Enamik organisatsioone käsitleb sisseelamist ühekordse sündmusena: sülearvuti üleandmine, vastavuskontrolli läbimine, meeskonna tutvustamine. Seejärel kuus nädalat hiljem on uus töötaja läinud.
Vaid 12% töötajatest ütleb, et nende ettevõte teeb suurepärast tööd sisseelamisel [1]. See lõhe selle vahel, mida personaliosakonnad arvavad toimuvast ja mida uued töötajad tegelikult kogevad, ongi probleem, mille lahendamiseks sisseelamisküsimused on loodud.
See juhend käsitleb, mida küsida, millal seda küsida ja kuidas vastuste põhjal tegutseda – nii parandab teie sisseelamisprogramm olulisi numbreid: töötajate hoidmist, tootlikkust ja aega täieliku panuse saamiseks.
Miks on sisseelamisküsitlused olulisemad, kui arvate
Varajase lahkumise andmeid on raske ignoreerida. BambooHR leidis, et 70% uutest töötajatest otsustab esimese kuu jooksul, kas töökoht sobib neile – ja 29% teeb selle otsuse esimese nädala jooksul [2]. Ettevõtetel on keskmiselt 44 päeva aega, et mõjutada uue töötaja jäämist või mitte.
Struktureeritud sisseelamisprotsessiga organisatsioonid parandavad uute töötajate hoidmist 82% ja tootlikkust üle 70% [3]. Kui juhid aktiivselt osalevad, kirjeldavad uued töötajad 3.4 korda suurema tõenäosusega oma sisseelamiskogemust erakordsena [1].
Sisseelamisküsimused annavad sulle mehhanismi probleemide avastamiseks enne, kui need lahkumisavaldusteks muutuvad. Uus töötaja, kellel on raskusi õige kontaktisiku leidmisega, kes ei mõista oma rolli või tunneb end meeskonnast eraldatuna, ei ütle seda tõenäoliselt esimestel nädalatel ilma igasuguse soovituseta. Lühike ja õigeaegselt koostatud küsitlus annab neile struktureeritud viisi seda teha.
Millal sisseelamisküsitlusi läbi viia
Aeg on sama oluline kui küsimuse sisu. Ühekordne küsitlus 90. päeval ei võimalda esmamulje tekkimiseks vajalikku aega. Esimesel päeval tehtud küsitlus palub inimestel hinnata asju, mida nad pole veel kogenud. Õige tempo annab andmeid iga pöördepunkti kohta.
3.–7. päev – esmamuljed
Küsige ainult logistika ja esmamuljete kohta. Kultuuri või juhisuhete kvaliteedi hindamiseks on veel vara, kuid see on täpselt õige aeg märgata põhilisi seadistusvigu: puuduvat juurdepääsu süsteemile, ebaselgeid ajakavasid või kontori ekskursiooni, mida pole kunagi toimunud.
30. päev — varajane integratsioon
Neljandaks nädalaks on uus töötaja oma meeskonna, juhi ja igapäevaste kohustustega piisavalt suhelnud, et anda sulle rolli selguse ja toetuse kohta sisukat tagasisidet. See on selles järjekorras kõige olulisem küsitlus.
60. päev – hoo kontroll
Kahe kuu pärast saate hinnata, kas esmamuljed on püsima jäänud. Töötajad, kellel on raskusi oma töö ja organisatsiooni eesmärkide ühendamisega, paistavad siin selgelt välja.
90. päev — programmi hindamine
90 päeva möödudes paluge uutel töötajatel hinnata sisseelamisprotsessi tervikuna. Sel ajal kogute andmeid, mida kasutatakse programmi kavandamiseks.
Sisseelamisküsimused kategooriate kaupa
Rolli selgus
Ebaselged ootused on üks levinumaid varajase töötajate lahkumise põhjuseid. Mitmete personaliosakonna allikate viidatud uuringu kohaselt ütleb 44% uutest töötajatest, et nad ei tea, kes on nende otsene juht, ja 65% ei tea, kelle poole küsimuse korral pöörduda [3]. Rolli selgust puudutavad küsimused toovad need lüngad varakult esile.
- Kas sul on oma igapäevastest kohustustest selge arusaam?
- Kas teie tegelikud tööülesanded vastavad intervjuu käigus kirjeldatule?
- Kas sa tead, milline näeb välja edu sinu rollis 30, 60 ja 90 päeva pärast?
- Kas teil on töö tegemiseks vajalikud tööriistad ja juurdepääs süsteemile?
- Kas teate, kelle poole pöörduda, kui teil on oma rolli kohta küsimusi?
Need sobivad hästi lihtsate jah/ei või 5-punktilise nõusoleku skaala küsimustena. Madal tulemus ükskõik millisel neist õigustab värbamisjuhi otsest järelpärimist, mitte üldist e-kirja.
Juhi tugi
Gallupi uuringud näitavad järjekindlalt, et juhiga suhtlemine on sisseelamise edu suurim ennustaja. Kui juhid on aktiivselt kaasatud, suureneb uute töötajate rahulolu ja kaasatus järsult [1].
- Kui tihti teie juht teiega nelja silma all ühendust võtab?
- Kas teie juht annab teile prioriteetide osas selged juhised?
- Kui mugavalt te end tunnete, kui palute oma juhilt abi?
- Kas teie juht annab teile teie töö kohta kasulikku tagasisidet?
- Kas tunned, et su juht on sinu edusse pühendunud?
Sisseregistreerimise sageduse küsimuste puhul kasutage sagedusskaalat (mitte kunagi / Harva / Mõnikord / Sageli / Alati) ja suhte kvaliteedi küsimuste puhul rahulolu skaalat (Väga rahulolematu kuni Väga rahul).
Meeskonna integreerimine
Sotsiaalse seotuse tunne kiirendab sooritust. Töötajad, kes tunnevad end kaasatuna, näitavad üles suuremat pühendumust ja lahkuvad esimesel aastal väiksema tõenäosusega.
- Kas sind on tutvustatud kõigile meeskonnakaaslastele, kellega sa koos töötad?
- Kas tunned end oma meeskonnas väärtusliku liikmena?
- Kas on võimalusi kolleegidega mitteametlikult suhelda?
- Kas sa mõistad, kuidas sinu meeskonna töö sobitub laiemate organisatsiooni eesmärkidega?
- Kas mõni meeskonnakaaslane on sind aidanud hoo sisse saada?
Kultuur ja väärtused
Uued töötajad, kes ei tunne end organisatsioonikultuuriga kooskõlas olevat, lahkuvad suurema tõenäosusega isegi siis, kui roll ise sobib. BambooHR leidis, et 91% töötajatest, kes said tõhusa kultuurikoolituse, tunnevad end oma töökohaga seotuna, võrreldes vaid 29%-ga, kes ütlesid, et nende sisseelamisel see komponent puudus [2].
- Kas sa mõistad ettevõtte väärtusi ja seda, kuidas need igapäevatöös kajastuvad?
- Kas teie arvates on ettevõtte kultuur kooskõlas sellega, mida teile töölevõtmise ajal öeldi?
- Kas tunned end tööl mugavalt iseendana?
- Kas on midagi kultuuri juures, mis on teid algusest peale üllatanud?
- Kuidas kirjeldaksid kultuuri sõbrale, kes kaalub liitumist?
Kaks viimast küsimust toimivad paremini avatud tekstiväljadena. Vastused toovad sageli esile asju, mida skaalaküsimus kunagi ei kajastaks.
Treening ja areng
76% uutest töötajatest ütleb, et koolitus on oluline nende rollis edu saavutamiseks [2]. Kui teie koolitusprogrammis on lünki, näete seda siin.
- Kas teie sisseelamiskoolitus valmistas teid ette teie tegelikeks kohustusteks?
- Kas koolitused olid hästi korraldatud ja kergesti jälgitavad?
- Kas on mõni teema või oskus, mille kohta tunned, et vajaksid rohkem koolitust?
- Kas teil oli piisavalt aega koolituse läbimiseks enne iseseisva töö alustamist?
- Kuidas hindaksite oma koolituskogemuse üldist kvaliteeti?
Sisseelamisprogrammi hindamine (90. päev)
Need küsimused on mõeldud programmi enda, mitte individuaalse kogemuse hindamiseks. Kasutage neid programmi täiustamiseks, mitte individuaalseks järelkontrolliks.
- Kui rahul olete oma üldise sisseelamiskogemusega?
- Mis oli sisseelamise juures kõige kasulikum?
- Mida te muudaksite, kui te ise programmi kujundaksite?
- Kas sisseelamine aitas sul end oma rolliks ette valmistada?
- Kui tõenäoliselt soovitaksite seda ettevõtet sõbrale, kes otsib sarnast rolli?
Reaalne näide: ulatuslik sisseelamine
Keskmise suurusega tehnoloogiaettevõte, mis korraldas kvartalipõhist kohortipõhist värbamist, leidis, et 90-päevane voolavus oli suur vaatamata tugevale intervjuutagasisidele. Kui nad võtsid kasutusele struktureeritud kolmest küsitlusest koosneva jada (7., 30. ja 90. päev), näitasid 30. päeva tulemused järjepidevat mustrit: ühe osakonna uued töötajad hindasid juhiga suhtlemist oluliselt madalamalt kui ülejäänud organisatsiooni kolleegid.
Ilma uuringuandmeteta oleks see jäänud nähtamatuks. Meeskonnajuht eeldas, et nende regulaarsed osakonnaülesed koosolekud loetakse piisavaks suhtluseks. Uued töötajad tõlgendasid neid koosolekuid grupiteadetena, mitte vajalike individuaalsete aruteludena.
Kui probleem oli nime saanud, oli lahendus lihtne: kohustuslikud iganädalased individuaalsed kohtumised esimese 60 päeva jooksul. Töötajate voolavus selles osakonnas langes järgmise kahe kohordi jooksul umbes kolmandiku võrra.
See tulemus – konkreetne probleem, konkreetne muutus, mõõdetav tulemus – ongi küsimuste mõte. Need toimivad ainult siis, kui keegi tegelikult vastuseid loeb ja nende põhjal tegutseb.
Küsimuste vormindamise näpunäited
Hoidke küsitlused lühikesed. Seitsmenda päeva küsitluses peaks olema viis kuni seitse küsimust, mitte kakskümmend. Täitmise määr langeb pikkuse kasvades märkimisväärselt ja mittetäielik küsitlus annab halvemaid andmeid kui lühike, millele vastatakse.
Kombineeri skaalapõhiseid ja avatud tekstiga küsimusi. Skaalaküsimusi (1–5, nõusolek, sagedus) on kohordi ulatuses lihtne koondada. Avatud tekstiga küsimused toovad esile üksikasju. Kasutage mõlemat: skaalaküsimusi mustri leidmiseks ja avatud teksti selle mõistmiseks.
Tehke vastused võimaluse korral anonüümseks. Uued töötajad ei anna tõenäoliselt oma juhi kohta ausat tagasisidet, kui nad arvavad, et juht seda näeb. Anonüümsus parandab vastuste kvaliteeti kõige olulisematele küsimustele.
Tegutse andmete põhjal nähtavalt. Kui töötajad ei näe, et nende tagasiside viib muutusteni, langeb vastamismäär tulevastes tsüklites. Isegi lühike kokkuvõte, mida kohordiga jagatakse – „seda te meile ütlesite, siin on see, mida me kohandame” – sulgeb tsükli ja loob protsessi vastu usalduse.
Ühine vigu vältida
Isegi heade kavatsustega sisseelamisküsitlused ebaõnnestuvad, kui nende ülesehitusse on sisse põimitud paar korduvat viga. Siin on need, mis ilmnevad kõige sagedamini.
Ühe küsitluse saatmine sisseelamisperioodi lõpus
Tagasiside küsimisega 90. päevani ootamine tähendab, et olete juba kaotanud uued töötajad, kellel oli 30. päeval raskusi. Programmi lõpuküsitlused on programmi hindamiseks kasulikud, kuid need ei saa asendada varasemaid kontrollimisi, mille käigus on sekkumine endiselt võimalik. Kui keegi ei mõistnud oma rolli kolmandal nädalal, siis teadmine sellest kolmeteistkümnendal nädalal ei aita teda.
Lahendus: koostage täielik kadents – 7. päev, 30. päev, 60. päev, 90. päev – isegi kui iga küsitlus on lühike. Viie küsimusega kontroll-küsimustik 30. päeval on kasulikum kui kahekümne küsimusega retrospektiiv 90. päeval.
Samade küsimuste esitamine igal etapil
Mõned meeskonnad kasutavad aja kokkuhoiuks kõigis uuringu kokkupuutepunktides ühte küsimuste komplekti. Probleem on selles, et küsimus nagu „kas tunnete end oma kohustusteks valmis olevat?“ tähendab 7. päeval midagi väga erinevat võrreldes 60. päevaga. Liiga vara esitamine tekitab müra. Liiga hilja esitamine tähendab, et parandusmeetmete võtmise aeg on möödas.
Lahendus: kaardista iga küsimus etappi, kus see on teostatav. 7. päev on logistika ja esmamuljete jaoks. 30. päev on rolli selguse ja juhisuhete jaoks. 90. päev on programmi tasandil refleksiooniks.
Andmete kogumine, aga mitte tsükli sulgemine
See on kõige levinum ebaõnnestumise koht. Personaliosakonnad viivad läbi uuringu, vaatavad tulemused sisemiselt üle ja liiguvad edasi. Uued töötajad märkavad, kui nende tagasiside kaob musta kasti, ja selle tulemusel langeb vastamismäär järgnevates rühmades. Veelgi olulisem on see, et andmetes ilmnenud probleeme ei lahendata.
Lahendus: määrake iga küsitluse kategooria eest vastutav isik kindlale isikule – juhitoe vastused lähevad personalijuhile, koolituslünkade korral õppe- ja arendusmeeskonnale, logistikaprobleemide korral personaliosakonnale. Seejärel jagage rühmaga lühikest kokkuvõtet: mida kuulsite ja mida muudate. See ei pea olema ammendav. Isegi lühike sõnum annab märku, et tagasisidet loeti ja võeti tõsiselt.
Juhi küsimuste anonüümse kogumise vahelejätmine
Juhisuhte kvaliteet on sisseelamisküsitlustes üks olulisemaid näitajaid ning see on ka kategooria, mis annab kõige tõenäolisemalt ebatäpseid andmeid, kui vastused pole anonüümsed. Uued töötajad ei hinda oma juhti esimestel nädalatel halvasti vormil, mis saadetakse otse sellele juhile või mida vaadatakse üle koosolekul, kus juht kohal viibib.
Lahendus: muutke juhiga seotud küsimused vaikimisi anonüümseks ja edastage see uutele töötajatele enne vastamist selgelt. Kui teie küsitlustööriist ei toeta anonüümseks muutmist, käsitlege juhi küsimusi avatud tekstina ja koondage tulemused käsitsi enne tulemuste jagamist.
Sisseelamisküsitluste läbiviimine koos AhaSlides
Uute töötajate veenmine küsitluse täitmises on pool väljakutsest. Meili teel saadetud pikki vorme on lihtne ignoreerida, eriti esimesel nädalal, kui postkastid on juba ülekoormatud.
AhaSlides võimaldab teil sisseelamisküsitlusi reaalajas interaktiivsete sessioonidena läbi viia – kas kohordi sisseelamiskoosolekul või asünkroonselt lingi kaudu. Saate ühes voos kombineerida hinnanguskaala küsimusi, valikvastustega küsimusi ja avatud tekstiga vastuseid ning tulemused kuvatakse reaalajas, nii et personali- või õppe- ja arendusmeeskonnad saavad lüngad koheselt märgata, selle asemel et oodata arvutustabeli eksporti.
Eriti kohordi sisseelamise puhul muudab seansi lõpus reaalajas küsitluse läbiviimine ja tulemuste ühine ülevaatamine dünaamikat. Uued töötajad näevad oma kolleegide vastuseid ekraanil koondatuna, mis sageli avab vestluse, mida privaatne vorm kunagi ei võimaldaks. Koolitussisu enda puhul on nende küsitluste sidumine ... veebikursuse looja võimaldab uutel töötajatel sisseelamismooduleid omas tempos läbi töötada registreerumiste vahel.
Allikad
[1] Gallup. Miks on sisseelamiskogemus klientide hoidmise seisukohalt võtmetähtsusega. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Esimene mulje on kõik: 44 päeva uue töötaja leidmiseks või tagasilükkamiseks. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27+ töötaja sisseelamisstatistika ja trendid. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
