Exemples de conflits d'intérêts : 20 situations de travail

Un conflit d'intérêts est un intérêt privé susceptible d'influencer, ou de donner l'impression d'influencer, la manière dont vous effectuez votre travail. En avoir un n'est pas une faute professionnelle. Le problème, c'est de le dissimuler.

Les 2024 Rapport de l'ACFE aux Nations Une étude portant sur 1 921 cas de fraude en milieu professionnel a révélé que 48 % d'entre eux impliquaient une forme de corruption, catégorie qui inclut les conflits d'intérêts. Il s'agit d'un chiffre relatif à la corruption, et non à un taux de conflits d'intérêts, mais il illustre les enjeux lorsqu'un intérêt privé reste tu.

Vous trouverez ci-dessous 20 situations, réparties en 4 groupes de 5 : argent, famille, activités professionnelles extérieures, cadeaux et participation à des conseils d’administration. Chaque situation est expliquée en quoi elle est importante et quelles informations doivent être divulguées. Il ne s’agit pas d’une règle absolue. C’est la politique de votre employeur qui prévaut ; le conseil reste donc le même : consultez votre règlement intérieur et posez-vous les bonnes questions.

Le test, en trois lignes

1. Demandez-vous : une personne raisonnable pourrait-elle penser que cela influence votre jugement ?
2. Si oui, prévenez quelqu'un avant d'agir, pas après.
3. Laissez votre responsable ou votre équipe de conformité décider, et prenez du recul par rapport à cette décision jusqu'à ce qu'ils aient pris leur décision.

La réglementation fédérale américaine repose sur le même principe. 5 CFR 2635.502 demande si, dans des cas tels que l'intérêt financier d'un membre du ménage ou une relation couverte, une personne raisonnable connaissant les faits pertinents remettrait en question l'impartialité de l'employé, et 5 CFR 2635.402 Ces règles couvrent les intérêts financiers susceptibles d'être affectés par un dossier sur lequel travaille l'employé. Elles ne s'appliquent qu'aux employés du pouvoir exécutif fédéral américain. Pour tous les autres, c'est la politique de l'employeur qui fait foi.

Premier tour : argent et investissements

Série 1 : cinq situations financières

1. Vous possédez des actions d'un fournisseur qui soumissionne pour le contrat de votre équipe. Votre décision pourrait avoir des conséquences positives ou négatives. Signalez cette participation à votre responsable ou à l'équipe de conformité et prenez du recul par rapport à la décision finale.
2. Une entreprise dont vous êtes actionnaire soumet une offre. Même une petite mise compte, car l'argent vous parviendra. Déclarez votre mise par écrit avant l'ouverture des enchères et ne participez pas à l'évaluation.
3. Vous acceptez un deuxième emploi chez un concurrent. Vous détenez peut-être des informations qui leur seraient utiles, ou vous vous sentez tiraillé(e) entre deux employeurs. Parlez-en à votre responsable avant d'accepter et demandez-lui si le règlement intérieur l'autorise.
4. Un vendeur vous propose un prêt ou une offre avantageuse. Une dette envers un fournisseur peut influencer la manière dont vous le traitez. Refusez-la, ou déclarez-la et laissez le service de conformité trancher.
5. Vous conseillez une entreprise dans laquelle vous avez investi. Vous pourriez orienter les conseils vers votre propre profit. Divulguez cet investissement à la personne qui vous a demandé conseil.

Notre choix : le fournisseur dont vous êtes actionnaire. C'est le cas que les gens considèrent le plus souvent comme acceptable, car « ce n'est qu'une petite part ».

Deuxième manche : famille et relations

Série 2 : cinq situations relationnelles

1. On vous demande d'embaucher votre cousin. Votre jugement sur le candidat pourrait être biaisé, et d'autres pourraient le penser également. Divulguez ce lien et laissez une autre personne mener le processus.
2. Vous devenez le manager de votre partenaire. Vous fixerez leur salaire, leurs évaluations et leur charge de travail. Informez les RH dès que possible et demandez un changement de hiérarchie.
3. Vous pourriez attribuer un contrat à l'entreprise d'un ami. Cette amitié pourrait influencer la décision, ou donner cette impression. Révélez-la et laissez la décision à quelqu'un d'autre.
4. Votre conjoint travaille pour un client que vous gérez. Il est possible que chacun d'entre vous apprenne des choses sur l'employeur de l'autre. Signalez-le à votre responsable afin que le dossier soit traité en conséquence.
5. Un ami proche postule à un poste et vous faites partie du jury d'entretien. Cela arrive dans tous les milieux professionnels. Prévenez le président du jury avant les entretiens et retirez-vous du jury pour ce candidat.

Notre choix : l'ami membre du panel. Cela se produit dans tous les lieux de travail, cela prend dix secondes à dire, et cela vous protège tous les deux.

Troisième tour : travail et rôles en dehors du travail

Série 3 : cinq situations hors du travail

1. Vous travaillez en freelance pour un concurrent de votre client. Chacune des parties pourrait légitimement douter de votre loyauté. Informez-en votre responsable et renseignez-vous sur la politique de l'entreprise concernant les activités extérieures.
2. Vous exercez une activité secondaire pendant vos heures de travail. Votre temps et votre attention appartiennent donc à votre employeur. Divulguez-lui les détails de l'activité et convenez de ce qui est autorisé et à quel moment.
3. Vous êtes invité à prendre la parole lors d'une conférence et une rémunération vous est proposée. L'organisateur peut être un fournisseur ou un client. Avant d'accepter, informez-en votre responsable et demandez-lui si vous pouvez conserver les honoraires.
4. On vous propose de rejoindre le conseil d'administration d'une autre organisation. Ses intérêts peuvent recouper ceux de votre employeur. Signalez-le à votre responsable et récusez-vous de toute affaire concernant cette organisation.
5. Vous utilisez des informations confidentielles pour un projet personnel. Les informations que vous détenez dans le cadre de votre travail ne vous appartiennent pas et vous n'êtes pas autorisé à les utiliser ailleurs. Ne les utilisez pas et, si vous l'avez déjà fait, informez-en votre responsable.

Notre choix : l'activité secondaire pendant les heures de travail. Cela commence modestement, par un simple courriel ou un appel, et c'est ce que la plupart des gens peuvent imaginer faire.

Deux exemples britanniques illustrent la même idée, tant en droit que dans le secteur public, et aucun ne constitue une règle applicable aux employés du secteur privé en général. Code de la fonction publique Il stipule que les fonctionnaires ne doivent pas abuser de leur position officielle, par exemple en utilisant les informations acquises dans le cadre de leurs fonctions pour servir leurs intérêts privés ou ceux d'autrui. article 175 de la loi sur les sociétés de 2006 Il est stipulé qu'un administrateur de société doit éviter toute situation dans laquelle il a, ou pourrait avoir, un intérêt qui entre en conflit, ou qui pourrait éventuellement entrer en conflit, avec les intérêts de la société, sauf autorisation des administrateurs.

Quatrième tour : cadeaux, invitations et sièges au conseil d'administration

Série 4 : cinq situations de cadeaux et de plateau

1. Un fournisseur envoie un panier garni pour les fêtes. Un simple remerciement peut devenir une attente. Faites-le savoir et demandez si vous souhaitez le rendre, le partager avec l'équipe ou le garder.
2. Un enchérisseur vous propose des billets lors d'une vente aux enchères. Le problème réside dans le timing. Faut-il refuser l'offre, ou la divulguer et laisser le service de conformité trancher avant la fin de l'appel d'offres ?
3. Un fournisseur offre un cadeau à un décideur. Cela peut ressembler à une tentative d'influence. Consignez-le, et si le cadeau est important, écartez le décideur du processus décisionnel du fournisseur.
4. Vous siégez au conseil d'administration d'une organisation caritative qui achète auprès de l'un de vos fournisseurs. Deux loyautés se rejoignent dans une seule décision. Annoncez ce lien au conseil et quittez la salle lors du vote.
5. Les honoraires d'un conférencier sont versés par une entreprise auprès de laquelle vous effectuez un achat. Un paiement d'un fournisseur s'apparente en pratique à un cadeau. Signalez-le avant de l'accepter.

Notre choix : les billets d'un enchérisseur lors d'une vente aux enchères. Cela paraît inoffensif, et c'est pourtant dans ce genre de situation qu'un conflit perçu peut causer le plus de dégâts.

En matière de cadeaux, la règle fédérale, 5 CFR 2635.202Ce règlement stipule que, sauf dans les cas prévus par cette sous-partie, un employé ne peut accepter de cadeau provenant d'une source interdite ni de cadeau offert en raison de sa fonction. Il s'applique aux employés fédéraux américains. Les employeurs du secteur privé fixent leurs propres règles ; il est donc conseillé de consulter leur politique en matière de cadeaux et d'invitations avant d'accepter un cadeau.

Comment déclarer et gérer un conflit

1. Dites-le tôt et par écrit. Un courriel adressé à votre responsable ou à votre équipe de conformité constitue une preuve.
2. Décrivez l'intérêt, pas seulement le fait. « Mon frère est propriétaire de l'entreprise » est préférable à « Je les connais ».
3. Prenez du recul par rapport à cette décision. Ne votez pas, n'examinez pas et ne donnez pas d'avis à ce sujet tant que le résultat n'est pas enregistré.
4. Demandez à votre responsable ou à votre équipe de conformité de consigner le résultat. La décision leur appartient, pas à vous.
5. Revoyez-le lorsque les choses changent. Un nouveau rôle, une nouvelle offre ou une nouvelle participation peuvent transformer un ancien accord en conflit.

Rappelez-vous le chiffre de l'ACFE : 48 % des 1 921 cas étudiés impliquaient de la corruption. Un conflit déclaré tôt est bien plus facile à gérer qu'un conflit découvert plus tard. Pour en savoir plus sur les moyens de s'exprimer en toute sécurité, consultez notre guide. sondage anonyme et notre article sur le piège de la conformité.

Façons d'organiser cela en tant que session d'équipe

Une politique lue une seule fois est vite oubliée. Une courte session en direct permet aux gens d'exprimer leur opinion.

• Choisissez la réponse : Mettez une situation à l'écran et demandez : « Y a-t-il conflit ? Oui, non, ou bien exposez-le et posez la question. » Montrez le désaccord, puis discutez des exemples où les gens étaient en désaccord.
• Mot nuage: Demandez-vous : « Qu’est-ce qui vous ferait hésiter à le révéler ? » Les mots les plus importants constituent les obstacles à surmonter.
• Échelle de notation: Demandez, avant et après la séance : « Notre politique en matière de conflits d’intérêts est-elle claire ? »
• Question ouverte, anonyme : Demandez à votre équipe de décrire un scénario auquel elle a été confrontée, et discutez-en sans nommer personne.
• Questions-réponses, anonymes : Ouvrons-le aux questions que les gens n'oseront pas poser à voix haute. Notre Conseils pour une séance de questions-réponses réussie vous aider à bien le gérer.

Utilisez les 20 situations ci-dessus comme exemples de questions. Si vous souhaitez des diapositives prêtes à l'emploi, le modèle de cours sur les conflits d'intérêts est conçu à cet effet.

Foire aux questions

Qu'est-ce qu'un conflit d'intérêts ?

Un intérêt privé susceptible d'influencer, ou de donner l'impression d'influencer, vos décisions professionnelles. Il peut s'agir d'argent, de famille, d'un autre emploi ou d'un cadeau.

Quels sont des exemples de conflits d'intérêts au travail ?

Détenir une participation dans un fournisseur, embaucher un proche, accepter des cadeaux d'un soumissionnaire ou gérer une activité parallèle pour un concurrent : autant de situations qui peuvent en découler. Les 20 exemples ci-dessus en donnent d'autres.

Un conflit d'intérêts est-il illégal ?

Pas en soi. Pour la plupart des employés, il s'agit d'une question de politique d'entreprise, et le préjudice provient du fait de ne pas le divulguer, bien que certains rôles impliquent des obligations légales, comme celui des administrateurs de sociétés au Royaume-Uni en vertu de l'article 175 de la loi de 2006 sur les sociétés. Les employés fédéraux américains sont soumis à des règles spécifiques, notamment une disposition pénale, le titre 18 du code des États-Unis, section 208. 5 CFR 2635.402 décrit.

Comment déclarer un conflit d'intérêts ?

Signalez-le par écrit à votre responsable ou à l'équipe de conformité dès que vous le constatez, et reprenez votre décision. Décrivez l'intérêt en question, et non pas seulement le fait.

Quelle est la différence entre un conflit réel et un conflit perçu ?

Un conflit réel influence votre jugement ; un conflit perçu n’en est qu’une possibilité. Il est important de déclarer les deux.

Par où commencer

Choisissez un groupe de cinq personnes et utilisez-le lors de votre prochaine réunion d'équipe. Si vous n'avez le temps que pour une seule réunion, commencez par votre ami membre du jury d'entretien.

Ce message contient des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute décision concernant votre lieu de travail, veuillez consulter un avocat spécialisé en droit du travail ou l'autorité compétente.