प्रस्तुति संबंधी अधिकांश सलाह प्रस्तुति देने के तरीके पर केंद्रित होती है। स्पष्ट रूप से बोलें। आंखों से संपर्क बनाए रखें। जल्दबाजी न करें। ये सभी बातें महत्वपूर्ण हैं, लेकिन इनका महत्व बाद में आता है। प्रस्तुति से पहले तैयारी आवश्यक है। तैयारी से पहले एक और भी बुनियादी बात है: यह जानना कि आप किस प्रकार की प्रस्तुति तैयार कर रहे हैं, यह किसके लिए है, और प्रस्तुति समाप्त होने के बाद आप वास्तव में उनसे क्या अपेक्षा रखते हैं।
इस गाइड में दिए गए दस सुझाव स्लाइड खोलने से पहले लिए गए निर्णयों से लेकर, जब श्रोताओं का ध्यान भटकने लगे तो वास्तविक समय में किए जाने वाले समायोजनों तक, पूरी प्रक्रिया को कवर करते हैं। इनमें से कुछ सुझाव आपको परिचित लगेंगे। कुछ सुझाव आपकी प्रस्तुति देने की शैली को पूरी तरह से बदल सकते हैं।
इन दोनों को एक साथ लागू करने से सबसे अच्छा परिणाम मिलता है। लेकिन अगर आप शुरुआत करने के लिए कोई जगह ढूंढ रहे हैं, तो पहला सुझाव सही जगह है।
1. अपने दर्शकों को जानें अपनी सामग्री जानने से पहले
प्रस्तुतियों के असफल होने का सबसे आम कारण यह है कि वे गलत श्रोता समूह के लिए बनाई गई थीं। विषयवस्तु तो ठीक है, लेकिन गहराई की कमी है। उदाहरण प्रभावी नहीं होते। लहजा बेमेल लगता है। इन सब की जड़ एक ही निर्णय में निहित है: पहली स्लाइड से पहले ही यह तय कर लिया जाता है कि आखिर यह प्रस्तुति किसके लिए है?
कुछ भी लिखने से पहले, चार सवालों के जवाब दें। इस विषय के बारे में श्रोताओं को पहले से क्या जानकारी है? उनकी क्या समस्याएं हैं जिनका समाधान आपकी प्रस्तुति से हो सकता है? कौन सी भाषा और संदर्भ उन्हें परिचित लगेंगे, अपरिचित नहीं? क्या वे अपनी इच्छा से आए हैं या किसी बाध्यता के कारण?
इन जवाबों से हर अगला निर्णय प्रभावित होता है। अधिकारियों के लिए डेटा एनालिटिक्स पर दी जाने वाली प्रस्तुति, डेटा वैज्ञानिकों के लिए दी जाने वाली प्रस्तुति से बिलकुल अलग होती है। विषय एक ही हो सकता है, लेकिन विषयवस्तु, गहराई और लहजा पूरी तरह से भिन्न होता है। प्रस्तुति को कमरे में मौजूद लोगों के लिए तैयार किया जाना चाहिए, न कि किसी काल्पनिक औसत श्रोता के लिए।
2. अपनी संरचना का निर्माण करें स्लाइड बनाने से पहले
खाली डेक खोलकर स्लाइड भरना शुरू कर देने से प्रस्तुतियाँ अव्यवस्थित लगने लगती हैं, न कि सुसंगत। संरचना ही वह निर्णय है जो बाकी सब कुछ आसान बना देता है, और यह स्लाइड बनने से पहले ही हो जाना चाहिए।
एक प्रभावी प्रस्तुति विषय चाहे जो भी हो, एक ही मूल सिद्धांत का पालन करती है। सबसे पहले यह स्पष्ट करें कि यह विषय आपके श्रोताओं के लिए इस समय क्यों महत्वपूर्ण है। अपने मुख्य संदेश को शुरुआत में ही बता दें, न कि लोगों को अंत तक अपनी बात समझाने के लिए इंतजार करवाएं। प्रस्तुति के मुख्य भाग में तीन से पांच अलग-अलग बिंदु रखें, जिनमें से प्रत्येक प्रमाणों द्वारा समर्थित हो और मुख्य संदेश से जुड़ा हो। अंत में, अपने संदेश को सुदृढ़ करते हुए और कार्रवाई के लिए एक विशिष्ट आह्वान करें: कोई निर्णय लेना हो, कोई व्यवहार बदलना हो या कोई अगला कदम उठाना हो।
अनुभागों की तरह ही संक्रमण भी महत्वपूर्ण होते हैं। "अब जब हमने X को समझ लिया है, तो आइए Y को देखें" से श्रोताओं का ध्यान बना रहता है। इनके बिना, अनुभाग आपस में जुड़े होने के बजाय एक-दूसरे पर रखे हुए से लगते हैं।
3. अपनी शैली को पहचानें और उसका उपयोग करें।
कुछ वक्ता अपनी ऊर्जा और गति से पूरे हॉल को मंत्रमुग्ध कर देते हैं। वहीं कुछ अन्य अपनी सटीकता और शांत स्वभाव से। दोनों में से कोई भी बेहतर नहीं है। प्रस्तुति की विफलता गलत शैली से नहीं होती, बल्कि प्रस्तुति देने वाले व्यक्ति की गलत शैली से होती है।
वीडियो में खुद को देखें और ध्यान दें कि वास्तव में क्या काम कर रहा है, न कि वह जो आप चाहते हैं कि काम करे। क्या आप एक स्वाभाविक कहानीकार हैं? इसका उपयोग करें। क्या आप डेटा और सटीकता के माध्यम से विश्वास बनाते हैं? इसका उपयोग करें। एक अंतर्मुखी व्यक्ति का बहिर्मुखी होने का दिखावा करना तुरंत बनावटी लगता है। जो आप वास्तव में अच्छी तरह से कर सकते हैं, उस पर ध्यान केंद्रित करने से किसी और के तरीके की नकल करने की कोशिश करने की तुलना में अधिक विश्वसनीयता बनती है।
4. सबसे पहले अपनी शुरुआत और समापन लिखें।
लोग प्रस्तुति के बीच के हिस्से की तुलना में शुरुआत और अंत को अधिक याद रखते हैं। अधिकतर प्रस्तुतकर्ता बीच का हिस्सा सबसे अंत में लिखते हैं, जो कि उल्टा है।
आपके भाषण की शुरुआत में लोगों का ध्यान आकर्षित करने के लिए लगभग तीस सेकंड का समय होता है, इससे पहले कि लोग यह तय करना शुरू कर दें कि वे ध्यान दे रहे हैं या नहीं। इन सेकंडों को आयोजकों को धन्यवाद देने या अपनी बात समझाने में बर्बाद न करें। किसी ऐसी बात से शुरुआत करें जो तुरंत ध्यान आकर्षित करे: एक प्रश्न, एक विशिष्ट स्थिति, या कोई अप्रत्याशित टिप्पणी। शुरुआत ऐसी होनी चाहिए कि लोग ध्यान से सुनें, न कि निष्क्रिय हो जाएं।
आपका समापन श्रोताओं को एक स्पष्ट संदेश देना चाहिए: आगे क्या करना है। न कि केवल आपके द्वारा कवर किए गए विषयों का सारांश। न ही "कोई प्रश्न?" कहकर उत्तर देने का समय समाप्त करना। बल्कि एक विशिष्ट, कार्रवाई योग्य अगला कदम बताना, जो आपकी वर्तमान तैयारी को एक दिशा प्रदान करे।
बाकी सब कुछ लिखने से पहले इन दोनों को लिख लें। बीच में जो कुछ भी है, वह इन दोनों को जोड़ने के लिए ही है।
5. उपयोग स्लाइड्स समर्थन के रूप में, प्रस्तुति के रूप में नहीं
टेक्स्ट से भरी स्लाइडें प्रस्तुतकर्ता का समर्थन नहीं करतीं, बल्कि वे उनकी जगह ले लेती हैं। जब आपके श्रोता स्क्रीन पर जानने लायक हर चीज़ पढ़ सकते हैं, तो वे पढ़ेंगे और इस प्रक्रिया में वे आपकी बात सुनना बंद कर देंगे।
प्रत्येक स्लाइड में एक ही विचार व्यक्त होना चाहिए। सामान्य स्टॉक फ़ोटो के बजाय, अपने मुख्य बिंदु से संबंधित छवियों का उपयोग करें, क्योंकि सामान्य फ़ोटो यह संकेत नहीं देतीं कि आपने दृश्य पर ध्यानपूर्वक विचार नहीं किया है। डेटा प्रस्तुत करते समय, उसे स्पष्ट करें: महत्वपूर्ण निष्कर्ष पर ध्यान केंद्रित करने के लिए रंग, तीर या संकेत चिह्नों का उपयोग करें, न कि दर्शकों को स्वयं निष्कर्ष खोजने के लिए कहें।
लक्ष्य यह होना चाहिए: यदि कोई व्यक्ति आपकी प्रस्तुति सुने बिना आपकी स्लाइड्स पढ़ ले, तो उसके मन में प्रश्न उठने चाहिए, उत्तर नहीं। प्रश्न उठाने वाली स्लाइड्स से प्रस्तुतकर्ता को कुछ करने को मिलता है। हर बात का उत्तर देने वाली स्लाइड्स प्रस्तुतकर्ता को अनावश्यक बना देती हैं।
6. स्क्रिप्ट नहीं, नोट्स तैयार करें।
पूरी प्रस्तुति को याद करने से चिंता कम होने के बजाय बढ़ जाती है। जब आप बोलने के बजाय रट रहे होते हैं, तो एक भी शब्द भूल जाना विनाशकारी लगता है। स्क्रिप्ट में हर छोटी सी चूक भी असफलता जैसी लगती है।
मुख्य बिंदुओं पर आधारित नोट्स अलग तरह से काम करते हैं। प्रत्येक अनुभाग के लिए मुख्य विचार, सटीक रूप से उद्धृत किए जाने वाले आँकड़े और संक्रमणकालीन वाक्यांश लिखें। इन्हें इतना संक्षिप्त रखें कि एक नज़र में पढ़ा जा सके। नोट्स तब काम आते हैं जब आप कुछ भूल जाते हैं, लेकिन आप उन पर निर्भर नहीं हैं। आप बोलचाल की शैली में बोलते हैं, माहौल के अनुसार ढलते हैं और किसी भी भटकाव से स्वाभाविक रूप से उबर जाते हैं क्योंकि आप शुरू से ही रटने वाले नहीं थे।
7. गति धीमी करें और जानबूझकर मौन का प्रयोग करें।
घबराए हुए वक्ता जल्दी-जल्दी बोलते हैं। यह चिंता के सबसे स्पष्ट लक्षणों में से एक है और इसे ठीक करना सबसे आसान है, लेकिन तभी जब आप इस पर ध्यान दें।
जानबूझकर धीरे बोलें। श्रोताओं को आपकी कही बातों को समझने के लिए विचारों के बीच थोड़ा अंतराल दें। महत्वपूर्ण बिंदुओं से पहले रुकें ताकि उत्सुकता बढ़े। उनके बाद भी रुकें ताकि वे समझ सकें। तीन सेकंड का विराम आपको अनंत काल जैसा लग सकता है, लेकिन सुनने वाले सभी लोगों को यह बिल्कुल स्वाभाविक लगता है। जो वक्ता सबसे अधिक आत्मविश्वास से भरे लगते हैं, वे अक्सर मौन में सबसे सहज होते हैं।
8. अपने शरीर को अपने शब्दों का समर्थन करने दें।
आपके हाव-भाव, इशारे और चाल-चलन आपके शब्दों से पहले ही संवाद स्थापित कर देते हैं। खुली मुद्रा, कंधे पीछे, बाहें दिखाई देना आत्मविश्वास का संकेत है। बाहें क्रॉस करके बैठना रक्षात्मकता का संकेत है। जेब में हाथ रखना उदासीनता का संकेत है। लगातार हिलना-डुलना घबराहट का संकेत है।
हाव-भाव सलीके से और कमरे के हिसाब से होने चाहिए। बड़े स्थान में छोटा हाव-भाव नज़र नहीं आता। छोटे स्थान में बड़ा हाव-भाव आक्रामक लगता है। गति का एक उद्देश्य होना चाहिए: किसी महत्वपूर्ण क्षण में श्रोताओं के करीब जाना जुड़ाव पैदा करता है। बिना उद्देश्य के इधर-उधर घूमना शोर पैदा करता है।
किसी वक्ता के लिए आत्मविश्वास का सबसे सीधा संकेत आंखों से संपर्क करना होता है। किसी एक व्यक्ति पर ध्यान केंद्रित करने या नीचे देखने के बजाय कमरे के अलग-अलग हिस्सों पर नज़र डालें। कमरे में मौजूद लोगों से संक्षिप्त और वास्तविक संपर्क स्थापित करने से ऐसा लगता है कि आप उनसे बात कर रहे हैं, न कि उन पर अपनी बात थोप रहे हैं।
9. अपने मुख्य संदेश को दोहराएँ।
लोग प्रस्तुति में सुनी गई अधिकांश बातें याद नहीं रख पाते। वे मुख्य बिंदु को तभी याद रखते हैं जब उस पर स्पष्ट रूप से जोर दिया जाए और पूरी प्रस्तुति के दौरान उस पर बार-बार चर्चा की जाए।
प्रस्तावना में अपना मुख्य संदेश स्पष्ट करें। मुख्य भाग में उदाहरणों और प्रमाणों के माध्यम से इसे सुदृढ़ करें। निष्कर्ष में इसे अलग भाषा में दोहराएँ। यह दोहराव नहीं है। यह याद रखने का तरीका है। जो दोहराव बोलने वाले को यांत्रिक लगता है, वही सुनने वाले को स्पष्टता प्रदान करता है।
10. स्थिति को समझें और उसके अनुसार ढलें।
सबसे अच्छे प्रस्तुतकर्ता वे नहीं होते जो योजना का सबसे सख्ती से पालन करते हैं। वे वे होते हैं जो यह पहचान लेते हैं कि कुछ काम नहीं कर रहा है और उसे बदल देते हैं।
संकेतों पर ध्यान दें। अगर लोग आपकी ओर झुककर आपसे नज़रें मिलाते हैं, तो इसका मतलब है कि आप सबका ध्यान अपनी ओर खींच रहे हैं। अगर लोग पीछे हटकर बैठ जाते हैं, फ़ोन देखने लगते हैं या चुप हो जाते हैं, तो इसका मतलब है कि आप अपना ध्यान खो रहे हैं। ऐसा होने पर, स्थिति को संभालें। कोई सवाल पूछें। थोड़ा और करीब आएं। अपनी बोलने की गति बदलें। कोई कहानी सुनाएं। ये छोटे-छोटे बदलाव प्रस्तुति को बाधित किए बिना ध्यान को फिर से केंद्रित कर देते हैं।
जब आप बोलते समय भटक जाएं या किसी शब्द पर अटक जाएं, तो रुकें, गहरी सांस लें और फिर बोलना शुरू करें। आपके श्रोता आपकी गलती को लगभग तुरंत भूल जाएंगे। लेकिन आपको वह गलती कई दिनों तक याद रहेगी। इस असंतुलन को समझना उपयोगी है।
प्रभावी ढंग से अभ्यास कैसे करें
ऊपर दिए गए दस सुझाव तभी कारगर होंगे जब आप उनका अभ्यास करेंगे। नोट्स पढ़कर अभ्यास करना ही तैयारी का सबसे आम दोष है। इससे बोलने का वास्तविक अनुभव नहीं मिलता, जिसका अर्थ है कि दबाव में पहली बार बोलना आपके वास्तविक श्रोताओं के सामने ही होगा।
खड़े होकर, ज़ोर से बोलकर अभ्यास करें, उसी गति से जिस गति से आप वास्तव में अभ्यास करेंगे। इससे तेज़ नहीं। मौन अभ्यास और वास्तविक प्रस्तुति के बीच का अंतर ही वह जगह है जहाँ ज़्यादातर लोग घबरा जाते हैं। ज़ोर से बोलने से पढ़ने की तुलना में अलग-अलग चीज़ें सक्रिय होती हैं, और इस अंतर को पाटने का एकमात्र तरीका है कि आप उसी तरह अभ्यास करें जिस तरह आप प्रस्तुति देंगे।
कम से कम एक बार अपनी रिकॉर्डिंग करें। अपनी बॉडी लैंग्वेज को समझने के लिए पहले वीडियो को बिना आवाज़ के देखें, फिर आवाज़ के साथ देखें ताकि आप अनावश्यक शब्दों, बोलने की गति और उन पलों को पकड़ सकें जब आप अपनी बात से भटक जाते हैं। ज़्यादातर लोगों को रिकॉर्डिंग उतनी कष्टदायक नहीं लगती जितनी उन्होंने सोची थी और यह किसी भी अन्य प्रकार के फीडबैक से ज़्यादा उपयोगी साबित होती है।
शुरुआत और समापन के अंशों का अभ्यास अन्य सभी अंशों से अधिक बार करें। यही वो क्षण हैं जो माहौल बनाते हैं और स्थायी प्रभाव छोड़ते हैं। ये इतने परिचित होने चाहिए कि इन्हें बिना किसी मानसिक बोझ के प्रस्तुत किया जा सके, जिससे आप आगे क्या होगा इस पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय वास्तव में श्रोताओं से जुड़ सकें।
अपने समय का ध्यान रखें। अपनी प्रस्तुति की अवधि का ठीक-ठीक अंदाजा लगा लें, ताकि सत्र के बीच में आपको यह पता न चले कि आपके पास पंद्रह मिनट की सामग्री है और केवल पाँच मिनट बचे हैं। तय समय से अधिक समय लेना, उन श्रोताओं के बीच विश्वसनीयता को कम करने का सबसे स्पष्ट तरीका है जिन्हें कहीं और जाना है।
वास्तविक प्रस्तुति से यथासंभव मिलती-जुलती परिस्थितियों में अभ्यास करें। बैठने के बजाय खड़े होकर अभ्यास करें। अपनी डेस्क के बजाय किसी कमरे में अभ्यास करें। उन उपकरणों का उपयोग करें जिनका आप वास्तव में उपयोग करेंगे। आपका अभ्यास वातावरण जितना अधिक वास्तविक वातावरण से मिलता-जुलता होगा, आपकी तैयारी उतनी ही बेहतर होगी।
AhaSlides के साथ इसे और आगे ले जाना
केवल तैयारी और प्रस्तुति से ही एक समस्या का पूरी तरह समाधान नहीं हो सकता, और वह है अधिकांश प्रस्तुतियों की एकतरफा गतिशीलता। आप अच्छी तरह से तैयार, स्पष्ट और आत्मविश्वासी हो सकते हैं, फिर भी लोग ध्यान भटकने के कारण प्रस्तुति देना बंद कर सकते हैं क्योंकि उन्हें भाग लेने के लिए प्रेरित करने वाला कुछ भी नहीं होता।
इंटरैक्टिव एलिमेंट्स इसे बदल देते हैं। प्रेजेंटेशन के बीच में एक पोल दर्शकों को प्रतिक्रिया देने का मौका देता है, न कि सिर्फ जानकारी प्राप्त करने का। एक वर्ड क्लाउड वास्तविक समय में यह दिखाता है कि दर्शकों को क्या पसंद आ रहा है, न कि आपको अनुमान लगाने के लिए छोड़ देता है। एक गुमनाम प्रश्नोत्तर सत्र उन सवालों को सामने लाता है जो लोगों के मन में होते हैं लेकिन वे खुलकर नहीं पूछते, जिसका मतलब है कि आपको पता चलता है कि दर्शक वास्तव में क्या सोच रहे हैं, न कि वे क्या कहना चाहते हैं।
ये क्षण तैयारी या प्रस्तुति का विकल्प नहीं हैं। ये तब होते हैं जब तैयारी और प्रस्तुति पहले से ही अच्छी हो और आप चाहते हैं कि श्रोता पूरी प्रस्तुति में उपस्थित रहें। AhaSlides इन्हें बनाना आसान बनाता है: पोल, क्विज़, वर्ड क्लाउड और प्रश्नोत्तर आपकी प्रस्तुति के प्रवाह के भीतर ही होते हैं, न कि उसके साथ-साथ, इसलिए विषयवस्तु से सहभागिता की ओर बदलाव सहज और सहज लगता है, न कि बाधक।
ऊपर लपेटकर
एक सफल प्रस्तुति प्रतिभा का परिणाम नहीं होती। यह श्रोताओं को जानने, उनके लिए उपयुक्त संरचना बनाने, पर्याप्त तैयारी करने ताकि प्रस्तुति स्वाभाविक लगे, और जब कुछ ठीक से काम न करे तो सुधार करने के लिए पर्याप्त रूप से सचेत रहने का परिणाम होती है।
इनमें से कुछ भी रहस्यमय नहीं है। ये सब कुछ सीखा जा सकता है।
इस गाइड से एक सुझाव चुनें और उसे अपनी अगली प्रस्तुति में लागू करें। देखें कि क्या बदलाव आते हैं। फिर एक और सुझाव जोड़ें। यही पूरी प्रक्रिया है।
