Planificación de eventos 101 | A guía definitiva para principiantes

Benvido á nosa guía para principiantes planificación de eventos! Se es novo neste mundo apaixonante e queres comezar a túa viaxe, tes un deleite! Nesta publicación do blog, forneceremos elementos esenciais da planificación de eventos e guiarémosche a través dos pasos fundamentais da planificación dun evento (+modelo gratuíto), desde a selección do lugar perfecto ata a elaboración dun orzamento e a coordinación da loxística. 

Prepárate para abrir a porta a experiencias memorables!

Índice analítico

• visión global
• Que é a planificación de eventos?
• Por que é importante a planificación de eventos?
• Quen está a cargo da planificación do evento?
• Cales son as 7 etapas da planificación de eventos?
• Como crear unha planificación de eventos exitosa
• Modelo gratuíto de planificación de eventos 
• Lugares para levar
• FAQs 

visión global

Consellos para un mellor compromiso

• Todo o que necesitas saber Xestión de eventos
• Tipo de evento
• Redes empresariais

Que é a planificación de eventos?

A organización e coordinación de todos os compoñentes e tarefas necesarias para crear un evento exitoso coñécese como planificación de eventos. Implica unha xestión coidadosa de varios factores, como o propósito do evento, o público obxectivo, o orzamento, a loxística, a selección do lugar, a coordinación dos provedores, o calendario e a execución xeral. 

Por exemplo, estás planeando unha festa de aniversario para un amigo. As fases de planificación do evento implicarán:

• Decide a data, a hora e o lugar da festa. 
• Crea unha lista de convidados e envía invitacións.
• Escolle o tema ou estilo da festa, a decoración e as actividades ou entretemento específicos que queiras incluír. 
• Organiza comidas, bebidas e asentos.
• Xestiona calquera problema inesperado e asegúrate de que todo vaia segundo o plan.
• ...

Por que é importante a planificación de eventos?

Os obxectivos da planificación de eventos poden ser os obxectivos que quere obter a súa organización. Isto significaría que, a planificación do evento trae orde e estrutura ao proceso de organización dun evento. Por exemplo, planificar e coordinar coidadosamente todos os elementos necesarios con antelación axuda a evitar o caos de última hora e garante que todo funcione sen problemas. Sen unha planificación adecuada, hai un maior risco de desorganización, confusión e posibles contratempos durante o evento.

• Por exemplo, imaxina unha conferencia na que os oradores non aparecen, os asistentes teñen dificultades para atopar o seu camiño polo lugar e xorden problemas técnicos durante as presentacións. Tales situacións poden dificultar a eficacia do evento e crear unha experiencia negativa dos participantes. A planificación eficaz de eventos axuda a evitar estes problemas e garante un fluxo de actividades fluido e eficiente.

Quen está a cargo da planificación do evento?

A persoa ou equipo encargado da planificación do evento depende da natureza e escala do evento. Os eventos máis pequenos poden ser planificados e executados por un individuo ou un pequeno equipo, mentres que os máis grandes adoitan necesitar unha rede máis extensa de profesionais e voluntarios para xestionar o proceso de planificación de forma eficaz. 

Aquí tes algúns papeis clave comúnmente implicados na planificación de eventos:

• Organizador/Coordinador de eventos:Un planificador ou coordinador de eventos é un profesional que se especializa na organización e xestión de eventos. Son responsables de todos os aspectos da planificación do evento, desde o desenvolvemento do concepto inicial ata a execución. Ademais, traballan en estreita colaboración co cliente ou as partes interesadas do evento para garantir que se cumpran os obxectivos do evento.
• Comité Organizador/Comité de Eventos:Para eventos grandes ou organizados por organizacións ou comunidades, pódese formar un comité de eventos ou comité organizador. Colaboran para xestionar diversos aspectos como marketing e promoción, adquisición de patrocinios, desenvolvemento de programas, loxística e coordinación de voluntarios.

É importante ter en conta que o nivel de participación e os roles específicos poden variar segundo o tamaño, a complexidade e o recurso dispoñible do evento.

Cales son as 7 etapas da planificación de eventos?

Entón, que é o proceso de planificación de eventos e cantas etapas hai? O proceso de planificación do evento normalmente consta das seguintes sete etapas: 

Fase 1: Investigación e Conceptualización: 

Realice unha investigación exhaustiva para comprender o propósito do evento, o público obxectivo e as tendencias da industria. Desenvolver un concepto claro para o evento, esbozando os seus obxectivos, o tema e os resultados desexados.

Fase 2: Planificación e Orzamento: 

Crea un plan detallado que inclúa todos os elementos, tarefas e prazos necesarios. Elaborar un orzamento integral que destine fondos a diferentes aspectos do evento.

Fase 3: Selección de lugares e coordinación de provedores: 

Identificar e asegurar un lugar axeitado que se axuste aos requisitos e ao orzamento do evento. Coordine con provedores e provedores de servizos, como catering, técnicos audiovisuais, decoradores e servizos de transporte, para garantir que poidan satisfacer as necesidades do evento.

Fase 4: Marketing e promoción: 

O marketing e a promoción é un dos pasos máis importantes da planificación de eventos. Desenvolver un plan estratéxico de marketing e promoción para xerar conciencia e captar asistentes. Utiliza varias canles, incluíndo plataformas en liña, redes sociais, marketing por correo electrónico e publicidade tradicional, para chegar de forma eficaz ao público obxectivo e comunicar a proposta de valor do evento.

Fase 5: Execución do evento: 

Supervisa os aspectos loxísticos do evento, incluíndo o rexistro e a compra de entradas, a disposición dos asentos, a configuración audiovisual e a xestión no lugar. Coordine co persoal, provedores e voluntarios para garantir un bo fluxo de actividades e resolver calquera problema que poida xurdir durante o evento.

Fase 6: Participación e experiencia dos asistentes: 

Crea unha experiencia atractiva e memorable para os asistentes. Planifica e organiza actividades, presentacións, entretemento e oportunidades de traballo en rede que atendan aos seus intereses e expectativas. Preste atención a detalles como a sinalización, as decoracións e os toques personalizados para mellorar a experiencia global dos asistentes.

Etapa 7: Avaliación e seguimento posterior ao evento: 

Avalía o éxito do evento recollendo comentarios dos asistentes, partes interesadas e membros do equipo. Analizar os resultados do evento fronte aos obxectivos establecidos e revisar os aspectos financeiros. 

Identifica áreas de mellora e captura as leccións aprendidas para perfeccionar os procesos de planificación de eventos futuros. Ademais, fai un seguimento cos asistentes, patrocinadores e socios para expresar gratitude e manter relacións.

Como crear unha planificación de eventos exitosa?

Aínda que non existe un conxunto de elementos universalmente acordados para a planificación de eventos, aquí tes elementos clave que adoitan considerarse esenciais para unha planificación eficaz de eventos:

1/ Obxectivos claros:  

Establecer as metas e obxectivos do evento. Comprenda o que quere lograr e aliña todos os esforzos de planificación en consecuencia. Xa sexa para recadar fondos, fomentar o traballo en rede, promocionar un produto ou celebrar un fito. 

2/ Xestión orzamentaria: 

Desenvolver un orzamento realista e asignar fondos a diferentes aspectos do evento, incluíndo lugar, catering, decoración, marketing e loxística. 

Fai un seguimento regular dos gastos e asegúrate de estar dentro do orzamento. Asignar fondos estratexicamente para acadar os resultados desexados, priorizando as opcións rendibles.

3/ Planificación estratéxica e cronograma: 

Crea un plan completo que describa todas as tarefas, responsabilidades e prazos. Desglose o proceso de planificación en pasos manexables, desde o desenvolvemento inicial do concepto ata as avaliacións posteriores ao evento. 

Un cronograma detallado garante unha coordinación fluida e permite axustes segundo sexa necesario.

4/ Deseño e temática de eventos: 

Crea un deseño de eventos cohesionado e atractivo que reflicta a atmosfera ou o tema desexado. Isto inclúe elementos como decoración, sinalización, iluminación e estética xeral que contribúen ao ambiente do evento.

5/ Loxística e Operacións: 

Preste moita atención aos detalles loxísticos, como o rexistro do evento, a venda de entradas, o transporte, o aparcamento, os requisitos audiovisuais e a xestión no lugar. Garantir o bo funcionamento coordinando eficazmente todos os recursos necesarios.

6/ Avaliación e comentarios: 

Avalía o éxito do evento recollendo comentarios e avaliando o seu impacto. 

Analizar a satisfacción dos asistentes, medir os resultados fronte aos obxectivos establecidos e identificar áreas de mellora en eventos futuros.

Modelo gratuíto de planificación de eventos 

Aquí tes un modelo de planificación de eventos que incorpora as sete etapas da planificación de eventos:

Lugares para levar 

A planificación de eventos é un proceso dinámico que require unha investigación exhaustiva, unha planificación estratéxica e unha execución impecable para lograr eventos exitosos e inesquecibles. Xa sexa unha conferencia corporativa, unha voda ou unha reunión comunitaria, a planificación eficaz de eventos garante a consecución dos obxectivos, o compromiso activo dos asistentes e a entrega dunha experiencia positiva.

Ademais, AhaSlidespode axudarche a crear eventos únicos con funcións interactivas. Desde presentacións atractivas ata interacción co público en tempo real, AhaSlides ofrece unha variedade de ferramentas que poden elevar o teu evento a novas alturas. Explora a nosa biblioteca de modelos xa preparadosagora e testemuña que a emoción dos teus asistentes se dispara!

Ref: Albaricoque salvaxe | Director de Proxecto