શ્રેષ્ઠ વ્યવહારો સાથે વ્યવસાયમાં મીટિંગના 10 પ્રકાર

વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સ પ્રોજેક્ટ મેનેજર અથવા કંપનીમાં વરિષ્ઠ ભૂમિકાઓ જેવી નેતૃત્વની સ્થિતિ ધરાવતા લોકો માટે પરિચિત છે. આ મેળાવડા સંચારને વધારવા, સહયોગને પ્રોત્સાહિત કરવા અને સંસ્થામાં સફળતાને આગળ વધારવા માટે જરૂરી છે. 

જો કે, દરેક વ્યક્તિ આ મીટિંગ્સની વ્યાખ્યાઓ, પ્રકારો અને હેતુઓથી વાકેફ હોઈ શકે નહીં. આ લેખ એક વ્યાપક માર્ગદર્શિકા તરીકે સેવા આપે છે અને વ્યવસાયમાં ઉત્પાદક મીટિંગ્સ કરવા માટેની ટીપ્સ પ્રદાન કરે છે.

• બિઝનેસ મીટિંગ શું છે?
• વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સના પ્રકાર
• વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સ કેવી રીતે ચલાવવી
• કી ટેકવેઝ 

બિઝનેસ મીટિંગ શું છે?

બિઝનેસ મીટિંગ એ વ્યક્તિઓની મીટિંગ છે જેઓ વ્યવસાય સાથે સંબંધિત ચોક્કસ વિષયો પર ચર્ચા કરવા અને નિર્ણય લેવા માટે ભેગા થાય છે. આ મીટિંગના હેતુઓમાં વર્તમાન પ્રોજેક્ટ્સ પર ટીમના સભ્યોને અપડેટ કરવા, ભવિષ્યના પ્રયત્નોનું આયોજન, સમસ્યાઓનું નિરાકરણ અથવા સમગ્ર કંપનીને અસર કરતા નિર્ણયો લેવાનો સમાવેશ થઈ શકે છે. 

વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સ વ્યક્તિગત રીતે યોજી શકાય છે, વર્ચ્યુઅલ, અથવા બંનેનું સંયોજન અને ઔપચારિક અથવા અનૌપચારિક હોઈ શકે છે.

બિઝનેસ મીટિંગનો ધ્યેય માહિતીની આપ-લે કરવાનો, ટીમના સભ્યોને સંરેખિત કરવાનો અને વ્યવસાયને તેના લક્ષ્યો હાંસલ કરવામાં મદદ કરે તેવા નિર્ણયો લેવાનો છે.

વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સના પ્રકાર

વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સના ઘણા પ્રકારો છે, પરંતુ 10 સામાન્ય પ્રકારોમાં શામેલ છે:

1/ માસિક ટીમ મીટિંગ્સ

માસિક ટીમ મીટિંગ્સ એ કંપનીના ટીમના સભ્યોની નિયમિત મીટિંગ છે જે ચાલુ પ્રોજેક્ટ્સ પર ચર્ચા કરવા, કાર્યો સોંપવા અને લોકોને માહિતગાર અને સંરેખિત રાખવા માટે છે. આ મીટિંગો સામાન્ય રીતે માસિક, તે જ દિવસે થાય છે અને 30 મિનિટથી લઈને કેટલાક કલાકો સુધી ચાલે છે (જૂથના કદ અને આવરી લેવામાં આવેલી માહિતીના જથ્થાને આધારે).

માસિક ટીમ મીટિંગ્સ ટીમના સભ્યોને માહિતી અને વિચારોનું આદાનપ્રદાન કરવા, પ્રોજેક્ટની પ્રગતિની ચર્ચા કરવા અને દરેક વ્યક્તિ સમાન લક્ષ્ય તરફ કામ કરી રહ્યા છે તેની ખાતરી કરવા માટે તક અને માર્ગદર્શન પૂરું પાડે છે. 

આ મીટિંગોનો ઉપયોગ ટીમને જે પડકારો અથવા સમસ્યાઓનો સામનો કરવો પડે છે તેને સંબોધવા, ઉકેલો ઓળખવા અને પ્રોજેક્ટ અથવા ટીમના કાર્યની દિશાને અસર કરતા નિર્ણયો લેવા માટે પણ થઈ શકે છે.

An બધા હાથની મીટિંગ ફક્ત એક મીટિંગ છે જેમાં કંપનીના તમામ સ્ટાફનો સમાવેશ થાય છે, બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, માસિક ટીમ મીટિંગ. તે એક નિયમિત મીટિંગ છે - કદાચ મહિનામાં એકવાર થાય છે - અને તે સામાન્ય રીતે કંપનીના વડાઓ દ્વારા ચલાવવામાં આવે છે.

2/ સ્ટેન્ડ અપ મીટિંગ્સ

આ સ્ટેન્ડ-અપ મીટિંગ, જેને દૈનિક સ્ટેન્ડ-અપ અથવા ડેઇલી સ્ક્રમ મીટિંગ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે, તે એક પ્રકારની ટૂંકી મીટિંગ છે, જે સામાન્ય રીતે 15 મિનિટથી વધુ ચાલતી નથી, અને ટીમને પ્રોજેક્ટની પ્રગતિ, અથવા પૂર્ણ થયેલ વર્કલોડ, યોજના વિશે ઝડપી અપડેટ આપવા માટે દરરોજ યોજવામાં આવે છે. આજે કામ કરો.

તે જ સમયે, તે ટીમના સભ્યો જે અવરોધોનો સામનો કરી રહ્યા છે અને તે ટીમના સામાન્ય લક્ષ્યોને કેવી રીતે અસર કરે છે તેને ઓળખવામાં અને ઉકેલવામાં મદદ કરે છે. 

3/ સ્ટેટસ અપડેટ મીટિંગ્સ

સ્ટેટસ અપડેટ મીટિંગ્સ ટીમના સભ્યો તરફથી તેમના પ્રોજેક્ટ્સ અને કાર્યોની પ્રગતિ પર અપડેટ્સ પ્રદાન કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. તેઓ સાપ્તાહિક જેવી માસિક સભાઓ કરતાં વધુ વારંવાર થઈ શકે છે. 

સ્ટેટસ અપડેટ મીટિંગ્સનો હેતુ, અલબત્ત, દરેક પ્રોજેક્ટની પ્રગતિનો પારદર્શક દૃષ્ટિકોણ પ્રદાન કરવાનો અને પ્રોજેક્ટની સફળતાને અસર કરી શકે તેવા કોઈપણ પડકારોને ઓળખવાનો છે. આ બેઠકો ચર્ચા અથવા સમસ્યાનું નિરાકરણ જેવા મુદ્દાઓમાં ફસાઈ જશે નહીં.

મોટા પાયાની મીટિંગ માટે, સ્ટેટસ અપડેટ મીટિંગને 'એક' નામ પણ આપી શકાય છે.ટાઉન હોલ મીટીંગ', ટાઉન હોલ મીટિંગ એ ફક્ત એક આયોજિત કંપની-વ્યાપી મીટિંગ છે જેમાં કર્મચારીઓના પ્રશ્નોના જવાબ આપવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં આવે છે. તેથી, આ મીટિંગમાં પ્રશ્ન અને જવાબનું સત્ર સામેલ હતું, જે તેને અન્ય કોઈપણ પ્રકારની મીટિંગ કરતાં વધુ ખુલ્લું અને ઓછું સૂત્રયુક્ત બનાવે છે!

4/ સમસ્યાનું નિરાકરણ સભાઓ

આ એવી મીટિંગો છે જે પડકારો, કટોકટી અથવા સંસ્થાનો સામનો કરી રહી હોય તેવી સમસ્યાઓને ઓળખવા અને ઉકેલવાની આસપાસ ફરે છે. તે ઘણીવાર અનપેક્ષિત હોય છે અને ચોક્કસ સમસ્યાઓના ઉકેલ માટે સહયોગ કરવા અને ઉકેલો શોધવા માટે વિવિધ વિભાગો અથવા ટીમોમાંથી વ્યક્તિઓને લાવવાની જરૂર છે.

આ મીટિંગમાં, તે ઉપસ્થિત લોકો તેમના મંતવ્યો શેર કરશે, સંયુક્ત રીતે સમસ્યાઓના મૂળ કારણોને ઓળખશે અને સંભવિત ઉકેલો ઓફર કરશે. આ મીટિંગ અસરકારક બનવા માટે, તેમને ખુલ્લેઆમ અને પ્રામાણિકપણે ચર્ચા કરવા, દોષ ટાળવા અને જવાબો શોધવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા પ્રોત્સાહિત કરવા જોઈએ.

5/ નિર્ણય લેવાની મીટીંગો

આ મીટિંગ્સમાં પ્રોજેક્ટ, ટીમ અથવા સમગ્ર સંસ્થાની દિશાને અસર કરતા મહત્વપૂર્ણ નિર્ણયો લેવાનું લક્ષ્ય હોય છે. પ્રતિભાગીઓ સામાન્ય રીતે જરૂરી નિર્ણય લેવાની સત્તા અને કુશળતા ધરાવતી વ્યક્તિઓ હોય છે.

આ મીટિંગમાં તમામ સંબંધિત માહિતી અગાઉથી પૂરી પાડવાની જરૂર પડશે, જરૂરી હિતધારકો. પછી, મીટિંગ દરમિયાન લીધેલા નિર્ણયો હાથ ધરવામાં આવે છે તેની ખાતરી કરવા માટે, અનુવર્તી ક્રિયાઓ પૂર્ણ થવાના સમય સાથે સ્થાપિત કરવામાં આવે છે. 

6/ મંથન સભાઓ

બ્રેઈનસ્ટોર્મિંગ મીટિંગ્સ તમારા વ્યવસાય માટે નવા અને નવીન વિચારો પેદા કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. 

મંથન સત્રનો શ્રેષ્ઠ ભાગ એ છે કે તે જૂથની સામૂહિક બુદ્ધિ અને કલ્પનાને દોરતી વખતે કેવી રીતે ટીમવર્ક અને શોધને પ્રોત્સાહન આપે છે. દરેક વ્યક્તિને તેમના મંતવ્યો વ્યક્ત કરવાની, એકબીજાના વિચારોમાંથી દોરવાની અને મૂળ અને અદ્યતન ઉકેલો સાથે આવવાની છૂટ છે.

7/ વ્યૂહાત્મક સંચાલન બેઠકો

વ્યૂહાત્મક સંચાલન બેઠકો ઉચ્ચ-સ્તરની મીટિંગ્સ છે જે સંસ્થાના લાંબા ગાળાના લક્ષ્યો, દિશા અને કામગીરી અંગે સમીક્ષા, વિશ્લેષણ અને નિર્ણયો લેવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે. વરિષ્ઠ અધિકારીઓ અને નેતૃત્વ ટીમ આ બેઠકોમાં હાજરી આપે છે, જે ત્રિમાસિક અથવા વાર્ષિક ધોરણે યોજાય છે.

આ બેઠકો દરમિયાન, સંસ્થાની સમીક્ષા અને મૂલ્યાંકન કરવામાં આવે છે, તેમજ સ્પર્ધાત્મકતા અથવા વૃદ્ધિ અને સુધારણા માટે નવી તકોની ઓળખ કરવામાં આવે છે.

8/ પ્રોજેક્ટ કિકઓફ મીટિંગ્સ

A પ્રોજેક્ટ કિકઓફ બેઠક એક મીટિંગ છે જે નવા પ્રોજેક્ટની સત્તાવાર શરૂઆતને ચિહ્નિત કરે છે. તે લક્ષ્યો, ઉદ્દેશ્યો, સમયરેખાઓ અને બજેટની ચર્ચા કરવા માટે પ્રોજેક્ટ ટીમના મુખ્ય વ્યક્તિઓને એકસાથે લાવે છે, જેમાં પ્રોજેક્ટ મેનેજર, ટીમના સભ્યો અને અન્ય વિભાગોના હિતધારકોનો સમાવેશ થાય છે.

તે પ્રોજેક્ટ મેનેજર માટે સ્પષ્ટ સંદેશાવ્યવહાર ચેનલો સ્થાપિત કરવા, અપેક્ષાઓ સેટ કરવાની અને ટીમના સભ્યો તેમની ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓને સમજે તેની ખાતરી કરવાની તક પણ પૂરી પાડે છે.

આ વ્યવસાયમાં મીટિંગના સૌથી સામાન્ય પ્રકારો છે અને સંસ્થાના કદ અને પ્રકારને આધારે ફોર્મેટ અને માળખું બદલાઈ શકે છે.

9/ પરિચય સભાઓ

An પરિચય બેઠક પ્રથમ વખત ટીમના સભ્યો અને તેમના નેતાઓ સત્તાવાર રીતે એકબીજાને મળે છે, તે નક્કી કરવા માટે કે સામેલ વ્યક્તિઓ કાર્યકારી સંબંધ બાંધવા અને ભવિષ્યમાં ટીમને પ્રતિબદ્ધ કરવા માંગે છે કે કેમ.

આ મીટિંગનો હેતુ દરેક સહભાગીની પૃષ્ઠભૂમિ, રુચિઓ અને ધ્યેયો જાણવા માટે ટીમના સભ્યોને સાથે રહેવા માટે સમય આપવાનો છે. તમારી અને તમારી ટીમની પસંદગીના આધારે, તમે વિવિધ સંદર્ભો પર આધાર રાખીને, ઔપચારિક અથવા અનૌપચારિક પ્રારંભિક મીટિંગ્સ સેટ કરી શકો છો.

10/ ટાઉન હોલ મીટીંગ્સ

આ ખ્યાલ સ્થાનિક ન્યૂ ઈંગ્લેન્ડ ટાઉન મીટિંગ્સમાંથી ઉદ્દભવ્યો છે જ્યાં રાજકારણીઓ મુદ્દાઓ અને કાયદાની ચર્ચા કરવા માટે ઘટકોને મળશે.

આજે, એ ટાઉન હોલ બેઠક આયોજિત કંપની-વ્યાપી મીટિંગ છે જ્યાં મેનેજમેન્ટ કર્મચારીઓના સીધા પ્રશ્નોના જવાબ આપે છે. તે નેતૃત્વ અને સ્ટાફ વચ્ચે ખુલ્લા સંચાર અને પારદર્શિતા માટે પરવાનગી આપે છે. કર્મચારીઓ પ્રશ્નો પૂછી શકે છે અને તાત્કાલિક પ્રતિસાદ મેળવી શકે છે.

જવાબ બધા મહત્વપૂર્ણ પ્રશ્નો

AhaSlides' સાથે બીટ ચૂકશો નહીં મફત પ્રશ્ન અને જવાબ સાધન. સંગઠિત, પારદર્શક અને મહાન નેતા બનો.

વ્યવસાયમાં મીટિંગ્સ કેવી રીતે ચલાવવી

ના અનુસાર સારી મીટિંગ છે, સૌ પ્રથમ, તમારે એ મોકલવું આવશ્યક છે મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ.

વ્યવસાયમાં અસરકારક મીટિંગ્સનું આયોજન કરવા માટે સાવચેતીપૂર્વક આયોજન અને તૈયારીની જરૂર પડે છે તેની ખાતરી કરવા માટે કે મીટિંગ ફળદાયી છે અને તેના હેતુવાળા લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરે છે. નીચેની સલાહ તમને ઉત્પાદક બિઝનેસ મીટિંગ ચલાવવામાં મદદ કરી શકે છે:

1/ હેતુ અને ધ્યેયો વ્યાખ્યાયિત કરો

બિઝનેસ મીટિંગના હેતુ અને ઉદ્દેશોને વ્યાખ્યાયિત કરવું એ સુનિશ્ચિત કરવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે કે મીટિંગ ઉત્પાદક છે અને ઇચ્છિત પરિણામ ઉત્પન્ન કરે છે. તેઓએ નીચેની ખાતરી કરવાની જરૂર છે:

• હેતુ. ખાતરી કરો કે મીટિંગનો હેતુ ચોક્કસ વિષયો પર ચર્ચા કરવાનો, નિર્ણય લેવા અથવા અપડેટ્સ આપવાનો છે. તમારે વ્યાખ્યાયિત કરવાની જરૂર છે કે મીટિંગ શા માટે જરૂરી છે અને અપેક્ષિત પરિણામ.
• ઉદ્દેશો બિઝનેસ મીટિંગના લક્ષ્યો ચોક્કસ, માપી શકાય તેવા પરિણામો છે જે તમે મીટિંગના અંત સુધીમાં પ્રાપ્ત કરવા માંગો છો. તેઓએ સમયરેખા, KPI, વગેરે સાથે મીટિંગના એકંદર હેતુ સાથે સંરેખિત થવું જોઈએ.

ઉદાહરણ તરીકે, નવી પ્રોડક્ટ લૉન્ચની ચર્ચા કરવા માટેની મીટિંગમાં એવા લક્ષ્યો હોવા જોઈએ જે વેચાણ વધારવા અથવા બજારહિસ્સામાં સુધારો કરવાના એકંદર લક્ષ્ય સાથે સંરેખિત હોય.

2/ મીટિંગનો કાર્યસૂચિ તૈયાર કરો

A બેઠકનો કાર્યસૂચિ મીટિંગ માટે રોડમેપ તરીકે કામ કરે છે અને ચર્ચાને કેન્દ્રિત અને ટ્રેક પર રાખવામાં મદદ કરે છે.

તેથી, અસરકારક કાર્યસૂચિ તૈયાર કરીને, તમે ખાતરી કરી શકો છો કે વ્યવસાયિક મીટિંગો ઉત્પાદક અને કેન્દ્રિત છે અને દરેક વ્યક્તિ જાણે છે કે શું ચર્ચા કરવી, શું અપેક્ષા રાખવી અને શું પ્રાપ્ત કરવાની જરૂર છે. 

3/ યોગ્ય સહભાગીઓને આમંત્રિત કરો

તેમની ભૂમિકા અને ચર્ચા કરવાના વિષયોના આધારે મીટિંગમાં કોણે હાજરી આપવી જોઈએ તે ધ્યાનમાં લો. મીટિંગ સરળતાથી ચાલે તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે જેમને હાજર રહેવાની જરૂર હોય તેમને જ આમંત્રિત કરો. યોગ્ય પ્રતિભાગીઓને પસંદ કરવામાં મદદ કરવા માટે ધ્યાનમાં લેવાના કેટલાક પરિબળોમાં યોગ્યતા, કુશળતાનું સ્તર અને સત્તાનો સમાવેશ થાય છે.

4/ અસરકારક રીતે સમય ફાળવો

ખાતરી કરો કે તમે દરેક મુદ્દાના મહત્વ અને જટિલતાને ધ્યાનમાં રાખીને તમારા કાર્યસૂચિમાંના દરેક વિષય માટે પૂરતો સમય ફાળવો છો. આ સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરશે કે બધા વિષયો પર સંપૂર્ણ ધ્યાન આપવામાં આવે અને મીટિંગ ઓવરટાઇમ ન જાય.

ઉપરાંત, તમારે શક્ય તેટલું શેડ્યૂલને વળગી રહેવું જોઈએ, પરંતુ જો જરૂરી હોય તો ફેરફારો કરવા માટે પૂરતા લવચીક પણ બનો. તમે સહભાગીઓને રિચાર્જ અને ફરીથી ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરવા માટે ટૂંકા વિરામ લેવાનું પણ વિચારી શકો છો. તેનાથી મીટિંગની એનર્જી અને રસ જળવાઈ રહે છે.

5/ મીટિંગ્સને વધુ ઇન્ટરેક્ટિવ અને આકર્ષક બનાવો

બધા સહભાગીઓને બોલવા અને તેમના વિચારો અને વિચારો શેર કરવા પ્રોત્સાહિત કરીને વ્યવસાય મીટિંગ્સને વધુ ઇન્ટરેક્ટિવ અને આકર્ષક બનાવો. તેમજ ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રવૃત્તિઓનો ઉપયોગ કરીને, જેમ કે જીવંત મતદાન or વિચારમય સત્રો અને સ્પિનર ​​વ્હીલ્સ સહભાગીઓને વ્યસ્ત રાખવામાં અને ચર્ચા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે.

અથવા AhaSlides નો ઉપયોગ કરો પૂર્વ-નિર્મિત નમૂના પુસ્તકાલય કંટાળાજનક મીટિંગ્સ અને ચમકતી આંખોને ગુડબાય કહેવા માટે.

તપાસો: 20+ ઓનલાઇન ફન આઇસબ્રેકર ગેમ્સ વધુ સારી સગાઈ માટે, અથવા 14 પ્રેરણાદાયી વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સ માટે ગેમ્સ, શ્રેષ્ઠ 6 સાથે મીટિંગ હેક્સ તમે 2024 માં શોધી શકો છો!

6/ મીટિંગ મિનિટ

ટેકિંગ મુલાકાતનો સમય બિઝનેસ મીટિંગ દરમિયાન એ એક મહત્વપૂર્ણ કાર્ય છે જે મીટિંગ દરમિયાન કરવામાં આવેલી મુખ્ય ચર્ચાઓ અને નિર્ણયોને દસ્તાવેજ કરવામાં મદદ કરે છે. તે પારદર્શિતાને સુધારવામાં પણ મદદ કરે છે અને ખાતરી કરે છે કે આગલી મીટિંગમાં જતા પહેલા દરેક એક જ પૃષ્ઠ પર છે.

7/ ક્રિયા આઇટમ્સ પર અનુસરો

ક્રિયા આઇટમ્સ પર અનુસરીને, તમે ખાતરી કરી શકો છો કે મીટિંગ દરમિયાન લીધેલા નિર્ણયો અમલમાં મૂકવામાં આવ્યા છે અને દરેક વ્યક્તિ તેમની જવાબદારીઓ પર સ્પષ્ટ છે.

અને આવનારી બિઝનેસ મીટિંગ્સને વધુ સારી બનાવવા માટે હંમેશા સહભાગીઓ પાસેથી પ્રતિસાદ એકત્ર કરો – તમે ઈમેલ અથવા પ્રેઝન્ટેશન સ્લાઈડ્સ દ્વારા સમાપન પછી પ્રતિસાદ શેર કરી શકો છો. તે મીટિંગને કંટાળાજનક બનાવે છે અને દરેકને મજા આવે છે

કી ટેકવેઝ 

આસ્થાપૂર્વક, આ લેખ સાથે એહાસ્લાઇડ્સ, તમે વ્યવસાયમાં મીટિંગના પ્રકારો અને તેમના હેતુઓને અલગ કરી શકો છો. ઉપરાંત આ પગલાંઓ અને શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓને અનુસરીને, તમે એ સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરી શકો છો કે તમારી વ્યવસાયિક મીટિંગો કાર્યક્ષમ, કેન્દ્રિત છે અને ઇચ્છિત પરિણામો ઉત્પન્ન કરે છે.

અસરકારક રીતે બિઝનેસ મીટિંગ્સનું આયોજન સંસ્થામાં સંચાર, સહયોગ અને સફળતાને સુધારવામાં મદદ કરી શકે છે અને સફળ બિઝનેસ મેનેજમેન્ટનું મુખ્ય ઘટક છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો