حتی با نظم ترین شرکت های خارج از کشور نیز ممکن است گاهی به بیراهه رفتن پروژه های خود احساس کنند. بیشتر اوقات ، مشکل یکی است تهیه. راه حل؟ یک ساختار خوب و کاملاً تعاملی جلسه شروع پروژه!
فراتر از شکوه و عظمت و تشریفات ، یک جلسه مسابقه ای که به خوبی اجرا شود می تواند واقعاً چیز زیبایی را در پای راست به وجود آورد. در اینجا 8 مرحله برای برگزاری یک جلسه شروع پروژه وجود دارد که باعث ایجاد هیجان و جذابیت می شود هر کس در همان صفحه.
زمان شروع مسابقه!
نکاتی که در جلسه باید به خاطر بسپارید
شما باید از قبل یک دستور جلسه ابتدایی داشته باشید. ارسال ایمیل اولیه پروژه بسیار مهم است! بنابراین، بیایید چند نمونه دستور جلسه ابتدایی را بررسی کنیم!
جلسه شروع باید کوتاه و مختصر باشد، با بازی‌ها و فعالیت‌های زیاد، زیرا در این زمان AhaSlides بسیار مفید است! نکات بیشتر را با ما در زیر بررسی کنید:
شروع به مکالمه کنید.
در طول جلسه آغاز پروژه، ورودی های ارزشمندی را از تیم و مشتریان خود دریافت کنید. با استفاده از این قالب رایگان از نظرسنجی زنده، پرسش و پاسخ و ابزارهای تبادل ایده استفاده کنید!
🚀 الگو را ببینید
جلسه Kickoff پروژه چیست؟
همانطور که روی قلع می گوید ، جلسه شروع کار یک پروژه است جلسه ای که در آن پروژه خود را شروع می کنید.
معمولاً جلسه آغازین پروژه اولین ملاقات بین مشتری سفارش دهنده پروژه و شرکتی است که آن را زنده می کند. هر دو طرف با هم می نشینند و در مورد مبانی پروژه، هدف، اهداف آن و چگونگی رسیدن آن از ایده تا به ثمر نشستن بحث خواهند کرد.
به طور کلی ، وجود دارد انواع 2 از جلسات آغازین که باید از آن آگاه باشید:
- پروژه خارجی Kickoff - یک تیم توسعه با کسی از نشسته است خارج از شرکت ، مانند مشتری یا سهامدار ، و در مورد طرح یک پروژه مشترک بحث می کند.
- PKM داخلی - یک تیم از در داخل شرکت با هم نشسته و در مورد طرح یک پروژه داخلی جدید بحث می کند.
در حالی که هر دو نوع ممکن است نتایج متفاوتی داشته باشند ، روش تقریباً همان است. اساساً وجود دارد هیچ بخشی یک شروع پروژه خارجی که بخشی از شروع یک پروژه داخلی نیست - تنها تفاوت در این است که شما برای چه کسی آن را برگزار می کنید.
مشارکت بیشتر با مجالس خود
چرا جلسات Kickoff پروژه بسیار مهم است؟
هدف از جلسات آغازین باید با صدای بلند و واضح باشد! ممکن است به‌اندازه کافی ساده به نظر برسد که یک پروژه را فقط با اختصاص دادن یکسری وظایف به افراد مناسب، به‌ویژه در محل کار وسواس هیئت مدیره کانبان، آغاز کنید. با این حال، این می تواند منجر به از دست دادن مداوم تیم ها شود.
به خاطر داشته باشید ، فقط به این دلیل که در آن شرکت دارید همان تخته به این معنی نیست که همان صفحه.
در قلب آن ، یک جلسه شروع پروژه صادقانه و علنی است گفتگو بین مشتری و تیم. این نه مجموعه ای از اطلاعیه ها در مورد چگونگی اجرای پروژه ، اما a گفتگو در مورد برنامه ها ، انتظارات و اهدافی که با بحثی لجام گسیخته به دست می آیند.
در اینجا برخی از مزایای برگزاری جلسه شروع پروژه وجود دارد:
- همه را به خود جلب می کند آماده شده - "شش ساعت به من فرصت دهید تا یک درخت را خرد کنم و چهار چهارم اول را برای تیز کردن تبر صرف خواهم کرد". اگر آبراهام لینکلن امروز زنده بود ، می توانید اطمینان داشته باشید که او 4 ساعت اول از 6 ساعت پروژه را در یک جلسه شروع پروژه سپری خواهد کرد. به این دلیل که این جلسات حاوی است تمام اقدامات لازم برای تحقق هر پروژه روی پای راست.
- شامل می شود همه بازیکنان اصلی - جلسات Kickoff نمی تواند آغاز شود مگر اینکه همه در آنجا باشند: مدیران ، تیم ها ، مشتریان و هر کس دیگری که در پروژه مشارکت دارد. بدون شفافیت یک جلسه آغاز مسابقه ، از دست دادن پیگیری مسئولیت چه کسی راحت است که همه چیز را مشخص می کند ، بسیار آسان است.
- این باز و مشارکتی - همانطور که گفتیم، جلسات آغازین پروژه بحث است. بهترین ها درگیر می شوند تمام شرکت کنندگان و بهترین ایده ها را از همه بیرون آورید.
مشارکت بیشتر با مجالس خود
8 قدم به جلسه Kickoff پروژه Kickass
بنابراین ، دقیقاً چه مواردی در دستور کار جلسه شروع پروژه قرار دارد؟ ما آن را به 8 مرحله زیر محدود کرده ایم ، اما شما همیشه باید به یاد داشته باشید که آنجا وجود دارد منوی مشخصی برای این نوع جلسات وجود ندارد.
از این 8 مرحله به عنوان راهنما استفاده کنید ، اما هرگز فراموش نکنید که دستور کار نهایی با این برنامه است شما!
مرحله شماره 1 - معرفی و یخ شکن ها
به طور طبیعی، تنها راه برای شروع هر جلسه آغازین، آشنایی شرکت کنندگان با یکدیگر است. بدون توجه به طول یا بزرگی پروژه شما، مشتریان و اعضای تیم قبل از اینکه بتوانند به طور موثر با یکدیگر کار کنند، باید با همدیگر مطابقت داشته باشند.
در حالی که یک معرفی ساده از نوع «گردش روی میز» برای آشنا کردن افراد با اسامی کافی است، یک یخ شکن می تواند لایه دیگری از شخصیت و خلق و خوی را سبک کنید قبل از شروع پروژه.
این یکی را امتحان کن: چرخش چرخ 🎡
چند عنوان مقدمه ای ساده را در a قرار دهید چرخنده چرخان، سپس از هر یک از اعضای تیم بخواهید آن را بچرخانند و به هر موضوعی که چرخ روی آن قرار می گیرد پاسخ دهد. سوالات خنده دار تشویق می شوند، اما حتما آن را کم و بیش حرفه ای نگه دارید!
بیشتر شبیه این می خواهید؟ 💡 ما داریم 10 یخ شکن برای هر جلسه در اینجا ببینید.
مرحله شماره 2 - پیشینه پروژه
در حالی که تشریفات و جشن ها در راه نیست، زمان آن فرا رسیده است که با راه اندازی کسب و کار بی سابقه شروع کنید. برای راه اندازی موفقیت آمیز جلسه، باید یک دستور کار مشخص برای جلسه آغازین داشته باشید!
همانطور که همه داستانهای عالی می گویند ، بهتر است از ابتدا شروع کنید. طرح کلی مکاتبات بین شما و مشتریانتان همه افراد درگیر پروژه را کاملاً مطلع کنند تا در مورد آنچه تاکنون اتفاق افتاده است.
این می تواند عکسهایی از ایمیل ، متن ، دقیقه از جلسات قبلی یا منابعی باشد که هر نوع زمینه را برای شرکت و مشتری شما اضافه می کند. با ایجاد یک جدول زمانی تجسم را برای همه آسان کنید.
مرحله شماره 3 - تقاضای پروژه
علاوه بر زمینه مکاتبات ، می خواهید به عمق شیرجه بروید به جزئیات چرا این پروژه در وهله اول آغاز شده است.
این یک مرحله حیاتی است زیرا یک نمای کلی از نقاط دردی را که پروژه به دنبال حل آن است فراهم می کند ، موضوعی که تیم ها و مشتریان باید همیشه در خط مقدم ذهن خود داشته باشند.
پروتیپ 👊
مراحل اینچنینی برای بحث و گفتگو آماده است. از مشتریان خود س Askال کنید و تیم شما ایده های خود را درمورد اینکه چرا فکر می کنند این پروژه رویایی است ، ارائه دهد.
در صورت وجود ، همیشه باید سعی کنید کانال را بچرخانید صدای مشتری در این بخش. با مشتری همکاری کنید تا نمونه‌های واقعی از مصرف‌کنندگانی را تهیه کنید که به نکات دردناکی اشاره می‌کنند که پروژه شما سعی در رفع آنها دارد. نظرات آنها باید نحوه رویکرد تیم شما به پروژه را شکل دهد.
مرحله شماره 4 - اهداف پروژه
بنابراین شما به گذشته از پروژه ، اکنون وقت آن است که به آینده.
داشتن اهداف مستقیم و تعریف واضح از موفقیت برای پروژه شما واقعاً به تیم شما کمک می کند تا در راستای آن تلاش کند. نه تنها این ، به مشتری شما نشان می دهد که شما در کار جدی هستید و به همان نسبت سهم بالایی در روند کار دارید.
از شرکت کنندگان در جلسه شروع خود بپرسید "موفقیت چگونه خواهد بود؟" مشتری بیشتری دارد؟ بررسی بیشتری دارید؟ نرخ رضایت مشتری بهتر؟
هدف مهم نیست ، همیشه باید باشد ...
- دست یافتنی - بیش از حد خود را گسترش ندهید. محدودیت های خود را بدانید و به هدفی برسید واقعا شانس دستیابی دارند
- قابل اندازه گیری - هدف خود را با داده ها تقویت کنید. تعداد مشخصی را دنبال کنید و پیشرفت خود را به سمت آن پیگیری کنید.
- به پایان رسید - به خود یک تاریخ پایان دهید. قبل از پایان این مهلت برای رسیدن به اهداف خود هر کاری که می توانید انجام دهید.
مرحله شماره 5 - بیانیه کار
قرار دادن "گوشت" در "جلسه شروع" ، بیانیه کار (SoW) یک فرو رفتن جدی در مشخصات پروژه و نحوه اجرای آن است. این صورتحساب اصلی در دستور کار جلسه شروع قرار دارد و باید بیشترین توجه شما را به خود جلب کند.
این اطلاعات مربوط به موارد ارائه شده در بیانیه کاری خود را بررسی کنید:
به خاطر داشته باشید که بیانیه کار به اندازه بقیه دستور کار جلسه شروع پروژه در مورد بحث نیست. در واقع زمان آن است که یک پروژه به سادگی منتهی شود طرح اقدام را ارائه دهید برای پروژه پیش رو ، سپس بحث را برای ذخیره کنید مورد بعدی جلسه.
درست مثل بقیه جلسه شروع شما ، بیانیه کار شما نیز چنین است فوق العاده متغیر. مشخصات بیانیه کاری شما همیشه به پیچیدگی پروژه ، اندازه تیم ، قطعات درگیر و غیره بستگی دارد.
میخواهی بیشتر بدانی؟ این را بررسی کنید مقاله ای جامع درباره ساخت بیانیه کار.
مرحله شماره 6 - بخش پرسش و پاسخ
اگرچه ممکن است مجبور شوید قسمت پرسش و پاسخ خود را تا پایان ترک کنید ، اما در واقع برگزاری آن را توصیه می کنیم مستقیماً بعد از بیان کار.
چنین بخش گوشتی مطمئناً سوالاتی از مشتری و تیم شما ایجاد خواهد کرد. با توجه به اینکه قسمت عمده ای از جلسه در ذهن همه تازه است ، بهتر است در حالی که اتو داغ است ، آن را بزنید.
با استفاده از نرم افزار ارائه دهنده تعاملی برای میزبانی پرسش و پاسخ می توانید همه چیز را روان نگه دارید ، به خصوص اگر جلسه شروع پروژه شما دارای تعداد حضور بالا باشد
- این سازمان یافته - س Quesالات بر اساس محبوبیت (از طریق آرای مثبت) یا بر اساس زمان مرتب می شوند و می توانند به عنوان "پاسخ داده شده" علامت گذاری شوند یا به بالا سنجاق شوند.
- این تعدیل شده - سوالات می توانند قبل از نمایش در صفحه نمایش ، تأیید و رد شوند.
- این بی نام - سوالات را می توان به صورت ناشناس ارسال کرد ، به این معنی که همه دارای صدای هستند.
مرحله شماره 7 - مشکلات بالقوه
همانطور که قبلاً گفتیم ، جلسه شروع پروژه در مورد باز و صادقانه ترین شکل ممکن است. که چگونه شما ساخت احساس اعتماد با مشتری خود از محل کار تماس بگیرید.
برای این منظور ، بهتر است در مورد مشکلات احتمالی که پروژه ممکن است در طول مسیر با آن روبرو شود ، بحث کنید. هیچ کس از شما نمی خواهد آینده را در اینجا پیش بینی کنید ، فقط به یک لیست آزمایشی از موانعی که ممکن است با آن روبرو شوید ، برسد.
همانطور که شما ، تیم و مشتری شما با سهم های مختلف به این پروژه نزدیک می شوند ، دستیابی به آن ایده آل است هر کس درگیر در بحث مشکل بالقوه است.
مرحله شماره 8 - ورود به سیستم
بررسی منظم مشتری خود راه دیگری برای تقویت اعتماد بین دو طرف است. در جلسه شروع پروژه ، چند س questionsال دارید که باید درباره آنها پاسخ دهید چی، کی ، کی و چگونه این اعلام حضورها اتفاق می افتد
ورود به سیستم یک عمل تعادل خوب است شفافیت و تلاش. گرچه خوب است که تا حد امکان شفاف و باز باشید ، اما باید این کار را در محدوده چگونگی دسترسی واقعی خود مدیریت کنید be باز و شفاف
اطمینان حاصل کنید که قبل از پایان جلسه به این سالات پاسخ داده شده باشید:
- چه؟ - مشتری دقیقاً با چه جزئیاتی نیاز به به روزرسانی دارد؟ آیا آنها باید در مورد جزئیات جزئی پیشرفت بدانند ، یا فقط نشانه های بزرگ مهم است؟
- زمانی که؟ - تیم شما هر چند وقت یک بار باید مشتری شما را به روز کند؟ آیا آنها باید کاری را که هر روز انجام داده اند انتقال دهند یا فقط آنچه را که در پایان هفته مدیریت کرده اند خلاصه کنند؟
- چه کسی؟ - کدام یک از اعضای تیم کسی است که با مشتری ارتباط برقرار می کند؟ آیا در هر مرحله عضوی از هر تیم ، یا فقط یک خبرنگار منفرد در کل پروژه وجود خواهد داشت؟
- چگونه؟ - با چه روشی مشتری و خبرنگار قرار است در تماس باشند؟ تماس تصویری منظم ، ایمیل یا سند زنده مداوم به روز شده؟
همانطور که در بیشتر موارد در دستور کار جلسه آغاز پروژه وجود دارد ، بهتر است در فضای باز بحث شود. برای یک تیم بزرگ و گروه بزرگی از مشتریان ، ممکن است انجام این کار آسان تر باشد نظرسنجی زنده به منظور کوچک کردن گزینه های ایجاد بهترین فرم ورود ممکن.
میخواهی بیشتر بدانی؟ some برخی را بررسی کنید بهترین روش ها برای چک کردن با مشتریان خود.
نظرسنجی موثر با AhaSlides
الگوی دستور کار جلسه آغاز پروژه
در حالی که جلسه شروع برنامه ریزی ماهرانه شما فقط منتظر است تا ذهن شما را در اتاق هیئت مدیره منفجر کند ، آخرین تماس ممکن است کمی باشد اثر متقابل تا همه را جمع کند.
آیا فقط این را می دانستید 29٪ از کسب و کار احساس ارتباط با مشتری های خود (گالوپ)؟ جدایی یک بیماری همه گیر در سطح B2B است و می تواند جلسات ابتدایی را مانند یک فرآیند مسطح و غیر الهام بخش از طریق تشریفات ایجاد کند.
تعامل مشتریان و تیم های خود از طریق اسلایدهای تعاملی واقعاً می تواند مشارکت را تقویت کنید و دهانه توجه را افزایش دهید.
AhaSlides دارای یک زرادخانه ابزار از جمله نظرسنجی های زنده ، پرسش و پاسخ و اسلایدهای طوفان مغزی و حتی آزمونهای زنده و بازی هایی که پروژه شما را به روش صحیح روشن می کند.
برای گرفتن الگوی رایگان و بدون بارگیری برای جلسه شروع خود ، روی زیر کلیک کنید. هر چیزی را که می خواهید تغییر دهید و آن را بدون هیچ هزینه ای ارائه دهید!
برای ایجاد یک حساب رایگان AhaSlides روی زیر کلیک کنید و از طریق تعامل شروع به ایجاد جلسات جذاب خود کنید!
