Ürituste valdkond kasvab ja ettevõtete eelarved järgnevad. Üha rohkem ettevõtteid korraldab rohkem isiklikke koosviibimisi kui kolm aastat tagasi ja see trend pigem kiireneb kui pöördub.
See kasv muudab kindla teostuse veelgi olulisemaks, mitte vähem oluliseks. Kui konkurendid korraldavad rohkem üritusi, paistab halvasti korraldatud üritus silma. See juhend hõlmab ettevõtteürituste planeerimise kõiki etappe alates eesmärgi seadmisest kuni üritusejärgsete andmete analüüsimiseni vormingus, mida saate ka tegelikult kasutada.
1. samm: Määrake eesmärk enne kõike muud
Kõik teised selles juhendis olevad otsused tulenevad ühest küsimusest: mida see üritus peab saavutama?
Firmaüritused jagunevad tavaliselt mitmesse kategooriasse. Meeskonnatöö ürituste eesmärk on parandada usaldust ja koostööd. Koolitusürituste eesmärk on edasi anda konkreetseid oskusi või teadmisi. Kliendiüritused tugevdavad suhteid või loovad potentsiaalsetele klientidele uusi kontakte. Konverentsid ja tippkohtumised positsioneerivad ettevõtet, meelitavad ligi talente või tekitavad meediakajastust. Hübriid- või kõigi osapooltega kohtumised ühendavad hajutatud organisatsioone strateegia ümber.
Kirjuta üks lause, mis kirjeldab eduka ürituse tulemust. „Osalejad saavad meie 3. kvartali toote tegevuskava ja kolme konkreetse järeltegevuse kohta praktilised teadmised” on kasutatav eesmärk. „Suurepärane ettevõtteüritus” aga mitte.
See eesmärk määrab ka teie edumõõdiku. Kui üritus on koolituskeskne, võite teadmiste säilitamist mõõta sessioonijärgse viktoriini või 30-päevase käitumisküsitluse abil. Kliendiürituse puhul võib õige näitaja olla genereeritud müügikanali või koosolekute broneerimise määr. Valige mõõdik enne toimumiskoha valimist.
2. samm: koostage eelarve koos ettenägematute kulude kattega
Eelarve on piirang, mis kujundab kõiki teisi otsuseid. Pane see varakult paika ja veendu, et enne tarnija palkamist on sul raha haldava isiku heakskiit.
Tüüpiline firmaürituse eelarve jaguneb umbes nii:
Ruumide rent moodustab tavaliselt 25–30% kogukuludest. Toitlustus ja joogid moodustavad 30–35%. Audio- ja videotehnika ning tehnoloogia moodustavad 15–25%. Esinejad, meelelahutus ja modereerimine kokku moodustavad tavaliselt 5–10%. Turundus ja trükimaterjalid moodustavad veel 5%. Ülejäänud 10–15% tuleks hoida ettenägematute kuludena ja käsitleda mittekaubeldava reaartiklina, mitte valikulise puhverina.
See viimane rida on see, mille enamik uusi planeerijaid vahele jätab. Seadmete purunemised, toitlustajad tühistavad ettenähtu, osalejate arv ületab prognoosi, parkimistasud, millest te ei teadnud. Arvestage see ettenägematu summa eelarves algusest peale, selle asemel, et midagi valesti minnes kinnituste saamiseks rabeleda.
Samuti erista püsikulud (koha rent, esineja tasud) muutuvkuludest (toitlustus inimese kohta, trükitud materjalid osaleja kohta). Püsikulud mõjutavad nii 50 kui ka 150 osalejat. Muutuvkulud on skaalal. Kui teie osavõtuhinnang on ebakindel, modelleerige mõlemad stsenaariumid enne koha suuruse valimist.
3. samm: koostage planeerimise ajakava
Suurte konverentside, messide või mitmepäevaste ettevõtteürituste puhul on realistlik 10–12-kuuline ettevalmistusaeg. Väiksemate sisekoosolekute või töötubade puhul on sageli sobiv aeg 5–6 nädalat. Üldreegel: mida rohkem müüjaid on kaasatud, seda rohkem ettevalmistusaega on vaja.
Kolm kuni kuus kuud ette kinnita kuupäev ja koht, kinnita eelarve ja sisemine heakskiit ning vali ja lepi kokku esinejad, moderaatorid või meelelahutusorganisatsioonid. Ava registreerimine või saada kuupäevade broneerimise teade, kui esinejad on kinnitatud.
Kuus kuni kaheksa nädalat enne ürituse algust tuleb vormistada lõplikult päevakord ja ürituse ajakava, kinnitada toitlustuse arv ja toitumisnõuded, tutvustada audiovisuaalmeeskonnale tehnilisi nõudeid ning saata välja täielikud kutsed või registreerimise meeldetuletused.
Viimase kahe nädala jooksul kinnita kõik tarnijate tulemused ja kontaktid, vormista lõplikult osalejate nimekiri ja logistikaandmed ning valmista ette kõik materjalid, slaidid ja trükitud materjalid. Vii läbi kohapealne külastus, kui sa pole seda hiljuti teinud.
Viimase 48 tunni jooksul tehke kohapealse personaliga täielik ülevaade, testige enne kellegi saabumist kogu viirusetõrje ja tehnika ning juhendage kõiki meeskonnaliikmeid nende rollide ja eskalatsiooniteede osas.
4. samm: Valige ja kinnitage toimumiskoht
Toimumiskoha valik on see, kus eelarve ja logistika kokku põrkuvad. Enne lepingu allkirjastamist tuleks kontrollida järgmist:
Mahutavus. Enamikus kohtades avaldatakse maksimaalne mahutavus, mis viitab tuleohutusnõuetele, mitte mugavale täituvusele. Istekohtade puhul lahutage märgitud maksimumist umbes 20–25%, et saada realistlik tööarv.
AV ja tehniline infrastruktuur. Uurige välja, mis on rendihinna sees võrreldes sellega, mida peate ise kaasa võtma. WiFi ribalaius on väga oluline, kui osalejad kasutavad seadmeid või kui käitate interaktiivseid elemente.
Toitlustuspoliitika. Mõned kohad nõuavad kohapealse toitlustuse kasutamist. Teised lubavad väliseid teenusepakkujaid. Enne toidu ja joogi eelarve koostamist uurige, millised neist on.
Juurdepääsetavus. Veenduge füüsilises ligipääsetavuses puuetega osalejate jaoks ning kontrollige, kas toimumiskohas on ligipääsetavad tualetid, parkimine ja sissepääsud.
Tühistamise ja vääramatu jõu tingimused. Enne allkirjastamist lugege ettemaksu struktuuri ja tühistamistrahve. Teage, mis juhtub, kui üritus tuleb edasi lükata.
Hankige kõik kirjalikult kinnitatud. Suuline kokkulepe kaasatud laudade või lubatud tehnoloogiapaketi kohta ei oma õiguslikku alust.
5. samm: halda tarnijaid nagu projekti
Firmaüritustel osaleb tavaliselt mitu teenusepakkujat: toitlustus, audio- ja videoteenused, dekoratsioonid, fotograafia, transport, turvalisus ja sageli ka kolmanda osapoole ürituste korraldamise platvorm. Igaüks neist on sõltuvuses oma ajakavaga.
Toimiv lähenemisviis: kohelge tarnijate haldamist samamoodi nagu projektijuhtimist. Iga tarnija saab selge ülesandekirjelduse, mis sisaldab tulemusi, ajakava, kontaktandmeid ja eskalatsiooniteid. Planeerige riskiga proportsionaalsed kontrollkäigud: toimumiskoha ja toitlustusettevõtte puhul iganädalaselt kaks kuud ette, viimase kahe nädala jooksul sagedamini.
Looge üheleheküljeline tarnija kontaktvorm, kus on kirjas nimi, roll, mobiiltelefoni number ja üherealine kokkuvõte tema vastutusalast. Seda dokumenti kasutab teie kohapealne meeskond, kui ürituse päeval kell 7 hommikul midagi valesti läheb.
Küsige igalt tarnijalt otsesõnu: mida te minult vajate ja millal? Tarnijate ebaõnnestumised tulenevad sageli ürituse korraldaja tähtaja (meeskonnaliikmete arvu kinnitus, korruseplaani kinnitamine, menüü valik) mitte tarnijast, vaid ürituse korraldajast endast.
6. samm: koostage kohapealne logistikaplaan
Logistika on lõhe hea plaani ja hea ürituse vahel. Elemente, mida enamik korraldajaid alahindab:
Registreerimine ja sisseregistreerimine. 200-inimeseline üritus ühe registreerimispunktiga loob 20-minutilise järjekorra. Kasutage kas mitut jaama või mobiilset registreerimisrakendust. Testige protsessi eelnevalt.
Saate algus. Üksikasjalik, ajakoodiga dokument, mis hõlmab ürituse iga etappi alates peale- ja mahalaadimisest kuni lammutustöödeni. See sisaldab teavet iga ülemineku eest vastutava isiku, esineja pikema esinemise aja ning tarnijate saabumise ja lahkumise aja kohta.
Hädaolukorra protokollid. Tuvastage kolm kõige tõenäolisemat rikkepunkti (AV-süsteemi rike, esineja mitteilmumine, toitlustuse viivitus) ja koostage igaühe kohta kirjalik varuplaan. Enne ürituse algust andke oma meeskonnale neist teada.
Osaleja kogemuse üksikasjad. Kohalolijate tähelepanu köitvad punktid: ebaselged sildid, pikad registreerimisjärjekorrad, halb WiFi, vee puudumine pauside ajal, raskesti leitavad tualetid. Need on detailid, mis kujundavad seda, kuidas inimesed üritust mäletavad.
Kasulik kontrollnimekiri päevaplaani koostamiseks:
Saabu vähemalt 90 minutit enne uste avamist. Käi läbi kõik ruumid: registreerimisala, põhiruum, eraldi ruumid, toitlustuskohad ja tualettruumid. Veendu, et toitlustuse kohaletoimetamine vastab tellimusele. Testi audiovisuaalset süsteemi tegelike esitlusfailidega, mitte kohatäitefailidega. Tutvusta registreerimismeeskonnale registreerimisprotsessi ja VIP-ide saabumiste kohta teavet. Veendu, et kõik tarnijate kontaktid on mobiiltelefoniga kättesaadavad. Hoia ürituse ajakava prinditud koopiat kogu ürituse vältel käepärast.
Üks asi, mida tasub eelarves selgelt arvestada: logistikat haldav isik ei tohiks olla sama isik, kes esitleb, vahendab või haldab sidusrühmade suhteid. Nende rollide kahetine täitmine tekitab probleeme mõlemaga.
7. samm: üritusejärgne hindamine
Üritus on läbi. Enamik korraldajaid hingab kergendatult ja liigub edasi. Need, kes korraldavad järjepidevalt paremaid üritusi, teevad veel ühte asja: nad panevad tsükli kinni.
Saatke 48 tunni jooksul osalejate küsitlus. Hoidke see lühike: maksimaalselt 5 küsimust. Hõlmake üldist rahulolu, kõige väärtuslikumat elementi, kõige vähem väärtuslikku elementi, ühte asja, mida nad muudaksid, ja seda, kas nad osaleksid uuesti. Vastamismäär langeb järsult 48 tunni pärast, seega saatke see kiiresti.
Analüüsi oma sooritust 1. etapis seatud eesmärgi suhtes. Kas üritus saavutas selle, mida see pidi saavutama? Kui eesmärk oli oskuste edasiandmine, siis mida näitavad hindamistulemused? Kui eesmärk oli ettevalmistusprotsessi loomine, siis millised kohtumised broneeriti? Kui eesmärk oli meeskonna ühtekuuluvus, siis mida uuring ühenduse ja usalduse kohta ütleb?
Dokumenteerige, mis toimis ja mis mitte, piisavalt detailselt, et keegi teine saaks märkmeid kasutada. Ülevaatedokument, tarnijate kontaktid, tegelikud eelarveandmed ja osalejate tagasiside tuleks kõik koos arhiveerida.
Lõpuks: andke ürituse korraldanud meeskonnale nädala jooksul, kuni mälestused on veel värsked, tagasisidet. Järgmise aasta probleemide ennetamiseks vajalikud teadmised tulevad kohapeal viibinud inimestelt, mitte üritusejärgselt tehtud küsitlusest.
Interaktiivsete firmaürituste korraldamine AhaSlidesiga
Hetk, mil enamik firmaüritusi kaotab ruumi, on hetk, mil keegi 45 minuti jooksul esitlust ei esita. Interaktsiooni lisamine programmi algusest peale hoiab selle ära.
AhaSlides integreerub otse esitlustesse ja töötab osalejate telefonides liitumislingi kaudu, rakenduse allalaadimist pole vaja. Otseülekande küsitlused annavad esinejatele reaalajas ülevaate sellest, mida ruumis osalejad arvavad, enne kui nad järgmise teema juurde liiguvad. Sõnapilved toovad esile selle, mis inimestel meeles mõlgub, ilma et keegi peaks enne sõna võtma. Anonüümsed küsimused ja vastused võimaldavad osalejatel esitada küsimusi, mida nad avatud arutelus ei tõstataks, mis on oluline sessioonidel, kus ruumis on lai vanemusvahemik.
Üritusejärgse hindamise puhul on ekraanil programmi viimase punktina läbiviidav lõppküsitlus järjepidevalt edukam kui järelmeil. Inimesed on endiselt ruumis, pööravad endiselt tähelepanu ja vastamismäärad peegeldavad seda.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on ettevõtte ürituste planeerimine? Ürituste planeerimine on protsess, mille käigus korraldatakse ja koordineeritakse kõiki struktureeritud kogunemise elemente: toimumiskoht, logistika, müüjad, programm ja osalejate kogemus; kõik selleks, et see sujuks ja saavutaks kavandatud eesmärgi.
Millised on ürituste korraldamise 5 C-d? 5 C-d on kontseptsioon, koordineerimine, kontroll, kulminatsioon ja lõpuleviimine. Need kirjeldavad ürituse kogu kulgu alates esialgsest ideest kuni teostuse ja üritusejärgse kokkuvõtteni.
Kui palju maksab firmaüritus? Väike sisemine koosolek võib maksta paar tuhat dollarit. Keskmise suurusega konverents, kus osaleb 200–500 inimest, maksab tavaliselt 50 000–500 000 dollarit, olenevalt linnast, toimumiskohast, toitlustuse kvaliteedist ja programmist. Suuremahuliste ürituste maksumus võib ulatuda miljonitesse. Suurim muutuv tegur on toimumiskoht ja toitlustus, mis kokku moodustavad sageli 55–75% kogukuludest.
Kui kaua ette peaks firmaüritust planeerima? Suurte konverentside või mitmepäevaste ürituste puhul on realistlik aeg 10–12 kuud. Väiksemate töötubade või sisekoosolekute puhul võib sobida 5–6 nädalat. Peamine muutuja on tarnijate kättesaadavus: mida rohkem tarnijaid on kaasatud, seda rohkem aega on vaja.
Milliseid oskusi vajab ettevõtte ürituste planeerija? Organiseerimine on alus, aga oskus, mis eristab häid planeerijaid suurepärastest, on ebaõnnestumiste ennetamine ja plaani olemasolu. Igal üritusel läheb midagi valesti; küsimus on selles, kas olete sellele eelnevalt mõelnud.
