8 نکته برای انجام یک بررسی موثر برای کارمندان در سال 2024

بررسی کارکنان یک جنبه حیاتی از مدیریت منابع انسانی هر سازمانی است. این بررسی ها فرصتی را برای سازمان ها فراهم می کند تا عملکرد کارکنان خود را ارزیابی کنند، بازخورد ارائه دهند و اهدافی را برای بهبود تعیین کنند. 

با این حال، انجام موفق بررسی برای کارکنان می تواند یک کار چالش برانگیز باشد. بنابراین، در این blog در پست، نکات و مثال‌های مفیدی را بررسی می‌کنیم تا به شما کمک کنیم تا یک بررسی مفید برای کارمندان داشته باشید. 

نکات کار بیشتر با AhaSlides

• ارزیابی عملکرد کارکنان
• اهداف کاری نمونه هایی برای ارزیابی
• نمونه های ارزیابی عملکرد
• نمونه های خود ارزیابی

فهرست مندرجات

• بررسی کارمند چیست؟
• نکاتی برای انجام یک بررسی موثر برای کارمندان
• گیرنده های کلیدی 

بررسی برای کارمندان چیست؟

بررسی کارمند فرآیندی است که در آن کارفرما عملکرد کارمند را در یک دوره زمانی ارزیابی می کند. این فرصتی است برای سازمان ها تا نظرات خود را در مورد کارکنان خود به اشتراک بگذارند، اهداف تعیین کنند و زمینه های بهبود کارکنان را شناسایی کنند.

علاوه بر این، بررسی کارمندان برای کمک به کارمندان در رشد و توسعه در نقش‌هایشان حیاتی است و به کارفرمایان اجازه می‌دهد بررسی کنند که تیمشان به اهداف سازمان رسیده است یا خیر.

این بررسی همچنین می تواند با تشویق ارتباطات باز و فرهنگ بهبود مستمر به ایجاد یک محیط کاری مثبت و سازنده کمک کند.

نکاتی برای انجام یک بررسی موثر برای کارمندان

در اینجا چند نکته عملی وجود دارد که به شما در انجام یک بررسی موثر برای کارمند کمک می کند:

1/ اهداف و انتظارات روشن را تعریف کنید - بررسی برای کارمند

با تعیین اهداف و انتظارات واضح، شما و کارمند می توانید بر آنچه که هدف بررسی برای دستیابی به آن است تمرکز کنید. این می تواند کمک کند تا اطمینان حاصل شود که بررسی برای هر دو طرف سودمند است. 

در اینجا چند مرحله در مورد چگونگی تعیین اهداف روشن برای بررسی وجود دارد:

هدف از بررسی را مشخص کنید

شما باید با پاسخ دادن به این سوال شروع کنید "هدف از این بررسی چیست؟". آیا ارزیابی عملکرد کارکنان در یک دوره خاص (3 ماه، 6 ماه، پایان سال)، شناسایی زمینه های بهبود یا تعیین اهداف برای آینده است؟ یا همه ی آنچه در بالاست؟ با کارمندان ارتباط برقرار کنید تا آنها متوجه شوند که این بررسی برای چیست.

اهداف مشخص را مشخص کنید

هنگامی که هدف بررسی را مشخص کردید، اهداف خاصی را که می خواهید به آن برسید مشخص کنید. این اهداف باید با اهداف سازمان و SMART (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) همسو باشند.

به عنوان مثال، بررسی عملکرد یک کارمند دارای هدف و اهداف خاصی است مانند: 

هدف: ارزیابی عملکرد کارمند در شش ماه گذشته و شناسایی زمینه های بهبود.

اهداف مشخص:

• بررسی عملکرد کارمند در شش ماه گذشته، از جمله اهداف فروش، رتبه بندی رضایت مشتری و غیره.
• مناطقی را که کارمند در آنها برتری داشته است و مناطقی که ممکن است به حمایت اضافی نیاز داشته باشند را شناسایی کنید.
• بازخورد سازنده ای در مورد زمینه هایی برای بهبود ارائه دهید و با کارمند برای تعیین اهداف عملی برای 6 ماه آینده همکاری کنید.

2/ از قبل آماده شوید - Review For Employee

هنگامی که هدف بررسی کارمند را مشخص کردید، باید اطلاعات و داده هایی را آماده کنید تا تصویری جامع از عملکرد کارمند داشته باشید.

• شرح وظایف کارکنان را مرور کنید: شرح وظایف کارمندان را مرور کنید تا مطمئن شوید که ارزیابی شما با مسئولیت ها و اهداف آنها مطابقت دارد.

• جمع آوری داده ها: تمام داده‌های مربوط به کارمندان، مانند معیارهای بهره‌وری، گزارش‌های ماهانه، سوابق زمان‌سنجی و بازخورد مشتری را جمع‌آوری کنید. این اطلاعات به شما کمک می کند تا نقاط قوت و ضعف کارکنان را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کنید.

• بررسی های قبلی را مرور کنید: بررسی‌های قبلی کارمندان را مشاهده کنید تا مشخص کنید کجا بهبود یافته‌اند و کجا مشکلات تکرار می‌شوند.

• دریافت بازخورد از دیگران: با همکاران، زیردستان یا مشتریان کارمندان خود صحبت کنید تا بینشی از عملکرد آنها به دست آورید.

• تنظیم دستور کار: یک دستور کار برای بررسی ایجاد کنید، زمینه های کلیدی را که می خواهید در مورد آنها بحث کنید مشخص کنید و آن را برای کارمند ارسال کنید تا آماده شود.

• زمان و مکان را برنامه ریزی کنید: مطمئن شوید که زمان کافی برای پوشش دادن همه چیزهایی که باید در مورد آن بحث شود، برنامه ریزی کنید. و بازبینی باید در مکانی راحت و ساکت و عاری از حواس پرتی یا وقفه انجام شود.

3/ ارائه مثال های خاص - Review For Employee

با ارائه مثال‌های خاص و اطلاعات خاص در طول بررسی، می‌توانید به کارکنان کمک کنید تا بفهمند دقیقاً چه کاری را به خوبی انجام می‌دهند و چه چیزی را باید بهبود بخشند. می توانید به صورت زیر پاسخ دهید:

از مثال های خاص استفاده کنید

به جای تعمیم، از مثال های خاص برای نشان دادن موفقیت های کارکنان و زمینه های بهبود استفاده کنید. 

• برای مثال، اگر می‌خواهید مهارت‌های ارتباطی عالی یک کارمند را برجسته کنید، مثال‌های مشخصی از نحوه برقراری ارتباط مؤثر هنگام صحبت با مشتریان یا همکاری با همکاران در بخش‌های دیگر ارائه دهید. 

از داده های خاص استفاده کنید

در صورت امکان، از داده ها برای پشتیبانی از بازخورد خود استفاده کنید. 

• به عنوان مثال، اگر با یک کارمند در مورد سابقه فروش او بحث می کنید، می توانید اعداد خاصی را برای مقایسه ارائه دهید. مانند رکورد فروش آنها نسبت به ماه قبل یا تعداد مشتریان جدیدی که آورده اند یا نرخ تبدیل آنها.

از زبان مبهم بپرهیزید

هنگام ارائه بازخورد از استفاده از زبان مبهم خودداری کنید. 

• به جای گفتن «شما باید بهره‌ورتر باشید»، مثال‌های مشخصی از جایی که کارمندان می‌توانند بهره‌ورتر باشند و چگونه می‌توانند پیشرفت کنند، بیاورید، مانند «شما باید از ابزار مدیریت زمان برای جلوگیری از از دست دادن ضرب‌الاجل‌ها استفاده کنید».

4/ ارائه بازخورد سازنده - Review For Employee

با ارائه بازخورد سازنده، می توانید به کارمندان کمک کنید تا در نقش های خود رشد کنند و پیشرفت کنند. این راهنمای ارائه بازخورد سازنده است:

• روی رفتار تمرکز کنید نه شخص: به یاد داشته باشید که تمرکز بر رفتارها و اعمال کارکنان، به جای شخصیت یا شخصیت آنها، به سازنده بودن بازخورد شما کمک می کند و از هرگونه درگیری، حمله شخصی یا انتقاد جلوگیری می کند.

• از لحن حمایتی و محترمانه استفاده کنید: احساس حمایت و احترام به حفظ رابطه کاری مثبت بین شما و کارمندانتان کمک می کند. علاوه بر این، تضمین می کند که کارکنان احساس راحتی و انگیزه برای پیشرفت کنند.

• ارائه بازخورد خاص: همانطور که در بالا ذکر شد، هنگام ارائه بازخورد دقیق باشید و مثال هایی را برای نشان دادن نظر خود ارائه دهید.

• گام های عملی را ارائه دهید: گام های قابل اجرا برای بهبود را ارائه دهید، تا کارکنان بدانند که برای بهبود عملکرد خود باید چه اقدامات خاصی را انجام دهند.

• با یک نکته مثبت پایان دهید: بازخورد را در یک یادداشت مثبت پایان دهید، نقاط قوت و پتانسیل کارمند برای بهبود را برجسته کنید. این به کارکنان کمک می کند تا انگیزه و نگرش مثبت نسبت به تغییر را حفظ کنند.

5/ یک برنامه اقدام - Review For Employee تهیه کنید

پس از شناسایی زمینه هایی برای بهبود یا تعیین اهداف جدید، شما و کارمند باید بر روی یک برنامه اقدام برای آنها توافق کنید. یک برنامه اقدام به اطلاعات زیر نیاز دارد:

• اقدامات خاص را شناسایی کنید: اهداف را به اقدامات خاصی که کارمند می تواند برای رسیدن به آنها انجام دهد تقسیم کنید. این اقدامات به ارائه وضوح و تمرکز کمک می کند و کار کارمند را برای رسیدن به اهداف خود آسان تر می کند.

• تعیین جدول زمانی: تعیین جدول زمانی خاص برای هر اقدام، که به ایجاد فوریت کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که پیشرفت در جهت اهداف انجام می شود.

• منابع مورد نیاز را شناسایی کنید: تعیین کنید که کارمند برای رسیدن به اهداف خود به چه منابعی نیاز دارد. این می تواند شامل آموزش، مربیگری یا حمایت اضافی از سوی همکاران یا مدیران باشد.

• نظارت بر پیشرفت: پیشرفت را به طور منظم زیر نظر بگیرید تا مطمئن شوید که برنامه عملیاتی کار می کند و در صورت نیاز می توان تنظیمات را انجام داد.

این طرح را می توان با آنها ادغام کرد برنامه توسعه شخصی در برخی از مراحل تمرکز بر توسعه در کار.

6/ شناخت دستاوردها - بررسی برای کارمند

شناخت دستاوردهای کارکنان بخش مهمی از انجام یک فرآیند بررسی موثر است. این می تواند باعث ایجاد روحیه و انگیزه در کارکنان برای ادامه عملکرد در سطح بالا شود. برخی از نکات برای شناخت دستاوردهای کارکنان به شرح زیر است:

• مشخص باشید: هنگام شناخت دستاوردهای کارکنان، مشخص کنید که آنها چه کاری را به خوبی انجام داده اند و چرا مهم است. کارمندان ممکن است به خاطر مشارکت هایشان احساس ارزشمندی و قدردانی کنند.
• همسو کردن دستاوردها با اهداف: هنگام شناخت دستاوردها، آنها را با اهداف تعیین شده برای کارمند هماهنگ کنید. این به کارکنان کمک می کند تا ببینند که تلاش های آنها تفاوت محسوسی در دستیابی به نتایج مورد نظر ایجاد می کند.
• موفقیت را جشن بگیرید: تجلیل از موفقیت های کارکنان در طول فرآیند بررسی می تواند از طریق شناسایی شفاهی، پاداش های کتبی، یا سایر اشکال جایزه و تشویق انجام شود.
• صادق باشید: هنگام شناخت دستاوردهای کارکنان، در تمجید و قدردانی خود صادق باشید. 

7/ تشویق ارتباطات باز - بررسی برای کارمند

تشویق ارتباطات باز در طول بررسی برای اطمینان از اینکه کارکنان احساس می کنند شنیده شده و ارزشمند هستند، ضروری است. در اینجا چند مرحله برای تشویق ارتباطات باز وجود دارد:

• فضایی امن و راحت ایجاد کنید: محیطی امن و راحت برای کارمند ایجاد کنید تا بتواند نظرات خود را بیان کند و سوال بپرسد. این به ایجاد اعتماد کمک می کند و ارتباطات باز را تشویق می کند.

• فعالانه گوش کنید: فعالانه به آنچه کارمند می گوید، بدون قطع صحبت یا قضاوت او گوش دهید. آن‌ها احساس می‌کنند که شنیده می‌شوند و ارزش دارند و تشویق می‌شوند تا افکار و احساسات خود را آشکارا بیان کنند.

• سوالات باز بپرسید: پرسیدن سؤالات باز می تواند به کارمند کمک کند بازخورد دقیق تری ارائه دهد. این فرصتی است برای تسهیل گفتگوی معنادارتر و کارمند را تشویق می کند تا در بررسی صادقانه تر باشد.

8/ پیگیری - بررسی برای کارمند

با پیگیری منظم پس از بررسی، می توانید اطمینان حاصل کنید که کارمند به سمت اهداف خود پیشرفت می کند و هر گونه مشکل به موقع رسیدگی می شود. 

علاوه بر این، پیگیری منظم پس از بررسی به ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری و بهبود مستمر در محل کار کمک می کند.

گیرنده های کلیدی 

انجام بازبینی برای کارکنان بخش اساسی حفظ و توسعه نیروی کار سالم و مولد است. با پیروی از نکاتی که در این مقاله به آن پرداختیم، می‌توانید مطمئن شوید که فرآیند بررسی شما برای کارمند و سازمان مؤثر، منصفانه و مفید است.

و فراموش نکنید که هر روز به کارمندان خود انگیزه دهید قالب های از پیش ساخته شده از جانب AhaSlides. طراحی برنامه‌های آموزشی، برنامه‌های جلسات، جلسات آغازین پروژه، نظرسنجی‌های کارکنان و موارد دیگر هرگز به این اندازه هیجان‌انگیز نبوده است. خوب ارزش امتحان کردن را دارد!

*مرجع: جاش برسین