Hyvin laadittu esityslista asettaa selkeät tavoitteet ja odotukset, jotta kaikki tietävät tarkoituksensa ja mitä on tehtävä ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen. Tämä opas käsittelee esityslistojen merkitystä, kahdeksan vaihetta tehokkaan esityslistan laatimiseen ja esimerkkejä (pohjineen), joita voit käyttää seuraavassa kokouksessasi.
Miksi jokaisessa kokouksessa tarvitaan esityslista
Kokoukset vievät paljon työaikaa. Harvard Business Review'n tutkimuksessa havaittiin, että johtajat käyttävät niihin lähes 23 tuntia viikossa, kun 1960-luvulla luku oli alle 10 tuntia.Perlow, Hadley ja Eun, ”Lopeta kokoushulluus”, 2017). Esityslista auttaa sinua käyttämään tuon ajan tarkoituksenmukaisesti. Se:
- Selvennä tarkoitus ja päämäärät kokouksesta ja pitää keskustelun raiteillaan.
- Hallitse aikaa ja tahtiajoten turhia väittelyitä on vähemmän.
- Aseta odotukset osallistujille ja varmista, että jokainen päätös ja toimenpide on käsitelty.
- Edistä vastuullisuuttakoska jokaisella esineellä on omistaja.
Yksi varoitus tutkimuksesta: tutkija Steven Rogelbergin tapaaminen sanoo tutkimuksensa osoittavan, että agendan olemassaolo sinänsä ei edistä tehokkuuttaja että johtajat usein vain "laittavat eri päivämäärän esityslistan kärkeen" ja toistavat viime viikon esityslistan. Alla olevat vaiheet koskevat esityslistan kirjoittamista, joka on rakennettu tätä kokousta varten, ei kopioitu edellisestä.
8 tärkeää vaihetta tehokkaan kokousohjelman kirjoittamiseen
1. Määritä kokouksen tyyppi
Eri kokouksiin osallistuu erilaisia ihmisiä, formaatteja ja tavoitteita, joten valitse ensin tyyppi.
- Projektin aloituskokous: yleiskatsaus projektin tavoitteista, aikataulusta, budjetista ja odotuksista.
- Kaikkien osapuolten kokous: koko yrityksen kattava kokous, jossa jaetaan suorituksia, tavoitteita ja suunnitelmia sekä rakennetaan yhteistä suuntaa.
- Kaupungintalokokoustyöntekijät esittävät kysymyksiä, kuulevat päivityksiä ja antavat palautetta ylemmälle johdolle.
- Strategisen johdon kokous: Ylin johto suunnittelee pitkän aikavälin suuntaa.
- Virtuaalinen tiimikokousesityksiä, keskusteluja ja interaktiivisia aktiviteetteja videon tai chatin välityksellä.
- Ideointisessioluova kokous, jossa ihmiset tuottavat ja keskustelevat uusista ideoista.
- Kahdenkeskinen tapaaminenYksityinen keskustelu suoritusarviointeja, valmennusta tai kehityskeskustelua varten.
2. Määrittele tarkoitus ja päämäärät
Kerro, miksi kokous pidetään ja mitä toivot saavuttavasi. Jos et osaa nimetä lopputulosta, kysy, sopisiko viesti. Rogelberg esittää saman asian: joskus voit lähettää tiedot ja käyttää kokouksen viiden minuutin kysymyksille (Knowledge at Wharton -haastattelu).
3. Tunnista keskeiset aiheet
Listaa käsiteltävät aiheet, mukaan lukien tehtävät päätökset. Aseta tärkein asia etusijalle, energian ja huomion ollessa korkeimmalla tasolla.
4. Määritä aikaraja
Anna jokaiselle aiheelle aikaikkuna ja koko kokoukselle päättymisaika, jotta kokous pysyy aikataulussa.
5. Tunnista osallistujat ja heidän roolinsa
Listaa osallistujat ja kunkin vastuualueet, kuten päivityksen esittäminen, muistiinpanojen tekeminen tai ajan pitäminen.
6. Valmistele materiaalit ja liiteasiakirjat
Kerää kokouksessa tarvittavat asiat ja jaa etukäteen kaikki, mikä pitää lukea.
7. Jaa esityslista etukäteen
Lähetä esityslista kaikille osallistujille, jotta kaikki saapuvat valmistautuneina. Pyydä heitä lisäämään omat asiansa ennen kokousta.
8. Tarkista ja muuta tarvittaessa
Tarkista esityslista ennen kokousta varmistaaksesi, että se on täydellinen ja tarkka, ja poista kaikki, mikä ei vaadi ryhmän läsnäoloa huoneessa.
Kokouksen esityslistan esimerkkejä ja ilmaisia malleja
Tässä on kolme mukautettavaa esityslistaa. Esityslistan kohdat ja ajoitukset tulisi mukauttaa kokouksesi tarpeiden ja tavoitteiden mukaan.
1. Tiimikokouksen esityslista
Treffi:
Sijainti:
Osallistujat:
tavoitteet: Päivitä projektin edistymistä; tarkastele nykyisiä ongelmia ja ratkaisuja.
- Esittely ja tervetuloa (5 minuuttia) | @WHO
- Katsaus edelliseen kokoukseen (10 minuuttia) | @WHO
- Hankkeen päivitykset ja edistymisraportit (20 minuuttia) | @WHO
- Ongelmanratkaisu ja päätöksenteko (20 minuuttia) | @WHO
- Avoin keskustelu ja palaute (20 minuuttia) | @WHO
- Toimenpiteet ja seuraavat vaiheet (15 minuuttia) | @who
- Päätös- ja seuraavan kokouksen järjestelyt (5 minuuttia) | @WHO
Ilmainen kuukausikokousmalli
2. Kaikkien osapuolten kokouksen esityslista
Treffi:
Sijainti:
Osallistujat:
Tavoite: jakaa yrityksen tuloksia ja esitellä uusia aloitteita ja suunnitelmia.
- Tervetuloa ja esittely (5 minuuttia)
- Yrityksen tehokkuuspäivitys (20 minuuttia)
- Uudet aloitteet ja suunnitelmat (20 minuuttia)
- Q&A-istunto (30 minuuttia)
- Työntekijöiden tunnustus ja palkinnot (15 minuuttia)
- Päättymis- ja seuraavan kokouksen järjestelyt (5 minuuttia)
3. Projektin aloituskokouksen esityslista
Treffi:
Sijainti:
Osallistujat:
tavoitteet: aseta selkeät tavoitteet ja odotukset; esittele tiimi; keskustele haasteista ja riskeistä.
- Tervetuloa ja esittely (5 minuuttia) | @WHO
- Hankkeen yleiskatsaus ja tavoitteet (15 minuuttia) | @WHO
- Ryhmän jäsenten esittelyt (5 minuuttia) | @WHO
- Rooli- ja vastuutehtävät (20 minuuttia) | @WHO
- Aikataulun ja aikajanan yleiskatsaus (15 minuuttia) | @WHO
- Projektin haasteet ja riskit (20 minuuttia) | @who
- Toimenpiteet ja seuraavat vaiheet (15 minuuttia) | @WHO
- Päätös- ja seuraavan kokouksen järjestelyt (5 minuuttia) | @WHO
Lisää aloitusideoita löydät osiostamme projektin aloituskokouksen opas.
Laadi kokouksesi esityslista AhaSlides
Voit muuttaa esityslistan tiimisi näkemäksi, äänestää siitä ja muokata sitä yhdessä seuraavasti:
- Luo tili. Rekisteröidy AhaSlides tai selaa julkinen mallikirjasto.
- Valitse kokouksen esityslistan malli ja valitse Hanki malli.
Lisää esityslistasi kohdat. Korvaa mallin luettelodia omalla esityslistallasi. Lisää sitten nopea keskustelunaihe, kysely tai avoin kysymys, jotta ihmiset voivat osallistua ensimmäisestä diasta lähtien.
Tee yhteistyötä ja jaa. Kutsu tiimikaverit muokkaamaan esitystä ja jaa sitten esityslista linkkinä tai QR-koodina ennen kokousta.
Avaimet
- Valitse kokouksen tyyppi ja selkeä tavoite ennen aiheiden listaamista.
- Aseta tärkein asia etusijalle ja anna jokaiselle asialle aika ja omistaja.
- Lähetä esityslista etukäteen ja pyydä osallistujia täydentämään sitä.
- Kirjoita joka kerta uusi esityslista. Pelkkä esityslista ei tee kokouksesta tehokasta.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä kokouksen esityslistalla tarkoitetaan?
Esityslista on suunniteltu esityslista kokouksen tapahtumista, jota joskus kutsutaan aikatauluksi tai työjärjestykseksi. Siinä luetellaan aiheet, aikataulut ja kuka johtaa kutakin asiaa.
Mikä on asialistan laatimiskokous?
Esityslistan laatimiskokous pidetään suuremman, tulevan kokouksen esityslistan suunnittelua ja päätöstä varten.
Mikä on projektikokouksen asialista?
Projektikokouksen esityslistalla esitetään projektiin liittyvät aiheet, keskustelut ja toimenpiteet, kuten edistyminen, riskit ja seuraavat vaiheet.
