Tapaamiset liike-elämässä ovat tuttuja johtotehtävissä, kuten projektipäällikkönä tai yrityksen johtotehtävissä. Nämä kokoontumiset ovat välttämättömiä viestinnän parantamiseksi, yhteistyön rohkaisemiseksi ja organisaation menestyksen edistämiseksi.
Kaikki eivät kuitenkaan välttämättä ole tietoisia näiden kokousten määritelmistä, tyypeistä ja tarkoituksista. Tämä artikkeli toimii kattavana oppaana ja tarjoaa vinkkejä tuottavien kokousten järjestämiseen liiketoiminnassa.
Mikä on yrityskokous?
Liiketapaaminen on henkilöiden kokous, jotka kokoontuvat keskustelemaan ja tekemään päätöksiä tietyistä liiketoimintaan liittyvistä aiheista. Tämän kokouksen tarkoituksiin voi kuulua tiimin jäsenten päivittäminen meneillään olevista projekteista, tulevien ponnistelujen suunnittelu, ongelmien ratkaiseminen tai koko yritystä koskevien päätösten tekeminen.
Yritystapaamiset voidaan pitää henkilökohtaisesti, virtuaali-tai molempien yhdistelmä, ja ne voivat olla muodollisia tai epävirallisia.
Liiketapaamisen tavoitteena on vaihtaa tietoja, kohdistaa tiimin jäseniä ja tehdä päätöksiä, jotka auttavat yritystä saavuttamaan tavoitteensa.
Liiketoiminnan kokoustyypit
Liiketoiminnassa on useita tapaamisia, mutta 10 yleistä tyyppiä ovat:
1/ Kuukausittaiset tiimikokoukset
Kuukausittaiset tiimikokoukset ovat yrityksen tiimin jäsenten säännöllisiä kokouksia, joissa keskustellaan meneillään olevista projekteista, jaetaan tehtäviä ja pidetään ihmiset ajan tasalla. Nämä tapaamiset järjestetään yleensä kuukausittain samana päivänä ja kestävät 30 minuutista useisiin tunteihin (riippuen ryhmän koosta ja käsiteltävän tiedon määrästä).
Kuukausittaiset tiimikokoukset tarjoavat tiimin jäsenille mahdollisuuden ja opastusta vaihtaa tietoja ja ideoita, keskustella projektin edistymisestä ja varmistaa, että kaikki työskentelevät kohti samaa tavoitetta.
Näitä tapaamisia voidaan käyttää myös ryhmän kohtaamien haasteiden tai ongelmien ratkaisemiseen, ratkaisujen löytämiseen ja projektin tai ryhmän työn suuntaamiseen vaikuttavien päätösten tekemiseen.
An kaikkien käsien tapaaminen on yksinkertaisesti kokous, johon osallistuu koko yrityksen henkilökunta, toisin sanoen kuukausittainen tiimikokous. Se on säännöllinen kokous – ehkä kerran kuukaudessa – ja sitä johtavat yleensä yrityksen johtajat.
2/ Stand Up -kokoukset
- stand up -kokous, joka tunnetaan myös nimellä päivittäinen stand-up- tai päivittäinen scrum-kokous, on eräänlainen lyhyt kokous, joka kestää yleensä enintään 15 minuuttia ja joka pidetään päivittäin antamaan tiimille nopeat päivitykset projektin edistymisestä tai suoritetusta työmäärästä. töitä tänään.
Samalla se auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan tiimin jäsenten kohtaamia esteitä ja miten ne vaikuttavat tiimin yhteisiin tavoitteisiin.
3/ Tilapäivityskokoukset
Tilapäivityskokouksissa keskitytään antamaan tiimin jäseniltä päivityksiä projektien ja tehtävien edistymisestä. Niitä voi tapahtua useammin kuin kuukausittaisia kokouksia, kuten viikoittain.
Tilapäivitystapaamisten tarkoituksena on tietysti tarjota läpinäkyvä näkemys kunkin projektin etenemisestä ja tunnistaa mahdolliset haasteet, jotka voivat vaikuttaa projektin onnistumiseen. Nämä tapaamiset eivät joudu sellaisiin asioihin kuin keskusteluun tai ongelmanratkaisuun.
Laajemman mittakaavan tapaamista varten tilapäivityskokous voidaan myös nimetä "KaupungintalokokousKaupungintalon kokous on yksinkertaisesti suunniteltu koko yrityksen laajuinen kokous, jossa keskitytään johdon vastaamiseen työntekijöiden kysymyksiin. Siksi tämä kokous sisälsi Q&A-istunnon, mikä teki siitä avoimemman ja vähemmän kaavamaisen kuin mikään muu kokous!
4/ Ongelmanratkaisukokoukset
Nämä ovat kokouksia, jotka keskittyvät organisaation kohtaamien haasteiden, kriisien tai ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Ne ovat usein odottamattomia, ja niiden on tuotava ihmisiä eri osastoilta tai ryhmistä tekemään yhteistyötä ja etsimään ratkaisuja tiettyihin ongelmiin.
Tässä kokouksessa osallistujat jakavat näkemyksensä, tunnistavat yhdessä ongelmien perimmäiset syyt ja tarjoavat mahdollisia ratkaisuja. Jotta tämä kokous olisi tehokas, heitä tulisi rohkaista keskustelemaan avoimesti ja rehellisesti, välttämään syyttelyä ja keskittymään vastausten löytämiseen.
5/ Päätöksentekokokoukset
Näiden tapaamisten tavoitteena on tehdä tärkeitä päätöksiä, jotka vaikuttavat projektin, ryhmän tai koko organisaation suuntaan. Osallistujat ovat yleensä henkilöitä, joilla on tarvittava päätösvalta ja asiantuntemus.
Tähän kokoukseen on toimitettava etukäteen kaikki asiaankuuluvat tiedot, joita tarvitaan sidosryhmiä. Sen jälkeen, jotta varmistetaan kokouksen aikana tehtyjen päätösten toteutuminen, määritetään jatkotoimenpiteet valmistumisajan kera.
6/ Aivoriihikokoukset
Aivoriihikokouksissa keskitytään uusien ja innovatiivisten ideoiden luomiseen yrityksellesi.
Parasta aivoriihissä on se, kuinka se edistää ryhmätyötä ja keksinnöä hyödyntäen samalla ryhmän kollektiivista älykkyyttä ja mielikuvitusta. Jokainen saa ilmaista mielipiteensä, ammentaa toistensa ideoita ja keksiä omaperäisiä ja huippuluokan ratkaisuja.
7/ Strategisen johdon kokoukset
Strategisen johdon kokoukset ovat korkean tason kokouksia, joissa keskitytään arvioimaan, analysoimaan ja tekemään päätöksiä, jotka koskevat organisaation pitkän aikavälin tavoitteita, suuntaa ja suorituskykyä. Johtajat ja johtoryhmä osallistuvat näihin kokouksiin, jotka pidetään neljännesvuosittain tai vuosittain.
Näissä tapaamisissa tarkastellaan ja arvioidaan organisaatiota sekä kilpailukykyä tai tunnistetaan uusia kasvu- ja parantamismahdollisuuksia.
8/ Projektin aloituskokoukset
A projektin aloituskokous on kokous, joka merkitsee uuden projektin virallista alkua. Se kokoaa yhteen projektitiimin avainhenkilöt, mukaan lukien projektipäälliköt, tiimin jäsenet ja muiden osastojen sidosryhmät keskustelemaan tavoitteista, tavoitteista, aikatauluista ja budjeteista.
Se tarjoaa myös mahdollisuuden projektipäällikölle luoda selkeät viestintäkanavat, asettaa odotuksia ja varmistaa, että tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja vastuunsa.
Nämä ovat joitain yleisimmistä kokouksista liiketoiminnassa, ja muoto ja rakenne voivat muuttua organisaation koon ja tyypin mukaan.
9/ Johdatuskokoukset
An tutustumiskokous on ensimmäinen kerta, kun tiimin jäsenet ja heidän johtajansa tapaavat toisensa virallisesti selvittääkseen, haluavatko mukana olevat henkilöt rakentaa työsuhteen ja sitoutua tiimiin tulevaisuudessa.
Tämän tapaamisen tarkoituksena on antaa tiimin jäsenille aikaa pysyä yhdessä tutustuakseen kunkin osallistujan taustaan, kiinnostuksen kohteisiin ja tavoitteisiin. Riippuen sinun ja tiimisi mieltymyksistä, voit järjestää esittelykokouksia virallisiin tai epävirallisiin tapaamisiin eri konteksteista riippuen.
10/ Kaupungintalon kokoukset
Tämä käsite sai alkunsa paikallisista New Englandin kaupunkikokouksista, joissa poliitikot tapasivat äänestäjiä keskustellakseen asioista ja lainsäädännöstä.
Tänään, a kaupungintalokokous on suunniteltu koko yrityksen laajuinen tapaaminen, jossa johto vastaa suoraan työntekijöiden kysymyksiin. Se mahdollistaa avoimen viestinnän ja läpinäkyvyyden johdon ja henkilöstön välillä. Työntekijät voivat esittää kysymyksiä ja saada välitöntä palautetta.
Vastaus kaikki tärkeitä kysymyksiä
Älä missaa lyöntiä AhaSlidesin kanssa ilmainen Q&A-työkalu. Ole organisoitu, läpinäkyvä ja loistava johtaja.
Kuinka pitää kokouksia liiketoiminnassa
Jotta hyvää kokousta, ensinnäkin sinun on lähetettävä a kokouskutsu sähköpostiin.
Tehokkaiden kokousten järjestäminen liiketoiminnassa vaatii huolellista suunnittelua ja valmistelua, jotta voidaan varmistaa, että kokous on tuottava ja saavuttaa asetetut tavoitteensa. Seuraavat neuvot voivat auttaa sinua järjestämään tuottavia yrityskokouksia:
1/ Määrittele tarkoitus ja tavoitteet
Liiketapaamisen tarkoituksen ja tavoitteiden määrittäminen on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, että kokous on tuottava ja tuottaa aiotun tuloksen. Niiden on varmistettava seuraavat asiat:
- Tarkoitus. Varmista, että kokouksen tarkoituksena on keskustella tietyistä aiheista, tehdä päätöksiä tai tarjota päivityksiä. Sinun on määriteltävä, miksi kokous on tarpeen ja odotettu tulos.
- Tavoitteita. Liiketapaamisen tavoitteet ovat tarkkoja, mitattavissa olevia tuloksia, jotka haluat saavuttaa kokouksen loppuun mennessä. Niiden tulee vastata kokouksen yleistä tarkoitusta aikajanan, KPI:n jne. kanssa.
Esimerkiksi kokouksessa, jossa keskustellaan uuden tuotteen lanseerauksesta, tulisi olla tavoitteita, jotka vastaavat yleistä tavoitetta lisätä myyntiä tai parantaa markkinaosuutta.
2/ Valmistele kokouksen esityslista
A kokouksen esityslista toimii etenemissuunnitelmana kokoukselle ja auttaa pitämään keskustelun keskittyneenä ja raiteillaan.
Siksi laatimalla tehokkaan esityslistan voit varmistaa, että liiketapaamiset ovat tuottavia ja keskittyneitä ja että kaikki tietävät, mistä keskustellaan, mitä odottaa ja mitä on saavutettava.
3/ Kutsu oikeat osallistujat
Mieti, kenen tulisi osallistua kokoukseen roolinsa ja keskusteltavana olevien aiheiden perusteella. Kutsu vain ne, joiden on oltava paikalla varmistaaksesi, että kokous sujuu sujuvasti. Joitakin tekijöitä, jotka on otettava huomioon oikeiden osallistujien valinnassa, ovat soveltuvuus, asiantuntemuksen taso ja auktoriteetti.
4/ Varaa aika tehokkaasti
Varmista, että varaat riittävästi aikaa kullekin asialistasi aiheelle ottaen huomioon kunkin kysymyksen tärkeys ja monimutkaisuus. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki aiheet saavat täyden huomion ja että kokous ei mene ylityöhön.
Sinun tulee myös pysyä aikataulussa mahdollisimman paljon, mutta myös olla tarpeeksi joustava tehdäksesi muutoksia tarvittaessa. Voit myös harkita lyhyiden taukojen ottamista auttaaksesi osallistujia latautumaan ja keskittymään uudelleen. Tämä voi ylläpitää kokouksen energiaa ja kiinnostusta.
5/ Tee kokouksista interaktiivisempia ja kiinnostavampia
Tee liiketapaamisista interaktiivisempia ja kiinnostavampia rohkaisemalla kaikkia osallistujia puhumaan ja jakamaan ajatuksiaan ja ideoitaan. Sekä vuorovaikutteisen toiminnan käyttö, kuten esim elävät kyselyt or aivoriihi-istunnot ja pyörät auttavat pitämään osallistujat sitoutuneina ja keskittyneinä keskusteluun.
Tai käytä AhaSlidesia valmiiksi tehty mallikirjasto sanoa hyvästit tylsille kokouksille ja lasitetuille silmille.
Tutustu: 20+ Online Fun Jäänmurtaja pelit for Better Engagement, tai 14 Inspiring Pelit virtuaalikokouksiin, parhaalla 6 tapaaminen hakkereita löydät vuonna 2024!
6/ Kokouksen pöytäkirja
Ottaen kokouspöytäkirjat työtapaamisen aikana on tärkeä tehtävä, joka auttaa dokumentoimaan kokouksen aikana käydyt keskeiset keskustelut ja päätökset. Se auttaa myös parantamaan läpinäkyvyyttä ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla ennen seuraavaan kokoukseen siirtymistä.
7/ Toimenpiteiden seuranta
Seuraamalla toimenpiteitä voit varmistaa, että kokouksen aikana tehdyt päätökset toteutuvat ja että kaikilla on selkeä vastuunsa.
Ja kerää AINA palautetta osallistujilta tehdäksesi tulevista yrityskokouksista entistä parempia – voit jakaa palautteen päättämisen jälkeen sähköpostien tai esitysdiojen kautta. Se tekee kokouksista ei tylsiä ja kaikilla on hauskaa💪
Hanki ilmaisia kyselymalleja kokouksiasi varten!
Rekisteröidy ilmaiseksi ja ota mitä haluat mallikirjastosta!
🚀 Ilmaiset mallit ☁️
Keskeiset ostokset
Toivottavasti tämän artikkelin avulla AhaSlides, voit erottaa liike-elämän kokoustyypit ja niiden tarkoitukset. Myös näitä vaiheita ja parhaita käytäntöjä noudattamalla voit varmistaa, että liiketapaamiset ovat tehokkaita, keskittyneitä ja tuottavat haluttuja tuloksia.
Yritystapaamisten tehokas järjestäminen voi auttaa parantamaan viestintää, yhteistyötä ja menestystä organisaatiossa, ja se on avaintekijä onnistuneessa liikkeenjohdossa.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi kokoukset ovat tärkeitä liiketoiminnassa?
Kokoukset mahdollistavat tehokkaan viestinnän sekä alaspäin että ylöspäin organisaation sisällä. Tärkeitä päivityksiä, ideoita ja palautetta voidaan jakaa.
Millaisia kokouksia yrityksen tulisi järjestää?
– Kaikkien käsien/koko henkilöstön kokoukset: Yrityksen laajuiset kokoukset, joissa jaetaan päivityksiä, ilmoituksia ja edistetään viestintää osastojen välillä.
– Johdon/johtajien kokoukset: Ylimmälle johdolle keskustellakseen korkean tason strategiasta, suunnitelmista ja tehdä keskeisiä päätöksiä.
– Osasto-/ryhmäkokoukset: Yksittäiset osastot/tiimit voivat synkronoida, keskustella tehtävistä ja ratkaista toiminta-alueensa ongelmia.
– Projektikokoukset: Suunnittele, seuraa edistymistä ja ratkaise yksittäisten projektien estoja.
– Henkilökohtainen: Yksilölliset sisäänkirjautumiset esimiesten välillä ja suorat raportit keskustellakseen työstä, prioriteeteista ja ammatillisesta kehityksestä.
– Myyntikokoukset: Myyntitiimille tarkastellaan suorituskykyä, tunnistaa mahdollisuuksia ja suunnitella myyntistrategioita.
– Markkinointikokoukset: Markkinointitiimi käyttää kampanjoiden suunnitteluun, sisältökalenteriin ja onnistumisen mittaamiseen.
– Budjetti-/rahoituskokoukset: Kulujen ja budjetin taloudellinen tarkastelu, ennusteet ja investointikeskustelut.
– Palkkauskokoukset: Ansioluetteloiden seulomiseen, haastattelujen tekemiseen ja uusien työpaikkojen päätöksiin.
– Koulutuskokoukset: Suunnitella ja toteuttaa perehdytys-, taitojen kehittämisistuntoja työntekijöille.
– Asiakastapaamiset: Asiakassuhteiden, palautteen ja tulevaisuuden työn hallintaan.
