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Maîtriser la stratégie de communication interne | 9 bonnes pratiques en 2024

Maîtriser la stratégie de communication interne | 9 bonnes pratiques en 2024

PROJETS

Jane Ng 09 novembre 2023 7 min lire

Great stratégie de communication interne est l’élément vital de toute organisation prospère. Dans le climat de travail hybride actuel, il est plus important que jamais d'assurer une communication transparente et fréquente entre les équipes distribuées. Pourtant, de nombreuses entreprises ont encore du mal à transmettre des messages précis lorsque les employés sont au bureau ou en dehors.

Dans cet article, nous explorerons les meilleures pratiques glanées auprès des professionnels de la communication interne dans les entreprises excellant dans l'ère hybride. Vous obtiendrez des conseils d'initiés pour créer du contenu pertinent et stimulant l'engagement, ainsi que pour mesurer ce qui résonne vraiment auprès de votre public.

Table des matières

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Qu'est-ce qu'une stratégie de communication interne ?

Imaginez que vous avez un groupe de personnes talentueuses travaillant ensemble dans une entreprise. Maintenant, pour que cette équipe réussisse, elle doit bien communiquer, tout comme des amis qui parlent et partagent des idées. C'est là qu'intervient la stratégie de communication interne !

Stratégie de communication interne est un plan et un cadre complets conçus pour faciliter une communication efficace et efficiente au sein d’une organisation. 

L'objectif principal de cette stratégie est de créer une main-d'œuvre cohésive, informée et engagée, contribuant ultimement au succès de l'organisation et à l'atteinte de ses objectifs.

quelle est la stratégie de communication interne
Image : freepik

Il existe quatre types de communication interne :

  • Communication descendante (communication de la direction vers les employés) : C'est à ce moment que l'information circule du haut de la hiérarchie organisationnelle (comme les gestionnaires ou les dirigeants) vers les niveaux inférieurs (employés). C'est comme un patron qui donne des directives à l'équipe. Nous utilisons ce type de communication pour partager des annonces importantes, les objectifs de l'entreprise ou de nouvelles politiques.
  • Communication ascendante (communication des employés vers le haut) : C'est le contraire de la communication descendante. L'information voyage des niveaux inférieurs (employés) vers le haut (managers ou dirigeants). C'est comme si les employés partageaient leurs idées, leurs commentaires ou leurs préoccupations avec leurs patrons. 
  • Communication horizontale/latérale (communication entre pairs :) : Ce type de communication se produit entre des personnes au même niveau au sein de l'organisation. C'est comme si des collègues discutaient entre eux pour coordonner des tâches ou partager des mises à jour. 
  • Communication diagonale: Imaginez cela comme un mélange de communication descendante et horizontale. Cela se produit lorsque des personnes de différents départements ou niveaux doivent travailler ensemble sur un projet ou échanger des informations. 

Pourquoi la stratégie de communication interne est-elle importante ?

Dans toute entreprise, une stratégie de communication interne maintient les employés connectés et engagés. Les messages importants tels que les lancements de nouveaux produits, les modifications des politiques de l'entreprise ou les événements à venir sont partagés rapidement. Les employés peuvent également fournir des commentaires et des idées à la direction, les faisant se sentir valorisés et faisant partie de la situation dans son ensemble.

Avec une stratégie solide, le lieu de travail devient heureux et productif, où tout le monde est sur la même longueur d'onde, le travail d'équipe prospère et l'entreprise prospère !

Qui est responsable du développement de la stratégie de communication interne ?

La responsabilité du développement de la stratégie de communication interne incombe généralement à l'équipe de direction de l'organisation et au service de communication ou RH (ressources humaines). Cela implique une collaboration entre les différentes parties prenantes pour créer une stratégie bien équilibrée et efficace qui s'aligne sur les objectifs et les valeurs de l'organisation.

Voici les principaux acteurs impliqués dans l'élaboration de la stratégie de communication interne :

  • Équipe de direction
  • Département Communication ou RH
  • Conseillers en communication : Dans certains cas, les organisations peuvent rechercher des consultants ou des spécialistes externes en communication pour offrir de nouvelles perspectives et les meilleures pratiques dans l'élaboration d'une stratégie efficace.
Image : freepik

Quand la stratégie de communication interne a-t-elle lieu ?

La stratégie de communication interne est continue et se déroule tout au long du cycle de vie de l'organisation. Ce n'est pas une chose ponctuelle mais un effort continu pour assurer une communication efficace. Voici quelques exemples clés lorsque cela se produit :

  1. Planification organisationnelle: La stratégie est construite lors de la planification pour aligner la communication sur les objectifs de l'entreprise.
  2. Mises à jour régulières: Il est revisité régulièrement pour s'adapter aux changements et à l'évolution des besoins.
  3. Évaluations et bilans : Il est très important pour le processus d'évaluation, y compris évaluation de milieu d'année, examen de fin d'année et évaluation du rendement des employés.
  4. Pendant les changements: Elle devient vitale lors de changements majeurs comme des fusions ou des transitions de direction.
  5. Présentation des politiques: Il garantit que les employés sont informés des nouvelles politiques ou initiatives.
  6. Pendant la crise: Il joue un rôle crucial dans la fourniture d'informations opportunes et précises pendant les périodes difficiles.
  7. Embauche des employés: Il aide les nouveaux employés à se sentir accueillis et informés sur leurs rôles.
  8. Activités quotidiennes: Il assure une communication fluide entre les équipes et la direction.
  9. Recherche de commentaires: Il entre en action lorsque l'entreprise demande l'avis des employés, commentaires du gestionnaire et encourage une communication ouverte.

Quels canaux la stratégie de communication interne utilisera-t-elle ?

Les canaux utilisés dans une stratégie de communication interne peuvent varier en fonction des préférences, de la taille et de la nature de l'information à transmettre de l'organisation. Voici quelques canaux de communication courants qu'une stratégie de communication interne peut utiliser :

  1. Email
  2. Intranet
  3. Réunions d'équipe (Des réunions régulières en face à face ou virtuelles pour discuter des progrès, partager des mises à jour et collaborer sur des projets.)
  4. Outils de collaboration numérique (Des plateformes telles que Microsoft Teams, Slack ou d'autres outils de gestion de projet.)
  5. Newsletters
  6. Réunions à l'hôtel de ville
  7. Tableaux d'affichage
  8. Réseaux Sociaux (Plateformes internes)
  9. Enquêtes de rétroaction
Image : freepik

Comment développer une stratégie de communication interne ?

L'élaboration d'une stratégie de communication interne efficace comprend plusieurs étapes pour s'assurer qu'elle s'aligne sur les objectifs de l'organisation et répond aux besoins de communication de ses employés. Voici un guide étape par étape pour vous aider à développer une stratégie de communication interne :

1/ Définir les buts et objectifs de communication : 

Spécifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec la stratégie. Avoir des objectifs spécifiques orientera vos efforts de communication, qu'il s'agisse de renforcer la collaboration, d'accroître l'engagement des employés ou d'aligner les employés sur la vision de l'entreprise.

2/ Identifier les publics cibles : 

Identifiez les différents segments d'employés et leurs besoins de communication uniques. Adaptez les messages et les canaux aux préférences, rôles et exigences de chaque groupe.

  • Par exemple, l'équipe marketing peut avoir besoin de mises à jour fréquentes sur les nouvelles campagnes, tandis que le service informatique a besoin d'informations sur les mises à jour du système et les problèmes techniques.

3/ Choisissez les canaux de communication : 

En fonction du type d'informations à fournir et du public cible, choisissez les meilleures méthodes de communication. Pensez à utiliser une variété de canaux, tels que les plateformes de chat, les e-mails, l'intranet, les réunions d'équipe et les outils de collaboration numérique.

4/ Établir des directives de message : 

Définir le ton, le style et la langue de communication. Assurez-vous que les messages sont clairs, concis et conformes aux valeurs et à la culture de l'entreprise.

5/ Mettre en place une communication bidirectionnelle : 

Encouragez un dialogue ouvert et des boucles de rétroaction pour créer une culture d'engagement. Fournissez aux employés des moyens d'exprimer leurs opinions, suggestions et préoccupations.

6/ Créez un planning de communication : 

Élaborez un calendrier pour une communication régulière. Déterminez la fréquence des mises à jour, des réunions et des séances de rétroaction pour tenir les employés informés et engagés.

7/ Préparer un plan de communication de crise : 

Ayez un plan en place pour communiquer efficacement en temps de crise ou de situations difficiles. En disposant d'un plan de communication de crise bien développé, l'entreprise peut répondre efficacement aux défis, tenir les employés informés et maintenir la confiance dans la capacité de l'organisation à traverser les crises.

8/ Former et Eduquer : 

Offrir une formation aux employés et aux gestionnaires sur les pratiques de communication efficaces, en particulier pour les nouveaux outils ou canaux en cours d'introduction.

9/ Mesurer et Evaluer : 

Mettre en place des mesures pour évaluer l'efficacité de la stratégie de communication interne. Recueillez les commentaires des employés et suivez les indicateurs de performance clés pour apporter des améliorations.

De plus, gardez la stratégie flexible et ajustez-la au besoin en fonction des commentaires, de l'évolution des besoins organisationnels et des technologies de communication émergentes.

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AhaSlides peut être un outil puissant pour améliorer la communication interne!

AhaSlides peut être un outil puissant pour améliorer la communication interne et la rendre plus efficace de plusieurs manières :

  • Réunions interactives et assemblées publiques : Vous pouvez utiliser sondages en direct, quizet Séances de questions / réponses pour engager les participants, recueillir des commentaires en temps réel et encourager une participation active aux réunions virtuelles et aux assemblées publiques avec les employés. 
  • Commentaires en temps réel: Avec AhaSlides, vous pouvez rapidement créer et diffuser des sondages, mot nuage aux employés. Cela vous permet de recueillir des commentaires précieux sur divers sujets, tels que les initiatives de l'entreprise, la satisfaction des employés ou les programmes de formation.
  • Formation et Apprentissage : Vous pouvez intégrer des questionnaires et des sondages interactifs avec modèles prédéfinis pour tester la compréhension des employés et renforcer les concepts clés pour améliorer les sessions de formation et les ateliers.
  • Activités de développement de l'esprit d'équipe: AhaSlides propose des activités de team building comme des quiz brise-glace, des jeux avec une roue tournante, générateur d'équipe aléatoire. Ces activités peuvent favoriser la camaraderie et la collaboration entre les employés, même dans des équipes distantes ou distribuées.
  • Reconnaissance des employés: AhaSlides peut être utilisé pour reconnaître et célébrer les réalisations, les jalons et les contributions des employés. Cela renforce le moral et la motivation des employés.
  • Commentaires anonymes : La fonction de sondage anonyme de la plateforme peut permettre aux employés de donner leur avis sans crainte de répercussions, favorisant ainsi un environnement de communication plus ouvert et honnête.
  • Engager les employés distants : Pour les organisations avec des équipes distantes ou distribuées, AhaSlides peut être un outil précieux pour garantir que tous les employés restent connectés, engagés et informés.

Faits marquants 

Une stratégie de communication interne efficace est l'épine dorsale d'une organisation fonctionnelle et harmonieuse. Il renforce la culture de l'organisation et conduit finalement à une amélioration de la productivité et du succès. 

Foire aux Questions

Comment développer une stratégie de communication interne ?

Voici les étapes pour vous aider à développer une stratégie de communication interne : définir les buts et objectifs de la communication, identifier les publics cibles, choisir les canaux de communication, établir des lignes directrices pour les messages, mettre en œuvre une communication bidirectionnelle, créer un calendrier de communication, préparer un plan de communication de crise, former et éduquer. , mesurer, évaluer et adapter la stratégie si nécessaire.

Quels sont les quatre types de communication interne ?

Les 4 types de communication interne sont la communication descendante (communication entre la direction et les employés), la communication ascendante (communication entre les employés), la communication horizontale/latérale (communication entre pairs) et la communication diagonale.

Quels sont les piliers de la stratégie de communication interne ?

Les piliers de la stratégie de communication interne sont des objectifs définis, une segmentation du public ciblé, des canaux de communication appropriés, des directives de message, une communication bidirectionnelle, ainsi que la formation et l'évaluation.

Ref: Forbes