Jos työskentelet HR-osastolla, tiedät kuinka tärkeää on saada oikeat ihmiset oikeisiin töihin.
Siellä henkilöstösuunnittelu tulee esiin.
Kun hallitset HR-suunnittelun, voit säästää yritykselle suuria summia ja saada jokaisen tiimin jäsenen työskentelemään tehokkaasti ja sopusoinnussa keskenään.
Sukella sisään avataksesi keskeisiä strategioita työvoimasi tulevaisuuden turvaamiseksi!
Sisällysluettelo
- Mitä henkilöstösuunnittelu on ja miksi se on tärkeää?
- Henkilöstösuunnitteluun vaikuttavat tekijät
- Mitkä ovat henkilöstösuunnittelun 5 askelta?
- Bottom Line
- Usein kysytyt kysymykset
Mitä henkilöstösuunnittelu on ja miksi se on tärkeää?
Henkilöstösuunnittelu on prosessi organisaation tulevien henkilöresurssien tarpeiden ennustaminen ja toimintojen suunnittelu näiden tarpeiden täyttämiseksi.
Se on tärkeä useista syistä:
• Varmistaa oikean määrän työntekijöitä: HR-suunnittelu auttaa organisaatioita määrittämään, kuinka monta työntekijää ne tarvitsevat tulevaisuudessa tavoitteiden ja vaatimusten täyttämiseksi. Näin vältetään liian vähän tai liian monta työntekijää.
• Tunnistaa taitojen puutteet: Prosessi tunnistaa mahdolliset aukot nykyisen työvoiman taitojen ja osaamisen välillä verrattuna siihen, mitä tulevaisuudessa tarvitaan. Tämän ansiosta HR voi kehittää ohjelmia näiden aukkojen kuromiseksi.
• Auttaa seuraajasuunnittelua: HR-suunnittelu antaa panoksia jälkeläiset suunnitelmat tunnistamalla kriittiset roolit, mahdolliset seuraajat ja kehitystarpeet. Tämä varmistaa pätevien sisäisten ehdokkaiden joukon.
• Tukee rekrytointipyrkimyksiä: Ennakoimalla tarpeita etukäteen HR voi kehittää kohdennettuja rekrytointistrategioita oikean osaamisen löytämiseksi ja palkkaamiseksi tarvittaessa. Tämä vähentää aikapainetta suuren kysynnän aikana.
• Sopii yhteen strategisten tavoitteiden kanssa: HR-suunnittelu auttaa sovittamaan HR-strategiat ja -ohjelmat organisaation strategiseen liiketoimintasuunnitelmaan. Se varmistaa, että inhimilliset pääomasijoitukset tukevat keskeisiä tavoitteita.
• Parantaa säilytystä: Tunnistamalla tulevat tarpeet HR-suunnittelu voi auttaa suunnittelemaan ohjelmia kriittisten kykyjen ja vaikeasti löydettävien taitojen säilyttämiseksi. Tämä vähentää rekrytointi- ja koulutuskustannuksia.
• Parantaa tuottavuutta: Oikea määrä työntekijöitä, joilla on oikeat taidot oikeaan aikaan, parantaa organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta, sillä tutkimukset osoittavat, että yritykset, joiden työntekijät ovat erittäin sitoutuneita, 21% kannattavampi. Se vähentää myös ylimääräisestä henkilöstöstä tai kapasiteetin rajoituksista johtuvia kustannuksia.
• Varmistaa lakien ja määräysten noudattamisen. Henkilöstösuunnittelu auttaa varmistamaan, että sinulla on riittävästi määräysten mukaista työvoimaa esimerkiksi turvallisuuden, terveyden ja hallinnon aloilla.Henkilöstösuunnitteluun vaikuttavat tekijät
Huolimatta siitä, että henkilöstösuunnittelu on tärkeä osa organisaatiota, niin suurta tai pientä, se kohtaa tiettyjä haasteita, koska se toimii sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien kanssa, kuten:
• Liiketoimintastrategia ja tavoitteet – Yhtiön strategiset tavoitteet, kasvusuunnitelmat, uudet aloitteet ja tavoitteet vaikuttavat suoraan henkilöstösuunnitelmiin. HR:n on mukauduttava liiketoimintastrategiaan.
• Teknologiset muutokset – Uudet teknologiat voivat automatisoida tai muuttaa työtehtäviä, luoda uusia taitovaatimuksia ja vaikuttaa henkilöstötarpeisiin. Tämä on otettava huomioon henkilöstösuunnitelmissa.
• Hallituksen määräykset – Työ-, työvoima-, maahanmuutto- ja turvallisuuslakien muutokset vaikuttavat henkilöstöpolitiikkaan ja mahdollisuuksiin rekrytoida ja pitää henkilöstöä.
• Taloudelliset olosuhteet - Talouden tila vaikuttaa tekijöihin, kuten työvoiman tarjontaan, rekrytointimahdollisuuksiin, poistumisasteisiin ja palkkabudjettiin. HR-suunnitelmien tulee olla mukautettavissa.
• Kilpailu – Kilpailijoiden toiminta vaikuttaa tekijöihin, kuten poistumiseen, tiettyjen taitojen kysyntään ja palkkakehitykseen, jotka HR-suunnitelmissa on otettava huomioon.
• Organisaation rakennemuutos – Muutokset rakenteessa, prosesseissa tai laajentuminen uusille markkinoille edellyttävät muutoksia työtehtäviin, osaamiseen ja henkilöstömäärään henkilöstösuunnitelmissa.
• Urakehityksen tarpeet – Nykyisten työntekijöiden oppimis- ja kehitystarpeet urallaan edetäkseen tulee ottaa huomioon henkilöstösuunnitelmissa mm 22% työntekijöistä mainitsi kasvumahdollisuuksien puutteen tekijänä, joka sai heidät harkitsemaan työnsä jättämistä.
• Työvoiman suunnittelu – Strategiat kriittisten roolien täyttämiseksi sisäisesti pätevin ehdokkain vaikuttavat henkilöstötasoon ja henkilöstöhallinnon kehityssuunnitelmiin. Kriittisten kykyjen ja vaikeasti löydettävien taitojen omaavien työntekijöiden pitäminen henkilöstösuunnitelmissa tarvittavan ajan voi olla myös haastavaa. Odottamaton kuluminen voi häiritä suunnitelmia.
• Väestötiedot – Muutokset tiettyjen ikäryhmien tai -tyyppisten työntekijöiden saatavuudessa työmarkkinoilla ovat tekijä rekrytointi- ja työskentelystrategioissa.
• Kustannuspaineet – Henkilöresurssien investoinnit saattavat joutua mukautumaan jäykkien budjettisyklien kanssa, vaikka henkilöstösuunnittelussa tunnistettaisiin erilaiset tarpeet tai prioriteetit. Tämä vaatii kompromisseja.
Henkilöstösuunnittelussa huomioidaan monia ulkoisia ja sisäisiä tekijöitä, jotka vaikuttavat organisaation tuleviin henkilöpääoman tarpeisiin. Näiden tekijöiden ennakointi ja huomioiminen HR-ennusteissa ja -strategioissa auttaa varmistamaan, että suunnitelmat pysyvät merkityksellisinä ja ne voidaan toteuttaa tehokkaasti ajan mittaan.
Mitkä ovat henkilöstösuunnittelun 5 askelta?
Vaikka jokaisella organisaatiolla voi olla oma erityinen tapansa tehdä asioita, nämä viisi vaihetta ovat yleensä samat kaikkialla.
#1. Arvioi ihmisten tarpeet
Tässä vaiheessa arvioidaan tulevaisuuden työvoimatarve organisaation strategisten tavoitteiden, kasvusuunnitelmien, toimialan trendien ja muiden olennaisten tekijöiden perusteella.
Se sisältää nykyisen työvoiman analysoinnin, mahdollisten puutteiden tai ylijäämien tunnistamisen ja organisaation tulevien tarpeiden ennakoinnin.
Kokeile aivoriihiä AhaSlidesin kanssa HR-suunnittelua varten
Aivoriihi vuorovaikutteisesti tiimisi kanssa edistääksesi visiosi eteenpäin.
#2. Inventoimalla nykyisen miehistösi
Tämä vaihe tarkoittaa, että tarkastelet tarkkaan tiimisi upeita ihmisiä.
Mitä kykyjä, taitoja ja kokemuksia he tuovat pöytään?
Onko olemassa aukkoja sen välillä, missä tiimisi on nyt ja missä haluaisit heidän olevan?
Otat huomioon myös erilaiset tällä hetkellä tuntemattomat työvoimamuuttujat, kuten kilpailutekijät, irtisanoutumiset ja äkilliset siirrot tai irtisanomiset.
#3. Horisontin etsiminen uusien työntekijöiden varalta
Nyt on aika selata ulkomaailmaa nähdäksesi, mitä muita mahtavia ihmisiä voisi haluta liittyä tehtäväänne.
Millä taidoilla on suuri kysyntä? Mitkä yritykset tuottavat huippuosaajia, joita saatat rekrytoida? Arvioit kaikki ulkopuoliset palkkausvaihtoehdot.
Tämä arviointi auttaa tunnistamaan mahdolliset lahjakkuuden lähteet, kuten rekrytointikanavat tai kumppanuudet oppilaitosten kanssa.
#4. Strategioiden kehittäminen puutteiden korjaamiseksi
Kun hallitset tiimisi nykyisiä vahvuuksia ja tulevia tarpeita, voit nyt suunnitella strategioita mahdollisten aukkojen kuromiseksi.
Olemassa olevaan tiimiisi sijoittaminen on aina fiksu valinta. Tässä on muutamia tapoja, joilla voit vahvistaa tiimisi taitoja ja kasvaa yhdessä:
• Tarjoa koulutusta ja kehitystä tiimillesi. Kun tiimin jäsenillä on mahdollisuus oppia uusia taitoja ja tietoja, se vahvistaa heitä ja tekee koko tiimistäsi tehokkaamman.
• Uusien tiimiläisten palkkaaminen täydentävillä taidoilla voi täyttää aukkoja ja tuoda uusia näkökulmia. Etsi ehdokkaita, jotka sopivat hyvin nykyiseen kulttuuriisi.
• Arvioi jokaisen tiimin jäsenen roolia ja vastuuta. Vastaavatko työt heidän kiinnostuksen kohteitaan ja osaamistaan? Rooleja säätämällä mahdollisuuksien mukaan voidaan optimoida kaikkien vahvuudet.
Yksinkertaisesti sanottuna, tiimisi auttaminen laajentamaan kykyjään hyödyttää kaikkia. Ihmisistäsi tulee motivoituneempia, luottavaisempia ja tuottavampia. Ja yhdessä teillä on sekoitus lahjakkuutta, jota tarvitaan haasteiden navigoimiseen ja uusiin mahdollisuuksiin tarttumiseen.
#5. Suunnitelman seuranta, arviointi ja tarkistaminen
Parhaiden ihmisten suunnitelmat vaativat mukautuksia ajan myötä.
Kun toteutat uusia aloitteita, tarkista jatkuvasti tiimisi kanssa.
Kerää palautetta selvittääksesi, mikä toimii hyvin ja mitä voisi parantaa.
Pysy ketteränä muuttuviin olosuhteisiin ja muutu ja sopeudu aina joukkueen menestykseen.
Anna omaa palautetta ja isännöi se livenä.
Ilmaiset palautelomakkeet milloin ja missä tarvitset. Saa aikaan sitoutumista, hanki merkityksellisiä mielipiteitä!
Aloita ilmaiseksi
Bottom Line
Toistamalla näitä henkilöstösuunnittelun perusvaiheita voit harkiten muokata yrityksesi ihmispuolta. Saat oikeat joukkuetoverit oikeaan aikaan viemään visiosi eteenpäin. Jatkuvalla kuuntelulla, oppimisella ja sopeutumisella rakennat kestävän kasvun edellyttämän vahvan, kukoistavan miehistön.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tarkoitat henkilöstösuunnittelulla?
Henkilöstösuunnittelulla tarkoitetaan prosesseja, joiden avulla organisaatiot määrittävät nykyiset ja tulevat henkilöstötarpeensa. Tehokas henkilöstösuunnittelu auttaa organisaatioita hankkimaan, kehittämään ja säilyttämään henkilöstöresursseja, joita ne tarvitsevat saavuttaakseen strategiset tavoitteet ja säilyttääkseen kilpailukykynsä.
Mitkä ovat 6 vaihetta henkilöresurssien suunnittelussa?
Henkilöstösuunnitteluprosessiin kuuluu nykyisten henkilöresurssien arvioiminen, tulevien tarpeiden ennustaminen, puutteiden tunnistaminen, suunnitelmien kehittäminen ja toteuttaminen puutteiden korjaamiseksi sekä suunnitelmien seuranta ja mukauttaminen ajan myötä. 6 vaihetta kattavat koko syklin analyysistä, strategian kehittämisestä, toteutuksesta ja arvioinnista.
Mihin henkilöstösuunnittelua käytetään?
Henkilöstösuunnittelua käytetään auttamaan organisaatioita saavuttamaan strategiset tavoitteensa tarjoamalla prosessin oikean työvoiman hankkimiseksi, kehittämiseksi ja johtamiseksi vastaamaan nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Oikein tehtynä se voi vaikuttaa merkittävästi organisaation suorituskykyyn ja menestykseen.
