ρωτήστε τι πρέπει να δείχνει η διαφάνεια για να το υποστηρίξει αυτό, όχι να το συνοψίζει, όχι να το επαναλαμβάνει, απλώς να το υποστηρίζει. Αυτό που προκύπτει είναι συνήθως πολύ πιο κοντά στο 7x7 από οτιδήποτε θα παράγατε ξεκινώντας με τη διαφάνεια.
Σημαίνει επίσης ανελέητη επεξεργασία. Αν μια κουκκίδα είναι μεγάλη, κόψτε την. Αν δύο κουκκίδες έχουν νόημα μόνο μαζί, συγχωνεύστε τις. Αν μια διαφάνεια έχει εννέα σημεία και όλες φαίνονται απαραίτητες, αυτό είναι σημάδι ότι η διαφάνεια προσπαθεί να καλύψει πάρα πολύ έδαφος. Χωρίστε την ή βρείτε μια εντελώς διαφορετική μορφή.
Μια χρήσιμη δοκιμή: καλύψτε τις σημειώσεις του ομιλητή σας και κοιτάξτε μόνο τη διαφάνεια. Αν κάποιος μπορούσε να τη διαβάσει και να παραλείψει εντελώς την παρουσίασή σας, τότε είναι υπερβολικό. Αν εγείρει περισσότερα ερωτήματα από όσα απαντά, τότε βρίσκεστε στο σωστό έδαφος.
Πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα με την AhaSlides
Ο κανόνας 7x7 αφορά ουσιαστικά τη μείωση του γνωστικού φορτίου. Τα διαδραστικά στοιχεία κάνουν το ίδιο πράγμα από διαφορετική οπτική γωνία: αντί να απλοποιούν ό,τι εμφανίζεται στην οθόνη, δίνουν στο κοινό σας κάτι να κάνει, γεγονός που το μετατρέπει από παθητικούς δέκτες πληροφοριών σε ενεργούς συμμετέχοντες σε αυτές.
Ενώ διαφορετικά θα στριμώχνατε τα ευρήματα σε δώδεκα σημεία, μια ζωντανή δημοσκόπηση επιτρέπει στο κοινό σας να ασχοληθεί με την ίδια ερώτηση προτού αποκαλύψετε την απάντηση. Ενώ μια πυκνή διαφάνεια σύνοψης θα έχανε κόσμο, ένα σύννεφο λέξεων ή ένα κουίζ δημιουργεί μια στιγμή συμμετοχής που ενοποιεί τις ίδιες πληροφορίες πιο αποτελεσματικά.
Οι δύο προσεγγίσεις λειτουργούν καλά μαζί. Το 7x7 διατηρεί τις διαφάνειές σας λιτές. Το AhaSlides διατηρεί το κοινό σας παρόν. Καμία από τις δύο δεν αντικαθιστά το καλό περιεχόμενο, αλλά και οι δύο το κάνουν να φαίνεται καλύτερο.
Ολοκληρώνοντας
Ο αριθμός επτά δεν είναι ιερός. Πέντε κουκκίδες των πέντε λέξεων η καθεμία είναι καλύτερες από επτά στα επτά. Η αρχή πίσω από τον κανόνα έχει μεγαλύτερη σημασία από τον ίδιο τον κανόνα: φροντίστε οι διαφάνειες να είναι αρκετά απλές ώστε η φωνή σας να είναι το κύριο γεγονός και όχι ένα κομμάτι σχολίων που τρέχει δίπλα σε έναν τοίχο κειμένου.
Εφαρμόστε αυτήν την αρχή με συνέπεια και κάτι αλλάζει. Οι διαφάνειές σας γίνονται πιο καθαρές. Η παρουσίασή σας γίνεται πιο σίγουρη. Το κοινό σας σταματά να διαβάζει και αρχίζει να ακούει.
Αυτό είναι το όλο θέμα.
.webp)
