Liikekokous toimii vain, jos sen muoto sopii tavoitteeseen. Tilannepäivityksen kaltainen ideointi tappaa ideat, ja aivoriihen tavoin järjestetty päätöskokous ei koskaan johda päätökseen. Tämä opas kattaa 10 kokoustyyppiä, joita useimmat yritykset järjestävät, mihin kukin on tarkoitettu, kuinka kauan sen tulisi kestää ja miten se pidetään hyödyllisenä.
Skaalan vuoksi Harvard Business Review raportoi, että johtajat käyttävät lähes 23 tuntia viikossa kokouksiin, kun 1960-luvulla niitä oli alle 10 tuntia. Oikean tyyppisten kokousten valitseminen ja niiden hyvä johtaminen antaa paljon tästä ajasta takaisin.
Mikä on liiketapaaminen?
Liiketapaaminen on ihmisten kokoontuminen yhteen jakamaan tietoa, ratkaisemaan ongelmia tai tekemään työhön liittyviä päätöksiä. Se voi olla kasvotusten, virtuaalisesti tai hybridimuodossa, muodollinen tai epämuodollinen, 10 minuutin päivittäisestä stand up -kokouksesta koko päivän suunnittelukokoukseen. Jokaisella hyvällä kokouksella on yhteinen tarkoitus: jonkin asian pitäisi edetä loppuun mennessä.
Pikaopas: minkä tyyppistä kokousta tarvitset?
| Jos sinun täytyy... | Suorita... | Tyypillinen pituus |
|---|---|---|
| Pidä tiimi yhtenäisenä prioriteettien suhteen | Kuukausittainen tiimikokous | 30 - 60 minuuttia |
| Pintaestoaineet nopeasti | Nouse ylös | Jopa 15 minuuttia |
| Seuraa edistymistä tavoitteisiin nähden | Tilannepäivityskokous | 30 minuuttia |
| Korjaa jotain, joka on mennyt pieleen | Ongelmanratkaisukokous | 45 - 60 minuuttia |
| Saavuta yksi selkeä päätös | Päätöksentekokokous | 30 - 60 minuuttia |
| Luo vaihtoehtoja | Aivoriihi kokous | 45 - 60 minuuttia |
| Aseta pitkän aikavälin suunta | Strategisen johdon kokous | Puoli päivää tai enemmän |
| Aloita projekti hyvin | Projektin aloituskokous | 60 - 90 minuuttia |
| Auta ihmisiä tutustumaan toisiinsa | Esittelykokous | 30 minuuttia |
| Anna johtajien vastata työntekijöiden kysymyksiin | Kaupungintalokokous | 45 - 60 minuuttia |
Pituudet ovat pikemminkin yleisiä lähtökohtia kuin sääntöjä. Lyhennä kokouksia, jotka päättyvät etuajassa.
10 erilaista kokousta liike-elämässä
1. Kuukausittaiset tiimikokoukset
Kuukausittainen tiimikokous on toistuva palaveri, jossa tiimi tarkastelee edistymistä, jakaa tulevia tehtäviä ja sopii prioriteeteista. Se ansaitsee paikkansa, kun käsiteltävää on enemmän kuin nopea stand-up-palaveri mahdollistaa. Tavallinen epäonnistuminen on sen muuttaminen tietotulvaksi: jos kaikki jaettu asia olisi voitu lähettää sähköpostitse, lähetä sähköposti ja pidä kokous vain jarrutustilanteissa, useille henkilöille vaikuttavissa päätöksissä ja suunnanmuutoksissa.
Älä sekoita sitä johonkin kaikkien käsien tapaaminen, joka yhdistää koko yrityksen, yleensä ylemmän johdon johdolla yhden tiimin sijaan.
2. Seisomakokoukset
Stand-up-harjoitus, jota kutsutaan myös päivittäiseksi scrumiksi, on lyhyt, alle 15 minuutissa pidettävä päivittäinen check-in-tilaisuus. Atlassian kuvailee sitä nopeana vuoroparina, jossa jokainen vastaa kolmeen kysymykseen: mitä sain aikaan eilen, mitä aion tehdä tänään ja mikä estää minua. Aikaraja pitää sen koordinointityökaluna pikemminkin kuin tilannekatsauksena. Stand-upit sopivat tiimeille, jotka työskentelevät jaetun projektin parissa päivittäin. Hajautetuille tiimeille kirjallinen stand-up jaetussa kanavassa voi tehdä saman työn ilman aikataulutusta.
3. Tilannepäivityskokoukset
Tilannepäivitykset tapahtuvat yleensä viikoittain ja niillä seurataan edistymistä tiettyjä tavoitteita vasten. Toisin kuin stand-up-tapaamisissa, kysymys kuuluu, onko projekti aikataulussa, missä vaiheessa se on edellä vai jäljessä ja mitä se tarkoittaa seuraavan virstanpylvään kannalta. Pidä tilanne strukturoituna: kaikki raportoivat samassa muodossa, ja kaikki, mikä vaatii todellista keskustelua, saa oman kokouksensa, jotta 30 minuutin päivityksestä ei tule suunnittelematonta tuntia.
4. Ongelmanratkaisukokoukset
Näitä kutsutaan, kun jokin on mennyt pieleen tai on menemässä pieleen, ja ryhmän on diagnosoitava se ja sovittava korjauksesta. Ne ovat usein suunnittelemattomia ja saattavat vaatia ihmisiä useilta osastoilta. Keskity ongelmaan, älä syylliseen, ja päätä se sovittuun ratkaisuun, nimettyyn vastuuhenkilöön ja määräaikaan. Lähetä asiaankuuluvat tiedot etukäteen, jotta kaikki aloittavat samasta kuvasta siitä, mikä ongelma todellisuudessa on.
5. Päätöksentekokokoukset
Päätöksentekokokous pidetään yhden päätöksen aikaansaamiseksi, ja se vaatii useiden ihmisten panosta tai valtuutusta. Kutsu kokoukseen kaikki, joiden hyväksyntä tarvitaan, eikä ketään muuta. Kirjoita päätös yhdeksi kysymykseksi ennen kokouksen aikatauluttamista: "Pitäisikö meidän siirtää lanseeraus kolmannelta neljänneltä neljännekseltä?" on päätöskokous, kun taas "Mitä mieltä olemme lanseerauksen aikataulusta?" ei ole. Kirjaa päätös ja sen perustelut myöhemmin muistiin, jotta kokousta ei avata uudelleen kuukausien kuluttua.
6. Ideointikokoukset
Ideointikokouksissa syntyy ideoita; niiden arviointi tapahtuu myöhemmin. Kun molemmat tapahtuvat samanaikaisesti, vaisto tuomita tukahduttaa ideat, ja jäljelle jää lyhyt lista turvallisia ehdotuksia. Käytä ensimmäinen osa ideoiden tuottamiseen ilman kommentteja ja toinen osa niiden ryhmittelyyn ja asettamiseen järjestykseen. Elävä sana pilvi tai avoin dia antaa hiljaisempien ihmisten osallistua samaan aikaan kuin kaikki muutkin sen sijaan, että heidän tarvitsisi odottaa keskustelun taukoa.
7. Strategisen johdon kokoukset
Strategisissa kokouksissa johto tarkastelee pitkän aikavälin suuntaa, arvioi suorituskykyä strategisiin tavoitteisiin verrattuna ja asettaa prioriteetteja tulevalle vuosineljännekselle tai vuodelle. Ne pidetään tyypillisesti neljännesvuosittain tai vuosittain ja vaativat kunnollista valmistautumista: jaa ennakkoluentomateriaalia vähintään 48 tuntia etukäteen, jotta keskustelu ei jää pinnalliseksi. Tuloksena tulisi olla selkeä luettelo prioriteeteista ja päätöksistä, ei luettelo asioista, joita "tutkitaan lisää". Lisätietoja on oppaassamme aiheesta. strategisen johdon kokous.
8. Projektin aloituskokoukset
A projektin aloituskokous merkitsee projektin virallista alkua. Se kokoaa yhteen projektipäällikön, tiimin ja sidosryhmät keskustelemaan projektin saavutuksista, mistä kuka on vastuussa, miten tiimi kommunikoi ja miltä menestys näyttää. Se on myös halvin hetki nostaa esiin oletuksia ja riskejä, ennen kuin työ on ehtinyt vauhtiin yhteen suuntaan.
9. Esittelykokoukset
An tutustumiskokous tapahtuu, kun joku liittyy tiimiin, kun kaksi ryhmää alkaa työskennellä yhdessä tai kun henkilö siirtyy uuteen rooliin. Tavoitteena on rakentaa suhdetta: taustoja, työskentelytapoja ja odotuksia. Avoin keskustelu usein kuihtuu, joten anna ihmisille jotain konkreettista puhuttavaa, kuten lyhyt kysymys tai pieni yhteinen tehtävä.
10. Kaupungintalon kokoukset
A kaupungintalokokous on suunniteltu koko yrityksen tai osaston laajuinen tapaaminen, jossa johtajat jakavat kuulumisia ja vastaavat työntekijöiden kysymyksiin. wikipedia huomauttaa, että formaatti on mallinnettu 17-luvulta peräisin olevan New Englandin kaupunkikokouksen mukaan, mutta kaupungintalon osallistujat eivät äänestä sitovista päätöksistä. Arvo on läpinäkyvyys ja kaksisuuntainen viestintä, ja se riippuu siitä, ovatko kysymykset ja vastaukset aitoja. Ennalta seulotut pehmeät kysymykset ovat tarkoituksenvastaisia, joten anna työntekijöille nimetön tapa lähettää kysymyksiä ennen istuntoa ja sen aikana.
Kuinka johtaa minkä tahansa tyyppistä kokousta hyvin
Muoto muuttuu kaikissa 10 tyypissä, mutta tavat, jotka tekevät kokouksesta osallistumisen arvoisen, pysyvät samoina.
- Määrittele tarkoitus ennen aikataulun laatimista. Voitko kertoa, mikä päätös tehdään, mitä tietoa jaetaan tai mikä ongelma ratkaistaan? Jos et, kokousta ei luultavasti vielä tarvita.
- Jaa agenda. A kokouksen esityslista pitää keskustelun raiteillaan ja antaa ihmisille mahdollisuuden valmistautua. Aiheluettelo ja niihin liittyvä aika riittävät.
- Kutsu oikeat ihmiset. Ota mukaan ne, joiden panosta tai auktoriteettia tarvitaan, ja lähetä viestit kaikille muille.
- Anna jokaiselle aiheelle oma aikansa. Varaa enemmän aikaa monimutkaisille tehtäville, pidä kiinni aikataulusta ja lisää lyhyt tauko yli tunnin mittaisiin tehtäviin.
- Tee siitä interaktiivinen. Kokouksessa, jossa yksi henkilö puhuu ja kaikki muut kuuntelevat, huomio katoaa nopeasti. kyselyt, nopeat kysymys- ja vastausosiot sekä avoimet kysymykset pitävät ihmiset mukana. Ilmainen AhaSlides Paketti tukee jopa 50 osallistujaa, mikä kattaa useimmat tiimikokoukset.
- Kirjaa päätökset ja seuraa niitä. Pöytäkirjaan tarvitsee kirjata vain tehdyt päätökset, määrätyt toimenpiteet, kuka on vastuussa mistäkin ja milloin. Lähetä pöytäkirjat 24 tunnin kuluessa ja pyydä sitten palautetta, jotta seuraava kokous sujuu paremmin.
Yhteinen virheitä välttää
- Väärän tyyppinen tavoite. Päätä, mitä tulostetta tarvitset, ja valitse sitten muoto, joka sen tuottaa.
- Liian monen ihmisen kutsuminen. Suuret huoneet hidastavat päätöksentekoa ja vähentävät kunkin henkilön osallistumista.
- Jälkirutiinien ohittaminen. Päätöksellä, jota ei ole kirjoitettu muistiin, on sama vaikutus kuin päätöksellä ei olisi ollut mitään päätöstä.
- Toistuvien kokousten antaminen toimia automaattisesti. Kysy muutaman kuukauden välein, palveleeko kokous edelleen alkuperäistä tarkoitustaan. Jos ei, peru se tai muuta sen muotoa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi kokoukset ovat tärkeitä liiketoiminnassa?
Kokoukset mahdollistavat tiedon, ideoiden ja palautteen liikkeellelähdön organisaatiossa, ja ne ovat nopein paikka saada ihmiset yhdenmukaistamaan päätöksenteon pohjalta.
Millaisia kokouksia yrityksen tulisi järjestää?
Useimmat yritykset järjestävät yhdistelmän kaikkien osapuolten kokouksia, johdon kokouksia, tiimikokouksia, projektikokouksia ja kahdenkeskisiä tapaamisia sekä toimintokohtaisia kokouksia, kuten myynti-, markkinointi-, talous- ja rekrytointikeskusteluja, koulutustilaisuuksia ja asiakastapaamisia. Aloita yllä olevilla 10 tyypillä ja lisää muita vain, jos selkeä tarkoitus niitä vaatii.
Kuinka pitkä liiketapaamisen tulisi olla?
Niin lyhyt kuin tarkoitus sallii. Stand-up-keskustelujen tulisi kestää alle 15 minuuttia, tilannepäivitysten ja päätösten noin 30 minuuttia, ja vain strategia- tai suunnittelukeskustelujen tulisi kestää puoli päivää tai pidempään.
Mitä eroa on stand up -kokouksella ja tilannepäivityskokouksella?
Stand-up-tapaaminen on päivittäinen, hyvin lyhyt tilannekatsaus yksittäisiin tehtäviin ja esteisiin. Tilannepäivitys tehdään yleensä viikoittain ja siinä tarkastellaan, onko koko projekti aikataulussa tavoitteidensa suhteen.
