Retpoŝto de Invito de Renkontiĝo | Plej bonaj konsiletoj, ekzemploj kaj ŝablonoj (100% senpagaj)

Kio estas bona retpoŝto pri invito de kunveno ekzemplo?

Renkontiĝoj povas esti esenca elemento de teamefikeco, kunordigo kaj unueco. Multaj kompanioj aranĝas kunvenon almenaŭ unufoje semajne, ĝi povas esti neformala renkontiĝo por simple havi profundan paroladon kun siaj dungitoj aŭ pli formala kunveno de la administra estraro por diskuti la estontan planon de firmao kaj jaran jarfinan raporton. Estas devige por administraj oficiroj aŭ gvidantoj sendi kunsidan invitleterojn al la partoprenantoj aŭ gastoj.

Renkontinvito estas grava por funkcii oficialajn kunvenojn efike kaj glate. Estas multaj manieroj sendi kunveninvitojn. En ĉi tiu artikolo, ni koncentriĝas pri traktado retmesaĝoj pri invito de kunveno, la plej oportuna kaj populara metodo por inviti homojn partopreni viajn kunvenojn.

Enhavtabelo

• Kio estas Kunvena Invita Retpoŝto?
• Kial estas Grava Retpoŝto por Renkontiĝo-Invita?
• Skribu Renkontan Inviton Retpoŝton Paŝo post Paŝo
• Tipoj de Kunvena Invita Retpoŝto kaj Ekzemploj
• La Fundo Linio

Rapidaj Kunvenaj Ŝablonoj kun AhaSlides

• Renkontiĝoj en Komerco
• Renkontaj Minutoj
• Stariĝu Renkontiĝo

Kio estas Kunvena Invita Retpoŝto?

Ĉefa parto de komercaj agadoj, kunveninvitretpoŝto estas skriba mesaĝo kun pruvo de la celo de la renkontiĝo kaj peto por homoj aliĝi al la renkontiĝo post la specifa dato kaj loko, kaj pli detalaj aldonaĵoj se ili havas. Ĝi povas esti skribita en formalaj aŭ neformalaj stiloj depende de la karakterizaĵoj de la renkontiĝoj. Ili devus esti skribitaj en taŭga tono kaj stilo por renkonti komercan retpoŝtan etiketon.

Tamen, ne konfuzu retpoŝton pri kunvena invito kun retpoŝto pri kunvena peto. La ŝlosila diferenco inter ĉi tiuj retpoŝtoj estas, ke retpoŝto pri kunvena peto celas agordi rendevuon kun iu, dum kunvena invitretpoŝto celas inviti vin al renkontiĝo en anoncitaj datoj kaj loko.

Kial estas Grava Retpoŝto por Renkontiĝo-Invita?

Uzado de retpoŝtaj invitoj alportas multajn avantaĝojn. La avantaĝoj de retpoŝtaj invitoj estas listigitaj malsupre:

• Ĝi konektas rekte al kalendaroj. Kiam ricevantoj akceptas inviton, ĝi estas aldonita reen al ilia komerca kalendaro kaj vi ricevos memorigilon la sama kiel aliaj eventoj notitaj en la kalendaro.
• Ĝi estas oportuna kaj rapida. Viaj riceviloj povas atingi la retpoŝton tuj post kiam vi klakas la sendi butonon. Ĉar ĝi iras rekte al la ricevanto, se la retadreso estas malĝusta, vi povas ricevi la anoncon tuj kaj rapide serĉi pliajn solvojn.
• Ĝi ŝparas tempon. Vi povas sendi grupajn retpoŝtojn kun miloj da retadresoj samtempe.
• Ĝi estas ŝparas. Vi ne devas elspezi buĝeton por sendado.
• Ĝi povas esti generita rekte de via preferata retseminara platformo. Krom se vi havas vizaĝ-al-vizaĝan renkontiĝon, via unua elekto verŝajne estos Zoom, Microsoft Teams aŭ io ekvivalenta. Kiam RSVP estas konfirmita, ĉiuj ligiloj kaj tempokadroj estas sinkronigitaj per retpoŝto, do la ĉeestanto povas eviti konfuzon kun aliaj eventoj.

Estas fakto, ke miliardoj da retpoŝtoj estas senditaj ĉiutage kaj multaj el ili estas spamado. Ĉar ĉiuj uzas almenaŭ unu retpoŝton por interŝanĝi gravajn mesaĝojn kontraŭ laboro, aĉetoj, renkontiĝoj kaj pli. Tamen, ĉar vi devas legi tunojn da retpoŝtoj ĉiutage, ne estas surprize, ke vi foje renkontas la fenomenon de "retpoŝta laceco". Tiel, liveri bonan invitretpoŝton povas eviti nenecesan miskomprenon aŭ nescion de riceviloj.

Skribu Renkontan Inviton Retpoŝton Paŝo post Paŝo

Bona renkontiĝo-invitretpoŝto estas esenca kaj, kiel regulo, ĝi trafas an retpoŝta liverado imposto.

Estas etiketoj kaj principoj, kiujn ĉiuj devas obei por plenumi komercan kunvenon invit-retpoŝton koncerne la ricevantojn. Vi povas lerni kiel skribi norman kunveninvitretpoŝton sekvante ĉi tiujn paŝojn:

Paŝo 1: Skribu Fortan Temon

Estas fakto, ke 47% de retpoŝtaj ricevantoj legas retmesaĝojn, kiuj havas klaran kaj koncizan temon. La unua impreso estas grava. Ĉi tio povas certigi, ke riceviloj sentas senton de urĝeco aŭ graveco, kiuj kondukas al pli alta malferma indico.

• Mallonga, celita. Estu fakta, ne enigma.
• Vi povas peti konfirmon de ĉeesto en la temlinio kiel signo de urĝeco.
• Aŭ aldonu sentotonon kiel ne forgesu gravecon, urĝecon,...
• Aldonu Tempon se vi volas emfazi la temp-senteman aferon 

Ekzemple: "Renkontiĝo 4/12: Projekta cerboŝtorma sesio" aŭ "Grava. Bonvolu RSVP: Kunveno pri Nova Produkta Strategio 10/6"

Paŝo 2: Komencu per Rapida Enkonduko

En la unua linio, estas bona ideo fari resumon pri kiu vi estas, kia estas via pozicio en la organizo kaj kial vi kontaktas ilin. Tiam vi povas rekte montri la celon de la renkontiĝo. Multaj homoj faras la eraron liveri neklaran celon de la renkontiĝo ĉar ili supozas, ke partoprenantoj devas scii pri tio.

• Faru vian enkondukon agrabla aŭ rilata al la laboro
• Memoru la partoprenantojn se ili bezonas fini iujn taskojn aŭ kunporti ion al la renkontiĝo.

Ekzemple Saluton, teamano, mi antaŭĝojas vidi vin ĉe la nova produktolanĉo venontlunde.

Paŝo 3: Kunhavigu Tempon kaj Lokon

Vi devus enmeti la precizan horon de la kunveno. Vi ankaŭ devus diri al ili kiel kaj kie la renkontiĝo okazas, ĉu persone aŭ interrete, kaj oferti gvidliniojn aŭ platformajn ligilojn, se ili bezonas ilin.

• Aldonu la horzonon se iuj dungitoj laboras en malsamaj lokoj de la mondo
• Menciu laŭtaksan daŭron de la renkontiĝo
• Kiam vi instruas direktojn, estu kiel eble plej detala aŭ aldonu mapan gvidlinion

Ekzemple: Bonvolu aliĝi al ni vendredon, la 6-an de oktobro, je la 1:00 en kunvenejo 2, sur la dua etaĝo en la administracia konstruaĵo.

Paŝo 4: Skizu ​​la Kunvenan Tagordon

Kovru ŝlosilajn celojn aŭ proponitan kunvenon. Ne menciu la detalojn. Vi povas simple deklari la temon kaj templinion. Por formalaj kunvenoj, vi povas kunsendi detalan dokumenton. Ĉi tio estas precipe utila por helpi la ĉeestantojn fari preparadon antaŭen.

Ekzemple, vi povas komenci per: Ni planas diskuti..../ Ni volas trakti kelkajn el la aferoj Aŭ kiel la jena templinio:

• 8:00-9:30: Enkonduko al la Projekto
• 9:30-11:30: Prezentoj de Howard (IT), Nour (Merkatado) kaj Charlotte (Vendo)

Paŝo 5: Petu RSVP

Postuli RSVP povas helpi konfirmi respondon de viaj ricevantoj. Por malhelpi ambivalencon, prefera respondo kaj tempolimo por ĉeestantoj informi vin pri sia ĉeesto aŭ foresto devus esti inkluditaj en via retpoŝto. Per tio, se vi ne ricevis ilian RSVP kiam vi reguligas, vi povas fari rapidajn sekvajn agojn.

Ekzemple: Bonvolu respondi antaŭ [dato] al [retpoŝtadreso aŭ telefonnumero]

Paŝo 6: Aldonu Profesian Retpoŝtan subskribon kaj Markadon

Komerca retpoŝta subskribo devus kombini plenan nomon, la titolon de la posteno, la kompanio nomo, kontaktinformoj, personaj retejoj kaj aliaj hiperligitaj adresoj.

Vi povas facile personecigi vian subskribon per gmail.

Ekzemple:

Jessica Madison

Regiona Ĉefa Merkatado-Oficiro, Inco-industrio

555-9577-990

Estas tunoj da senpaga retpoŝta subskribo kreinto, kiuj ŝparas al vi tempon kaj penadon, kiel ekzemple Mia Subskribo.

Tipoj de Kunvena Invita Retpoŝto kaj Ekzemploj

Memoru, ke malsamaj specoj de renkontiĝoj havos malsamajn normojn kaj skribstilojn por sekvi. Ofte, ni apartigas kunvenajn invit-retpoŝtojn surbaze de ilia nivelo de formala aŭ neformala, inkluzive aŭ ekskludante virtualajn renkontiĝojn aŭ purajn interretajn renkontiĝojn. En ĉi tiu parto, ni kolektas kaj prezentas al vi iujn tipajn tipojn de kunveno-invitoj kaj ĉiuspecaj ŝablonoj, kiuj estas populare uzataj en komercaj kunvenaj invit-retpoŝtoj.

#1. La Formala Kunvena Peto Retpoŝto

La formala kunvena peta retpoŝto estas uzata por grandaj kunvenoj, kiuj kutime okazas unufoje ĝis tri fojojn jare. Ĝi estas granda formala kunveno do via retpoŝto estu skribita en formala skribstilo. La kunsenditaj apendicoj estas bezonataj por pliklarigi al la partoprenanto kiel partopreni la kunvenon, kiel trovi la lokon kaj detaligi la tagordon.

Formalaj renkontiĝoj implikas:

• Administra kunveno
• Komitatkunveno
• Kunsido de Estraro 
• kunveno de akciuloj 
• Strategia renkontiĝo 

Ekzemplo 1: Akciuloj invita retpoŝta ŝablono

Temolinio: Grava. Vi estas Invitata al Jara Ĝenerala Kunveno. [Tempo]

[La Nomo de la Ricevanto]

[Nomo de Firmo]

[Labortitolo]

[Kompania Adreso]

[Dato]

Karaj Akciuloj,

Ni ĝojas inviti vin al la Jara Ĝenerala Kunveno, kiu okazos [Tempo], [Adreso]

La Jarkunveno de Akciuloj estas escepta okazo por informado, interŝanĝo kaj diskuto inter [Nomo de Firmo] kaj ĉiuj niaj akciuloj.

Estas ankaŭ la ŝanco esprimi vin kaj voĉdoni por ludi aktivan rolon en fari gravajn decidojn por [Nomo de Firmo], sendepende de la nombro da akcioj kiujn vi posedas. La kunveno kovros la jenajn ĉefajn tagordojn:

Tagordo 1:

Tagordo 2:

Tagordo 3:

Tagordo 4:

Vi trovos instrukciojn pri kiel partopreni en ĉi tiu kunveno, la tagordon kaj la tekston de la rezolucioj prezentotaj por via aprobo en la kuna dokumento sube.

Mi ŝatus danki vin, nome de la estraro, pro via kontribuo kaj via lojaleco al la [Nomo de Firmo] kaj mi antaŭĝojas bonvenigi vin al la Renkontiĝo je [Dato]

Plej bona atento,

[Nomo]

[Titolo de pozicio]

[Nomo de Firmo]

[Firmaadreso kaj Retejo]

Ekzemplo 2: Strategia renkontiĝo invita retpoŝta ŝablono

[La Nomo de la Ricevanto]

[Nomo de Firmo]

[Labortitolo]

[Kompania Adreso]

[Dato]

Temlinio: Projekto Lanĉa Merkatiga kampanjo Renkontiĝo: 2/28

Nome de [Nomo de Firmo], mi ŝatus inviti vin ĉeesti komercan kunvenon, kiu okazas ĉe [Nomo de Konferenca salono, Nomo de la Konstruaĵo] [Dato kaj Tempo]. La renkontiĝo daŭros [Daŭro].

Estas mia plezuro bonvenigi vin al la unua etapo de nia projekto por diskuti nian venontan proponon [Detalojn] kaj ni dankas viajn valorajn sciojn pri ĝi. Jen mallonga resumo de nia tagordo por la tago:

Tagordo 1:

Tagordo 2:

Tagordo 3:

Tagordo 4:

Ĉi tiu propono estas konsiderata de nia tuta teamo kiel unu el la plej decidaj. Por via plia referenco, ni kunsendis dokumenton al ĉi tiu letero provizanta al vi pli detalajn informojn por ke vi povu trovi oportune prepari por la renkontiĝo anticipe.

Ni ĉiuj antaŭĝojas konversacii kun vi por diskuti pri kio pli ni povas fari por ke ĉi tiu propono sukcese funkciu. Bonvolu sendi ajnajn demandojn aŭ rekomendojn por la renkontiĝo antaŭe [Limdato] al mi rekte respondante al ĉi tiu retpoŝto.

Havu bonegan tagon antaŭen.

Dankante vin,

Hejmaj aferoj,

[Nomo]

[Titolo de pozicio]

[Nomo de Firmo]

[Firmaadreso kaj Retejo]

#2. La Neformala Kunvena Invita Retpoŝto

Kun formala kunveno invito retpoŝto, se simple la renkontiĝo kun sub-administrado nivelo bastonoj aŭ membroj ene de la teamo. Estas multe pli facile por vi pensi pri kiel skribi taŭge. Vi povas skribi en neformala stilo kun amika kaj ĝoja tono.

Neformalaj renkontiĝoj implikas:

• Cerbuma kunveno
• Problem-solva kunveno
• trejnado
• Enregistriĝokunveno
• Teamkonstrua Renkontiĝo
• Kafaj babiloj 

Ekzemplo 3: Enregistriĝo-invita retpoŝta ŝablono

Temolinio: Urĝa. [Nomo de la projekto] ĝisdatigoj. [Dato]

Karaj Teamoj,

Saluton!

Estis amuze kaj amuze havi tempon kunlabori kun vi pri tio [Nomo de la projekto]. Tamen, por povi efike daŭrigi niajn planojn, mi kredas, ke la tempo estas ĝusta por ni raporti pri la progreso farita kaj mi dankus la ŝancon renkonti vin ĉe [loko] por diskuti la aferon plu ĉe [Dato kaj Tempo].

Mi ankaŭ kunsendis liston de ĉiuj tagordoj, kiujn ni devas diskuti. Ne forgesu prepari vian taskon pri plenuma raporto. Bonvolu uzi ĉi tion [Ligo] sciigi min ĉu vi povos fari ĝin.

Bonvolu retpoŝti al mi vian konfirmon tuj.

Hejmaj aferoj,

[Nomo]

[Labortitolo]

[Nomo de Firmo]

Ekzemplo 4: Teamo building invit retpoŝta ŝablono

Karaj Teamanoj,

Ĉi tio estas por informi vin ke la [Departemento Nomo] organizas a Team Building Renkontiĝo por ĉiuj niaj dungitoj membroj sur [Dato kaj Tempo]

Por plia profesia evoluo, estas ege signifa, ke ni kreskas kune kaj tio povas okazi nur se ni laboras kiel teamo, por ke niaj kapabloj kaj talentoj estu utiligataj por alporti pli bonan rendimenton. Tial nia fako daŭre antaŭenigas diversajn teamkonstruajn agadojn ĉiumonate.

Bonvolu veni kaj aliĝi al la evento por ke ni povu aŭskulti vian voĉon pri kiel ni povas plibonigi por doni al vi pli bonan subtenon. Ankaŭ estos kelkaj teamkonstruaj ludoj kune kun trinkaĵoj kaj malpezaj refreŝigaĵoj estos provizitaj de la kompanio.

Ni antaŭĝojas havi amuzajn momentojn ĉe ĉi tiu teamkonstrua evento, kiu estas aranĝita por helpi ĉiun el ni kreski. Se vi pensas, ke vi ne povas partopreni ĉi tiun kunvenon, bonvolu informi [Nomo de Kunordiganto] at [Telefonnumero]

sincere,

[Nomo]

[Labortitolo]

[Nomo de Firmo]

#3. Gasta Parolanto Invita Retpoŝto

Invitretpoŝto de gastparolanto devus impliki informojn rilatajn al la parolanto rilate la renkontiĝon kaj parolan ŝancon. Necesas, ke la parolanto sciu kiel ili povas kontribui al via evento, kaj kiajn avantaĝojn ili povas ricevi por esti parto de via evento.

Ekzemplo 5: Gasta parolanto invito retpoŝta ŝablono

Karaj [Parolanto],

Ni esperas, ke ĉi tiu mesaĝo trovos vin bone! Ni kontaktas hodiaŭ kun mirinda parola ŝanco por via pripensado. Ni ŝatus peti vin afable esti nia honorinda parolanto por la [Nomo de renkontiĝo], evento fokusita [Priskribo de la celo kaj publiko de via evento]. La tuta [Nomo de renkontiĝo] teamo estas inspirita de viaj atingoj kaj sentas, ke vi estus la perfekta fakulo por alparoli nian spektantaron de similmensaj profesiuloj.

[Nomo de renkontiĝo] okazos en [Ejo, inkluzive de urbo kaj ŝtato] on [Datoj]. Nia evento estas atendita gastigi ĝis ĉirkaŭ [Nombro de partoprenantoj taksita#]. Nia celo estas [Celoj de Kunveno].

Ni kredas, ke vi estas bonega parolanto kaj via voĉo estus kritika aldono al tiu konversacio pro via ampleksa laboro en [Areo de kompetenteco]. Vi povas konsideri prezenti viajn ideojn ĝis [Daŭro] minutoj kiuj rilatas al la kampo de [Temo de renkontiĝo]. Vi povus sendi vian proponon antaŭ [templimo] sekvi la [ligilon] por ke nia teamo povu aŭskulti viajn ideojn kaj anticipe determini la detalojn de via parolado.

Ĉiukaze, se vi ne povas ĉeesti, ni humile petas vin kontakti nin per [ligo]. Dankon pro via tempo kaj konsidero, ni antaŭĝojas aŭdi pozitivan respondon de vi.

Plej bona,
[Nomo]
[Labortitolo]
[Kontakt-informoj]
[Adreso de la retejo de la kompanio]

#4. Retpoŝto de Invita Retejo

En la hodiaŭaj tendencoj, pli kaj pli da homoj gastigas interretan renkontiĝon ĉar ĝi estas tempo kaj kostoŝparado, precipe por foraj laborantaj teamoj. Se vi uzas konferencajn platformojn, ekzistas bone adaptitaj invitmesaĝoj, kiuj estas rekte senditaj al via partoprenanto antaŭ ol la renkontiĝo komenciĝas, kiel ekzemple la Zoom-invita retpoŝta ŝablono. Por virtuala retseminario, vi povas raporti al la sekva specimeno.

Konsiloj: Uzu ŝlosilvortojn kiel "Gratulon", "Baldaŭ", "Perfekta", "Ĝisdatigi", "Havebla", "Finfine", "Supro", "Speciala", "Aliĝu al ni", "Senpaga", " ktp.

Ekzemplo 6: Retpoŝta retpoŝta ŝablono por invito

Temolinio: Gratulon! Vi estas invitita al [Retseminario Nomo]

Karaj [Nomo_Kandidato],

[Nomo de Firmo] tre ĝojas organizi retseminarion por [Retebina Temo] sur [Dato] je [tempo], celante [[Retejaj Celoj]

Estos bona ŝanco por vi gajni grandegajn avantaĝojn de viaj invititaj spertuloj en la kampo de [Webinar-temoj] kaj ricevi senpagajn donacojn. Nia teamo estas tiel entuziasma pri via ĉeesto.

Noto: Ĉi tiu retseminario estas limigita al [Nombro de homoj]. Por konservi vian sidlokon, bonvolu registriĝi [Ligilo], kaj bonvolu dividi ĝin kun viaj amikoj. 

Mi esperas vidi vin tie!

Havu bonan tagon,

[Via nomo]

[subskribon]

La Fundo Linio

Feliĉe, ekzistas multaj disponeblaj ŝablonoj de komercaj kunvenaj invitoj en interreto por ke vi agordu kaj sendu al viaj partoprenantoj en sekundoj. Ne forgesu konservi kelkajn en via nubo por ke vi povu prepari vian retmesaĝon per perfekta skribado, precipe en kazo de urĝeco.

Se vi ankaŭ serĉas aliajn solvojn por via komerco, vi povas trovi AhaSlides estas bona prezenta ilo kun multaj mirindaj funkcioj por subteni viajn retseminarajn eventojn, teamkonstruajn agadojn, konferencon kaj pli.

Oftaj Demandoj

Referenco: Fakte | Sherpany