Correo electrónico de invitación a la reunión | Los mejores consejos, ejemplos y plantillas (100 % gratis)

Que es un buen correo electrónico de invitación a la reunión ¿ejemplo?

Las reuniones pueden ser un elemento esencial para la eficacia, la coordinación y la unidad del equipo. Muchas empresas organizan una reunión al menos una vez a la semana, puede ser una reunión informal para simplemente tener una conversación profunda con sus empleados o una reunión más formal del consejo de administración para discutir el plan futuro de una empresa y el informe anual de fin de año. Es obligatorio que los funcionarios o líderes administradores envíen cartas de invitación a reuniones a los participantes o invitados.

Una invitación a una reunión es importante para llevar a cabo reuniones oficiales de manera efectiva y sin problemas. Hay muchas formas de enviar invitaciones a reuniones. En este artículo nos centramos en tratar correos electrónicos de invitación a reuniones, el método más conveniente y popular para invitar a personas a participar en sus reuniones.

Índice del contenido

• ¿Qué es el correo electrónico de invitación a la reunión?
• ¿Por qué es importante el correo electrónico de invitación a la reunión?
• Escribir un correo electrónico de invitación a una reunión paso a paso
• Tipos de correo electrónico de invitación a reuniones y ejemplos
• Lo más importante es...

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¿Qué es el correo electrónico de invitación a la reunión?

Una parte clave de las actividades comerciales, un correo electrónico de invitación a una reunión es un mensaje escrito con una demostración del propósito de la reunión y una solicitud para que las personas se unan a la reunión siguiendo la fecha y el lugar específicos, además de archivos adjuntos más detallados, si los hay. Puede estar escrito en estilos formales o informales dependiendo de las características de las reuniones. Deben estar escritos en un tono y estilo apropiados para cumplir con la etiqueta del correo electrónico comercial.

Sin embargo, no confunda un correo electrónico de invitación a una reunión con un correo electrónico de solicitud de reunión. La diferencia clave entre estos correos electrónicos es que un correo electrónico de solicitud de reunión tiene como objetivo programar una cita con alguien, mientras que un correo electrónico de invitación a una reunión tiene como objetivo invitarlo a una reunión en las fechas y lugares anunciados.

¿Por qué es importante el correo electrónico de invitación a la reunión?

El uso de invitaciones por correo electrónico trae muchos beneficios. Las ventajas de las invitaciones por correo electrónico se enumeran a continuación:

• Se conecta a los calendarios directamente. Cuando los destinatarios aceptan una invitación, se vuelve a agregar a su calendario comercial y recibirá un recordatorio al igual que otros eventos anotados en el calendario.
• Es conveniente y rápido. Sus destinatarios pueden llegar al correo electrónico inmediatamente después de hacer clic en el botón Enviar. Como va directamente al destinatario, si la dirección de correo electrónico es incorrecta, puede recibir el anuncio de inmediato y buscar soluciones rápidamente.
• Es un ahorro de tiempo. Puede enviar correos electrónicos grupales con miles de direcciones de correo electrónico al mismo tiempo.
• Es un ahorro de costes. No es necesario gastar un presupuesto para el envío por correo.
• Se puede generar directamente desde la plataforma de seminarios web que prefieras. A menos que tengas una reunión presencial, tu primera opción probablemente será Zoom. Microsoft Teams, o algo equivalente. Cuando se confirma la confirmación de asistencia, todos los enlaces y los plazos se sincronizan por correo electrónico, de modo que el asistente puede evitar confusiones con otros eventos.

Es un hecho que cada día se envían miles de millones de correos electrónicos y muchos de ellos son spam. Como todos usan al menos un correo electrónico para intercambiar mensajes importantes para el trabajo, compras, reuniones y más. Sin embargo, como hay que leer toneladas de correos electrónicos al día, no es sorprendente que a veces te encuentres con el fenómeno de la "fatiga del correo electrónico". Por lo tanto, enviar un buen correo electrónico de invitación puede evitar malentendidos o ignorancia innecesarios por parte de los destinatarios.

Escriba un correo electrónico de invitación a una reunión paso a paso

Un buen correo electrónico de invitación a una reunión es esencialy, por regla general, afecta a un  entrega de correo electrónicotarifa. 

Hay etiquetas y principios que todos deben obedecer para completar un correo electrónico de invitación a una reunión de negocios con respecto a los destinatarios. Puede aprender a escribir un correo electrónico estándar de invitación a una reunión siguiendo estos pasos:

Paso 1: escriba una línea de asunto sólida

Es un hecho que el 47% de los destinatarios de correo electrónico leen los correos electrónicos que tienen una línea de asunto clara y concisa. La primera impresión es importante. Esto puede asegurar que los receptores sientan una sensación de urgencia o importancia, lo que conduce a una mayor tasa de apertura.

• Corto, dirigido. Sea fáctico, no enigmático.
• Puede solicitar confirmación de asistencia en el asunto como señal de urgencia.
• O agregue un tono de sentimiento como no olvide la importancia, la urgencia,...
• Agregue Tiempo si desea enfatizar el tema sensible al tiempo 

Por ejemplo:: “Reunión 4/12: Sesión de lluvia de ideas sobre el proyecto” o "Importante. Confirme su asistencia: Reunión sobre estrategia de nuevos productos 10/6"

Paso 2: comience con una introducción rápida

En la primera línea, es una buena idea hacer un resumen de quién es usted, cuál es su puesto en la organización y por qué se está acercando a ellos. Luego podrás mostrar directamente el propósito de la reunión. Mucha gente comete el error de comunicar un propósito vago de la reunión, ya que suponen que los participantes deben saberlo.

• Haz que tu presentación sea agradable o relacionada con el trabajo.
• Recuerde a los participantes si necesitan terminar alguna tarea o llevar algo consigo a la reunión.

Por ejemplo:Hola miembro del equipo, espero verlo en el lanzamiento del nuevo producto el próximo lunes.

Paso 3: comparte tiempo y ubicación

Debe incluir la hora exacta de la reunión. También debe decirles cómo y dónde se lleva a cabo la reunión, ya sea en persona o en línea, y ofrecerles pautas o enlaces de plataformas en caso de que los necesiten.

• Agregue la zona horaria si algún empleado trabaja en diferentes áreas del mundo
• Mencione una duración estimada de la reunión
• Al dar instrucciones, sea lo más detallado posible o adjunte una guía de mapeo

Por ejemplo:: Únase a nosotros el viernes 6 de octubre a la 1:00 pm en la sala de reuniones 2, en el segundo piso del edificio de administración.

Paso 4: delinear la agenda de la reunión

Cubrir objetivos clave o agenda de reunión propuesta. No menciones los detalles. Simplemente puede indicar el tema y el cronograma. Para reuniones formales, puede adjuntar un documento detallado. Esto es particularmente útil para ayudar a los asistentes a avanzar en la preparación.

Por ejemplo:, puede comenzar con: Planeamos discutir.../ Queremos abordar algunos de los problemas O según el siguiente cronograma:

• 8:00-9:30: Introducción al Proyecto
• 9:30-11:30: Presentaciones de Howard (TI), Nour (Marketing) y Charlotte (Ventas)

Paso 5: Solicite un RSVP

Solicitar una confirmación de asistencia puede ayudar a confirmar la respuesta de sus destinatarios. Para evitar ambivalencias, en su correo electrónico se debe incluir una respuesta preferida y un límite de tiempo para que los asistentes le informen sobre su asistencia o ausencia. De esta manera, si no ha recibido su confirmación de asistencia en el momento que regule, puede realizar acciones de seguimiento rápidas.

Por ejemplo:: Confirme su asistencia antes del [fecha] a [dirección de correo electrónico o número de teléfono]

Paso 6: agregue una firma de correo electrónico profesional y una marca

Una firma de correo electrónico comercial debe combinar el nombre completo, el título del puesto, el nombre de la empresa, la información de contacto, sitios web personalesy otras direcciones con hipervínculos. 

Puede personalizar fácilmente su firma con gmail.

Por ejemplo::

jessica madison

Director Regional de Marketing, industria Inco

555-9577-990

Hay toneladas de creadores de firmas de correo electrónico gratuitos que le ahorran tiempo y esfuerzo, como Mi firma.

Tipos de correo electrónico de invitación a reuniones y ejemplos

Tenga en cuenta que los diferentes tipos de reuniones tendrán diferentes estándares y estilos de redacción a seguir. Por lo general, separamos los correos electrónicos de invitación a reuniones según su nivel de formal o informal, incluidas o excluidas reuniones virtuales o reuniones puramente en línea. En esta parte, recopilamos y presentamos algunos tipos típicos de invitaciones a reuniones y la plantilla de cada tipo que se utilizan popularmente en los correos electrónicos de invitación a reuniones de negocios.

#1. El correo electrónico de solicitud de reunión formal

El correo electrónico de solicitud de reunión formal se utiliza para reuniones importantes que suelen realizarse una o tres veces al año. Es una reunión formal grande, por lo que su correo electrónico debe redactarse en un estilo formal. Los apéndices adjuntos son necesarios para que el participante tenga más claro cómo participar en la reunión, cómo encontrar el lugar y la agenda detallada.

Las reuniones formales implican:

• Junta de directivos
• reunión de Comite
• Junta de Consejo 
• Junta de accionistas 
• Reunión de estrategia 

Ejemplo 1: Accionistas plantilla de correo electrónico de invitación

Asunto: Importante. Estás invitado a la reunión general anual. [Hora]

[Nombre del destinatario]

[Nombre de empresa]

[Título profesional]

[Dirección de la empresa]

[Fecha]

Estimados accionistas,

Nos complace invitarle a la Asamblea General Anual que se llevará a cabo el [Hora], [Dirección]

La Junta General Ordinaria de Accionistas es una ocasión excepcional de información, intercambio y debate entre [Nombre de empresa]y todos nuestros accionistas.

También es la oportunidad de expresarse y votar para desempeñar un papel activo en la toma de decisiones importantes para [Nombre de empresa],independientemente del número de acciones que posea. La reunión cubrirá las siguientes agendas clave:

Programa 1:

Programa 2:

Programa 3:

Programa 4:

Encontrará las instrucciones sobre cómo participar en esta reunión, el orden del día y el texto de las resoluciones que se someterán a su aprobación en el documento adjunto a continuación.

Me gustaría agradecerle, en nombre de la junta, por su contribución y su lealtad a la [Nombre de empresa] y espero poder darle la bienvenida a la reunión del [Fecha]

Mejor relación,

[Nombre]

[Título de la posición]

[Nombre de empresa]

[Dirección de la empresa y sitio web]

Ejemplo 2: Reunión de estrategia plantilla de correo electrónico de invitación

[Nombre del destinatario]

[Nombre de empresa]

[Título profesional]

[Dirección de la empresa]

[Fecha]

Línea de asunto: Proyecto Lanzamiento Campaña de marketing Reunión: 2/28

A nombre de [Nombre de la empresa], Me gustaría invitarlo a asistir a una reunión de negocios que se lleva a cabo en [Nombre de la sala de conferencias, Nombre del edificio] [Fecha y hora]. La reunión tendrá una duración de [Duración].

Es un placer para mí darle la bienvenida a la primera etapa de nuestro proyecto para discutir nuestra próxima propuesta [Detalles] y apreciamos sus valiosos comentarios al respecto. Aquí tenéis un breve resumen de nuestra agenda del día:

Programa 1:

Programa 2:

Programa 3:

Programa 4:

Esta propuesta es considerada por todo nuestro equipo como una de las más cruciales. Para su mayor referencia, hemos adjuntado un documento a esta carta que le brinda información más detallada para que le resulte conveniente prepararse para la reunión con anticipación.

Todos esperamos tener una conversación con usted para discutir qué más podemos hacer para que esta propuesta funcione con éxito. Envíe cualquier pregunta o recomendación para la reunión antes [Fecha límite]a mí directamente respondiendo a este correo electrónico.

Ten un buen dia.

Agradeciendo a usted,

Un cordial saludo,

[Nombre]

[Título de la posición]

[Nombre de empresa]

[Dirección de la empresa y sitio web]

#2. El correo electrónico de invitación a la reunión informal

Con un correo electrónico de invitación a una reunión formal, si simplemente se trata de una reunión con personal de bajo nivel de administración o miembros dentro del equipo. Es mucho más fácil para ti pensar en cómo escribir apropiadamente. Puedes escribir en estilo informal con un tono amable y alegre.

Las reuniones informales implican:

• Reunión de lluvia de ideas
• reunión de resolución de problemas
• Training
• reunión de registro
• Reunión de trabajo en equipo
• Charlas de café 

Ejemplo 3: plantilla de correo electrónico de invitación a una reunión de registro

Asunto: Urgente. [Nombre del proyecto]actualizaciones. [Fecha]

Estimados equipos,

¡Saludos!

Ha sido agradable y divertido tener tiempo trabajando con usted en relación con [Nombre del proyecto]. Sin embargo, para poder proceder con nuestros planes de manera efectiva, creo que es el momento adecuado para que informemos sobre el progreso que se ha logrado y agradecería la oportunidad de reunirme con usted en [localización]para discutir el asunto más a fondo en [Fecha y hora].

También adjunté una lista de todas las agendas que necesitamos discutir. No olvide preparar su informe de finalización de tareas. Por favor usa esto [Link]para avisarme si serás capaz de hacerlo. 

Por favor envíeme un correo electrónico con su confirmación lo antes posible.

Un cordial saludo,

[Nombre]

[Título profesional]

[Nombre de empresa]

Ejemplo 4: equipo buplantilla de correo electrónico de invitación de ilding

Estimados miembros del equipo,

Esto es para informarle que el [Nombre de Departamento]está organizando un  Reunión de Team Building para todo nuestro personalmiembros en  [Fecha y hora]

Para un mayor desarrollo profesional, es extremadamente importante que crezcamos juntos y eso solo puede suceder si trabajamos en equipo para que nuestras habilidades y talentos puedan aprovecharse para lograr un mejor desempeño. Esa es la razón por la que nuestro departamento sigue promoviendo varias actividades de formación de equipos mensualmente.

Venga y únase al evento para que podamos escuchar su voz sobre cómo podemos mejorar para brindarle un mejor apoyo. También habrá algunos juegos de trabajo en equipo junto con bebidas y refrigerios ligeros serán proporcionados por la empresa.

Esperamos tener momentos divertidos en este evento de trabajo en equipo que se ha organizado para ayudarnos a crecer a cada uno de nosotros. En caso de que crea que no puede participar en esta reunión, por favor informe [Nombre del coordinador] at [Número de teléfono]

Atentamente,

[Nombre]

[Título profesional]

[Nombre de empresa]

#3. Correo electrónico de invitación para orador invitado

Un correo electrónico de invitación a un orador invitado debe incluir información relevante para el orador con respecto a la reunión y la oportunidad de hablar. Es vital que el orador sepa cómo puede contribuir a su evento y cuáles son los beneficios que puede recibir por ser parte de su evento.

Ejemplo 5: plantilla de correo electrónico de invitación a un orador invitado

querido [Vocero],

¡Esperamos que este mensaje te encuentre bien! Nos acercamos hoy con una fantástica oportunidad de hablar para su contemplación. Nos gustaría pedirle que tenga la amabilidad de ser nuestro orador de honor para el [Nombre de la reunión], un evento centrado en [Descripción del propósito y audiencia de su evento]. La totalidad [Nombre de la reunión]El equipo está inspirado por sus logros y siente que usted sería el experto perfecto para dirigirse a nuestra audiencia de profesionales con ideas afines.

[Nombre de la reunión]tendrá lugar en [Lugar, incluyendo ciudad y estado] on [Fechas]. Se espera que nuestro evento albergue hasta aproximadamente [Número de participantes estimado#]. Nuestro objetivo es[Objetivos de la reunión] .

Creemos que es un excelente orador y su voz sería una adición crítica a esa conversación dado su extenso trabajo en [Área de experiencia].Puede considerar presentar sus ideas hasta [Duración] minutos que estén relacionadas con el campo de la [Tema de la reunión]. Puede enviar su propuesta antes del [fecha límite] siga el [enlace] para que nuestro equipo pueda escuchar sus ideas y determinar los detalles de su discurso con anticipación.

En cualquier caso, si no puede asistir, le solicitamos humildemente que se comunique con nosotros a través de [enlace]. Gracias por su tiempo y consideración, esperamos escuchar una respuesta positiva de usted.

Atentamente
[Nombre]
[Título profesional]
[Información del contacto]
[Dirección del sitio web de la empresa]

#4. Correo electrónico de invitación al seminario web

En las tendencias actuales, cada vez más personas organizan reuniones en línea, ya que ahorra tiempo y costos, especialmente para equipos de trabajo remotos. Si utiliza plataformas de conferencias, existen mensajes de invitación bien personalizados que se envían directamente al asistente antes de que comience la reunión, como la plantilla de correo electrónico de invitación de Zoom. Para un seminario web virtual, puede consultar el siguiente ejemplo.

Consejos: Utilice palabras clave como "Felicitaciones", "Pronto", "Perfecto", "Actualización", "Disponible", "Por último", "Arriba", "Especial", "Únase a nosotros", "Gratis", etc.

Ejemplo 6: Plantilla de correo electrónico de invitación al seminario web

Línea de asunto: ¡Felicitaciones! Tu estas invitado a [Nombre del seminario web]

querido [Nombre del candidato],

[Nombre de empresa]está encantado de organizar un seminario web para [ Tema del seminario web] en [Fecha] en [Hora], aspirar a .. anhelar algo ambicionar algo [[Propósitos del seminario web]

Será una buena oportunidad para que obtenga grandes beneficios de sus expertos invitados en el campo de [temas de seminarios web] y obtenga obsequios. Nuestro equipo está muy entusiasmado con su presencia.

Nota: Este seminario web está limitado a [Número de personas]. Para guardar su asiento, por favor regístrese [Enlace], y siéntete libre de compartirlo con tus amigos. 

¡Espero verte allí!

Que tengas un gran día,

[Tu nombre]

[Firma]

Lo más importante es...

Afortunadamente, hay muchas plantillas disponibles de invitaciones a reuniones de negocios en Internet que puede personalizar y enviar a sus asistentes en segundos. No olvides guardar algunos en tu nube para que puedas preparar tu correo electrónico con una redacción perfecta, especialmente en caso de urgencia.

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Preguntas frecuentes

Ref: Indeed | sherpany

Tags: Reunión de negocios

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