Incluso las empresas más disciplinadas pueden sentir a veces que sus proyectos se desvían. La mayoría de las veces, el problema es uno de preparación. ¿La solución?Un bien estructurado y completamente interactivo reunión de inicio del proyecto!
Más que mera pompa y ceremonia, una reunión de inicio bien ejecutada realmente puede hacer que algo hermoso comience con el pie derecho. Aquí hay 8 pasos para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto que genere entusiasmo y obtenga todos en la misma pagina.
¡Hora de inicio!
- ¿Qué es una reunión inicial del proyecto?
- ¿Por qué son tan importantes las reuniones de inicio del proyecto?
- 8 pasos para la reunión inicial de un proyecto Kickass
- Plantilla de agenda de la reunión inicial del proyecto
¿Qué es una reunión inicial del proyecto?
Como dice en la lata, una reunión de inicio de un proyecto es un reunión donde arrancas tu proyecto.
Por lo general, una reunión de inicio de proyecto es la primera reunión entre el cliente que ordenó un proyecto y la empresa que lo hará realidad. Ambas partes se sentarán juntas y discutirán los fundamentos del proyecto, su propósito, sus metas y cómo pasará de la idea a la realización.
En términos generales, hay Tipos 2 de las reuniones de lanzamiento para estar al tanto de:
- Lanzamiento Externo del Proyecto -Un equipo de desarrollo se sienta con alguien de outsidela empresa, como un cliente o una parte interesada, y analiza el plan de un proyecto colaborativo.
- PKM interno - Un equipo de within la empresa se sienta junta y discute el plan para un nuevo proyecto interno.
Si bien ambos tipos pueden tener resultados diferentes, el procedimientoes más o menos lo mismo. Hay esencialmente ninguna partede un inicio de proyecto externo que no es parte de un inicio de proyecto interno; la única diferencia será para quién lo estás reservando.
¿Por qué son tan importantes las reuniones de inicio del proyecto?
¡El propósito de las reuniones iniciales debe ser alto y claro! Puede parecer bastante simple iniciar un proyecto simplemente asignando un montón de tareas a las personas adecuadas, especialmente en el lugar de trabajo actual obsesionado con los tableros Kanban. Sin embargo, esto puede hacer que los equipos pierdan continuamente el rumbo.
Recuerda, sólo porque estás en el mismo tablerono significa que estés en el misma página.
En el fondo, la reunión de inicio de un proyecto es una reunión honesta y abierta. Diálogo entre un cliente y un equipo. Es no una serie de anuncios sobre cómo va a funcionar el proyecto, pero un conversaciónsobre planes, expectativas y metas a las que se llegó mediante un debate desenfrenado.
Estos son algunos de los beneficios de realizar una reunión de inicio del proyecto:
- Atrae a todos preparado - "Dadme seis horas para talar un árbol y las cuatro primeras las pasaré afilando el hacha".Si Abraham Lincoln estuviera vivo hoy, puede estar seguro de que pasaría las primeras 4 de las 6 horas del proyecto en una reunión inicial del proyecto. Eso es porque estas reuniones contienen all los pasos necesarios para empezar cualquier proyecto con el pie derecho.
- Involucra todos los jugadores clave- Las reuniones iniciales no pueden comenzar a menos que estén todos presentes: gerentes, líderes de equipo, clientes y cualquier otra persona interesada en el proyecto. Es muy fácil perder de vista quién está a cargo de qué sin la claridad de una reunión inicial para resolverlo todo.
- Es abierto y colaborativo - Como decíamos, las reuniones de lanzamiento de proyectos son debates. Los mejores participan all asistentes y sacar las mejores ideas de todos.
8 pasos para la reunión inicial de un proyecto Kickass
Entonces, ¿qué se incluye exactamente en la agenda de una reunión inicial de proyecto? Lo hemos reducido a los 8 pasos siguientes, pero siempre debes recordar que hay no hay menú fijo para este tipo de reunión.
Utilice estos 8 pasos como guía, pero nunca olvide que la agenda final recae en te!
Paso #1 - Presentaciones y rompehielos
Naturalmente, la única forma de iniciar cualquier reunión inicial es familiarizar a los participantes entre sí. No importa la duración o la magnitud de su proyecto, los clientes y los miembros del equipo deben llevarse bien entre sí antes de poder trabajar juntos de manera eficiente.
Si bien una simple introducción tipo "dando vueltas a la mesa" es suficiente para que la gente se familiarice con los nombres, un rompehielos puede agregar otra capa de personalidad y aligerar el estado de ánimoantes del inicio del proyecto.
Prueba este:Gira la rueda 🎡
Diseñe algunos temas de introducción sencillos en un rueda giratoria, luego haga que cada miembro del equipo lo haga girar y responda cualquier tema en el que caiga la rueda. Se recomiendan preguntas divertidas, ¡pero asegúrese de mantenerlo más o menos profesional!
¿Quieres más como este?💡 Tenemos 10 rompehielos para cualquier reuniónaquí mismo.
Paso #2 - Antecedentes del proyecto
Una vez superadas las formalidades y festividades, es hora de comenzar con el negocio frío. Para iniciar la reunión con éxito, debe tener una agenda clara para la reunión inicial.
Como ocurre con todas las grandes historias, es mejor empezar por el principio. Resume toda la correspondenciaentre usted y sus clientes para que todos los involucrados en el proyecto estén completamente al tanto de lo que ha sucedido hasta ahora.
Esto podría ser capturas de pantalla de correos electrónicos, mensajes de texto, actas de reuniones anteriores o cualquier recurso que agregue algún tipo de contexto para su empresa y su cliente. Haga que sea fácil de visualizar para todos haciendo una línea de tiempo.
Paso #3 - Demanda del proyecto
Además de la experiencia en correspondencia, querrás profundizar en los detalles de porque este proyecto se está iniciando en primer lugar.
Este es un paso crucial, ya que proporciona una visión general clara de los puntos débiles que el proyecto busca resolver, que es algo que tanto los equipos como los clientes deben tener en mente en todo momento.
Protip 👊
Etapas como esta están maduras para la discusión. Pregunte a sus clientes y su equipo para presentar sus ideas sobre por qué creen que este proyecto fue ideado.
Si corresponde, siempre debe intentar canalizar la voz del clienteen esta sección. Colabore con el cliente para obtener ejemplos del mundo real de consumidores que mencionen puntos débiles que su proyecto está tratando de solucionar. Sus opiniones deben dar forma a cómo su equipo aborda el proyecto.
Paso #4 - Objetivos del proyecto
Entonces has investigado el pasado del proyecto, ahora es el momento de mirar el futuras.
Tener objetivos directos y una definición clara del éxito de su proyecto realmente ayudará a su equipo a trabajar para lograrlo. No solo eso, le mostrará a tu cliente que te tomas en serio el trabajo y que tienes mucho en juego en cómo se realiza.
Pregunte a los asistentes a la reunión inicial '¿Cómo será el éxito?'¿Son más clientes? ¿Más reseñas? ¿Una mejor tasa de satisfacción del cliente?
No importa el objetivo, siempre debe ser...
- Realizable- No os esforcéis demasiado. Conozca sus límites y proponga una meta que usted tener la oportunidad de lograrlo.
- Mensurable - Propón tu objetivo con datos. Apunta a una cifra concreta y haz un seguimiento de tu progreso para alcanzarla.
- Programado - Ponte una fecha de finalización. Haz todo lo que puedas para alcanzar tus objetivos antes de esa fecha límite.
Paso #5 - La Declaración de Trabajo
Poniendo el "meollo" en la "reunión inicial", una Declaración de Trabajo (SoW) es una inmersión importante en los detalles del proyecto y cómo se llevará a cabo. Es el facturación principalen la agenda de la reunión inicial y debería recibir la mayor parte de su atención.
Consulte esta infografía sobre qué incluir en su declaración de trabajo:
Tenga en cuenta que la declaración de trabajo no se trata tanto de discusión como el resto de la agenda de la reunión de inicio del proyecto. Este es realmente el momento para que un líder de proyecto simplemente trazar el plan de acciónpara el próximo proyecto, luego guarde la discusión para el siguiente punto de la reunión.
Al igual que el resto de su reunión inicial, su declaración de trabajo es súper variables. Los detalles de su declaración de trabajo siempre dependerán de la complejidad del proyecto, el tamaño del equipo, las partes involucradas, etc.
¿Quiere saber más?💡 Mira esto artículo completo sobre la elaboración de una declaración de trabajo.
Paso #6 - Sección de preguntas y respuestas
Si bien es posible que se sienta obligado a dejar la sección de preguntas y respuestas hasta el final, le recomendamos que la mantenga directamente después de su declaración de trabajo.
Un segmento tan completo seguramente generará preguntas tanto por parte de su cliente como de su equipo. Dado que la mayor parte de la reunión está tan fresca en la mente de todos, es mejor atacar mientras el hierro está caliente.
Usando software de presentación interactivaOrganizar su sesión de preguntas y respuestas puede ayudar a que todo funcione sin problemas, especialmente si la reunión de inicio de su proyecto tiene un alto número de asistentes...
- Es organizado- Las preguntas están ordenadas por popularidad (mediante votos a favor) o por tiempo y pueden marcarse como "respondidas" o fijarse en la parte superior.
- Es moderado- Las preguntas se pueden aprobar y descartar antes de que aparezcan en la pantalla.
- Es anónimo - Las preguntas se pueden enviar de forma anónima, lo que significa que todos tienen voz.
Paso #7 - Problemas potenciales
Como dijimos antes, la reunión de inicio de un proyecto se trata de ser lo más abierto y honesto posible. Eso escómo construyes un sentido de confianza con su cliente desde el primer momento.
Para ello, es mejor discutir los problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar a lo largo del camino. Aquí nadie te pide que predigas el futuro, sólo que elabores una lista provisional de barreras con las que te puedes topar.
Como usted, su equipo y su cliente abordarán este proyecto con diferentes intereses, es ideal obtener todosinvolucrado en la discusión del problema potencial.
reunión de lanzamiento del proyectoPaso #8 - Registrarse
Hablar regularmente con su cliente es otra forma de solidificar la confianza entre ambas partes. En la reunión inicial de su proyecto, tiene algunas preguntas que abordar sobre qué, cuando quien y how estos registros van a suceder.
Registrarse es un acto de equilibrio bastante fino entre transparenciay esfuerzo. Si bien es bueno ser lo más abierto y transparente posible, debes gestionar esto dentro del alcance de tu disponibilidad real para beabierto y transparente.
Asegúrese de tener estas preguntas respondidas antes del final de la reunión:
- ¿Qué?- ¿Exactamente en qué detalle necesita actualizarse el cliente? ¿Necesitan conocer cada pequeño detalle del progreso, o lo que importa son sólo las grandes aprobaciones?
- ¿Cuándo?- ¿Con qué frecuencia debe su equipo actualizar a su cliente? ¿Deberían transmitir lo que han hecho todos los días o simplemente resumir lo que han logrado al final de la semana?
- ¿Quién? - ¿Qué miembro del equipo será el que haga de enlace con el cliente? ¿Habrá un miembro de cada equipo, en cada etapa, o sólo un corresponsal singular durante todo el proyecto?
- ¿Cómo? - ¿Por qué medio se mantendrán en contacto el cliente y el corresponsal? ¿Videollamada regular, correo electrónico o documento en vivo actualizado continuamente?
Como ocurre con la mayoría de los puntos de la agenda de una reunión inicial de proyecto, es mejor discutirlos abiertamente. Para un equipo grande y un grupo grande de clientes, puede que le resulte más fácil hacer una encuesta en vivocon el fin de reducir las opciones para establecer la mejor fórmula de registro posible.
¿Quiere saber más? 💡 Mira algunos mejores prácticas para comunicarse con sus clientes.
Plantilla de agenda de la reunión inicial del proyecto
Con su reunión de inicio planificada por expertos esperando para sorprender a algunos en la sala de juntas, el último toque puede ser un poco de interacciónpara unirlo todo.
¿Sabías que solo 29% de negociossentirse conectado con sus clientes Gallup)? La desconexión es una epidemia a nivel B2B y puede hacer que las reuniones iniciales parezcan un proceso plano y aburrido a través de las formalidades.
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Tags: Reunión de negocios
