एआई प्रलेखन गोपनीयता प्रशिक्षण: प्रशासनिक प्रमुखों को परिवेशी प्रलेखन उपकरणों का मूल्यांकन करने के लिए कैसे तैयार करें

एक विक्रेता ने परिवेशीय दस्तावेज़ीकरण उपकरण का प्रस्ताव रखा है। यह परामर्श कक्ष में होने वाली बातचीत को सुनता है और नैदानिक ​​नोट तैयार करता है। प्रदर्शन प्रभावशाली है और चिकित्सक इसमें रुचि दिखाते हैं। हालांकि, प्रस्ताव में इस बारे में कोई जानकारी नहीं दी गई है कि रिकॉर्डिंग और प्रतिलेख कितने समय तक रखे जाते हैं, या उत्पाद को बेहतर बनाने के लिए इनका उपयोग और कौन कर सकता है। इसे पढ़ने वाले प्रशासनिक प्रमुख को यह तय करना है कि क्या पूछना है, किससे पूछना है और क्या उत्तर संतोषजनक है।

यह एक उदाहरण मात्र है, कोई प्रमाणित मामला नहीं। यह उस अंतर को दर्शाता है जिसे एआई प्रलेखन गोपनीयता प्रशिक्षण दूर करने के लिए बनाया गया है: किसी कार्यप्रवाह से प्रभावित होने और उस पर सवाल उठाने की क्षमता के बीच का फासला।

यह मार्गदर्शिका अस्पताल के प्रशिक्षण एवं विकास (L&D) निदेशकों और उनके साथ काम करने वाले सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुखों के लिए है। इसमें प्रदर्शन संबंधी समस्या का वर्णन करना, सीखने और संदर्भ संबंधी कमियों का निदान करना, तैयारी और अभ्यास की योजना बनाना, किसी मामले पर काम करना और स्थानांतरण का आकलन करना शामिल है। यह प्रशिक्षण डिजाइन के बारे में है, न कि कानूनी सलाह के बारे में। गोपनीयता कानून क्षेत्राधिकार के अनुसार भिन्न होते हैं, इसलिए आपके अपने गोपनीयता अधिकारी और वकील को उन नियमों को परिभाषित करना चाहिए जिनका पालन आपके शिक्षार्थी करेंगे।

एआई डॉक्यूमेंटेशन प्राइवेसी ट्रेनिंग क्या है?

एआई प्रलेखन गोपनीयता प्रशिक्षण प्रशासनिक प्रमुखों को एआई प्रलेखन कार्यप्रवाहों का मूल्यांकन करने और किसी उपकरण को अपनाने से पहले गोपनीयता संबंधी प्रश्न उठाने के लिए तैयार करता है। यह कार्य मूल्यांकनात्मक है। शिक्षार्थी एक प्रस्ताव पढ़ता है, रोगी की जानकारी कहाँ जाती है इसका आकलन करता है, इसकी तुलना संगठन के दायित्वों से करता है और यह तय करता है कि क्या पूछना है, क्या मामला आगे बढ़ाना है और किस पर हस्ताक्षर करने से इनकार करना है।

त्वरित तथ्य

1. प्रदर्शन संबंधी समस्या का वर्णन करें।

कार्य से शुरुआत करें: एआई दस्तावेज़ीकरण कार्यप्रवाहों का मूल्यांकन करें और गोपनीयता संबंधी प्रश्न उठाएं। दो भाग महत्वपूर्ण हैं। मूल्यांकन का अर्थ है किसी वास्तविक प्रस्ताव को पढ़ना, न कि किसी नीति को याद करना। प्रश्न उठाने का अर्थ है विशिष्ट, उत्तर योग्य प्रश्नों का एक समूह और एक स्पष्ट समाधान, न कि यह निर्णय कि उपकरण सुरक्षित है।

डेटा प्रतिधारण और साझाकरण अच्छे आधार बिंदु हैं, क्योंकि प्रस्ताव में इन दोनों के बारे में स्पष्ट जानकारी न होना स्वाभाविक है। यह पूछें कि ऑडियो और ट्रांसक्रिप्ट कहाँ संग्रहीत किए जाते हैं, कितने समय तक, कौन-कौन उन तक पहुँच सकता है और क्या उनका उपयोग विक्रेता के उत्पाद को बेहतर बनाने के लिए किया जाता है। इस तरह के प्रश्न तभी उपयोगी होते हैं जब शिक्षार्थी को यह पता हो कि ये प्रश्न क्यों महत्वपूर्ण हैं।

क्लाउड कंप्यूटिंग पर अमेरिकी स्वास्थ्य एवं मानव सेवा विभाग (एचएचएस) के नागरिक अधिकार कार्यालय का मार्गदर्शन एक उपयोगी संदर्भ बिंदु है। इसमें कहा गया है कि एक संरक्षित इकाई किसी क्लाउड सेवा का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक संरक्षित स्वास्थ्य जानकारी को संग्रहीत या संसाधित करने के लिए तभी कर सकती है जब उसका प्रदाता के साथ व्यावसायिक सहयोगी समझौता हो, जो कि अनुमत उपयोगों और आवश्यक सुरक्षा उपायों को निर्धारित करने वाला अनुबंध है। इसमें यह भी कहा गया है कि एक प्रदाता जो डिक्रिप्शन कुंजी के बिना एन्क्रिप्टेड डेटा रखता है, वह भी एक व्यावसायिक सहयोगी है। ग्राहक के अपने कर्तव्य भी बने रहते हैं: उसे केवल अनुबंध पर निर्भर रहने के बजाय अपना स्वयं का जोखिम विश्लेषण करना होगा।एचएचएस, एचआईपीएए और क्लाउड कंप्यूटिंग पर दिशानिर्देशयह दिशानिर्देश परिवेशीय एआई उपकरणों से पहले का है और यह केवल उन्हीं के लिए विशिष्ट नहीं है, इसलिए इसे एक प्रारंभिक रूपरेखा के रूप में उपयोग करें और अपने गोपनीयता अधिकारी से पूछें कि यह कैसे लागू होता है।

प्रदर्शन विवरण को एक वाक्य में लिखें और अनुपालन प्रमुख से इसकी जाँच करवाएँ: "एआई प्रलेखन उपकरण के लिए विक्रेता के प्रस्ताव को देखते हुए, प्रमुख रोगी सूचना प्रवाह के स्थान का मानचित्रण करता है, प्रस्ताव में अनुत्तरित छोड़े गए प्रतिधारण और साझाकरण संबंधी प्रश्नों की सूची बनाता है, और जिन प्रश्नों का समाधान वे स्वयं नहीं कर सकते, उन्हें उचित व्यक्ति तक पहुँचाता है।"

2. सीखने और संदर्भ संबंधी कमियों का निदान करें

कुछ भी बनाने से पहले, उस कार्य की तुलना अपने वर्तमान कार्यक्रम में अपनाई जाने वाली प्रथाओं और मूल्यांकनों से करें। आमतौर पर तीन प्रश्न प्रशिक्षण की कमी को अन्य कमियों से अलग करते हैं:

1. क्या वर्तमान कार्यप्रणाली में वास्तविक कार्य का उपयोग किया जाता है? यदि गोपनीयता प्रशिक्षण सामान्य नियमों पर आधारित एक वार्षिक मॉड्यूल है, तो शिक्षार्थी नियमों को पहचानने का अभ्यास करते हैं, न कि उन्हें किसी विक्रेता के प्रस्ताव पर लागू करने का। परिभाषाओं पर आधारित प्रश्नोत्तरी स्मरण क्षमता को मापती है, मूल्यांकन को नहीं।
2. संज्ञानात्मक आवश्यकता क्या है? ब्लूम के संशोधित वर्गीकरण में, किसी नए प्रस्ताव पर नियम लागू करना और यह विश्लेषण करना कि सूचना प्रवाह कहाँ स्थित है, स्मरण से ऊपर है। उन स्तरों के अनुरूप गतिविधियों का मिलान हमारी मार्गदर्शिका में शामिल है। ब्लूम के वर्गीकरण के अनुसार सीखने की गतिविधियों का मिलान करना.
3. क्या कौशल के अलावा कोई और चीज बाधा बन रही है? कर्मचारियों, उपकरणों और प्रक्रियाओं की जाँच करें। यदि किसी लीड को प्रस्ताव की समीक्षा के लिए केवल दो दिन का समय दिया जाता है, विक्रेता से संबंधित प्रश्नों के लिए कोई टेम्पलेट उपलब्ध नहीं है, या खरीद को रोकने का अधिकार नहीं है, तो चाहे उसे कितना भी अच्छा प्रशिक्षण दिया गया हो, उसे कठिनाई होगी। इन समस्याओं की जानकारी उन लोगों को दें जो इन्हें ठीक कर सकते हैं।

3. डिजाइन की तैयारी और अभ्यास

एक बार जब आपको पता चल जाए कि प्रशिक्षण से किन कमियों को दूर किया जा सकता है, तो प्रत्येक चरण को एक अलग कार्य सौंप दें।

तैयार करना। एक संक्षिप्त नैदानिक ​​परीक्षण के साथ पूर्वापेक्षाओं की जाँच करें: आपके संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रमुख गोपनीयता नियम, रोगी की जानकारी में क्या शामिल है, व्यावसायिक सहयोगी समझौता क्या है और गोपनीयता संबंधी निर्णय कौन लेता है। इस चरण में स्व-गति से अध्ययन करना उपयुक्त है। केवल पूर्वापेक्षाओं की पुष्टि के लिए एक पुनरावलोकन किया जाता है।

अभ्यास करें. मॉक ऑडिट समीक्षाओं का उपयोग करें। शिक्षार्थियों को एक काल्पनिक विक्रेता प्रस्ताव और संगठन की गोपनीयता चेकलिस्ट दी जाती है, और वे निरीक्षण की तैयारी उसी तरह करते हैं जैसे किसी निरीक्षण की: उन्हें किन साक्ष्यों की आवश्यकता होगी, वे सबसे पहले क्या पूछेंगे और वे किन बातों पर आपत्ति जताएंगे। अपने पिछले ऑडिटों के उदाहरण शामिल करें जिनमें पहचान गुप्त रखी गई हो और जिन्हें आपके अनुपालन प्रमुख ने अनुमोदित किया हो।

प्रतिक्रिया। इसे कुल स्कोर के बजाय निर्णयों से जोड़ें। "आपने पूछा कि ट्रांसक्रिप्ट कितने समय तक रखे जाते हैं, जो कि सही प्रश्न है, लेकिन आपने यह नहीं पूछा कि क्या विक्रेता उनका उपयोग अपने मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए कर सकता है" यह कथन "10 में से 6" से अधिक उपयोगी है।

लाइव इनपुट या अतुल्यकालिक समीक्षा? लाइव कोचिंग तब सबसे अधिक उपयोगी होती है जब कोई प्रस्ताव अस्पष्ट हो और शिक्षार्थियों को यह समझने की आवश्यकता हो कि एक अनुभवी गोपनीयता प्रमुख किस प्रकार निर्णय लेता है कि किस मामले को आगे बढ़ाना उचित है। शिक्षार्थी द्वारा लिखित प्रश्नों की सूची की तुलना एक व्याख्यात्मक मॉडल उत्तर से करने के लिए अतुल्यकालिक समीक्षा पर्याप्त है। कुछ टीमें दोनों तरीकों का उपयोग करती हैं: पहले स्व-गति से तैयारी, फिर सबसे कठिन प्रस्तावों पर एक निर्देशित सत्र।

4. एक वास्तविक उदाहरण के माध्यम से काम करें

उदाहरण के तौर पर। गोपनीयता या सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञ को उपयोग से पहले मामले और उत्तर के मानदंडों को सत्यापित करना चाहिए।

मामला। परिवेशीय दस्तावेज़ीकरण उपकरण के लिए विक्रेता के प्रस्ताव में कहा गया है कि डेटा "सुरक्षित रूप से संग्रहीत" किया जाता है और "हमारी सेवाओं को बेहतर बनाने के लिए उपयोग किया जाता है"। इसमें डेटा को कितने समय तक सुरक्षित रखा जाएगा, इसका कोई उल्लेख नहीं है और यह भी नहीं बताया गया है कि विक्रेता संगठन के व्यावसायिक सहयोगी समझौते पर हस्ताक्षर करेगा या नहीं।

कार्य। लीडर प्रस्ताव की समीक्षा करता है, उसमें डेटा प्रतिधारण और डेटा साझाकरण के बारे में क्या कहा गया है और क्या नहीं कहा गया है, इसकी सूची बनाता है, विक्रेता से क्या पूछना है यह तय करता है, और यह बताता है कि टूल को आगे बढ़ाने से पहले उन्हें गोपनीयता या कानूनी सहयोगियों से क्या चाहिए।

पहला प्रयास। "विक्रेता का कहना है कि डेटा सुरक्षित रूप से संग्रहीत है, इसलिए मुझे लगता है कि यह ठीक है। मैं क्लिनिकल टीम को बता दूंगा कि यह स्वीकार्य प्रतीत होता है।" यह एक सामान्य दावे को स्वीकार करता है और इसकी जांच नहीं करता है। यह एक ऐसा निर्णय भी लेता है जो सीखने वाले को लेने का अधिकार नहीं है।

प्रतिक्रिया दें और पुनः प्रयास करें। कोच प्रस्ताव में दो वाक्यांशों की ओर इशारा करते हैं: "सुरक्षित रूप से संग्रहीत" वाक्यांश अवधि के बारे में कुछ नहीं कहता, और "हमारी सेवाओं को बेहतर बनाने के लिए उपयोग किया जाता है" वाक्यांश यह नहीं बताता कि इसमें रिकॉर्डिंग या प्रतिलेख शामिल हैं या नहीं। पुनः प्रयास में शिक्षार्थी को प्रत्येक वाक्यांश को प्रश्न में बदलने के लिए कहा जाता है।

एक और मजबूत प्रयास। "प्रस्ताव में ऑडियो या ट्रांसक्रिप्ट के लिए कोई प्रतिधारण अवधि नहीं दी गई है। मैं दोनों की मांग करूंगा। 'हमारी सेवाओं में सुधार' में हमारे मरीजों की बातचीत पर विक्रेता के मॉडल को प्रशिक्षित करना शामिल हो सकता है, इसलिए मैं सीधे पूछूंगा कि क्या इसमें यह शामिल है और क्या हम इससे बाहर निकलने का विकल्प चुन सकते हैं। मैं यह भी पूछूंगा कि क्या विक्रेता हमारे व्यावसायिक सहयोगी समझौते पर हस्ताक्षर करेगा। मैं यह तय नहीं कर सकता कि उत्तर स्वीकार्य हैं या नहीं, इसलिए मैं प्रश्नों और उत्तरों को अपने गोपनीयता अधिकारी को भेजूंगा और उनके द्वारा समीक्षा किए जाने तक कार्यान्वयन रोक दूंगा।" यह उत्तर विशिष्ट कमियों को सूचीबद्ध करता है, उन्हें प्रश्नों में बदलता है और निर्णय को सही व्यक्ति तक पहुंचाता है।

प्रत्येक प्रतिक्रिया तर्कसंगत है या अपूर्ण है? प्रत्येक मूल्यांकन को अनुमोदित मानदंडों के आधार पर करें, न कि प्रशिक्षक की पसंद के आधार पर। पहला प्रयास एक सामान्य आदत है, लेकिन यह केवल आश्वासन तक ही सीमित रहता है। बेहतर प्रयास में ज्ञान को बनाए रखना, उसे साझा करना और सहमति प्राप्त करना शामिल होता है, और यह शिक्षार्थी के अधिकार क्षेत्र में रहता है।

5. क्षमता का आकलन करें और स्थानांतरण की योजना बनाएं

क्षमता का प्रमाण उस प्रस्ताव पर प्रतिक्रिया है जिसे शिक्षार्थी ने नहीं देखा है। जोखिम समीक्षा की पूर्णता और क्या प्रक्रिया में वृद्धि उचित है, इसका मूल्यांकन करें। एक सरल मानदंड के लिए 0 से 2 तक के पैमाने का उपयोग किया जाता है:

एंकर: 0 का अर्थ है अनुपस्थित या असमर्थित, 1 का अर्थ है प्रासंगिक कमियों के साथ आंशिक, और 2 का अर्थ है पूर्ण और सहमत मानदंडों के अनुसार उचित। गंभीर त्रुटियों को अलग से परिभाषित करें, जैसे कि गोपनीयता समीक्षा से पहले रोगी की जानकारी के साथ उपयोग के लिए किसी उपकरण को मंजूरी देना, ताकि समग्र स्कोर किसी एक त्रुटि को छिपा न सके। यह मानदंड एक प्रस्ताव है, मान्य तत्परता मानक नहीं: इसे सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुख के साथ अनुकूलित करें और इसका पायलट परीक्षण करें। हमारी मार्गदर्शिका उपयोगी प्रतिक्रिया के साथ इंटरैक्टिव अभ्यास डिजाइन करना यह दर्शाता है कि निर्णयों से संबंधित प्रतिक्रिया कैसे लिखी जाए।

स्थानांतरण की योजना सोच-समझकर बनाएं। शिक्षार्थियों द्वारा वास्तविक प्रस्ताव की समीक्षा करने के बाद एक अनुवर्ती सत्र आयोजित करें, जैसे कि एक संक्षिप्त चर्चा जिसमें प्रत्येक व्यक्ति अपने द्वारा उठाए गए प्रश्न और विक्रेता द्वारा दिए गए उत्तर प्रस्तुत करे।

जहां इंटरैक्टिव डिलीवरी मददगार होती है

इंटरैक्टिव फॉर्मेट तब मददगार होते हैं जब सभी को जवाब सुनने से पहले अपनी राय देनी होती है। लाइव सेशन में, फैसिलिटेटर एक काल्पनिक प्रस्ताव का अंश दिखा सकता है, प्रत्येक व्यक्ति से विक्रेता को भेजे जाने वाले पहले प्रश्न को टाइप करने के लिए कह सकता है, और फिर चर्चा से पहले पूरा विवरण दिखा सकता है। तैयारी के लिए इसी तरह का केस सेल्फ-पेस्ड तरीके से भी चलाया जा सकता है। AhaSlides इंटरैक्टिव लर्निंग और लाइव और सेल्फ-पेस्ड डिलीवरी के बीच स्विच करने की सुविधा देता है। इसमें वास्तविक रोगी डेटा और वास्तविक विक्रेता अनुबंधों को शामिल न करें, किसी भी विशिष्ट ऑथरिंग, फीडबैक या रिपोर्टिंग फ़ंक्शन की जांच अपने वर्कफ़्लो के अनुसार करें, और AI, सिमुलेटर और सिस्टम इंटीग्रेशन को तब तक बाहरी या अपुष्ट मानें जब तक आप उन्हें काम करते हुए न देख लें। फॉर्मेट चुनने के मार्गदर्शन के लिए, हमारा लेख देखें। अनुकूली, इंटरैक्टिव और लाइव लर्निंग का उपयोग कब करें.

जो परिवर्तन हुआ उसे मापें

पहले से तय करें कि किन बातों से पता चलेगा कि शिक्षार्थी कार्य को पूरा कर सकते हैं। किसी अनदेखे प्रस्ताव पर जोखिम समीक्षाओं की पूर्णता की तुलना आधारभूत स्तर से करें, और ध्यान दें कि गोपनीयता अधिकारी द्वारा समीक्षा किए जाने पर क्या कोई अतिरिक्त कार्रवाई उचित थी। यह निर्धारित करें कि इसमें कौन-कौन शामिल हैं, हर का आधार क्या है और इसका समय क्या है। यदि परिणाम बेहतर होते हैं, तो प्रशिक्षण का श्रेय देने से पहले यह जांच लें कि उसी अवधि में और क्या-क्या परिवर्तन हुए हैं, जैसे कि विक्रेता की नई चेकलिस्ट, नीति में अद्यतन या प्रस्तावों की समीक्षा करने वाले व्यक्ति में परिवर्तन।

वे बाधाएं जो बनी रह सकती हैं

• विक्रेता की शर्तें। कोई विक्रेता अपनी मानक शर्तों में बदलाव करने से इनकार कर सकता है। अच्छे मूल्यांकन से इसका पता जल्दी चल जाता है, लेकिन प्रशिक्षण से अनुबंध में कोई बदलाव नहीं होता।
• प्राधिकरण। एक ऐसा ग्राहक जो सवाल तो उठा सकता है लेकिन खरीदारी को रोक नहीं सकता, उसकी पहुंच सीमित होती है।
• पहर। पूरी तरह से समीक्षा करने में समय लगता है जो शायद योजना में शामिल न हो।
• मामले का विवरण। एक प्रस्ताव एक ही पैटर्न को दर्शाता है। स्कोर किसी व्यक्ति के सामान्य निर्णय को नहीं दर्शाता है।
• स्थानांतरण। प्रशिक्षण के दौरान प्रदर्शन और खरीददारी के दबाव में प्रदर्शन में अंतर होता है।

इन समस्याओं के बारे में प्रायोजकों को पहले ही बता दें और अलग से समाधान की योजना बनाएं। प्रशिक्षण से लीड्स के मूल्यांकन की क्षमता में सुधार होता है। इससे निर्णय से जुड़ी परिस्थितियों में कोई बदलाव नहीं आता।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

एआई डॉक्यूमेंटेशन प्राइवेसी ट्रेनिंग क्या है?

यह प्रशासनिक प्रमुखों को एआई डॉक्यूमेंटेशन टूल्स, जैसे कि परिवेशीय नोट लेने की क्षमता, का मूल्यांकन करने और अपनाने से पहले डेटा को बनाए रखने, उस तक पहुंच और डेटा साझा करने के बारे में विशिष्ट गोपनीयता संबंधी प्रश्न उठाने के लिए तैयार करता है।

क्या व्यावसायिक सहयोगी समझौता गोपनीयता के प्रश्न का समाधान करता है?

नहीं। यह एक आवश्यक सुरक्षा उपाय है। एचएचएस क्लाउड कंप्यूटिंग दिशानिर्देशों में, ग्राहकों को अभी भी अपना जोखिम विश्लेषण स्वयं करना होता है, और आपका गोपनीयता अधिकारी यह तय करता है कि क्या स्वीकार्य है।

आप यह कैसे आकलन करते हैं कि संभावित ग्राहक किसी टूल का मूल्यांकन कर सकते हैं या नहीं?

एक ऐसा प्रस्ताव प्रस्तुत करें जिसे शिक्षार्थी ने पहले कभी नहीं देखा हो, और जोखिम समीक्षा की पूर्णता और सहमत मानदंडों के आधार पर कार्रवाई को आगे बढ़ाने के औचित्य का मूल्यांकन करें। परिभाषाओं पर आधारित प्रश्नोत्तरी केवल पूर्वापेक्षाओं की पुष्टि करती है।

क्या आप प्रशिक्षण में वास्तविक विक्रेता अनुबंधों का उपयोग कर सकते हैं?

काल्पनिक या पहचान छिपाए गए प्रस्तावों का उपयोग करें, और वास्तविक समीक्षाओं से ली गई किसी भी सामग्री को अपने अनुपालन प्रमुख से अनुमोदित करवाएं। किसी भी प्रशिक्षण उपकरण में रोगी की जानकारी शामिल न करें।

कहा से शुरुवात करे

अपनी संस्था में अक्सर आने वाले प्रस्तावों में से किसी एक प्रकार का प्रस्ताव चुनें। प्रदर्शन विवरण लिखें, सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुख से एक काल्पनिक मामले और उससे उत्पन्न होने वाले ठोस उत्तर से संबंधित प्रश्नों का सत्यापन करवाएं, और 0 से 2 के पैमाने पर तीन मानदंडों वाला एक मूल्यांकन ढांचा और गंभीर त्रुटियों की सूची तैयार करें। इसे लागू करने से पहले एक छोटे समूह के साथ इसका परीक्षण करें।

यह देखने के लिए कि किसी प्रस्ताव की समीक्षा आपकी अपनी टीम के साथ लाइव कैसे की जा सकती है, और बाद में इसे अपनी गति से कैसे पुनः उपयोग किया जा सकता है, AhaSlides को देखें।