Renkontiĝo-Protokolo: Plej Bona Skriba Gvidilo, Ekzemploj (+ Senpaga Ŝablono) en 2024

Renkontiĝoj ludas decidan rolon en entreprenoj kaj organizoj, funkciante kiel platformo por diskuti kaj trakti problemojn kaj administri internajn aferojn por movi progreson. Por kapti la esencon de ĉi tiuj renkontiĝoj, ĉu virtualaj aŭ persone, Renkontaj Minutoj or protokolo de kunveno (MoM) estas decidaj por preni notojn, resumi ŝlosilajn temojn diskutitajn kaj konservi trakon de decidoj kaj rezolucioj atingitaj.

Ĉi tiu artikolo gvidos vin verki efikajn kunvenprotokojn, kun ekzemploj kaj ŝablonoj por uzi, kaj ankaŭ plej bonajn praktikojn por sekvi.

Enhavtabelo

• Kio Estas Kunvenaj Protokolo?
• Kiu Estas La Minutisto?
• Kiel Verki Kunvenajn Protokolojn
• Ekzemploj de Protokolo de Kunveno (+ Ŝablonoj)
• Konsiletoj por Krei Bonajn Kunvenajn Protokolojn
• Ŝlosilo Takeaways

Espereble, ĉi tiu artikolo helpos vin ne plu senti la defion skribi kunveno-protokolo. Kaj ne forgesu esti krea kaj interaga en ĉiu el viaj renkontiĝoj kun:

• AhaSlides Publika Ŝablono
• Projekto Kickoff Renkontiĝo
• Renkontiĝo pri Strategia Administrado
• Renkontiĝoj En Komerco |10 Tipoj kaj Plej Bonaj Praktikoj
• Kunveno-Tagordo | 8 Ŝlosilaj Paŝoj, Ekzemploj & Senpagaj Ŝablonoj
• Retpoŝto pri Invito de Renkontiĝo | Plej bonaj Konsiloj, Ekzemploj kaj Ŝablonoj
• Kreinto de Interreta Kvizo de AI | Faru Kvizojn Vivajn | 2024 Rivelas
• Viva Vorta Nuba Generatoro | N-ro 1 Senpaga Kreinto de Vortaj Aretoj en 2024
• 14 Plej bonaj Iloj por Cerbumado ĉe Lernejo kaj Laboro en 2024
• Kio estas Taksa Skalo? | Senpaga Enketa Skalo Kreinto
• Hazarda Teama Generatoro | 2024 Hazarda Group Maker Reveals

Kio Estas Kunvenaj Protokolo?

Kunvenprotokolo estas skriba rekordo de la diskutoj, decidoj kaj agobjektoj kiuj okazas dum renkontiĝo. 

• Ili servas kiel referenco kaj fonto de informoj por ĉiuj ĉeestantoj kaj nekapablaj ĉeesti.
• Ili helpas certigi, ke gravaj informoj ne estas forgesitaj kaj ke ĉiuj estas sur la sama paĝo pri tio, kio estis diskutita kaj kiaj agoj fari.
• Ili ankaŭ provizas respondecon kaj travideblecon dokumentante decidojn kaj engaĝiĝojn faritajn dum la renkontiĝo.

Kiu Estas La Minutisto?

La Minute-Taker respondecas precize registri diskutojn kaj decidojn faritajn dum la kunveno.

Ili povas esti administra oficiro, sekretario, asistanto aŭ manaĝero, aŭ volontula teamano plenumanta la taskon. Estas esence, ke la minuto-prenanto havas bonan organizon kaj notadon, kaj povas resumi diskutojn efike.

Amuza Renkontiĝo ĉe AhaSlides

Kiel Verki Kunvenajn Protokolojn

Por efikaj kunvenprotokoj, unue, ili devus esti objektivaj, esti fakta rekordo de la renkontiĝo, kaj evitu personajn opiniojn aŭ subjektivajn interpretojn de diskutoj. Poste, ĝi estu mallonga, klara kaj facile komprenebla, nur koncentriĝu pri la ĉefaj punktoj, kaj evitu aldoni nenecesajn detalojn. Fine, ĝi devas esti preciza kaj certigi, ke ĉiuj registritaj informoj estas freŝaj kaj trafaj.

Ni eniru la detalojn pri skribo de kunveno-protokolo kun la sekvaj paŝoj!

8 Esencaj Komponentoj de Kunvenaj Protokolo

1. Dato, horo kaj loko de la kunveno
2. Listo de ĉeestantoj kaj ajnaj pardonpetoj pro foresto
3. Tagordo kaj celo de la kunveno
4. Resumo de la diskutoj kaj decidoj faritaj
5. Ajna voĉoj prenitaj kaj iliaj rezultoj
6. Agaj eroj, inkluzive de la respondeca partio kaj limdato por kompletigo
7. Ajna sekvaj paŝoj aŭ sekvaj elementoj
8. Finaj rimarkoj aŭ ĉesigo de la kunveno

Paŝoj por verki efikajn kunvenojn

1/ Preparado

Antaŭ la renkontiĝo, familiariĝu kun la kunvena tagordo kaj ajnaj rilataj fonmaterialoj. Certigu, ke vi havas ĉiujn necesajn ilojn, kiel tekkomputilon, notblokon kaj plumon. Ankaŭ estas bona ideo revizii antaŭajn kunvenprotokojn por kompreni kiajn informojn inkludi kaj kiel formati unu.

2/ Notopreno

Dum la renkontiĝo, prenu klarajn kaj koncizajn notojn pri la diskutoj kaj decidoj faritaj. Vi devus koncentriĝi pri kaptado de ŝlosilaj punktoj, decidoj kaj agadaĵoj, anstataŭ transskribi la tutan renkontiĝon laŭvorte. Nepre inkluzivu la nomojn de parolantoj aŭ iujn ajn ŝlosilajn citaĵojn, kaj iujn ajn agadaĵojn aŭ decidojn. Kaj evitu skribi per mallongigoj aŭ stenografio, kiuj ne komprenas aliajn.

3/ Organizi la minutojn

Revizu kaj organizu viajn notojn por krei koheran kaj koncizan resumon de viaj minutoj post la renkontiĝo. Vi povas uzi titolojn kaj kuglopunktojn por faciligi la legadon de la minutoj. Ne prenu personajn opiniojn aŭ subjektivajn interpretojn de la diskuto. Fokusu pri la faktoj kaj pri kio estis interkonsentita dum la kunveno.

4/ Registrante la detalojn

Viaj kunvenprotokoj devus inkluzivi ĉiujn rilatajn detalojn, kiel la dato, horo, loko kaj partoprenantoj. Kaj menciu iujn gravajn temojn pridiskutitajn, decidojn kaj agadaĵojn asignitajn. Nepre registri iujn ajn voĉdonojn faritajn kaj la rezulton de iuj diskutoj.

5/ Agaj eroj

Certigu listigi iujn ajn agajn objektojn, kiuj estis asignitaj, inkluzive de kiu respondecas kaj la limdato por kompletigo. Ĉi tio estas decida parto de la kunveno-protokolo, ĉar ĝi certigas, ke ĉiuj konas siajn respondecojn kaj la templinion por plenumi ilin.

6/ Revizio kaj dissendo

Vi devus revizii la protokolojn por precizeco kaj kompleteco, kaj fari ajnajn necesajn reviziojn. Certiĝu, ke ĉiuj ŝlosilaj punktoj kaj decidoj estas notitaj. Poste, vi povas distribui la protokolojn al ĉiuj ĉeestantoj, ĉu persone aŭ retpoŝte. Konservu kopion de la minutoj en centralizita loko por facila aliro, kiel komuna stirado aŭ stokado-platformo bazita en nubo.

7/ Sekvo

Certigu, ke la agadaĵoj de la kunveno estas tuj sekvataj kaj kompletigitaj. Uzu la minutojn por spuri progreson kaj certigi, ke decidoj estas efektivigitaj. Ĝi helpas vin konservi respondecon kaj certigas, ke la kunveno estas produktiva kaj efika.

Ekzemploj de Protokolo de Kunveno (+ Ŝablonoj)

1/ Kunvena Protokolo Ekzemplo: Simpla Kunvena Ŝablono

La nivelo de detalo kaj komplekseco de simplaj kunvenprotokoj dependos de la celo de la renkontiĝo kaj la bezonoj de via organizo. 

Ĝenerale, simplaj kunvenprotokoj estas uzataj por internaj celoj kaj ne bezonas esti tiel formalaj aŭ ampleksaj kiel aliaj specoj de kunvenprotokoj. 

Do, se vi urĝas bezonon kaj la renkontiĝo rondiras ĉirkaŭ simpla, ne tro grava enhavo, vi povas uzi la jenan ŝablonon:

2/ Kunvena Protokolo Ekzemplo: Estrara Kunvena Ŝablono

La protokoloj de la estrarkunsidoj estas registritaj kaj distribuitaj al ĉiuj membroj, provizante rekordon de la faritaj decidoj kaj la direkto de la organizo. Tial ĝi devus esti klara, kompleta, detala kaj formala. Jen ŝablono pri protokolo de estrarkunsido:

Ĉi tio estas nur baza ŝablono pri kunveno de la estraro, kaj vi eble volas aldoni aŭ forigi elementojn depende de la bezonoj de via kunveno kaj organizo.

3/ Kunvenaj Protokolo Ekzemplo: Ŝablono pri Projekto-Administrado 

Jen ekzemplo de kunveno-protokolo por ŝablono pri administrado de projektoj:

Konsiletoj por Krei Bonajn Kunvenajn Protokolojn

Ne emfazu pri kapti ĉiun vorton, koncentriĝu pri registri la ĉefajn temojn, rezultojn, decidojn kaj agajn aĵojn. Metu la diskutojn en vivan platformon por ke vi povu kapti ĉiujn vortojn en grandan reton🎣 - La ideotabulo de AhaSlides estas intuicia kaj simpla ilo por ke ĉiu rapide prezentu siajn ideojn. Jen kiel vi faras ĝin:

Kreu novan prezenton kun via AhaSlides-konto, tiam aldonu la Brainstorm-diagramon en la sekcio "Enketo".

Skribu vian temo de diskuto, tiam premu "Prezentu" por ke ĉiuj en la kunveno povu aliĝi kaj sendi siajn ideojn.

Sonas facile, ĉu ne? Provu ĉi tiun funkcion nun, ĝi estas nur unu el la utilaj funkcioj por helpi faciligi viajn renkontiĝojn per viglaj, fortikaj diskutoj.

Ŝlosilo Takeaways

La celo de kunvenprotokolo estas provizi altnivelan superrigardon de la renkontiĝo por tiuj, kiuj ne povis ĉeesti, kaj ankaŭ konservi rekordon de la rezultoj de la renkontiĝo. Tial la minutoj estu organizitaj kaj facile kompreneblaj, elstarigante la plej gravajn informojn klare kaj koncize.