Incluso las empresas más disciplinadas pueden sentir a veces que sus proyectos se desvían. La mayoría de las veces, el problema es uno de preparación. ¿La solución? Un bien estructurado y completamente interactivo reunión de inicio del proyecto!
Más que mera pompa y ceremonia, una reunión de inicio bien ejecutada realmente puede hacer que algo hermoso comience con el pie derecho. Aquí hay 8 pasos para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto que genere entusiasmo y obtenga todos en la misma pagina.
¡Hora de inicio!
Consejos de reunión para recordar
Debe tener una agenda de reunión inicial de antemano. ¡Enviar un correo electrónico de inicio temprano del proyecto es muy importante! Entonces, ¡echemos un vistazo a las pocas muestras de agenda de la reunión inicial!
La sesión inicial debe ser corta y concisa, con muchos juegos y actividades, ¡ya que es cuando AhaSlides resulta muy útil! Echa un vistazo a más consejos con nosotros a continuación:
Poner en marcha la conversación.
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¿Qué es una reunión inicial del proyecto?
Como dice en la lata, una reunión de inicio de un proyecto es un reunión donde arrancas tu proyecto.
Por lo general, una reunión de inicio de proyecto es la primera reunión entre el cliente que ordenó un proyecto y la empresa que lo hará realidad. Ambas partes se sentarán juntas y discutirán los fundamentos del proyecto, su propósito, sus metas y cómo pasará de la idea a la realización.
En términos generales, hay Tipos 2 de las reuniones de lanzamiento para estar al tanto de:
- Inicio del proyecto externo - Un equipo de desarrollo se sienta con alguien de afuera la empresa, como un cliente o una parte interesada, y analiza el plan de un proyecto colaborativo.
- PKM interno - Un equipo de dentro de la empresa se sienta junta y discute el plan para un nuevo proyecto interno.
Si bien ambos tipos pueden tener resultados diferentes, el procedimiento es más o menos lo mismo. Hay esencialmente ninguna parte de la puesta en marcha de un proyecto externo que no forma parte de la puesta en marcha de un proyecto interno; la única diferencia será para quién lo está celebrando.
Más compromiso con tus reuniones
¿Por qué son tan importantes las reuniones de inicio del proyecto?
¡El propósito de las reuniones iniciales debe ser alto y claro! Puede parecer bastante simple iniciar un proyecto simplemente asignando un montón de tareas a las personas adecuadas, especialmente en el lugar de trabajo actual obsesionado con los tableros Kanban. Sin embargo, esto puede hacer que los equipos pierdan continuamente el rumbo.
Recuerda, solo porque estás en el mismo tablero no significa que estés en el misma página.
En el fondo, la reunión de inicio de un proyecto es una reunión honesta y abierta. Diálogo entre un cliente y un equipo. Es no una serie de anuncios sobre cómo va a funcionar el proyecto, pero un conversación sobre planes, expectativas y metas a las que se llegó mediante un debate desenfrenado.
Estos son algunos de los beneficios de realizar una reunión de inicio del proyecto:
- Atrae a todos preparado – “Dame seis horas para talar un árbol y las cuatro primeras me las paso afilando el hacha”. Si Abraham Lincoln estuviera vivo hoy, puede estar seguro de que pasaría las primeras 4 de las 6 horas del proyecto en una reunión de inicio del proyecto. Eso es porque estas reuniones contienen todos los pasos necesarios para empezar cualquier proyecto con el pie derecho.
- Involucra todos los jugadores clave - Las reuniones de lanzamiento no pueden comenzar a menos que todos estén presentes: gerentes, líderes de equipo, clientes y cualquier otra persona que tenga interés en el proyecto. Es muy fácil perder la noción de quién está a cargo de qué sin la claridad de una reunión inicial para averiguarlo todo.
- Han pasado abierto y colaborativo – Como decíamos, las reuniones de lanzamiento de proyectos son debates. Los mejores participan todos asistentes y sacar las mejores ideas de todos.
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8 pasos para la reunión inicial de un proyecto Kickass
Entonces, ¿qué se incluye exactamente en la agenda de la reunión inicial de un proyecto? Lo hemos reducido a los 8 pasos siguientes, pero siempre debe recordar que hay no hay menú fijo para este tipo de reunión.
Utilice estos 8 pasos como guía, pero nunca olvide que la agenda final recae en usted!
Paso # 1 - Presentaciones y rompehielos
Naturalmente, la única forma de iniciar cualquier reunión inicial es familiarizar a los participantes entre sí. No importa la duración o la magnitud de su proyecto, los clientes y los miembros del equipo deben llevarse bien entre sí antes de poder trabajar juntos de manera eficiente.
Si bien una simple introducción tipo 'dar la vuelta a la mesa' es suficiente para que las personas se familiaricen con los nombres, un rompehielos puede agregar otra capa de personalidad y aligerar el estado de ánimo antes del inicio del proyecto.
Prueba este: Gira la rueda 🎡
Diseñe algunos temas de introducción sencillos en un rueda giratoria, luego haga que cada miembro del equipo lo haga girar y responda cualquier tema en el que caiga la rueda. Se recomiendan preguntas divertidas, ¡pero asegúrese de mantenerlo más o menos profesional!
¿Quieres más como este? 💡 Tenemos 10 rompehielos para cualquier reunión aquí mismo.
Paso # 2 - Antecedentes del proyecto
Una vez superadas las formalidades y festividades, es hora de comenzar con el negocio frío. Para iniciar la reunión con éxito, debe tener una agenda clara para la reunión inicial.
Como ocurre con todas las grandes historias, es mejor empezar por el principio. Resume toda la correspondencia entre usted y sus clientes para que todos los involucrados en el proyecto estén completamente al tanto de lo que ha sucedido hasta ahora.
Esto podría ser capturas de pantalla de correos electrónicos, mensajes de texto, actas de reuniones anteriores o cualquier recurso que agregue algún tipo de contexto para su empresa y su cliente. Haga que sea fácil de visualizar para todos haciendo una línea de tiempo.
Paso # 3 - Demanda del proyecto
Además de los antecedentes de la correspondencia, querrá profundizar en los detalles de porque este proyecto se está iniciando en primer lugar.
Este es un paso crucial, ya que proporciona una visión general clara de los puntos débiles que el proyecto busca resolver, que es algo que tanto los equipos como los clientes deben tener en mente en todo momento.
Protip 👊
Etapas como esta están maduras para la discusión. Pregunte a sus clientes y su equipo para presentar sus ideas sobre por qué creen que este proyecto fue ideado.
Si corresponde, siempre debe intentar canalizar la voz del cliente en esta sección. Colabore con el cliente para obtener ejemplos del mundo real de consumidores que mencionen puntos débiles que su proyecto está tratando de solucionar. Sus opiniones deben dar forma a cómo su equipo aborda el proyecto.
Paso # 4 - Objetivos del proyecto
Entonces has mirado en el pasado del proyecto, ahora es el momento de mirar el futuras.
Tener objetivos directos y una definición clara de éxito para su proyecto realmente ayudará a su equipo a trabajar para lograrlo. No solo eso, le mostrará a tu cliente que te tomas en serio el trabajo y que tienes intereses igualmente altos en cómo va.
Pregunte a los asistentes a la reunión inicial '¿Cómo será el éxito?' ¿Son más clientes? ¿Más reseñas? ¿Una mejor tasa de satisfacción del cliente?
No importa el objetivo, siempre debería ser ...
- Realizable - No se estiren demasiado. Conozca sus límites y proponga una meta que usted tener la oportunidad de lograrlo.
- Mensurable - Apoye su objetivo con datos. Apunta a un número específico y sigue tu progreso hacia él.
- Programado - Date una fecha de finalización. Haga todo lo posible para alcanzar sus metas antes de esa fecha límite.
Paso # 5 - Declaración de trabajo
Poner la "carne" en la "reunión de inicio", una Declaración de trabajo (SoW) es una inmersión considerable en los detalles del proyecto y cómo se llevará a cabo. Es el facturación principal en la agenda de la reunión inicial y debería recibir la mayor parte de su atención.
Consulte esta infografía sobre qué incluir en su declaración de trabajo:
Tenga en cuenta que la declaración de trabajo no se trata tanto de discusión como el resto de la agenda de la reunión de inicio del proyecto. Este es realmente el momento para que un líder de proyecto simplemente trazar el plan de acción para el próximo proyecto, luego guarde la discusión para el siguiente punto de la reunión.
Al igual que el resto de su reunión inicial, su declaración de trabajo es súper variables. Los detalles de su declaración de trabajo siempre dependerán de la complejidad del proyecto, el tamaño del equipo, las partes involucradas, etc.
¿Quiere saber más? 💡 Mira esto artículo completo sobre la elaboración de una declaración de trabajo.
Paso # 6 - Sección de preguntas y respuestas
Si bien es posible que se sienta obligado a dejar su sección de preguntas y respuestas hasta el final, en realidad le recomendamos que la mantenga directamente después de su declaración de trabajo.
Un segmento tan robusto seguramente dará lugar a preguntas tanto de su cliente como de su equipo. Dado que la mayor parte de la reunión está tan fresca en la mente de todos, es mejor golpear mientras el hierro está caliente.
El uso de software de presentación interactiva para albergar su sesión de preguntas y respuestas puede ayudar a que todo funcione sin problemas, especialmente si la reunión de inicio de su proyecto tiene un alto número de asistencia….
- Han pasado organizado - Las preguntas están ordenadas por popularidad (a través de votos a favor) o por tiempo y pueden marcarse como 'respondidas' o fijarse en la parte superior.
- Han pasado moderado - Las preguntas se pueden aprobar y descartar antes de que se muestren en la pantalla.
- Han pasado anónimo - Las preguntas se pueden enviar de forma anónima, lo que significa que todos tienen voz.
Paso # 7 - Problemas potenciales
Como dijimos antes, la reunión de inicio de un proyecto se trata de ser lo más abierto y honesto posible. Fue cómo construyes un sentido de confianza con su cliente desde el primer momento.
Con ese fin, es mejor discutir los problemas potenciales que el proyecto podría enfrentar en el camino. Nadie te está pidiendo que predigas el futuro aquí, solo para crear una lista tentativa de barreras con las que puedes encontrarte.
Como usted, su equipo y su cliente abordarán este proyecto con diferentes intereses, es ideal para obtener todos involucrado en la discusión del problema potencial.
Paso # 8 - Registro
Hablar con su cliente con regularidad es otra forma de consolidar la confianza entre ambas partes. En la reunión de inicio de su proyecto, tiene algunas preguntas que abordar sobre qué, cuando quien y cómo estos registros van a suceder.
Registrarse es un acto de equilibrio bastante fino entre transparencia y esfuerzo. Si bien es bueno ser lo más abierto y transparente posible, debe administrar esto dentro del alcance de su disponibilidad para be abierto y transparente.
Asegúrese de tener estas preguntas respondidas antes del final de la reunión:
- ¿Qué? - ¿Exactamente con qué detalle el cliente necesita una actualización? ¿Necesitan conocer cada pequeño detalle del progreso, o son solo las grandes firmas lo que importa?
- ¿Cuándo? - ¿Con qué frecuencia debe su equipo actualizar a su cliente? ¿Deberían transmitir lo que han hecho todos los días o simplemente resumir lo que han logrado al final de la semana?
- ¿Quién? - ¿Qué miembro del equipo será el que se relacione con el cliente? ¿Habrá un miembro de cada equipo, en cada etapa, o solo un corresponsal singular a lo largo de todo el proyecto?
- ¿Cómo? - ¿Por qué método se mantendrán en contacto el cliente y el corresponsal? ¿Videollamada regular, correo electrónico o documento en vivo actualizado continuamente?
Como es el caso con la mayoría de los puntos de la agenda de la reunión inicial de un proyecto, es mejor discutir abiertamente. Para un gran equipo y un gran grupo de clientes, es posible que le resulte más fácil hacer un encuesta en vivo con el fin de reducir las opciones para establecer la mejor fórmula de registro posible.
¿Quiere saber más? 💡 Mira algunos mejores prácticas para comunicarse con sus clientes.
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Plantilla de agenda de la reunión inicial del proyecto
Con su reunión de inicio planificada por expertos esperando para sorprender a algunos en la sala de juntas, el último toque puede ser un poco de interacción para unirlo todo.
¿Sabías que solo 29% de negocios sentirse conectado con sus clientesGallup)? La desconexión es una epidemia a nivel B2B y puede hacer que las reuniones iniciales parezcan un proceso plano y aburrido a través de las formalidades.
Involucrar a sus clientes y equipos a través de diapositivas interactivas puede realmente impulsar la participación y aumentar la capacidad de atención.
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