Elektroonilise tervisekaardi muutuste juhtimise koolitus: kuidas kasutada rollipõhist praktikat ja tagasisidet haigla elektroonilise tervisekaardi üleminekute ajal

Üks osakond seisab vastu elektroonilise tervisekaardi (EHR) muutmisele. Keegi ei keeldu seda kasutamast. Probleem on selles, et rutiinne töö on muutunud aeglasemaks. Ülesanne, mis vanal ekraanil võttis minuti, nõuab nüüd nelja klõpsu ja otsingut ning üksusel on niigi aega napilt. Töötajad läbisid koolituse ja mäletavad, et neile näidati uusi ekraane. Neil ei palutud aga uues süsteemis oma vahetuse ülesandeid täita ja öelda, mis ette jääb.

See on illustreeriv olukord, mitte dokumenteeritud kliendijuhtum. See kirjeldab lõhet, mida elektroonilise tervisekaardi muudatuste juhtimise koolitus peaks täitma: vahemaa uue töövoo nägemise ja selle harjutamise vahel, tagasiside abil viisil, mis toob esile ka takistused, mis takistavad inimestel selle omaksvõttu.

See juhend on mõeldud haigla õppe- ja arendusdirektoritele ning nendega töötavatele informaatika- või vastavusjuhtidele. See hõlmab tulemusprobleemide kirjeldamist, õppe- ja kontekstilünkade diagnoosimist, koolituse ettevalmistamist ja praktika kavandamist, juhtumi läbitöötamist ja ülekandmise hindamist. See käsitleb koolituse kavandamist. See ei asenda kasutatavuse testimist, töövoo ümberkujundamist ega teie organisatsiooni enda muudatuste programmi ning ei anna mingeid lubadusi tulemuste kohta.

Mis on EHR-i muudatuste juhtimise koolitus?

Elektroonilise tervisekaardi muudatuste haldamise koolitus valmistab dokumenti kasutavaid inimesi ette töötama muudetud süsteemis või töövooga. Selle ülesanne on harjutada uusi töövooge ja selgitada välja kasutuselevõtu takistused. Õppija täidab oma rolli jaoks realistlikku ülesannet, saab selle kohta tagasisidet ja annab teada, kus töövoog, tööriistad või poliitika selle keeruliseks tegid. Teine pool on sama oluline kui esimene. Harjutamine, mis kontrollib ainult seda, kas inimesed suudavad samme järgida, ei lahenda takistusi, mis otsustavad, kas nad seda teevad.

Quick faktid

1. Kirjeldage jõudlusprobleemi

Alusta ülesandest: harjuta uusi töövooge ja tegele omaksvõtu takistustega. Kaal lasub kahel poolel. Harjutamine tähendab rolli täitmise tegemist, mitte selle jälgimist. Takistuste pinnale toomine tähendab, et koolitus annab teavet selle kohta, mis inimesi aeglustab, et keegi, kellel on autoriteet, saaks sellele reageerida.

Kirjutage see iga rolli kohta ühe lausena ja laske informaatikajuhil see üle vaadata: "Arvestades selle rolli tüüpilist ülesannet, näiteks patsiendi vastuvõtmist, üleandmise dokumenteerimist või standardtellimuse esitamist, täidab õppija selle uues töövoogudes, registreerib hõõrdepunktid ja ütleb, milline tugi aitaks."

Rollid on erinevad. Õde, osakonna ametnik ja arst kasutavad dokumendi erinevaid osi, seega ei harjutata ühe üldise seansi jooksul ühtegi nende tegelikku ülesannet. Statsionaarsete õdede elektrooniliste tervisekaartide koolitusprogrammide ulatuse ülevaates (30 uuringut) on loetletud, et "koolitusseansse ei jaotata rollitüübi järgi" (Nguyen ja kolleegid, JAMIA, 2024). Ülevaade hõlmab statsionaarsetes tingimustes töötavaid õdesid, seega lugege seda kui suunist kavandamiseks ja kontrollige seda oma populatsiooniga.

2. Õppimis- ja kontekstilünga diagnoosimine

Enne kui midagi üles ehitad, võrdle ülesannet sellega, mida sinu praegune programm harjutab ja hindab. Tavaliselt eristavad koolituslünka millestki muust kolm küsimust:

1. Kas praegune praktika kasutab tegelikku ülesannet? Kui programm demonstreerib ekraane ja lõpeb meeldetuletusküsimustikuga, on õppijad harjutanud liidese äratundmist, mitte oma vahetuse tööd.
2. Mis on kognitiivne nõudlus? Bloomi muudetud taksonoomias on protseduuri läbiviimine uues olukorras ja selle valestimineku põhjuste analüüsimine meenutamisest olulisem. Tegevuste sobitamist nende tasemetega käsitletakse meie juhendis. õppetegevuste sobitamine Bloomi taksonoomiaga.
3. Kas peale oskuste on takistuseks midagi muud? Enne koolituse määramist kontrollige personali, tööriistu ja protseduure. Kui ekraan on aeglane, vajalik käskude komplekt puudub või poliitika sunnib tegema topeltkirje, ei muuda parem seanss osakonnas toimuvat. Teatage nendest põhjustest inimestele, kes saavad need parandada.

Samas ulatuslikus ülevaates on tuvastatud tegurite hulgas loetletud praktikale juurdepääs: takistuseks on „võimatus praktiseerida liivakastis“ ja vahendajaks „õdede praktiseerimise lubamine elektroonilises tervisekaardis pärast koolitust“. Kui teie õppijatel puudub turvaline keskkond praktiseerimiseks, on see kontekstilünk, mitte motivatsiooniprobleem.

3. Kujunduse ettevalmistamine ja harjutamine

Kui tead, milliseid lünki koolitusega täita saab, anna igale etapile eraldi ülesanne. Meie juhend EHR-i kasutuselevõtt, mis vähendab dokumenteerimiskoormust hõlmab esimese nädala kujundust. See osa käsitleb muudatust ennast.

Ettevalmistus. Kontrollige eeltingimusi lühikese analüüsi abil: vana ja uue vahelised erinevused, mis mõjutavad iga rolli, teie organisatsioonis kasutatavad terminid ja kust päeva jooksul abi saada. Sellele etapile sobib sihipärane iseseisvalt õppimine. Meenutuskontroll kinnitab ainult eeltingimusi.

Praktika. Kasutage interdistsiplinaarseid kvaliteedi parandamise nurgakive ja rollipõhist juhtumianalüüsi. Erinevate rollide õppijad töötavad koos ühe patsienditeekonna kallal, näiteks haiglasse vastuvõtmise, ravimi väljakirjutamise, üleandmise ja väljakirjutamise kallal, täites igaüks oma osa praktikakeskkonnas. Rollidevahelise teabe edastamise takerdumise nägemine paljastab sageli töövoo probleemi, millest ükski roll üksi ei teataks. Jälgige representatiivseid ülesandeid ja registreerige vead ja hõõrdumised töö käigus.

Tagasiside. Seo see otsustega, mitte koguhinnanguga. „Leidsid õige järjekorra, aga valisid pikema tee ja valisid hoiatusest kõrvalehiilimise, selle asemel et küsida“ õpetab rohkem kui „3 viiest“. Lisa usutavaid valesid teid, mis selgitavad, miks need inimesi ahvatlevad. Meie teejuht... interaktiivse praktika kujundamine kasuliku tagasiside abil näitab, kuidas kirjutada otsustega seotud tagasisidet.

Otseülekanne või asünkroonne arvustus? Reaalajas juhendamine lisab kõige rohkem väärtust olukordades, kus ülesanne on mitmetähenduslik, kus rollid peavad omavahel kooskõlas olema ja kus inimesed peavad ütlema, mis ei toimi. Õppija salvestatud sammude võrdlemiseks annoteeritud mudelteega piisab asünkroonsest ülevaatest. Paljud meeskonnad kasutavad mõlemat: esmalt iseseisvat ettevalmistust ja seejärel kõige raskemate töövoogude puhul juhendatud sessioone.

Ajastus. Ülevaates tuuakse välja takistusi, näiteks liiga palju sisu lühikese aja jooksul ja pikk ajavahemik koolituse ning kasutuselevõtu vahel. Planeerige harjutamine töövoo kasutamise ajale lähedale ja jagage see piisavalt lühikesteks sessioonideks, et inimesed saaksid seda läbi võtta.

4. Töötage läbi realistlik näide

Illustreeriv. Informaatika- või vastavusjuht peaks enne kasutamist juhtumi ja vastuse kriteeriumid valideerima.

Juhul. Meditsiiniline-kirurgiline üksus on üle läinud uuele vahetuse üleandmise dokumenteerimisprotsesse. Personali sõnul võtab see kauem aega kui varem. Poliitika nõuab, et üleandmisleht oleks enne lahkuva õe lahkumist täielik.

Ülesanne. Õppija viib uues töövoos läbi praktikapatsiendi töö üleandmise, registreerib iga konfliktipunkti, ütleb, mida ta sellega ette võtaks, ja ütleb, millist lisateavet või tuge ta vajab.

Esimene katse. Õppija täidab märkme, kuid jätab vahele kaks välja, mida "keegi ei loe", ja ei registreeri hõõrdumist. Ta ütleb, et uus viis on "lihtsalt aeglasem". Märkus on poliitikaga vastuolus ja takistust kirjeldatakse kui arvamust ilma üksikasjadeta.

Tagasiside ja proovi uuesti. Treener juhib tähelepanu sellele, et need kaks välja on osa poliitikast ja palub õppijal leida ekraanil igaüks, kus ta asub ja kui kaua samm aega võtab. Uuesti proovides palutakse õppijal märkus uuesti täita ja iga hõõrdepunkti kohta logida, mida ta tegi, kui kaua see aega võttis ja mis teeks selle kiiremaks.

Tugevam katse. „Täitsin kõik väljad. Ravimite kokkuvõte vajab iga kord eraldi otsingut, mis lisas umbes kaks minutit. Ma ei jätnud seda vahele, sest poliitika nõuab seda. Kas kokkuvõte võiks olla eelnevalt täidetud või on olemas heakskiidetud otsetee? Ma ei tea, kas sellest on juba teatatud, seega tõstataksin selle üksuse superkasutaja ja informaatikameeskonnaga.“ See vastus vastab poliitikale, salvestab konkreetsed tõendid ja kasutab heakskiidetud teed.

Miks iga vastus on õigustatud või mittetäielik. Hinnake igaüht heakskiidetud kriteeriumide, mitte treeneri eelistuse alusel. Esimene katse on tavaline vastus aeglasemale ülesandele, kuid see kärbib poliitikavaldkondi ega anna projektile midagi parandada. Tugevam katse jääb poliitika juurde, jääb õppija rolli piiresse ja muudab kaebuse tõendiks. Näites toodud kaks minutit on väljamõeldud arv, mis näitab jäädvustatavat detaili tüüpi, mitte võrdlusalus.

5. Hinnake võimekust ja plaanige üleandmist

Võimekuse tõendiks on tulemuslikkus juhtumi puhul, millega õppija pole varem kokku puutunud. Hinnake ülesande oskust ja pidage eraldi logi lahendamata töövoo takistuste kohta. Lihtne rubriik kasutab iga kriteeriumi kohta skaalat 0 kuni 2:

Ankrud: 0 puudub või ei ole toetatud, 1 on osaline oluliste väljajätmistega ja 2 on täielik ja kokkulepitud kriteeriumide alusel põhjendatud. Määratlege kriitilised vead eraldi, näiteks poliitikaga nõutava välja vahelejätmine, et üldskoor ei saaks neid varjata. See rubriik on ettepanek, mitte valideeritud valmisolekustandard. Kohandage seda informaatika- või vastavusjuhiga ja katsetage seda.

Planeeri üleminek teadlikult. Kui õppijad on mõnda aega tagasi tööl olnud, lisa lühike järeltegevus, näiteks üksuse arutelu, kus inimesed toovad kaasa ühe päris ülesande, millest detailid on eemaldatud, ja käivad läbi, kuidas nad seda nüüd teevad. Vaadake päris töö näidist, kui teie organisatsiooni reeglid seda lubavad.

Kus interaktiivne edastamine aitab

Interaktiivsed formaadid aitavad olukordades, kus kõik peaksid enne vastuse kuulmist pühenduma. Otseülekande sessioonil saab moderaator näidata lühikest juhtumit, paluda igal inimesel valida oma järgmine samm ja sisestada eeldatava hõõrdumise ning seejärel näidata enne arutelu hajuvust. Anonüümsed vastused võivad hõlbustada töövoo mittetoimimise tunnistamist. Sama juhtumit saab ettevalmistuseks läbi viia iseseisvalt. AhaSlides toetab interaktiivset õppimist ja liikumist reaalajas ja iseseisvalt toimuva edastamise vahel. Hoidke reaalsed juhtumid ja patsienditeave sellest eemal, kontrollige kõiki konkreetseid autoriseerimis-, tagasiside- või aruandlusfunktsioone, millele kavatsete oma töövoo suhtes tugineda, ja käsitlege tehisintellekti, simulaatoreid ja EHR-i integratsioone väliste või kinnitamata kujul, kuni olete näinud neid töötamas. Vormingute valimise juhiste saamiseks vaadake meie artiklit teemal Millal kasutada adaptiivset, interaktiivset ja reaalajas õppimist.

Mõõda, mis muutus

Otsusta eelnevalt, mis näitaks, et õppijad suudavad ülesandega toime tulla. Võrdle ülesande vilumust ja nähtamatu juhtumi barjäärilogi algtasemega ning hoia barjäärilogi pärast koolitust eraldi mõõdikuna avatuna. Määratle kaasatud isikud, nimetaja ja ajastus. Kui tulemused paranevad, kontrolli enne koolituse arvestamist, mis samal perioodil veel muutus, näiteks tarkvarauuendus, personalimuudatus või töövoo ümberkujundamine.

Piirangud, mis võivad jääda

• Kasutatavus. Kui ekraanil on vaja liiga palju samme, saab treenimisega otseteed õpetada, aga samme eemaldada ei saa.
• Personal ja aeg. Harjutamisest pole abi, kui selleks pole kindlat aega.
• Poliitika selgus. Juhtum ei saa lahendada poliitikat, mis sisaldab dubleerivaid kirjeid või on mitmetähenduslik. Parandage poliitika.
• Juhtumi katvus. Üks juhtum näitab ühte töövoogu. Skoor ei kirjelda inimese sooritust üldiselt.
• Ülekanne. Harjutusjuhtumil esinemine ei ole sama, mis täis palatis ja heliseva telefoniga esinemine.

Nimetage need sponsoritele varakult ja planeerige eraldi lahendused. Koolitus parandab õppijate oskusi. See ei muuda ülesande tingimusi.

Korduma kippuvad küsimused

Mis on EHR-i muudatuste juhtimise koolitus?

See valmistab töötajaid ette töötama muutunud elektroonilises tervisekaardis või töövoogudes rollipõhise praktika ja tagasiside kaudu ning kogub kokku praktikas ilmnevad takistused, et keegi saaks nende lahendamiseks tegutseda.

Kas koolituse läbimine tähendab, et töötajad on muudatuse omaks võtnud?

Ei. Skoor näitab, kuidas inimene ühe koolitusjuhtumiga toime tuli. Kasutuselevõtt kajastub reaalses töös ja sõltub kasutatavusest, personalist ja poliitikast, aga ka oskustest.

Kuidas hinnata uue töövoo valmisolekut?

Esitage juhtum, mida õppija pole näinud, ja hinnake ülesande oskust kokkulepitud kriteeriumide alusel ning seejärel logige üles ülejäänud takistused. Meenutustest kinnitab ainult eeltingimusi.

Kas praktikas saab kasutada päris patsientide juhtumeid?

Ainult siis, kui üksikasjad on eemaldatud ja teie vastavusjuht on selle heaks kiitnud. Levinud töövoogudele tuginevad väljamõeldud juhtumid on turvalisemad ja patsienditeavet ei tohiks koolitusvahenditest leida.

Kust alustada

Vali üks töövoog, mille kohta inimesed ütlevad, et see on aeglasemaks muutunud. Kirjuta iga rolli kohta tulemuslikkuse aruanne, lase informaatikal või vastavusjuhil valideerida väljamõeldud juhtum ja vastuse kriteeriumid ning koosta kolmest kriteeriumist koosnev rubriik, mis sisaldab skaalat 0-st 2-ni, kriitiliste vigade loetelu ja takistuste logi. Enne juurutamist katseta seda väikeses rühmas.

Et näha, kuidas juhtumit saaks teie enda meeskonnaga reaalajas hallata ja hiljem iseseisvalt uuesti kasutada, uurige AhaSlides'i.