સારી રીતે રચાયેલ કાર્યસૂચિ મીટિંગ માટે સ્પષ્ટ ધ્યેયો અને અપેક્ષાઓ નક્કી કરે છે, ખાતરી કરે છે કે દરેક વ્યક્તિ તેમના હેતુ અને તે પહેલાં, દરમિયાન અને પછી શું થવાની જરૂર છે તે જાણે છે. આ લેખ તમને મીટિંગ એજન્ડા રાખવાના મહત્વ, અસરકારક બનાવવાના પગલાં અને તમારી આગામી મીટિંગમાં ઉપયોગ કરવા માટે ઉદાહરણો (ટેમ્પ્લેટ્સ સાથે) પ્રદાન કરશે.
- દરેક મીટિંગ માટે એક એજન્ડા શા માટે જરૂરી છે
- અસરકારક મીટિંગ એજન્ડા લખવા માટેના 8 મુખ્ય પગલાં
- મીટિંગ એજન્ડાના ઉદાહરણો અને મફત નમૂનાઓ
- AhaSlides સાથે તમારો મીટિંગ એજન્ડા સેટ કરો
- કી ટેકવેઝ
દરેક મીટિંગ માટે એક એજન્ડા શા માટે જરૂરી છે
દરેક મીટિંગ ઉત્પાદક અને કાર્યક્ષમ છે તેની ખાતરી કરવા માટે એક કાર્યસૂચિની જરૂર છે. મીટિંગ એજન્ડા નીચેના લાભો પ્રદાન કરશે:
- મીટિંગના હેતુ અને ધ્યેયો સ્પષ્ટ કરો, અને ચર્ચાને કેન્દ્રિત અને ટ્રેક પર રાખવામાં મદદ કરે છે.
- મીટિંગનો સમય અને ગતિ મેનેજ કરો, ખાતરી કરો કે કોઈ અર્થહીન દલીલો નથી અને શક્ય તેટલો સમય બચાવો.
- સહભાગીઓ માટે અપેક્ષાઓ સેટ કરો, અને ખાતરી કરો કે બધી સંબંધિત માહિતી અને ક્રિયા આઇટમ આવરી લેવામાં આવી છે.
- જવાબદારી અને સંગઠનને પ્રોત્સાહન આપે છે, વધુ અસરકારક અને કાર્યક્ષમ બેઠકો તરફ દોરી જાય છે.
અસરકારક મીટિંગ એજન્ડા લખવા માટેના 8 મુખ્ય પગલાં
અસરકારક મીટિંગ એજન્ડા લખવામાં તમારી મદદ કરવા માટે અહીં કેટલીક મુખ્ય ટીપ્સ આપી છે:
1/ મીટિંગનો પ્રકાર નક્કી કરો
કારણ કે વિવિધ પ્રકારની મીટિંગ્સમાં વિવિધ સહભાગીઓ, ફોર્મેટ અને ઉદ્દેશ્યો શામેલ હોઈ શકે છે, તે પરિસ્થિતિ માટે યોગ્ય એક પસંદ કરવાનું મહત્વપૂર્ણ છે.
- પ્રોજેક્ટ કિકઓફ મીટિંગ: એક મીટિંગ કે જે પ્રોજેક્ટ, તેના લક્ષ્યો, સમયરેખા, બજેટ અને અપેક્ષાઓનું વિહંગાવલોકન પ્રદાન કરે છે.
- ઓલ-હેન્ડ્સ મીટિંગ: કંપની-વ્યાપી મીટિંગનો એક પ્રકાર જેમાં તમામ કર્મચારીઓને હાજરી આપવા માટે આમંત્રિત કરવામાં આવે છે. દરેકને કંપનીના પ્રદર્શન, ધ્યેયો અને યોજનાઓ વિશે જાણ કરવા અને સંસ્થામાં સામાન્ય હેતુ અને દિશાની ભાવનાને પ્રોત્સાહન આપવા માટે.
- ટાઉન હોલ મીટીંગ: એક કંપની ટાઉન હોલ મીટિંગ જ્યાં કર્મચારીઓ પ્રશ્નો પૂછી શકે, અપડેટ મેળવી શકે અને વરિષ્ઠ મેનેજમેન્ટ અને અન્ય નેતાઓને પ્રતિસાદ આપી શકે.
- વ્યૂહાત્મક વ્યવસ્થાપન બેઠક: એક બેઠક જેમાં વરિષ્ઠ નેતાઓ અથવા અધિકારીઓ લાંબા ગાળાની દિશાની ચર્ચા કરવા અને આયોજન કરવા માટે ભેગા થાય છે.
- વર્ચ્યુઅલ ટીમ મીટિંગ: વર્ચ્યુઅલ ટીમ મીટિંગ્સના ફોર્મેટમાં પ્રસ્તુતિઓ, ચર્ચાઓ અને ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રવૃત્તિઓ શામેલ હોઈ શકે છે અને તે વિડિયો કોન્ફરન્સિંગ સોફ્ટવેર, ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગ અથવા અન્ય ડિજિટલ કમ્યુનિકેશન ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરીને હાથ ધરવામાં આવી શકે છે.
- મંથન સત્ર: એક સર્જનાત્મક અને સહયોગી મીટિંગ જેમાં સહભાગીઓ નવા વિચારો પેદા કરે છે અને તેની ચર્ચા કરે છે.
- વન-ઓન-વન મીટિંગ: બે લોકો વચ્ચેની ખાનગી મીટિંગ, જેનો ઉપયોગ ઘણીવાર પ્રદર્શન સમીક્ષાઓ, કોચિંગ અથવા વ્યક્તિગત વિકાસ માટે થાય છે.
2/ મીટિંગના હેતુ અને ધ્યેયો વ્યાખ્યાયિત કરો
સ્પષ્ટપણે જણાવો કે મીટિંગ શા માટે યોજવામાં આવી રહી છે અને તમે અથવા તમારી ટીમ શું પ્રાપ્ત કરવાની આશા રાખે છે.
3/ મુખ્ય વિષયો ઓળખો
મુખ્ય વિષયોની સૂચિ બનાવો કે જેને આવરી લેવાની જરૂર છે, જેમાં કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ નિર્ણયો લેવાની જરૂર છે.
4/ સમય મર્યાદા સોંપો
મીટિંગ શેડ્યૂલ પર રહે તેની ખાતરી કરવા માટે દરેક વિષય અને સમગ્ર મીટિંગ માટે યોગ્ય સમય ફાળવો.
5/ પ્રતિભાગીઓ અને તેમની ભૂમિકાઓને ઓળખો
મીટિંગમાં કોણ ભાગ લેશે તેની યાદી બનાવો અને તેમની ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓ સ્પષ્ટ કરો.
6/ સામગ્રી અને સહાયક દસ્તાવેજો તૈયાર કરો
મીટિંગ દરમિયાન જરૂરી કોઈપણ સંબંધિત માહિતી અથવા સામગ્રી એકત્રિત કરો.
7/ અગાઉથી કાર્યસૂચિનું વિતરણ કરો
દરેક જણ તૈયાર અને તૈયાર છે તેની ખાતરી કરવા માટે તમામ ઉપસ્થિતોને મીટિંગનો કાર્યસૂચિ મોકલો.
8/ જરૂરિયાત મુજબ એજન્ડાની સમીક્ષા કરો અને તેમાં સુધારો કરો
તે સંપૂર્ણ અને સચોટ છે તેની ખાતરી કરવા માટે મીટિંગ પહેલાં કાર્યસૂચિની સમીક્ષા કરો અને કોઈપણ જરૂરી પુનરાવર્તનો કરો.
મીટિંગ એજન્ડાના ઉદાહરણો અને મફત નમૂનાઓ
અહીં મીટિંગ એજન્ડાના કેટલાક ઉદાહરણો છે જેનો ઉપયોગ વિવિધ પ્રકારની મીટિંગ્સ માટે થઈ શકે છે:
1/ ટીમ મીટિંગ એજન્ડા
તારીખ:
સ્થાન:
ઉપસ્થિત લોકો:
ટીમ મીટિંગ ઉદ્દેશ્યો:
- પ્રોજેક્ટ અમલીકરણ પ્રગતિ અપડેટ કરવા
- વર્તમાન સમસ્યાઓ અને ઉકેલોની સમીક્ષા કરવા
ટીમ મીટિંગનો કાર્યસૂચિ:
- પરિચય અને સ્વાગત (5 મિનિટ) | @WHO
- અગાઉની મીટિંગની સમીક્ષા (10 મિનિટ) | @WHO
- પ્રોજેક્ટ અપડેટ્સ અને પ્રોગ્રેસ રિપોર્ટ્સ (20 મિનિટ) | @WHO
- સમસ્યાનું નિરાકરણ અને નિર્ણય લેવો (20 મિનિટ) | @WHO
- ખુલ્લી ચર્ચા અને પ્રતિસાદ (20 મિનિટ) | @WHO
- ક્રિયા અને આગળનાં પગલાં (15 મિનિટ) | @WHO
- સમાપન અને આગામી બેઠક વ્યવસ્થા (5 મિનિટ) | @WHO
AhaSlides સાથે મફત માસિક મીટિંગ ટેમ્પલેટ
2/ ઓલ હેન્ડ્સ મીટીંગ એજન્ડા
તારીખ:
સ્થાન:
એટએન્ડીસ:
મીટિંગના ઉદ્દેશ્યો:
- કંપનીના પ્રદર્શનને અપડેટ કરવા અને કર્મચારીઓ માટે નવી પહેલ અને યોજનાઓ રજૂ કરવા.
મીટિંગનો કાર્યસૂચિ:
- સ્વાગત અને પરિચય (5 મિનિટ)
- કંપની કામગીરી અપડેટ (20 મિનિટ)
- નવી પહેલ અને યોજનાઓનો પરિચય (20 મિનિટ)
- પ્રશ્ન અને જવાબ સત્ર (30 મિનિટ)
- કર્મચારીની ઓળખ અને પુરસ્કારો (15 મિનિટ)
- સમાપન અને આગામી બેઠક વ્યવસ્થા (5 મિનિટ)
ઓલ હેન્ડ્સ મીટિંગ ટેમ્પલેટ
3/ પ્રોજેક્ટ કિકઓફ મીટિંગ એજન્ડા
તારીખ:
સ્થાન:
ઉપસ્થિત લોકો:
મીટિંગના ઉદ્દેશ્યો:
- પ્રોજેક્ટ માટે સ્પષ્ટ લક્ષ્યો અને અપેક્ષાઓ સ્થાપિત કરવા
- પ્રોજેક્ટ ટીમનો પરિચય કરાવવો
- પ્રોજેક્ટ પડકારો અને જોખમોની ચર્ચા કરવા
મીટિંગનો કાર્યસૂચિ:
- સ્વાગત અને પરિચય (5 મિનિટ) | @WHO
- પ્રોજેક્ટ વિહંગાવલોકન અને લક્ષ્યો (15 મિનિટ) | @WHO
- ટીમ સભ્ય પરિચય (5 મિનિટ) | @WHO
- ભૂમિકા અને જવાબદારી સોંપણીઓ (20 મિનિટ) | @WHO
- સમયપત્રક અને સમયરેખા વિહંગાવલોકન (15 મિનિટ) | @WHO
- પ્રોજેક્ટ પડકારો અને જોખમોની ચર્ચા (20 મિનિટ) | @WHO
- ક્રિયા આઇટમ્સ અને આગળનાં પગલાં (15 મિનિટ) | @WHO
- સમાપન અને આગામી બેઠક વ્યવસ્થા (5 મિનિટ) | @WHO
નોંધ કરો કે આ ફક્ત ઉદાહરણો છે, અને મીટિંગની ચોક્કસ જરૂરિયાતો અને ધ્યેયોના આધારે કાર્યસૂચિ વસ્તુઓ અને ફોર્મેટને સમાયોજિત કરી શકાય છે.
AhaSlides સાથે તમારો મીટિંગ એજન્ડા સેટ કરો
AhaSlides સાથે મીટિંગ એજન્ડા સેટ કરવા માટે, આ પગલાં અનુસરો:
- એક ખાતુ બનાવો: જો તમારી પાસે પહેલાથી નથી, તો સાઇન અપ કરો એહાસ્લાઇડ્સ અને એકાઉન્ટ બનાવો. અથવા અમારા માટે વડા જાહેર નમૂનાઓ પુસ્તકાલય.
- મીટિંગ એજન્ડા ટેમ્પલેટ પસંદ કરો: અમારી પાસે વિવિધ મીટિંગ એજન્ડા નમૂનાઓ છે જેનો તમે પ્રારંભિક બિંદુ તરીકે ઉપયોગ કરી શકો છો. ફક્ત તમારી જરૂરિયાતોને શ્રેષ્ઠ રીતે બંધબેસતું એક પસંદ કરો અને ક્લિક કરો "નમૂનો મેળવો".
- નમૂનાને કસ્ટમાઇઝ કરો: એકવાર તમે ટેમ્પલેટ પસંદ કરી લો તે પછી, તમે આઇટમ ઉમેરીને અથવા દૂર કરીને, ફોર્મેટિંગને સમાયોજિત કરીને અને રંગ યોજના બદલીને તેને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો.
- તમારી કાર્યસૂચિ આઇટમ્સ ઉમેરો: તમારી એજન્ડા આઇટમ્સ ઉમેરવા માટે સ્લાઇડ એડિટરનો ઉપયોગ કરો. તમે ટેક્સ્ટ, સ્પિનર વ્હીલ, મતદાન, છબીઓ, કોષ્ટકો, ચાર્ટ્સ અને વધુ ઉમેરી શકો છો.
- તમારી ટીમ સાથે સહયોગ કરો: જો તમે ટીમ સાથે કામ કરી રહ્યાં છો, તો તમે કાર્યસૂચિમાં સહયોગ કરી શકો છો. પ્રસ્તુતિ સંપાદિત કરવા માટે ફક્ત ટીમના સભ્યોને આમંત્રિત કરો, અને તેઓ ફેરફારો કરી શકે છે, ટિપ્પણીઓ ઉમેરી શકે છે અને સંપાદનો સૂચવી શકે છે.
- કાર્યસૂચિ શેર કરો: જ્યારે તમે તૈયાર હોવ, ત્યારે તમે તમારી ટીમ સાથે અથવા પ્રતિભાગીઓ સાથે કાર્યસૂચિ શેર કરી શકો છો. તમે લિંક અથવા QR કોડ દ્વારા શેર કરી શકો છો.
AhaSlides સાથે, તમે સરળતાથી એક વ્યાવસાયિક, સારી-સંરચિત મીટિંગ એજન્ડા બનાવી શકો છો જે તમને ટ્રેક પર રહેવા અને તમારા મીટિંગના ઉદ્દેશ્યોને પ્રાપ્ત કરવામાં મદદ કરશે.
કી ટેકવેઝ
AhaSlides ટેમ્પ્લેટ્સની મદદથી આ મુખ્ય પગલાંઓ અને ઉદાહરણોને અનુસરીને, અમે આશા રાખીએ છીએ કે તમે એક સારી રીતે સંરચિત મીટિંગ એજન્ડા બનાવી શકશો જે તમને સફળતા માટે સેટ કરશે.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
મીટિંગના કાર્યસૂચિનો શું ઉલ્લેખ છે?
કાર્યસૂચિને મીટિંગ કેલેન્ડર, શેડ્યૂલ અથવા ડોકેટ પણ કહેવામાં આવે છે. તે મીટિંગ દરમિયાન શું થશે તેની રચના, માર્ગદર્શન અને દસ્તાવેજ કરવા માટે બનાવેલ આયોજિત રૂપરેખા અથવા શેડ્યૂલનો સંદર્ભ આપે છે.
એજન્ડા-સેટિંગ મીટિંગ શું છે?
એજન્ડા સેટિંગ મીટિંગ એ ચોક્કસ પ્રકારની મીટિંગનો સંદર્ભ આપે છે જે આગામી મોટી મીટિંગ માટે એજન્ડાનું આયોજન અને નિર્ધારણ કરવાના હેતુથી યોજવામાં આવે છે.
પ્રોજેક્ટ મીટિંગનો એજન્ડા શું છે?
પ્રોજેક્ટ મીટિંગ માટેનો કાર્યસૂચિ એ વિષયો, ચર્ચાઓ અને ક્રિયા આઇટમ્સની આયોજિત રૂપરેખા છે જેને પ્રોજેક્ટ સંબંધિત સંબોધિત કરવાની જરૂર છે.
