As reunións xogan un papel crucial nas empresas e organizacións, xa que serven como plataforma para discutir e abordar problemas e xestionar asuntos internos para impulsar o progreso. Para captar a esencia destas reunións, xa sexan virtuais ou presenciais, Minutos de reunión or acta da reunión (MM) son fundamentais para tomar notas, resumir os principais temas tratados e facer un seguimento das decisións e resolucións acadadas.
Este artigo guiarache para redactar actas de reunións eficaces, con exemplos e modelos para usar, así como as mellores prácticas a seguir.
Índice analítico
- Que son as actas da reunión?
- Quen é o que toma minutos?
- Como redactar actas da reunión
- Exemplos de actas de reunións (+ modelos)
- Consellos para crear boas actas de reunión
- Lugares para levar
Acta da Reunión | Freepik.comQue son as actas da reunión?
As actas da reunión son un rexistro escrito das discusións, decisións e elementos de acción que ocorren durante unha reunión.
- Serven como referencia e fonte de información para todos os asistentes e os que non poidan asistir.
- Axudan a garantir que a información importante non se esqueza e que todos estean na mesma páxina sobre o que se discutiu e as accións que se deben tomar.
- Tamén proporcionan responsabilidade e transparencia documentando as decisións e os compromisos asumidos durante a reunión.
Quen é o que toma minutos?
O Minute-Taker é responsable de rexistrar con precisión as discusións e as decisións tomadas durante a reunión.
Poden ser un funcionario administrativo, un secretario, un asistente ou xestor ou un membro do equipo voluntario que realice a tarefa. É esencial que o que toma minutos teña unha boa organización e toma de notas, e poida resumir as discusións de forma eficaz.
Minutos de reuniónAsistencia a reunións divertidas con AhaSlides
Consigue que a xente se reúna ao mesmo tempo
En lugar de acudir a cada mesa e "comprobar" as persoas por se non aparecen, agora podes atraer a atención da xente e comprobar a asistencia mediante divertidos cuestionarios interactivos con AhaSlides.
🚀 Obtén modelos gratuítos ☁️Como redactar actas da reunión
Para obter actas de reunión efectivas, en primeiro lugar, deben ser obxectivos, ser un rexistro de feitos da reunión, e evitar opinións persoais ou interpretacións subxectivas das discusións. A continuación, debe ser breve, claro e fácil de entender,céntrase só nos puntos principais e evite engadir detalles innecesarios. Finalmente, debe ser preciso e garantir que toda a información rexistrada é actualizada e relevante.
Imos entrar nos detalles da redacción das actas das reunións usando os seguintes pasos!
8 Compoñentes esenciais das actas da reunión
- Data, hora e lugar da reunión
- Lista de asistentes e posibles desculpas pola ausencia
- Orde do día e finalidade da reunión
- Resumo dos debates e decisións tomadas
- Calquera voto realizado e os seus resultados
- Elementos de actuación, incluíndo o responsable e o prazo de realización
- Calquera seguinte paso ou elementos de seguimento
- Clausura ou levantamento da reunión
Como redactar actas da reuniónPasos para redactar actas de reunión efectivas
1/ Preparación
Antes da reunión, familiarízase coa axenda da reunión e calquera material de fondo relevante. Asegúrate de ter todas as ferramentas necesarias, como un portátil, un bloc de notas e un bolígrafo. Tamén é unha boa idea revisar as actas das reunións anteriores para ter unha idea de que información incluír e como formatar unha.
2/ Toma de notas
Durante a reunión, tome notas claras e concisas sobre os debates e decisións tomadas. Debes centrarte en capturar puntos clave, decisións e elementos de acción, en lugar de transcribir toda a reunión textualmente. Asegúrate de incluír os nomes dos oradores ou as citas clave e calquera elemento de acción ou decisión. E evita escribir en abreviaturas ou taquigrafías que fagan que outros non entendan.
3/ Organiza a acta
Revisa e organiza as túas notas para crear un resumo coherente e conciso dos teus minutos despois da reunión. Podes usar títulos e viñetas para facilitar a lectura das actas. Non tome opinións persoais nin interpretacións subxectivas da discusión. Centrarse nos feitos e no que se acordou durante a reunión.
4/ Gravación dos detalles
As actas da túa reunión deben incluír todos os detalles relevantes, como a data, a hora, o lugar e os asistentes. E mencione os temas importantes discutidos, as decisións e as accións asignadas. Asegúrese de rexistrar as votacións realizadas e o resultado das discusións.
5/ Elementos de acción
Asegúrese de enumerar todos os elementos de acción que foron asignados, incluído o responsable e a data límite para a súa realización. Esta é unha parte crucial das actas da reunión, xa que garante que todos coñezan as súas responsabilidades e o prazo para cumprilas.
6/ Revisión e distribución
Debe revisar as actas para comprobar a súa exactitude e integridade e facer as revisións necesarias. Asegúrese de anotar todos os puntos clave e as decisións. Despois, podes distribuír as actas a todos os asistentes, xa sexa persoalmente ou por correo electrónico. Almacena unha copia dos minutos nunha localización centralizada para acceder facilmente, como unha unidade compartida ou unha plataforma de almacenamento baseada na nube.
7/ Seguimento
Asegúrese de que os elementos de acción da reunión sexan seguidos e completados con prontitude. Use os minutos para seguir o progreso e asegurarse de que as decisións se implementen. Axúdache a manter a responsabilidade e garante que a reunión sexa produtiva e eficaz.
Exemplos de actas de reunións (+ modelos)
1/ Acta da reunión Exemplo: Modelo de reunión simple
O nivel de detalle e complexidade das actas dunha reunión simple dependerá do propósito da reunión e das necesidades da súa organización.
En xeral, as actas de reunións simples utilízanse para fins internos e non precisan ser tan formais ou completas como outros tipos de actas de reunións.
Polo tanto, se tes unha necesidade urxente e a reunión xira en torno a contido sinxelo e non demasiado importante, podes utilizar o seguinte modelo:
| Título da reunión:[Inserir título da reunión] data: [Inserir data] Time:[Inserir hora] Localización:[Inserir localización] Asistentes:[Inserir nomes dos asistentes] Desculpas pola ausencia: [Inserir nomes]Axenda:[Inserir punto 1 da orde do día][Inserir punto 2 da orde do día][Inserir punto 3 da orde do día]Resumo da reunión:[Insira un resumo das discusións e decisións tomadas durante a reunión, incluíndo os puntos clave ou elementos de acción.]Elementos de acción: [Insira unha lista de todos os elementos de acción que foron asignados durante a reunión, incluíndo a parte responsable e a data límite para a súa realización.]Próximos pasos: [Insira os seguintes pasos ou elementos de seguimento que se trataron durante a reunión.]Observacións de peche: [Insira calquera observación de peche ou aprazamento da reunión.]Asinado: [Inserir a sinatura da persoa que leva a acta] |
2/ Acta da reunión Exemplo: Modelo da Xunta Directiva
As actas das reunións do consello rexístranse e distribúense a todos os membros, deixando constancia das decisións tomadas e da dirección da organización. Polo tanto, debe ser claro, completo, detallado e formal. Aquí tes un modelo de acta da xunta directiva:
| Título da reunión:Reunión da Xunta Directiva data: [Inserir data]Time: [Inserir hora]Localización:[Inserir localización] Asistentes: [Inserir nomes dos asistentes]Desculpas pola ausencia: [Inserir os nomes dos que pediron desculpas pola ausencia]Axenda:1. Aprobación da acta da sesión anterior 2. Revisión da memoria financeira 3. Discusión do plan estratéxico4. Calquera outro asuntoResumo da reunión:1. Aprobación da acta da reunión anterior: [Inserir os puntos máis destacados da reunión anterior foron revisados e aprobados]2. Revisión do informe financeiro: [Inserir aspectos destacados da situación financeira actual e recomendacións para a planificación financeira futura]3. Discusión do plan estratéxico: [Inserir cal discutiu o consello e fixo actualizacións do plan estratéxico da organización]4. Outros asuntos: [Insire calquera outro asunto importante que non estivese incluído na orde do día]Elementos de acción:[Insira unha lista de todos os elementos de acción que foron asignados durante a reunión, incluíndo a parte responsable e a data límite para a súa realización]Próximos pasos:O consello terá unha reunión de seguimento en [Inserir data].Observacións de peche:A reunión levántase en [Inserir hora].Asinado: [Inserir a sinatura da persoa que leva a acta] |
Este é só un modelo básico de reunión do consello, e quizais queira engadir ou eliminar elementos dependendo das necesidades da súa reunión e organización.
3/ Acta da reunión Exemplo: Modelo de xestión de proxectos
Aquí tes un exemplo de acta de reunión para un modelo de xestión de proxectos:
| Título da reunión: Reunión do equipo de xestión de proxectos data: [Inserir data]Time: [Inserir hora]Localización:[Inserir localización] Asistentes: [Inserir nomes dos asistentes]Desculpas pola ausencia: [Inserir os nomes dos que pediron desculpas pola ausencia]Axenda:1. Revisión do estado do proxecto2. Discusión dos riscos do proxecto3. Revisión do progreso do equipo4. Calquera outro asuntoResumo da reunión:1. Revisión do estado do proxecto: [Insira calquera actualización sobre o progreso e resalte os problemas que deban ser abordados]2. Discusión dos riscos do proxecto: [Insira os riscos potenciais para o proxecto e un plan para mitigar eses riscos]3. Revisión do progreso do equipo: [Inserir o progreso revisado e discutir os problemas xurdidos]4 Calquera outro asunto: [Insira calquera outro asunto importante que non estivese incluído na orde do día]Elementos de acción:[Insira unha lista de todos os elementos de acción que foron asignados durante a reunión, incluíndo a parte responsable e a data límite para a súa realización]Próximos pasos:O equipo terá unha reunión de seguimento en [Inserir data].Observacións de peche:A reunión levántase en [Inserir hora].Asinado: [Inserir a sinatura da persoa que leva a acta] |
Consellos para crear boas actas de reunión
Non te preocupes por capturar cada palabra, céntrate en rexistrar os principais temas, resultados, decisións e elementos de acción. Pon as discusións nunha plataforma en directo para que poidas recoller todas as palabras nunha gran rede🎣 -O taboleiro de ideas de AhaSlides é unha ferramenta intuitiva e sinxela para que todos envíen as súas ideas rapidamente. Aquí tes como facelo:
Crea unha nova presentación co teu Conta AhaSlides, despois engade a diapositiva Brainstorm na sección "Enquisa".
Escribe o teu tema de discusión, despois preme "Presentar" para que todos os participantes na reunión poidan unirse e enviar as súas ideas.
Co taboleiro de ideas de AhaSlides, todos teñen voz e tamén podes facer un seguimento das actas da reunión facilmenteParece fácil, non é? Proba esta función agora, é só unha das funcións útiles para facilitar as túas reunións con debates animados e sólidos.
Lugares para levar
O propósito das actas da reunión é proporcionar unha visión xeral da reunión para aqueles que non puideron asistir, así como manter un rexistro dos resultados da reunión. Polo tanto, as actas deben ser organizadas e fáciles de entender, destacando a información máis importante de forma clara e concisa.
tags: Encontro de negocios
