Olet ehkä kerännyt joukon luovia ideoita tehdäksesi tiimikokouksistasi interaktiivisen ja mukaansatempaavan kokemuksen. Koetko silti, että tiimitapaamisistasi puuttuu jotain? Tehokkuus on tässä avainkohta, joten katsotaanpa muutama AhaSlides tapaamisen etiketti!
Voit "hakkeroida" joukkueesi kokousten tehokkuuden nyt käyttämällä näitä yksinkertaisia käytännön neuvoja siitä, kuinka päästä joukkueesi huippusuorituskykyyn hyvin järjestetyllä paikalla, ilmapiirillä, joka edistää avointa, luovaa ja sitoutunutta asennetta osallistujien keskuudessa, ja aikajana, joka saa kaikki tehtävät, joista keskustellaan oikein.
Sisällysluettelo
Lisää yrityskokousvinkkejä tutkittavaksi
Aloita sekunneissa.
Hanki ilmaisia malleja kokoustehokkuuden hakkeroimiseksi uudelle tasolle! Rekisteröidy ilmaiseksi ja ota mitä haluat mallikirjastosta!
The Pilville ☁️
Mikä on kokousetiketti?
Tapaamistavoilla on enemmän merkitystä kuin uskotkaan. Työskenteletpä sitten maanläheisessä start-up-yrityksessä tai vapaaehtoisesti organisaatiossa, yrityksen toimintaan on olemassa kirjoittamattomia sääntöjä. Kuvittele tämä – olet mukana tärkeässä asiakastapaamisessa. Paikalla on useita keskeisiä sidosryhmiä, joista monia et ole vielä tavannut. Miten varmistat, että teet parhaan mahdollisen vaikutelman ja tapaamisen onnistuu? Siinä kohtaamisen etiketti tulee esiin.
Kokouksen etiketti on kirjoittamaton käytännesäännöstö, joka pitää ammatillisen vuorovaikutuksen kiillotettuna ja tuottavana. Säännöt voivat tuntua ankarilta, mutta asianmukaisten kokoustapojen noudattaminen edistää keskittymistä, kunnioitusta ja suhdetta. Aikaisin saapuminen osoittavat, että arvostat muiden aikaa. Vaikka pidät itseäsi leppoisena ihmisenä, kokousetiketin noudattaminen voi tasoittaa tärkeitä työtehtäviä erityisesti vieraiden ihmisten kanssa.
6 kokousetikettivinkkiä, jotka kaikkien tulisi tietää
#1 - Korosta kokouksen tärkeyttä
Jos joukkuetoverisi eivät tunnusta tiimikokousten arvoja, he tuntevat olevansa pakotettuja ja haluttomia osallistumaan. Joten ensin näytä heille kokouksen edut. Monia päätöksiä ei voida tehdä ilman syvällistä ja kasvokkain tapahtuvaa keskustelua, koska puhuminen – kysyminen on se, joka tutkii tietä rationaalisille valinnoille. Lisäksi tehokkaat tiimikokoukset mahdollistavat avoimia keskusteluja, joissa jäsenten näkökulmia ja asiantuntemusta hyödynnetään heidän taitojensa ja tietojensa ratkaisemiseksi. Ne myös parantavat ihmissuhteita ja ymmärrystä joukkuetovereiden kesken.
#2. – Järjestä kokoustila, jossa on helpotettu logistiikka
Kokoustila vaikuttaa syvästi osallistujien tunteisiin ja älykkyyteen, joten ota tämä huomioon paikkaa valitessasi. Kokouksen aiotun teeman ja tunnelman mukaan voit valita sopivan tilan. Se voi antaa joko kodikkaan, yksitoikkoisen tai etäisen tunnelman, mikä on tiimisi päätettävissä. Kokoushuoneessa tulee olla välttämättömät tilat (ilmastointi, mukavat istuimet, vesi/tee jne.) ja varmistaa teknisten ominaisuuksien moitteeton toiminta tarkistamalla ennen kokousta.
#3. Aseta perussäännöt jokaiselle jäsenelle
Sääntöjen määrittäminen tiimillesi pitää jokaisen vastuussa vastuustaan ja kannustaa heidän sitoutumistaan kokouksen aikana. Voit räätälöidä perussääntöä tiimisi työkulttuurin ja -tyylin mukaan, mutta yleensä se voi tarkoittaa läsnäoloa, ripeyttä, aktiivista osallistumista, keskeytysten käsittelyä, keskustelukohteliaisuutta, rehellisyyttä jne. Lisäksi anna kaikille mahdollisuus keskustella siitä, onko nämä säännöt ovat riittävän järkeviä ja kuinka niitä sovelletaan kokouksissa. Älä unohda korostaa niiden tärkeyttä, jotta joukkuetoverisi tuntevat pelin ja noudattavat sääntöjä.
#4 – Luo esityslista tärkeysjärjestyksessä
Älä yritä ampua niin monia asioita aikajanalle, että yrität täyttää ne täydellisellä tavalla. Sen sijaan viimeistele ne, joilla on merkitystä kokouksen aiheelle, ja järjestä ne tärkeysjärjestykseen niin, että vaikka aikaa saattaa loppua ja joutua kuljettamaan joitain asioita, kaikki kiireelliset kysymykset on käsitelty. Lisäksi sinun tulee jakaa esityslista joukkuetovereillesi ennen kokousta. Tällä tavoin he voivat antaa rakentavia katsauksia esityslistalle, laatia mielipiteensä ja valmistella kaikki tarvittavat resurssit tulevaa kokousta varten.
#5 – Kannusta joukkuetovereiden aktiivista osallistumista
Suosikkivinkkini! Tämä voitaisiin tehdä koko kokouksen ajan interaktiivisilla toimilla, joihin kaikki joukkuetoverit osallistuvat. Muutama jäänmurtajapeli alussa, jotkut live-kyselyt ja miniteksti- tai äänikysymys ja -vastaukset saisivat kaikki mukaan innostuneeseen ilmapiiriin. Voit myös päivittää kaikki huoneessa olevat ajankohtaiset raportit ja lähettää arvostelunsa ajoissa. Helppo tapa tehdä nämä on käyttää AhaSlides, online-esitysohjelmisto, joka on ihanteellinen interaktiivisiin ja innovatiivisiin tiimikokouksiin. Asennusta ei tarvita, joten miksi et kokeilisi sitä?
#6 – Tee lopulliset päätökset ja määritä henkilökohtaisia tehtäviä
Älä siirry esityslistan seuraavaan kohtaan, ellei nykyisestä asiasta ole tehty lopullisia päätöksiä. Todellakin, tehokkaan kokouksen pääperiaate on päättää asiat kauniisti sen sijaan, että kestäisit turhaan. Kokouspöytäkirja on vinkki: voit seurata kulkua ja tietää, onko kaikkiin aiheisiin tehty lopullinen leikkaus. Varmista lisäksi, että olet antanut jokaiselle tietyt tehtävät ja että he tietävät vastuunsa ilman hämmennystä.
Anna joukkuekokousten tehdä vahvemman joukkueen näillä hakkeroilla! Kokeile luoda hauskoja kokoustoimintoja AhaSlides nyt!
Mitä sinun tulee välttää kokousetiketissä
Joitakin kokousetikettejä kannattaa välttää, jos et halua tapaamisen päättyvän kulmien rypistymiseen ja tyytymättömyyteen👇
- Älä tule myöhässä: Myöhään ilmestyminen on kiellettyä. Kunnioita muiden aikatauluja saapumalla ajoissa aina kun mahdollista.
- Älä ole hajamielinen Dave: Puhelimet, sähköpostit ja sivujuttu eivät lennä. Puhelut ja tekstiviestit ovat suurimmat murhat, joten pysy keskittyneenä käsillä olevaan kokousasiaan. Yksityiskeskustelut kokouksen aikana häiritsevät virtausta, joten säästä juorut vedenjäähdyttimeen.
- Älä ole aggressiivinen: Kunnioita kokouksen johtoa ja pidä asiat järjestyksessä. Sovi tapaaminen henkilön kanssa, jonka kanssa et henkilökohtaisesti ole samaa mieltä erimielisyyksien ratkaisemiseksi.
- Älä tule "tyhjin käsin": Valmistaudu faktoineen suoraan ja kotitehtäväsi tehtynä.
- Älä vaihda aiheita: Pysy esityslistalla, jotta asiat etenevät sujuvasti. Satunnaiset tangentit ovat vauhdin tappajia.
Loppuajatukset
Vaikka tapaamistavat saattavat tuntua tukkoisilta, älä aliarvioi niiden voimaa. Kokousetiketin naulaaminen auttaa murskaamaan sen keskusteluissa ja tasoittamaan suhteitasi olennaisesti.
Joten seuraavan kerran kun edessäsi on suuri kokous, muista – noiden etikettitekniikoiden omaksuminen voi olla ei-niin salainen aseesi keskustelun naulaamisen lisäksi myös uusien yhteyksien poistamiseksi, jotka palvelevat sinua hyvin tulevissa kokouksissa. Kun käytöstavat ovat takataskussasi, olet hyvällä tiellä paitsi tekemään vaikutuksen tänään myös rakentamaan luotettavia kumppanuuksia, jotka edistävät menestystä pitkällä aikavälillä.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä?
Tässä on muutamia kiinnostavia syitä, miksi kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä yrityksille:
– Tehokkuus on avainasemassa – Protokollat, kuten esityslistat, ajastimet ja perussäännöt, pitävät asioiden pyörimisen optimaalisella nopeudella, joten aikaa ei mene hukkaan.
– Avoin mikrofoniyö – Strukturoidut keskustelut tasaavat pelikentän, jotta kaikki saavat yhtäläisen lähetysajan. Kukaan ei kaappaa konvoa.
– Missä erotuomari on? – Fasilitaattorin nimeäminen tarkoittaa tuottavaa vauhtia kaoottisten vapaa-ajan sijaan. Yksi ääni kerrallaan = ei keskustelujen välistä sekaannusta.
