جلسات در تجارت برای کسانی که در موقعیت های رهبری مانند مدیران پروژه یا نقش های ارشد در یک شرکت هستند آشنا هستند. این گردهمایی ها برای تقویت ارتباطات، تشویق همکاری و پیشبرد موفقیت در سازمان ضروری هستند.
با این حال، ممکن است همه از تعاریف، انواع و اهداف این جلسات آگاه نباشند. این مقاله به عنوان یک راهنمای جامع عمل می کند و نکاتی را برای برگزاری جلسات سازنده در تجارت ارائه می دهد.
جلسه تجاری چیست؟
جلسه تجاری، جلسه ای از افرادی است که گرد هم می آیند تا درباره موضوعات خاص مرتبط با تجارت بحث و تصمیم گیری کنند. اهداف این جلسه ممکن است شامل به‌روزرسانی اعضای تیم در مورد پروژه‌های جاری، برنامه‌ریزی تلاش‌های آینده، حل مشکلات یا تصمیم‌گیری‌هایی باشد که بر کل شرکت تأثیر می‌گذارد.
جلسات کاری را می توان به صورت حضوری انجام داد، مجازی، یا ترکیبی از هر دو و می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد.
هدف یک جلسه تجاری، تبادل اطلاعات، همسو کردن اعضای تیم و تصمیم گیری است که به کسب و کار کمک می کند تا به اهداف خود دست یابد.
انواع جلسات در تجارت
انواع مختلفی از جلسات در تجارت وجود دارد، اما 10 نوع رایج عبارتند از:
1/ جلسات ماهانه تیم
جلسات ماهانه تیم، جلسات منظم اعضای تیم یک شرکت برای بحث در مورد پروژه های در حال انجام، تعیین وظایف و آگاه نگه داشتن افراد و هماهنگ کردن آنها است. این جلسات معمولا به صورت ماهانه، در یک روز برگزار می شود و از 30 دقیقه تا چند ساعت (بسته به اندازه گروه و میزان اطلاعات تحت پوشش) طول می کشد.
جلسات ماهانه تیم فرصت و راهنمایی را برای اعضای تیم فراهم می کند تا اطلاعات و ایده ها را تبادل کنند، در مورد پیشرفت پروژه بحث کنند و اطمینان حاصل کنند که همه در جهت یک هدف کار می کنند.
این جلسات همچنین می تواند برای رسیدگی به هر گونه چالش یا مشکلی که تیم با آن مواجه است، شناسایی راه حل ها و تصمیم گیری هایی که بر مسیر پروژه یا کار تیم تأثیر می گذارد، استفاده شود.
An جلسه همه جانبه صرفاً یک جلسه شامل تمام کارکنان یک شرکت است، به عبارت دیگر، یک جلسه ماهانه تیم است. این یک جلسه معمولی است - شاید یک بار در ماه اتفاق بیفتد - و معمولاً توسط روسای شرکت اداره می شود.
2/ جلسات ایستاده
La نشست ایستادهکه به عنوان نشست روزانه استندآپ یا روزانه اسکرام نیز شناخته می شود، نوعی جلسه کوتاه است که معمولاً بیش از 15 دقیقه طول نمی کشد و روزانه برگزار می شود تا به تیم به روز رسانی سریع در مورد پیشرفت پروژه یا حجم کاری تکمیل شده برنامه ریزی شود. روی امروز کار کن
در عین حال، به شناسایی و حل موانعی که اعضای تیم با آن روبرو هستند و چگونگی تأثیر آنها بر اهداف مشترک تیم کمک می کند.
3/ جلسات به روز رسانی وضعیت
جلسات به روز رسانی وضعیت بر ارائه به روز رسانی از اعضای تیم در مورد پیشرفت پروژه ها و وظایف آنها متمرکز است. آنها ممکن است بیشتر از جلسات ماهانه، مانند جلسات هفتگی، اتفاق بیفتند.
هدف از جلسات به روز رسانی وضعیت، البته، ارائه یک دید شفاف از پیشرفت هر پروژه و شناسایی هر گونه چالشی است که ممکن است بر موفقیت پروژه تأثیر بگذارد. این جلسات درگیر مسائلی مانند بحث یا حل مشکل نمی شوند.
برای یک جلسه در مقیاس بزرگتر، جلسه به‌روزرسانی وضعیت را می‌توان یک « نامیدجلسه سالن شهرجلسه تالار شهر صرفاً یک جلسه برنامه ریزی شده در سطح شرکت است که در آن تمرکز بر مدیریت پاسخگویی به سؤالات کارکنان است. بنابراین، این جلسه شامل یک جلسه پرسش و پاسخ بود که آن را بازتر و فرمول کمتر از هر نوع جلسه دیگری می کرد!
4/ جلسات حل مسئله
این جلسات حول محور شناسایی و حل چالش ها، بحران ها یا مشکلاتی است که یک سازمان با آن مواجه است. آنها اغلب غیرمنتظره هستند و باید افراد را از بخش ها یا تیم های مختلف برای همکاری و یافتن راه حل برای مشکلات خاص بیاورند.
در این جلسه، حاضران دیدگاه های خود را به اشتراک می گذارند، به طور مشترک ریشه های مشکلات را شناسایی می کنند و راه حل های بالقوه ارائه می دهند. برای اینکه این جلسه مؤثر باشد، باید آنها را تشویق کرد که آشکارا و صادقانه صحبت کنند، از سرزنش اجتناب کنند و بر یافتن پاسخ تمرکز کنند.
5/ جلسات تصمیم گیری
هدف این جلسات اتخاذ تصمیمات مهمی است که بر مسیر پروژه، تیم یا کل سازمان تأثیر می گذارد. شرکت کنندگان معمولاً افرادی هستند که دارای اختیار و تخصص لازم در تصمیم گیری هستند.
این جلسه باید از قبل با کلیه اطلاعات مربوطه که نیاز به ذینفعان دارد ارائه شود. سپس برای اطمینان از اجرای تصمیمات اتخاذ شده در جلسه، اقدامات پیگیری با زمان تکمیل تعیین می شود.
6/ جلسات طوفان فکری
جلسات طوفان فکری بر تولید ایده های جدید و نوآورانه برای کسب و کار شما متمرکز است.
بهترین بخش یک جلسه طوفان فکری این است که چگونه کار تیمی و اختراع را ترویج می کند و در عین حال از هوش جمعی و تخیل گروه استفاده می کند. همه اجازه دارند نظرات خود را بیان کنند، از ایده های یکدیگر استفاده کنند و راه حل های اصلی و پیشرفته ارائه دهند.
7/ جلسات مدیریت راهبردی
جلسات مدیریت استراتژیک جلسات سطح بالایی هستند که بر بررسی، تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری در مورد اهداف بلندمدت، جهت و عملکرد سازمان تمرکز دارند. مدیران ارشد و تیم رهبری در این جلسات که به صورت فصلی یا سالیانه برگزار می شود، شرکت می کنند.
در این جلسات سازمان بررسی و ارزیابی می شود و همچنین رقابت پذیری یا شناسایی فرصت های جدید برای رشد و بهبود می باشد.
8/ جلسات آغاز پروژه
A جلسه شروع پروژه جلسه ای است که شروع رسمی یک پروژه جدید را نشان می دهد. این افراد کلیدی از تیم پروژه، از جمله مدیران پروژه، اعضای تیم، و سهامداران از سایر بخش‌ها را گرد هم می‌آورد تا در مورد اهداف، اهداف، جدول زمانی و بودجه بحث کنند.
همچنین فرصتی را برای مدیر پروژه فراهم می کند تا کانال های ارتباطی روشنی ایجاد کند، انتظارات را تعیین کند و اطمینان حاصل کند که اعضای تیم نقش ها و مسئولیت های خود را درک می کنند.
اینها برخی از رایج ترین انواع جلسات در تجارت هستند و قالب و ساختار بسته به اندازه و نوع سازمان می تواند تغییر کند.
9/ جلسات معارفه
An جلسه معارفه اولین باری است که اعضای تیم و رهبران آنها به طور رسمی یکدیگر را ملاقات می کنند تا مشخص کنند که آیا افراد درگیر می خواهند یک رابطه کاری ایجاد کنند و در آینده به تیم متعهد شوند یا خیر.
هدف این جلسه این است که به اعضای تیم زمان بدهد تا با هم بمانند تا با پیشینه، علایق و اهداف هر شرکت کننده آشنا شوند. بسته به ترجیح خود و تیمتان، می‌توانید جلسات معارفه رسمی یا غیررسمی را بسته به زمینه‌های مختلف ترتیب دهید.
10/ جلسات تاون هال
این مفهوم از جلسات محلی شهر نیوانگلند سرچشمه می گیرد که در آن سیاستمداران برای بحث در مورد مسائل و قوانین با نمایندگان ملاقات می کردند.
امروز ، یک جلسه سالن شهر یک جلسه برنامه ریزی شده در سطح شرکت است که در آن مدیریت مستقیماً به سؤالات کارکنان پاسخ می دهد. این امکان برقراری ارتباط باز و شفافیت بین رهبری و کارکنان را فراهم می کند. کارمندان می توانند سوال بپرسند و بازخورد فوری دریافت کنند.
پاسخ تمام سوالات مهم
بازی AhaSlides را از دست ندهید ابزار پرسش و پاسخ رایگان. سازماندهی شده، شفاف و رهبر بزرگی باشید.
نحوه برگزاری جلسات در تجارت
به منظور جلسه خوبی داشته باشید، ابتدا باید a ایمیل دعوت به جلسه.
برگزاری جلسات موثر در کسب و کار مستلزم برنامه ریزی و آمادگی دقیق است تا اطمینان حاصل شود که جلسه سازنده است و به اهداف مورد نظر خود می رسد. توصیه های زیر می تواند به شما در برگزاری جلسات کاری سازنده کمک کند:
1/ هدف و اهداف را مشخص کنید
تعریف هدف و اهداف یک جلسه تجاری برای اطمینان از اینکه جلسه سازنده است و نتیجه مورد نظر را ایجاد می کند بسیار مهم است. آنها باید موارد زیر را تضمین کنند:
- هدف. اطمینان حاصل کنید که جلسه هدفی برای بحث در مورد موضوعات خاص، تصمیم گیری یا ارائه به روز رسانی دارد. شما باید تعریف کنید که چرا جلسه ضروری است و نتیجه مورد انتظار چیست.
- اهداف. اهداف یک جلسه کاری نتایج مشخص و قابل اندازه گیری هستند که می خواهید تا پایان جلسه به آنها برسید. آنها باید با هدف کلی جلسه با جدول زمانی، KPI و غیره هماهنگ شوند.
به عنوان مثال، جلسه ای برای بحث در مورد عرضه محصول جدید باید اهدافی داشته باشد که با هدف کلی افزایش فروش یا بهبود سهم بازار هماهنگ باشد.
2/ دستور جلسه را تهیه کنید
A دستور کار نشست به عنوان یک نقشه راه برای جلسه عمل می کند و کمک می کند تا بحث متمرکز و در مسیر باشد.
بنابراین، با تهیه یک دستور کار موثر، می توانید اطمینان حاصل کنید که جلسات کاری سازنده و متمرکز هستند و همه از آنچه باید بحث کنند، انتظارات و آنچه باید به دست بیاورند آگاه هستند.
3/ از شرکت کنندگان مناسب دعوت کنید
در نظر بگیرید که چه کسانی باید بر اساس نقش و موضوعات مورد بحث در جلسه شرکت کنند. فقط از کسانی دعوت کنید که نیاز به حضور دارند تا اطمینان حاصل شود که جلسه بدون مشکل برگزار می شود. برخی از عواملی که برای کمک به انتخاب شرکت کنندگان مناسب باید در نظر گرفته شوند عبارتند از مناسب بودن، سطح تخصص و اختیار.
4/ زمان را به طور موثر اختصاص دهید
مطمئن شوید که با در نظر گرفتن اهمیت و پیچیدگی هر موضوع، زمان کافی را برای هر موضوع در دستور کار خود اختصاص می دهید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه موضوعات مورد توجه کامل قرار می گیرند و جلسه اضافه نمی شود.
همچنین، باید تا حد امکان به برنامه پایبند باشید، اما همچنین به اندازه کافی انعطاف پذیر باشید تا در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنید. همچنین ممکن است استراحت های کوتاهی را برای کمک به شرکت کنندگان در شارژ مجدد و تمرکز مجدد در نظر بگیرید. این می تواند انرژی و علاقه جلسه را حفظ کند.
5/ جلسات را تعاملی تر و جذاب تر کنید
با تشویق همه شرکت کنندگان به صحبت کردن و به اشتراک گذاشتن افکار و ایده های خود، جلسات کاری را تعاملی تر و جذاب تر کنید. و همچنین استفاده از فعالیت های تعاملی، مانند نظرسنجی زنده or جلسات طوفان مغزی و چرخ‌های اسپینر کمک می‌کند تا شرکت‌کنندگان در بحث درگیر و متمرکز شوند.
یا از AhaSlides استفاده کنید کتابخانه قالب از پیش ساخته شده برای خداحافظی با جلسات خسته کننده و چشمان براق.
بررسی کنید: 20+ سرگرمی آنلاین بازی های یخ شکن برای تعامل بهتر یا 14 الهام بخش بازی برای جلسات مجازی، با بهترین 6 هک های جلسه می توانید در سال 2024 پیدا کنید!
6/ صورتجلسه
گرفتن دقیقه جلسات در طول یک جلسه کاری وظیفه مهمی است که به مستندسازی بحث ها و تصمیمات اصلی در طول جلسه کمک می کند. همچنین به بهبود شفافیت کمک می کند و تضمین می کند که همه قبل از رفتن به جلسه بعدی در یک صفحه باشند.
7/ موارد اقدام را پیگیری کنید
با پیگیری موارد اقدام، می توانید اطمینان حاصل کنید که تصمیمات اتخاذ شده در جلسه عملی می شود و همه مسئولیت های خود را روشن می کنند.
و همیشه از شرکت‌کنندگان بازخورد جمع‌آوری کنید تا جلسات کاری آتی را بهتر کنید - می‌توانید بازخورد را پس از پایان، از طریق ایمیل یا اسلایدهای ارائه به اشتراک بگذارید. باعث می شود جلسات خسته کننده نباشند و همه سرگرم شوند
الگوهای نظرسنجی رایگان برای جلسات خود دریافت کنید!
به صورت رایگان ثبت نام کنید و آنچه را که می خواهید از کتابخانه الگو بردارید!
🚀 قالب های رایگان ☁️
گیرنده های کلیدی
امیدوارم با این مقاله از AhaSlides، می توانید انواع جلسات در تجارت و اهداف آنها را تشخیص دهید. همچنین با دنبال کردن این مراحل و بهترین شیوه‌ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که جلسات کاری شما کارآمد، متمرکز بوده و نتایج مورد نظر را به همراه دارد.
برگزاری جلسات کاری به طور موثر می تواند به بهبود ارتباطات، همکاری و موفقیت در یک سازمان کمک کند و جزء کلیدی مدیریت کسب و کار موفق است.
پرسش و پاسخهای متداول
چرا جلسات در تجارت مهم هستند؟
جلسات امکان برقراری ارتباط موثر هم به سمت پایین و هم به سمت بالا را در یک سازمان فراهم می کند. به روز رسانی های مهم، ایده ها و بازخورد را می توان به اشتراک گذاشت.
یک کسب و کار باید چه جلساتی داشته باشد؟
- جلسات همه دستان/تمام کارکنان: جلسات سراسری شرکت برای به اشتراک گذاشتن به روز رسانی ها، اطلاعیه ها و تقویت ارتباط بین بخش ها.
- جلسات اجرایی/رهبری: برای مدیریت ارشد برای بحث در مورد استراتژی سطح بالا، برنامه ها و تصمیم گیری های کلیدی.
– جلسات بخش/تیم: برای همگام سازی تک تک بخش ها/تیم ها، بحث در مورد وظایف و حل مسائل در محدوده خود.
- جلسات پروژه: برای برنامه ریزی، پیگیری پیشرفت و رفع موانع برای پروژه های فردی.
- یک به یک: بررسی های فردی بین مدیران و گزارش های مستقیم برای بحث در مورد کار، اولویت ها و پیشرفت حرفه ای.
- جلسات فروش: برای تیم فروش برای بررسی عملکرد، شناسایی فرصت ها و برنامه ریزی استراتژی های فروش.
– جلسات بازاریابی: توسط تیم بازاریابی برای برنامه ریزی کمپین ها، تقویم محتوا و سنجش موفقیت استفاده می شود.
- جلسات بودجه/مالی: برای بررسی مالی هزینه ها در مقابل بحث بودجه، پیش بینی و سرمایه گذاری.
- جلسات استخدام: برای بررسی رزومه، انجام مصاحبه و تصمیم گیری برای فرصت های شغلی جدید.
- جلسات آموزشی: برای برنامه ریزی و ارائه جلسات توسعه مهارت ها برای کارکنان.
- جلسات مشتری: برای مدیریت روابط مشتری، بازخورد و محدوده کاری آینده.
