Lista de verificación definitiva de xestión de riscos de eventos | 15 imprescindibles para garantir o éxito do evento

O teu corazón acelera mentres te imaginas os peores escenarios:

❗️ Un orador cae enfermo minutos antes de subir ao escenario.

❗️ O teu local perde enerxía de súpeto o día do evento.

❗️ Ou o peor de todo: alguén sae ferido no teu evento.

Os pensamentos que axitan o estómago mantéñente despierto pola noite.

Pero mesmo os eventos máis caóticos pódense xestionar, se planificas con coidado e sistematicamente con antelación.

Un sinxelo Lista de verificación de xestión de riscos de eventospode axudarche a identificar, preparar e mitigar problemas potenciais antes de que descarrilan o teu evento. Imos descubrir os 10 imprescindibles na lista de verificación para transformar a preocupación nun plan de acción ben definido.

Táboa de contidos

• visión global
• Que é a xestión de riscos dun evento?
• Cinco pasos para xestionar o risco como planificador de eventos
• Lista de verificación da xestión do risco de eventos
• Cinco elementos da xestión de riscos
• Lista de verificación na xestión de eventos
• Takeaways
• Preguntas máis frecuentes

visión global

Que é o risco de eventos?	Problemas inesperados e imprevistos que afectan negativamente aos organizadores e á marca da empresa.
Exemplos de risco de eventos?	Condicións meteorolóxicas extremas, seguridade alimentaria, incendios, perturbacións, ameazas de seguridade, risco financeiro,...

Que é a xestión de riscos dun evento?

A xestión do risco de eventos implica identificar os riscos potenciais ou problemas que poidan ameazar un evento e, a continuación, poñer en marcha procesos e precaucións para mitigar eses riscos. Isto axuda aos organizadores de eventos a ter plans de continxencia preparados para minimizar as interrupcións e recuperarse rapidamente se xurden problemas. Tamén se utiliza unha lista de verificación de xestión de riscos de eventos para garantir que se supere todas as ameazas potenciais.

Os cinco pasos para xestionar o risco como planificador de eventos

Sabemos que é estresante como planificador de eventos con todas as posibilidades que poden ocorrer. Para evitar pensar demasiado, siga os nosos 5 sinxelos pasos para elaborar un plan de xestión de riscos perfecto para eventos:

• Identifica os riscos- Fai unha chuvia de ideas sobre todas as cousas posibles que poidan saír mal no teu evento. Considere factores como problemas no lugar, mal tempo, fallos tecnolóxicos, cancelación de oradores, problemas de comida, lesións, pouca asistencia, etc. ferramenta de tormenta de ideaspara manter as ideas intactas.

Necesitas novas formas de facer unha chuvia de ideas?

Use a ferramenta de chuvia de ideas activada AhaSlides para xerar máis ideas no traballo e na organización do evento!

🚀 Rexístrate gratis☁️

• Valorar a probabilidade e o impacto - Para cada risco de evento identificado, estima a probabilidade de que se produza e o impacto potencial que podería ter no teu evento. Isto axuda a determinar cales riscos requiren os plans de mitigación máis completos.

•Elaborar plans de continxencia - Para riscos de maior prioridade, cree plans de copia de seguridade, solucións e continxencias específicos para minimizar a interrupción se eses riscos se materializan. Isto pode implicar confirmar lugares alternativos, provedores, horarios, etc.

• Asignar responsabilidades- Fai que unha persoa sexa responsable da execución de cada plan de continxencia e comunique os roles claramente ao teu equipo. Isto garante que alguén tomará medidas se realmente ocorre un risco.

•Practica os teus plans - Analiza posibles escenarios para identificar lagoas nos teus plans de xestión de riscos de eventos. Adestrar ao teu equipo sobre como responder en diferentes situacións xerará confianza para que poida xestionar con éxito os problemas que xurdan o día do evento.

Consellos para un mellor compromiso

• Xestión de eventos
• Deseño de eventos
• Creación de empresas

Lista de verificación da xestión do risco de eventos

Cales son os puntos xerais que debe cubrir unha lista de verificación de xestión de riscos de eventos? Busca inspiración cos nosos exemplos de lista de verificación de riscos de eventos a continuación.

#1 - Lugar
☐ Contrato asinado
☐ Permisos e licenzas obtidos
☐ Confirmáronse as disposicións de planta e configuración
☐ Requisitos técnicos e de restauración especificados
☐ Lugar de reserva identificado e en espera

#2 - Tempo
☐ Plan de seguimento e notificación do tempo severo
☐ Tenda ou refuxio alternativo dispoñible se é necesario
☐ Disposicións feitas para trasladar o evento no interior se fose necesario

#3 - Tecnoloxía
☐ A/V e outros equipos tecnolóxicos probados
☐ Información de contacto do soporte informático obtida
☐ Impresións en papel dos materiais dispoñibles como copia de seguridade
☐ Plan de continxencia por corte de internet ou electricidade

#4 - Médico/Seguridade
☐ Botiquíns de primeiros auxilios e DEA dispoñibles
☐ Saídas de emerxencia claramente sinaladas
☐ Persoal formado en procedementos de emerxencia
☐ Información de contacto de seguridade/policía a man

#5 - Altofalantes
☐ Bios e fotos recibidas
☐ Altofalantes alternativos seleccionados como backup
☐ Plan de continxencia do orador comunicado

#6 - Asistencia
☐ Limiar mínimo de asistencia confirmado
☐ Política de cancelación comunicada
☐ Plan de reembolso en vigor se o evento se cancela

#7 - Seguro
☐ Seguro xeral de responsabilidade civil vixente
☐ Certificado de seguro obtido

#8 - Documentación
☐ Copias de contratos, permisos e licenzas
☐ Información de contacto de todos os provedores e provedores
☐ Programa, axenda e/ou itinerario do evento

#9 - Persoal/Voluntarios
☐ Funcións asignadas ao persoal e ao voluntariado
☐ Copia de seguranza dispoñible para cubrir para non presentarse
☐ Adestramento sobre procedementos de emerxencia e plans de continxencia completado

#10 - Alimentos e bebidas
☐ Teña dispoñibles copias de seguridade de calquera material perecedoiro
☐ Opcións de alimentos alternativas preparadas en caso de pedido atrasado/incorrecto/hóspedes con alerxias
☐ Hai produtos extra de papel, utensilios e utensilios para servir

#11 - Residuos e reciclaxe
☐ Distribuíronse colectores de residuos e colectores de reciclaxe
☐ As funcións asignadas para recoller o lixo durante e despois do evento

#12 - Procedementos para a xestión de queixas
☐ Membro do persoal designado para xestionar as queixas dos asistentes
☐ Un protocolo para resolver problemas e ofrecer reembolsos/compensacións se é necesario

#13 - Plan de evacuación de emerxencia
☐ Preparados rutas de evacuación e puntos de encontro
☐ Ter os membros do persoal estacionados preto das saídas

#14 - Protocolo de persoa perdida
☐ Designado persoal responsable dos nenos/as maiores/discapacitados perdidos
☐ Obtida a información de contacto dos pais/titores dos menores

#15 - Informe de incidentes
☐ Formulario de notificación de incidencias creado para que o persoal documente calquera emerxencia

Os cinco elementos da xestión de riscos

O risco non é só mala sorte, é parte de cada empresa. Pero co plan correcto de xestión de riscos de eventos, pode domar o risco de caos que crea e converter as ameazas en oportunidades. Os cinco enfoques para a xestión do risco inclúen:

• Identificación de riscos- Pensa en cousas pequenas como fallas tecnolóxicas... ata unha catástrofe total. A enumeración dos riscos quítaos da cabeza e póñase en papel onde podes enfrontalos.

• Avaliación do risco- Valora cada risco para comprender cal supón a maior ameaza. Considere: Que probabilidade é que isto suceda? Que danos poderían producirse se o fai? Priorizar os riscos centra os teus esforzos nos problemas que realmente importan.

• Mitigación de riscos- Ten plans para loitar contra! Considere formas de reducir as posibilidades de que se produza un risco, diminuír calquera impacto se ocorre, ou ambas as dúas cousas. Canto máis poidas debilitar os riscos de antemán, menos te perturbarán.

• Seguimento de riscos- Unha vez que os teus plans iniciais estean en marcha, mantéñase atento. Supervise os sinais de que aparecen novos riscos ou que están cambiando os antigos. Axusta as túas estratexias segundo sexa necesario para estar ao día coa evolución da paisaxe de ameazas.

• Informe de riscos- Comparte riscos e plans co teu equipo. Poñer a outros no círculo obtén a aceptación, expón as debilidades que podes perder e distribúe a responsabilidade de xestionar os riscos.

Que é unha lista de verificación na xestión de eventos?

Unha lista de verificación na xestión de eventos refírese a unha lista de elementos ou tarefas que os organizadores do evento verifican que foron preparadas, organizadas ou planificadas antes dun evento.

Unha lista de verificación completa de xestión de riscos axuda a garantir que nada importante se pasa por alto mentres organizas todos os detalles necesarios para executar con éxito un evento.

As listas de verificación son útiles para a xestión de eventos porque:

• Proporcionar claridade e estrutura- Expóñense nunha orde que detalla todo o que hai que facer, para que nada caia polas fendas.

• Fomentar unha preparación exhaustiva- Marcar elementos motiva aos organizadores a asegurarse de que todos os arranxos e precaucións estean en vigor antes de que comece o evento.

• Mellorar a comunicación- Os equipos poden dividir e asignar elementos da lista de verificación para garantir que todos comprendan os seus roles e responsabilidades.

• Apoiar a coherencia- Usar a mesma lista de verificación para eventos recorrentes axuda a manter os estándares e detectar áreas para mellorar cada vez.

• Revela lagoas ou debilidades- Os elementos sen marcar destacan as cousas esquecidas ou requiren máis planificación, o que lle permite abordalas antes de que xurdan problemas.

• Facilitar os traspasos- Entregar a lista de verificación aos novos organizadores axúdalles a comprender todo o que se fixo para planificar eventos exitosos anteriores.

Takeaways

Con estes extras na túa lista de verificación de xestión de riscos de eventos, estás ben preparado para o campo de batalla. A preparación transforma o caos potencial en confianza tranquila. Engade cada elemento á túa lista. Tachalos un por un. Mira esa lista de verificación transforma a preocupación en poder. Porque canto máis anticipas, os riscos entregaranse á túa meticulosa planificación e preparación.

Preguntas máis frecuentes