Eĉ la plej disciplinitaj kompanioj tie foje povas senti siajn projektojn eraraj. Plej ofte la problemo estas unu preparado. La solvo?Bone strukturita kaj tute interaga projekta komenca kunveno!
Pli ol nura pompo kaj ceremonio, bone efektivigita ekfunkciiga renkontiĝo povas vere fari ion belan per dekstra piedo. Jen 8 paŝoj por okazigi projektan komencan kunvenon, kiu entuziasmigas kaj ricevas ĉiuj sur la sama paĝo.
Ekfunkcia Tempo!
- Kio estas Projekta Renkontiĝo?
- Kial Projektaj Komencaj Kunvenoj estas tiel Gravaj?
- 8 Paŝoj al Ekfunkcia Kunveno de Kickass Project
- Projekto Kickoff Renkontiĝo Tagordo Ŝablono
Kio estas Projekta Renkontiĝo?
Kiel ĝi diras sur la stano, projekta komenca renkontiĝo estas renkontiĝo kie vi ekfunkciigas vian projekton.
Kutime, projekt-komenca renkontiĝo estas la unua renkontiĝo inter la kliento, kiu mendis projekton kaj la firmao, kiu vivigos ĝin. Ambaŭ flankoj sidiĝos kune kaj diskutos pri la fundamentoj de la projekto, ĝia celo, ĝiaj celoj kaj kiel ĝi atingos de ideo ĝis efektiviĝo.
Ĝenerale, ekzistas 2-tipoj de ekkunvenoj por esti konscia pri:
- Ekstera Projekto Komenco -Evolua teamo sidiĝas kun iu el eksterla kompanio, kiel kliento aŭ koncernato, kaj diskutas la planon por kunlabora projekto.
- Interna PKM - Teamo el ene la kompanio sidiĝas kune kaj diskutas la planon por nova interna projekto.
Kvankam ambaŭ ĉi tiuj tipoj povas havi malsamajn rezultojn, la procedoestas preskaŭ la sama. Estas esence neniu partode ekstera projekto-eksalto kiu ne estas parto de interna projekto-eksalto - la nura diferenco estos por kiu vi tenas ĝin.
Kial Projektaj Komencaj Kunvenoj estas tiel Gravaj?
La celo de Kickoff Meetings devus esti laŭta kaj klara! Povas ŝajni sufiĉe simpla komenci projekton nur atribuante amason da taskoj al la ĝustaj homoj, precipe en la hodiaŭa laborejo de Kanban obsedita de la estraro. Tamen, ĉi tio povas konduki al teamoj senĉese perdi sian vojon.
Memoru, nur ĉar vi estas sur la sama estrarone signifas ke vi estas sur la sama paĝo.
En la kerno de ĝi, projekta komenca kunveno estas honesta kaj malferma dialogo inter kliento kaj teamo. Estas ne serio da anoncoj pri kiel la projekto funkcios, sed a konversaciopri planoj, atendoj kaj celoj alvenitaj de senbrida debato.
Jen kelkaj el la avantaĝoj de okazigo de projekta kunveno:
- Ĝi ricevas ĉiujn preta - "Donu al mi ses horojn por haki arbon kaj mi pasigos la unuajn kvar por akrigi la hakilon".Se Abraham Lincoln vivus hodiaŭ, vi povas esti certa, ke li pasigus la unuajn 4 el 6 projekthoroj en projekt-komenca kunveno. Tio estas ĉar ĉi tiuj kunvenoj enhavas ĉiuj la necesaj paŝoj por fari ajnan projekton per la dekstra piedo.
- Ĝi implikas ĉiuj ĉefaj ludantoj- Komencaj renkontiĝoj ne povas komenciĝi krom se ĉiuj estas tie: administrantoj, teamgvidantoj, klientoj kaj iu ajn alia kun intereso en la projekto. Estas tiel facile perdi la trakon de kiu respondecas pri kio sen la klareco de ekkunveno por eltrovi ĉion.
- estas malferma kaj kunlabora - Kiel ni diris, la renkontiĝoj de lanĉado de projekto estas debatoj. La plej bonaj okupiĝas ĉiuj ĉeestantoj kaj alportu la plej bonajn ideojn el ĉiuj.
8 Paŝoj al Ekfunkcia Kunveno de Kickass Project
Do, kio precize estas inkluzivita en la tagordo de projekt-komenca kunveno? Ni malvastigis ĝin al la 8 paŝoj sube, sed vi ĉiam devas memori, ke ekzistas neniu fiksita menuo por ĉi tiu tipo de kunveno.
Uzu ĉi tiujn 8 paŝojn kiel gvidilon, sed neniam forgesu, ke la fina tagordo kuŝas vi!
Paŝo #1 - Enkondukoj kaj Glacirompiloj
Kompreneble, la sola maniero komenci ajnan ekkunvenon estas familiarigi la partoprenantojn unu kun la alia. Ne gravas la longeco aŭ grandeco de via projekto, klientoj kaj teamanoj devas esti je antaŭnomaj kondiĉoj unu kun la alia antaŭ ol ili povas labori efike kune.
Dum simpla "ĉirkaŭ-tabla" enkonduko estas sufiĉa por familiarigi homojn kun nomoj, glacirompilo povas aldoni alian tavolon de personeco kaj senpezigi la humoronantaŭ la komenca projekto.
Provu ĉi tiun:Turnu la Radon 🎡
Enmetu iujn simplajn enkondukajn temojn sur a ŝpinilo, tiam igu ĉiun teamanon ŝpini ĝin kaj respondi kian ajn temon la rado alteriĝas. Amuzaj demandoj estas kuraĝigitaj, sed nepre tenu ĝin pli-malpli profesia!
Ĉu vi volas pli kiel ĉi tio?💡 Ni havas 10 glacirompiloj por iu ajn renkontiĝoĝuste ĉi tie.
Paŝo #2 - Projekta Fono
Kun la formalaĵoj kaj festoj for de la vojo, estas tempo piedbati per piedbatado de la ŝtonmalvarma komerco. Por lanĉi la kunvenon sukcese, vi devus havi klaran tagordon por la ekkunveno!
Kiel ĉiuj bonegaj rakontoj faras, estas plej bone komenci ĉe la komenco. Skizu ĉian korespondadoninter vi kaj viaj klientoj por ke ĉiuj engaĝiĝu en la projekto plene pritraktu tion, kio okazis ĝis nun.
Ĉi tio povus esti ekrankopioj de retpoŝtoj, tekstoj, minutoj de antaŭaj kunvenoj aŭ iuj rimedoj, kiuj aldonas ian kuntekston por via kompanio kaj via kliento. Faciligu al ĉiuj videbligi per templinio.
Paŝo #3 - Projekta Postulo
Krom la koresponda fono, vi volas plonĝi profunde en la detalojn de kial ĉi tiu projekto komenciĝas unue.
Ĉi tio estas kerna paŝo, ĉar ĝi donas klaran superrigardon pri la doloraj punktoj, kiujn la projekto celas solvi, kio estas tiel, ke ambaŭ teamoj kaj klientoj devas teni sin ĉiam ĉe la fronto de siaj mensoj.
Protip 👊
Tiaj etapoj estas maturaj por diskuto. Demandu viajn klientojn kaj via teamo prezentos siajn ideojn, kial ili pensas, ke ĉi tiu projekto estis revita.
Se eble, vi ĉiam provu enkanaligi la voĉo de la klientoen ĉi tiu sekcio. Kunlaboru kun la kliento por akiri realajn ekzemplojn de konsumantoj menciantaj dolorpunktojn, kiujn via projekto provas ripari. Iliaj opinioj devus formi kiel via teamo aliras la projekton.
Paŝo #4 - Projektaj Celoj
Do vi rigardis en la preter de la projekto, nun estas tempo rigardi la estonteco.
Havi rektajn celojn kaj klaran difinon de sukceso por via projekto vere helpos vian teamon labori al ĝi. Ne nur tio, ĝi montros al via kliento, ke vi estas serioza pri la laboro kaj havas simile altajn interesojn pri kiel ĝi iras.
Demandu al viaj komencaj kunvenantoj 'kiel aspektos sukceso?'Ĉu pli da klientoj? Pliaj recenzoj? Ĉu pli bona klienta kontenta indico?
Ne gravas la celo, ĝi ĉiam devus esti...
- Atingebla- Ne trostreĉu vin. Sciu viajn limojn kaj elpensu celon al vi fakte havas ŝancon atingi.
- Mezurebla - Proponu vian celon per datumoj. Celu specifan nombron kaj spuru vian progreson al ĝi.
- Tempigita - Donu al vi finon. Faru ĉion eblan por atingi viajn celojn antaŭ tiu limdato.
Paŝo #5 - La Deklaro de Laboro
Metante la "viandon" en "eksigkunveno", Deklaro de Laboro (SoW) estas peza plonĝo en la specifaĵoj de la projekto kaj kiel ĝi estos efektivigita. Ĝi estas la ĉefa fakturadoen la komenca kunveno-tagordo kaj devas ricevi plej multan atenton.
Rigardu ĉi tiun infografion pri tio, kion enmeti en vian laboran deklaron:
Memoru, ke la deklaro pri laboro ne tiom temas pri diskuto, kiom la resto de la komenca kunveno de la projekto. Jen vere la tempo por projekto kondukita al simple elmetu la agadplanonpor la venonta projekto, tiam konservu la diskuton por la sekva punkto de la kunveno.
Samkiel la resto de via komenca renkontiĝo, via labordeklaro estas super varia. La specifaĵoj de via deklaro de laboro ĉiam dependos de la komplekseco de la projekto, la grandeco de la teamo, la koncernaj partoj, ktp.
Ĉu vi volas scii pli?💡 Rigardu ĉi tion ampleksa artikolo pri ellaborado de deklaro de laboro.
Paŝo #6 - Sekcio pri Demandoj
Kvankam vi eble sentos vin devigita forlasi vian Q&R-sekcion ĝis la fino, ni fakte rekomendus teni ĝin rekte post via labordeklaro.
Tia fortika segmento certe provos demandojn de kaj via kliento kaj via teamo. Kun la plej granda parto de la kunveno tiel freŝa en ĉies mensoj, estas plej bone bati dum la fero estas varma.
uzante interaga prezenta programarogastigi viajn demandojn kaj respondojn povas helpi teni ĉion glate, precipe se via projekta ekkunveno havas altan partoprenan nombron...
- estas organizita- Demandoj estas aranĝitaj laŭ populareco (per voĉdonoj) aŭ laŭ tempo kaj povas esti markitaj kiel "responditaj" aŭ alpinglitaj al la supro.
- estas moderigita- Demandoj povas esti aprobitaj kaj forigitaj antaŭ ol ili estas montritaj sur la ekrano.
- estas anonima - Demandoj povas esti senditaj anonime, tio signifas, ke ĉiuj havas voĉon.
Paŝo #7 - Eblaj Problemoj
Kiel ni diris antaŭe, projekta komenca kunveno temas pri kiel eble plej sincera kaj honesta. Tiokiel vi konstruas sento de fido kun via kliento de la komenco.
Tiucele, estas plej bone diskuti la eblajn problemojn, kiujn la projekto povus renkonti survoje. Neniu petas vin antaŭdiri la estontecon ĉi tie, nur por elpensi provan liston de baroj, kiujn vi povas renkonti.
Ĉar vi, via teamo kaj via kliento alproksimiĝos al ĉi tiu projekto kun malsamaj interesoj, ĝi estas ideala akiri ĉiujimplikita en la ebla problemdiskuto.
Kunveno de ekfunkciigo de la projektoPaŝo #8 - Kontrolo
Kontakti kun via kliento regule estas alia maniero por solidigi fidon inter ambaŭ partioj. En via projekt-komenca renkontiĝo, vi havas kelkajn demandojn pri kiuj trakti kio, kiam, kiu kaj kiom ĉi tiuj enskriboj okazos.
Enregistriĝo estas sufiĉe bona ekvilibra ago inter travideblecokaj penado. Kvankam estas agrable esti kiel eble plej malferma kaj travidebla, vi devas administri ĉi tion en la amplekso de kiom disponebla vi efektive estos. bemalferma kaj travidebla.
Certigu, ke vi respondas ĉi tiujn demandojn antaŭ la fino de la kunveno:
- Kio?- Ĝuste en kia detalo la kliento bezonas ĝisdatigon? Ĉu ili bezonas scii pri ĉiu eta detalo de progreso, aŭ ĉu gravas nur la grandaj signoj?
- Kiam?- Kiom ofte via teamo devus ĝisdatigi vian klienton? Ĉu ili devus elsendi tion, kion ili faris ĉiutage, aŭ simple resumi tion, kion ili sukcesis je la fino de la semajno?
- Kiu? - Kiu teamano estos tiu, kiu ligas kun la kliento? Ĉu estos membro de ĉiu teamo, en ĉiu etapo, aŭ nur unu unuopa korespondanto dum la tuta projekto?
- Kiom? - Laŭ kia metodo la kliento kaj la korespondanto restos en kontakto? Regula videovoko, retpoŝto aŭ kontinue ĝisdatigita viva dokumento?
Kiel estas la kazo kun la plej multaj aferoj en la tagordo de projekt-komenca kunveno, estas plej bone diskuti malkaŝe. Por granda teamo kaj granda grupo de klientoj, vi eble trovos ĝin pli facila fari a viva balotadopor malpligrandigi la eblojn establi la plej bonan eblan enregistriĝon.
Ĉu vi volas scii pli? 💡 Rigardu iujn plej bonaj praktikoj por registriĝi kun viaj klientoj.
Projekto Kickoff Renkontiĝo Tagordo Ŝablono
Kun via spertece planita startkunveno nur atendanta krevigi iujn pensojn en la estrarejo, la lasta tuŝo eble estos iomete interagokunigi ĉion.
Ĉu vi sciis tion nur ĈION% de entreprenojsentu vin ligita kun iliaj klientoj ( Gallup)? Malengaĝiĝo estas epidemio ĉe B2B-nivelo, kaj ĝi povas lasi komencajn kunvenojn sentantajn kiel plata, neinspira procezo tra la formalaĵoj.
Vere partopreni viajn klientojn kaj teamojn per interagaj lumbildoj akcelu partoprenonkaj pliigu atenton.AhaSlides havas arsenalo de ilojinkluzive de vivaj balotenketoj, Q&A kaj cerbumaj diapozitivoj, kaj eĉ vivaj kvizojkaj ludoj por ekbruligi vian projekton en la ĝusta maniero.
Alklaku sube por ekpreni senpagan senelŝutan ŝablonon por via komenca renkontiĝo. Ŝanĝu ĉion, kion vi volas, kaj prezentu ĝin senpage!
Alklaku sube por krei senpagan AhaSlides konton kaj komencu krei viajn proprajn allogajn kunvenojn per interagado!
Etikedoj: Komerca Kunveno
