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Reunión de inicio del proyecto: 8 pasos para hacer que los proyectos se conviertan en un folleto en 2022

Reunión de inicio del proyecto: 8 pasos para hacer que los proyectos se conviertan en un folleto en 2022

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lorenzo haywood Agosto 16 2022 8 min leer

Incluso las empresas más disciplinadas pueden sentir a veces que sus proyectos se desvían. La mayoría de las veces, el problema es uno de preparación. ¿La solución? Un bien estructurado y completamente interactivo reunión de inicio del proyecto!

Más que mera pompa y ceremonia, una reunión de inicio bien ejecutada realmente puede hacer que algo hermoso comience con el pie derecho. Aquí hay 8 pasos para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto que genere entusiasmo y obtenga todos en la misma pagina.

¡Hora de inicio!

¿Qué es una reunión inicial del proyecto?

Como dice en la lata, una reunión de inicio de un proyecto es un reunión donde inicias tu proyecto.

Por lo general, la reunión de inicio de un proyecto es la primera reunión entre el cliente que ordenó un proyecto y la empresa que le dará vida. Ambas partes se sentarán juntas y discutirán los fundamentos del proyecto, su propósito, sus metas y cómo llegará desde la idea hasta su realización.

En términos generales, hay Tipos 2 de la reunión inicial para estar al tanto de:

  1. Inicio del proyecto externo - Un equipo de desarrollo se sienta con alguien de afuera la empresa, como un cliente o una parte interesada, y analiza el plan de un proyecto colaborativo.
  2. PKM interno - Un equipo de dentro de la empresa se sienta junta y discute el plan para un nuevo proyecto interno.

Si bien ambos tipos pueden tener resultados diferentes, el procedimiento es más o menos lo mismo. Hay esencialmente ninguna parte de la puesta en marcha de un proyecto externo que no forma parte de la puesta en marcha de un proyecto interno; la única diferencia será para quién lo está celebrando.

¿Por qué son tan importantes las reuniones de inicio del proyecto?

Puede parecer bastante simple poner en marcha un proyecto simplemente asignando un montón de tareas a las personas adecuadas, especialmente en el lugar de trabajo obsesionado con los tableros kanban de hoy en día. Sin embargo, esto puede hacer que los equipos se pierdan continuamente.

Recuerda, solo porque estás en el mismo tablero no significa que estés en el misma página.

En el fondo, la reunión de inicio de un proyecto es una reunión honesta y abierta. Diálogo entre un cliente y un equipo. Es no una serie de anuncios sobre cómo va a funcionar el proyecto, pero un conversación sobre planes, expectativas y metas a las que se llegó mediante un debate desenfrenado.

Estos son algunos de los beneficios de realizar una reunión de inicio del proyecto:

  1. Atrae a todos preparado , “Dame seis horas para talar un árbol y las cuatro primeras me las paso afilando el hacha”. Si Abraham Lincoln estuviera vivo hoy, puede estar seguro de que pasaría las primeras 4 de las 6 horas del proyecto en una reunión de inicio del proyecto. Eso es porque estas reuniones contienen todos las los pasos necesarios para empezar cualquier proyecto con el pie derecho.
  2. Involucra todos los jugadores clave - Las reuniones de lanzamiento no pueden comenzar a menos que todos estén presentes: gerentes, líderes de equipo, clientes y cualquier otra persona que tenga interés en el proyecto. Es muy fácil perder la noción de quién está a cargo de qué sin la claridad de una reunión inicial para averiguarlo todo.
  3. Es abierto y colaborativo - Como dijimos, las reuniones de lanzamiento de proyectos son debates. Los mejores se involucran todos las asistentes y sacar las mejores ideas de todos.

Texto alternativo


Poner en marcha la conversación.

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8 pasos para la reunión inicial de un proyecto Kickass

Entonces, ¿qué se incluye exactamente en la agenda de la reunión inicial de un proyecto? Lo hemos reducido a los 8 pasos siguientes, pero siempre debe recordar que hay no hay menú fijo para este tipo de reunión.

Utilice estos 8 pasos como guía, pero nunca olvide que la agenda final recae en usted!

Paso # 1 - Presentaciones y rompehielos

Naturalmente, la única forma de iniciar cualquier reunión inicial es familiarizando a los participantes entre sí. Independientemente de la duración o la magnitud de su proyecto, los clientes y los miembros del equipo deben comunicarse entre sí antes de poder trabajar juntos de manera eficiente.

Si bien una simple introducción del tipo "dar la vuelta a la mesa" es suficiente para que la gente se familiarice con los nombres, un rompehielos puede agregar otra capa de personalidad y aligerar el estado de ánimo antes del inicio del proyecto.

Prueba esta: Gira la rueda 🎡


Diseñe algunos temas de introducción sencillos en un rueda giratoria, luego haga que cada miembro del equipo lo gire y responda cualquier tema en el que aterrice la rueda. Se fomentan las preguntas divertidas, ¡pero asegúrese de que sea más o menos profesional!

Rueda giratoria para romper el hielo.

¿Quieres más como este? 💡 Tenemos 10 rompehielos para cualquier reunión aquí mismo.

Paso # 2 - Antecedentes del proyecto

Con las formalidades y las festividades fuera del camino, es hora de comenzar dando el pistoletazo de salida al negocio frío como una piedra.

Como ocurre con todas las grandes historias, es mejor empezar por el principio. Resume toda la correspondencia entre usted y sus clientes para que todos los involucrados en el proyecto estén completamente al tanto de lo que ha sucedido hasta ahora.

Esto podría ser capturas de pantalla de correos electrónicos, mensajes de texto, actas de reuniones anteriores o cualquier recurso que agregue algún tipo de contexto para su empresa y su cliente. Haga que sea fácil de visualizar para todos haciendo una línea de tiempo.

Paso # 3 - Demanda del proyecto

Además de los antecedentes de la correspondencia, querrá profundizar en los detalles de el porqué este proyecto se está iniciando en primer lugar.

Este es un paso crucial, ya que proporciona una visión general clara de los puntos débiles que el proyecto busca resolver, que es algo que tanto los equipos como los clientes deben tener en mente en todo momento.

Preguntar a su equipo sobre los problemas a resolver en una reunión de inicio del proyecto.

Protip 👊


Etapas como esta están maduras para la discusión. Pregunte a sus clientes y su equipo para presentar sus ideas sobre por qué creen que este proyecto fue ideado.

Si corresponde, siempre debe intentar canalizar la voz del cliente en esta sección. Colabore con el cliente para obtener ejemplos del mundo real de consumidores que mencionen puntos débiles que su proyecto está tratando de solucionar. Sus opiniones deben moldear la forma en que su equipo enfoca el proyecto.

Paso # 4 - Objetivos del proyecto

Entonces has mirado en el pasado del proyecto, ahora es el momento de mirar el futuro.

Tener objetivos directos y una definición clara de éxito para su proyecto realmente ayudará a su equipo a trabajar para lograrlo. No solo eso, le mostrará a tu cliente que te tomas en serio el trabajo y que tienes intereses igualmente altos en cómo va.

Pregunte a los asistentes a la reunión inicial '¿Cómo será el éxito?' ¿Son más clientes? ¿Más reseñas? ¿Una mejor tasa de satisfacción del cliente?

No importa el objetivo, siempre debería ser ...

  1. Realizable - No se estiren demasiado. Conozca sus límites y proponga una meta que usted Realmente tener la oportunidad de lograrlo.
  2. Mensurable - Apoye su objetivo con datos. Apunta a un número específico y sigue tu progreso hacia él.
  3. Programado - Date una fecha de finalización. Haga todo lo posible para alcanzar sus metas antes de esa fecha límite.

Paso # 5 - Declaración de trabajo

Poner la "carne" en la "reunión de inicio", una Declaración de trabajo (SoW) es una inmersión considerable en los detalles del proyecto y cómo se llevará a cabo. Es el facturación principal en la agenda de la reunión inicial y debería recibir la mayor parte de su atención.

Consulte esta infografía sobre qué incluir en su declaración de trabajo:

Infografía que explica los 6 mini pasos necesarios para anunciar una declaración de trabajo en una reunión de inicio del proyecto.

Tenga en cuenta que la declaración de trabajo no se trata tanto de discusión como el resto de la agenda de la reunión de inicio del proyecto. Este es realmente el momento para que un líder de proyecto simplemente trazar el plan de acción para el próximo proyecto, luego guarde la discusión para el siguiente punto de la reunión.

Al igual que el resto de su reunión inicial, su declaración de trabajo es súper variables. Los detalles de su declaración de trabajo siempre dependerán de la complejidad del proyecto, el tamaño del equipo, las partes involucradas, etc.

Paso # 6 - Sección de preguntas y respuestas

Si bien es posible que se sienta obligado a dejar su sección de preguntas y respuestas hasta el final, en realidad le recomendamos que la mantenga directamente después de su declaración de trabajo.

Un segmento tan robusto seguramente dará lugar a preguntas tanto de su cliente como de su equipo. Dado que la mayor parte de la reunión está tan fresca en la mente de todos, es mejor golpear mientras el hierro está caliente.

El uso de software de presentación interactiva para albergar su sesión de preguntas y respuestas puede ayudar a que todo funcione sin problemas, especialmente si la reunión de inicio de su proyecto tiene un alto número de asistencia….

  1. Es organizado - Las preguntas están ordenadas por popularidad (a través de votos a favor) o por tiempo y pueden marcarse como 'respondidas' o fijarse en la parte superior.
  2. Es moderado - Las preguntas se pueden aprobar y descartar antes de que se muestren en la pantalla.
  3. Es anónimo - Las preguntas se pueden enviar de forma anónima, lo que significa que todos tienen voz.

Paso # 7 - Problemas potenciales

Como dijimos antes, la reunión de inicio de un proyecto se trata de ser lo más abierto y honesto posible. Fue cómo construyes un sentido de confianza con su cliente desde el primer momento.

Con ese fin, es mejor discutir los problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar en el camino. Nadie te está pidiendo que predigas el futuro aquí, solo para crear una lista tentativa de barreras con las que puedes encontrarte.

Como usted, su equipo y su cliente abordarán este proyecto con diferentes intereses, es ideal para obtener todos involucrado en la discusión del problema potencial.

Preguntar a los asistentes a la reunión inicial sobre posibles problemas que puedan surgir en un proyecto.

Paso # 8 - Registro

Hablar con su cliente con regularidad es otra forma de consolidar la confianza entre ambas partes. En la reunión de inicio de su proyecto, tiene algunas preguntas que abordar sobre qué, cuando quien y cómo estos registros van a suceder.

Registrarse es un acto de equilibrio bastante fino entre transparencia y esfuerzo. Si bien es bueno ser lo más abierto y transparente posible, debe administrar esto dentro del alcance de su disponibilidad para be abierto y transparente.

Asegúrese de tener estas preguntas respondidas antes del final de la reunión:

  • ¿Qué? - ¿Exactamente con qué detalle el cliente necesita una actualización? ¿Necesitan conocer cada pequeño detalle del progreso, o son solo las grandes firmas lo que importa?
  • ¿Cuando? - ¿Con qué frecuencia debe su equipo actualizar a su cliente? ¿Deberían transmitir lo que han hecho todos los días o simplemente resumir lo que han logrado al final de la semana?
  • ¿Quien? - ¿Qué miembro del equipo será el que se relacione con el cliente? ¿Habrá un miembro de cada equipo, en cada etapa, o solo un corresponsal singular a lo largo de todo el proyecto?
  • ¿Cómo? - ¿Por qué método se mantendrán en contacto el cliente y el corresponsal? ¿Videollamada regular, correo electrónico o documento en vivo actualizado continuamente?

Como es el caso con la mayoría de los puntos de la agenda de la reunión inicial de un proyecto, es mejor discutir abiertamente. Para un gran equipo y un gran grupo de clientes, es posible que le resulte más fácil hacer un encuesta en vivo con el fin de reducir las opciones para establecer la mejor fórmula de registro posible.

¿Quiere saber más? 💡 Mira algunos mejores prácticas para registrarse con sus clientes.

¿Y ahora qué?

Con su reunión de inicio planificada por expertos esperando para sorprender a algunos en la sala de juntas, el último toque puede ser un poco de interacción para unirlo todo.

¿Sabías que solo 29% de negocios sentirse conectado con sus clientesGallup)? La desconexión es una epidemia a nivel B2B, y puede hacer que las reuniones de inicio se sientan como un proceso plano y poco inspirador a través de las formalidades.

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Involucrar a sus clientes y equipos a través de diapositivas interactivas puede realmente impulsar la participación y aumentar la capacidad de atención.

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