Les réunions jouent un rôle crucial dans les entreprises et les organisations, servant de plate-forme pour discuter et résoudre les problèmes et gérer les affaires internes pour stimuler le progrès. Pour saisir l'essence de ces rassemblements, qu'ils soient virtuels ou en personne, Comptes rendus des réunions or procès-verbal de réunion (MoM) sont essentiels pour prendre des notes, résumer les principaux sujets abordés et garder une trace des décisions et des résolutions prises.
Cet article vous guidera dans la rédaction de procès-verbaux de réunion efficaces, avec des exemples et des modèles à utiliser, ainsi que les meilleures pratiques à suivre.
Table des matières
- Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
- Qui est le preneur de minutes ?
- Comment rédiger un procès-verbal de réunion
- Exemples de procès-verbaux de réunion (+ modèles)
- Conseils pour créer de bons procès-verbaux de réunion
- Faits marquants
Espérons que cet article vous aidera à ne plus ressentir le défi de rédiger des procès-verbaux de réunion. Et n'oubliez pas d'être créatif et interactif à chacune de vos réunions avec :
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Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Les procès-verbaux de réunion sont un enregistrement écrit des discussions, des décisions et des points d'action qui se produisent au cours d'une réunion.
- Ils servent de référence et de source d'information pour tous les participants et ceux qui ne peuvent pas y assister.
- Ils permettent de s'assurer que les informations importantes ne sont pas oubliées et que tout le monde est sur la même longueur d'onde sur ce qui a été discuté et sur les actions à entreprendre.
- Ils assurent également la responsabilité et la transparence en documentant les décisions et les engagements pris lors de la réunion.
Qui est le preneur de minutes ?
Le rapporteur est chargé d'enregistrer avec précision les discussions et les décisions prises au cours de la réunion.
Il peut s'agir d'un agent administratif, d'un secrétaire, d'un assistant ou d'un gestionnaire, ou d'un membre bénévole de l'équipe effectuant la tâche. Il est essentiel que le rapporteur ait une bonne organisation et une bonne prise de notes, et qu'il puisse résumer efficacement les discussions.
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Comment rédiger un procès-verbal de réunion
Pour un procès-verbal de réunion efficace, Premièrement, ils doivent être objectifs et constituer un compte rendu factuel de la réunion., et évitez les opinions personnelles ou les interprétations subjectives des discussions. Suivant, il doit être court, clair et facile à comprendre, concentrez-vous uniquement sur les points principaux et évitez d'ajouter des détails inutiles. Enfin, il doit être exact et garantir que toutes les informations enregistrées sont récentes et pertinentes.
Entrons dans les détails de la rédaction des procès-verbaux de réunion en suivant les étapes suivantes !
8 éléments essentiels du procès-verbal de réunion
- Date, heure et lieu de la réunion
- Liste des participants et éventuelles excuses d'absence
- Ordre du jour et objet de la réunion
- Résumé des discussions et des décisions prises
- Tous les votes pris et leurs résultats
- Éléments d'action, y compris la partie responsable et le délai d'exécution
- Toute prochaine étape ou élément de suivi
- Remarques de clôture ou ajournement de la réunion
Étapes pour rédiger un procès-verbal de réunion efficace
1/ Préparation
Avant la réunion, familiarisez-vous avec l'ordre du jour de la réunion et tout document de référence pertinent. Assurez-vous d'avoir tous les outils nécessaires, comme un ordinateur portable, un bloc-notes et un stylo. C'est aussi une bonne idée de revoir les procès-verbaux des réunions précédentes pour avoir une idée des informations à inclure et comment les formater.
2/ Prise de notes
Pendant la réunion, prenez des notes claires et concises sur les discussions et les décisions prises. Vous devez vous concentrer sur la capture des points clés, des décisions et des éléments d'action, plutôt que de transcrire textuellement l'intégralité de la réunion. Assurez-vous d'inclure les noms des conférenciers ou toute citation clé, ainsi que tout élément d'action ou décision. Et évitez d'écrire dans des abréviations ou des raccourcis qui font que les autres ne comprennent pas.
3/ Organiser les procès-verbaux
Passez en revue et organisez vos notes pour créer un résumé cohérent et concis de vos minutes après la réunion. Vous pouvez utiliser des titres et des puces pour faciliter la lecture du procès-verbal. Ne prenez pas d'opinions personnelles ou d'interprétations subjectives de la discussion. Concentrez-vous sur les faits et sur ce qui a été convenu lors de la réunion.
4/ Enregistrer les détails
Le procès-verbal de votre réunion doit inclure tous les détails pertinents, tels que la date, l'heure, le lieu et les participants. Et mentionnez tous les sujets importants discutés, les décisions et les actions assignées. Assurez-vous d'enregistrer tous les votes qui ont été pris et le résultat de toutes les discussions.
5/ Éléments d'action
Assurez-vous d'énumérer tous les éléments d'action qui ont été attribués, y compris qui est responsable et la date limite d'achèvement. Il s'agit d'une partie cruciale du procès-verbal de la réunion, car elle garantit que chacun connaît ses responsabilités et le calendrier pour les remplir.
6/ Revue et diffusion
Vous devriez revoir le procès-verbal pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité, et apporter les révisions nécessaires. Assurez-vous que tous les points et décisions clés sont notés. Ensuite, vous pouvez distribuer le procès-verbal à tous les participants, en personne ou par e-mail. Stockez une copie des procès-verbaux dans un emplacement centralisé pour un accès facile, tel qu'un lecteur partagé ou une plate-forme de stockage basée sur le cloud.
7/ Suivi
Assurez-vous que les éléments d'action de la réunion sont suivis et complétés rapidement. Utilisez les minutes pour suivre les progrès et assurez-vous que les décisions sont mises en œuvre. Il vous aide à maintenir la responsabilité et garantit que la réunion est productive et efficace.
Exemples de procès-verbaux de réunion (+ modèles)
1/ Exemple de compte rendu de réunion : modèle de réunion simple
Le niveau de détail et la complexité des procès-verbaux de réunion simples dépendront de l'objectif de la réunion et des besoins de votre organisation.
En général, les procès-verbaux de réunion simples sont utilisés à des fins internes et n'ont pas besoin d'être aussi formels ou complets que les autres types de procès-verbaux de réunion.
Ainsi, si vous avez un besoin urgent et que la réunion tourne autour d'un contenu simple et pas trop important, vous pouvez utiliser le modèle suivant :
| Titre de la réunion : [Insérer le titre de la réunion] Date : [Insérer la date] Heure : [Insérer l'heure] Emplacement : [Insérer l'emplacement] Participants: [Insérer les noms des participants] Excuses d'absence : [Insérer les noms] Agenda: [Insérer le point 1 de l'ordre du jour] [Insérer le point 2 de l'ordre du jour] [Insérer le point 3 de l'ordre du jour] Résumé de la réunion : [Insérer un résumé des discussions et des décisions prises au cours de la réunion, y compris les points clés ou les points d'action.] Éléments d'action: [Insérer une liste de tous les éléments d'action qui ont été attribués lors de la réunion, y compris la partie responsable et la date limite d'achèvement.] Prochaines étapes: [Insérez les prochaines étapes ou les éléments de suivi qui ont été discutés lors de la réunion.] Remarques de clôture: [Insérer toute remarque de clôture ou ajournement de la réunion.] Signé: [Insérer la signature de la personne qui prend les minutes] |
2/ Exemple de procès-verbal de réunion : modèle de réunion du conseil d'administration
Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont enregistrés et distribués à tous les membres, fournissant un enregistrement des décisions prises et de la direction de l'organisation. Par conséquent, il doit être clair, complet, détaillé et formel. Voici un modèle de procès-verbal de réunion du conseil :
| Titre de la réunion : Réunion du conseil d'administration Date : [Insérer la date] Heure : [Insérer l'heure] Emplacement : [Insérer l'emplacement] Participants: [Insérer les noms des participants] Excuses d'absence : [Insérer les noms de ceux qui se sont excusés pour leur absence] Agenda: 1. Approbation du procès-verbal de la réunion précédente 2. Examen du rapport financier 3. Discussion du plan stratégique 4. Tout autre affaire Résumé de la réunion : 1. Approbation du procès-verbal de la réunion précédente : [Insérer les faits saillants de la réunion précédente ont été examinés et approuvés] 2. Examen du rapport financier : [Insérer les faits saillants de la situation financière actuelle et les recommandations pour la planification financière future] 3. Discussion du plan stratégique : [Insérer ce dont le conseil d'administration a discuté et mis à jour le plan stratégique de l'organisation] 4. Questions diverses : [Insérer toute autre question importante qui n'était pas inscrite à l'ordre du jour] Éléments d'action: [Insérer une liste de tous les éléments d'action qui ont été attribués lors de la réunion, y compris la partie responsable et la date limite d'achèvement] Prochaines étapes: Le conseil tiendra une réunion de suivi le [Insérer la date]. Remarques de clôture: La réunion a été levée à [Insérer l'heure]. Signé: [Insérer la signature de la personne qui prend les minutes] |
Il ne s'agit que d'un modèle de réunion du conseil d'administration de base, et vous souhaiterez peut-être ajouter ou supprimer des éléments en fonction des besoins de votre réunion et de votre organisation.
3/ Exemple de compte rendu de réunion : modèle de gestion de projet
Voici un exemple de compte rendu de réunion pour un modèle de gestion de projet :
| Titre de la réunion : Réunion de l'équipe de gestion de projet Date : [Insérer la date] Heure : [Insérer l'heure] Emplacement : [Insérer l'emplacement] Participants: [Insérer les noms des participants] Excuses d'absence : [Insérer les noms de ceux qui se sont excusés pour leur absence] Agenda: 1. Examen de l'état du projet 2. Discussion des risques du projet 3. Examen des progrès de l'équipe 4. Tout autre affaire Résumé de la réunion : 1. Examen de l'état du projet : [Insérer toute mise à jour sur les progrès et mettre en évidence tous les problèmes qui doivent être résolus] 2. Discussion sur les risques du projet : [Insérer les risques potentiels pour le projet et un plan pour atténuer ces risques] 3. Examen des progrès de l'équipe : [Insérer les progrès passés en revue et discuté de tout problème survenu] 4 Questions diverses : [Insérer toute autre question importante qui n'était pas inscrite à l'ordre du jour] Éléments d'action: [Insérer une liste de tous les éléments d'action qui ont été attribués lors de la réunion, y compris la partie responsable et la date limite d'achèvement] Prochaines étapes: L'équipe aura une réunion de suivi en [insérer la date]. Remarques de clôture: La réunion a été levée à [Insérer l'heure]. Signé: [Insérer la signature de la personne qui prend les minutes] |
Conseils pour créer de bons procès-verbaux de réunion
Ne vous inquiétez pas de capturer chaque mot, concentrez-vous sur la journalisation des principaux sujets, résultats, décisions et actions. Mettez les discussions sur une plateforme en direct afin de pouvoir rassembler tous les mots dans un grand réseau🎣 - AhaSlides" Le tableau d'idées est un outil intuitif et simple pour que chacun puisse soumettre ses idées rapidement. Voici comment procéder :
Créez une nouvelle présentation avec votre AhaSlides Compte, puis ajoutez la diapositive Brainstorm dans la section « Sondage ».
Écrivez votre sujet de discussion, puis cliquez sur « Présenter » pour que tous les participants à la réunion puissent se joindre et soumettre leurs idées.
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Faits marquants
L'objectif des procès-verbaux de réunion est de fournir un aperçu de haut niveau de la réunion pour ceux qui n'ont pas pu y assister, ainsi que de conserver une trace des résultats de la réunion. Par conséquent, les procès-verbaux doivent être organisés et faciles à comprendre, mettant en évidence les informations les plus importantes de manière claire et concise.
