ईएचआर परिवर्तन प्रबंधन प्रशिक्षण: अस्पताल के ईएचआर परिवर्तन के दौरान भूमिका आधारित अभ्यास और प्रतिक्रिया का उपयोग कैसे करें

एक विभाग इलेक्ट्रॉनिक स्वास्थ्य रिकॉर्ड (ईएचआर) में बदलाव का विरोध कर रहा है। कोई भी इसे इस्तेमाल करने से इनकार नहीं कर रहा है। समस्या यह है कि नियमित काम धीमा हो गया है। जो काम पुरानी स्क्रीन पर एक मिनट में हो जाता था, अब उसमें चार क्लिक और एक सर्च करना पड़ता है, और यूनिट के पास पहले से ही समय की कमी है। कर्मचारियों ने प्रशिक्षण पूरा कर लिया है और उन्हें याद है कि उन्हें नई स्क्रीन दिखाई गई थीं। लेकिन उनसे यह नहीं पूछा गया कि वे अपनी शिफ्ट के कामों को नए सिस्टम में करके देखें और बताएं कि इसमें क्या बाधा आ रही है।

यह एक उदाहरण मात्र है, किसी प्रमाणित ग्राहक का मामला नहीं। यह उस अंतर को दर्शाता है जिसे ईएचआर परिवर्तन प्रबंधन प्रशिक्षण का उद्देश्य पाटना है: एक नए वर्कफ़्लो को देखने और प्रतिक्रिया के साथ उसका अभ्यास करने के बीच की दूरी, जिससे उन बाधाओं का भी पता चलता है जो लोगों को इसे अपनाने से रोकती हैं।

यह मार्गदर्शिका अस्पताल के प्रशिक्षण एवं विकास (L&D) निदेशकों और उनके साथ काम करने वाले सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुखों के लिए है। इसमें प्रदर्शन संबंधी समस्या का वर्णन करना, सीखने और संदर्भ संबंधी कमियों का निदान करना, तैयारी और अभ्यास की योजना बनाना, किसी मामले पर काम करना और स्थानांतरण का आकलन करना शामिल है। यह प्रशिक्षण डिज़ाइन के बारे में है। यह उपयोगिता परीक्षण, कार्यप्रवाह पुनर्रचना या आपके संगठन के अपने परिवर्तन कार्यक्रम का विकल्प नहीं है, और यह परिणामों के बारे में कोई वादा नहीं करता है।

ईएचआर परिवर्तन प्रबंधन प्रशिक्षण क्या है?

ईएचआर (इलेक्ट्रॉनिक हेल्थ रिकॉर्ड) परिवर्तन प्रबंधन प्रशिक्षण, रिकॉर्ड का उपयोग करने वाले लोगों को बदले हुए सिस्टम या वर्कफ़्लो में काम करने के लिए तैयार करता है। इसका उद्देश्य नए वर्कफ़्लो का अभ्यास कराना और अपनाने में आने वाली बाधाओं को उजागर करना है। शिक्षार्थी अपनी भूमिका के लिए एक वास्तविक कार्य करता है, उस पर प्रतिक्रिया प्राप्त करता है, और बताता है कि वर्कफ़्लो, उपकरण या नीति ने कहाँ कठिनाई पैदा की। इसका दूसरा भाग भी उतना ही महत्वपूर्ण है जितना पहला। केवल यह जाँचने वाला अभ्यास कि लोग चरणों का पालन कर सकते हैं या नहीं, उन बाधाओं को नज़रअंदाज़ कर देता है जो यह निर्धारित करती हैं कि वे ऐसा करेंगे या नहीं।

त्वरित तथ्य

1. प्रदर्शन संबंधी समस्या का वर्णन करें।

कार्य से शुरुआत करें: नए कार्यप्रवाहों का अभ्यास करें और अपनाने में आने वाली बाधाओं को उजागर करें। दो पहलू महत्वपूर्ण हैं। अभ्यास का अर्थ है भूमिका का कार्य करना, न कि केवल उसे देखना। बाधाओं को उजागर करने का अर्थ है प्रशिक्षण के माध्यम से उन चीजों के बारे में जानकारी प्राप्त करना जो लोगों की गति धीमी कर रही हैं, ताकि कोई अधिकारी उस पर कार्रवाई कर सके।

प्रत्येक भूमिका के लिए इसे एक वाक्य में लिखें और किसी सूचना विज्ञान विशेषज्ञ से इसकी जाँच करवाएँ: "इस भूमिका के लिए दिए गए एक विशिष्ट कार्य, जैसे कि किसी मरीज को भर्ती करना, हैंडओवर का दस्तावेजीकरण करना या मानक ऑर्डर देना, को देखते हुए, शिक्षार्थी इसे नए वर्कफ़्लो में पूरा करता है, समस्याओं के बिंदुओं को रिकॉर्ड करता है और बताता है कि किस प्रकार का समर्थन मददगार होगा।"

भूमिकाएँ भिन्न होती हैं। एक नर्स, एक यूनिट क्लर्क और एक चिकित्सक रिकॉर्ड के अलग-अलग हिस्सों का उपयोग करते हैं, इसलिए एक सामान्य सत्र उनके वास्तविक कार्यों में से किसी का भी अभ्यास नहीं कराता है। इनपेशेंट नर्सों के लिए ईएचआर प्रशिक्षण कार्यक्रमों की एक स्कोपिंग समीक्षा (30 अध्ययन) में "भूमिका प्रकार के अनुसार प्रशिक्षण सत्रों को विभाजित न करना" सूचीबद्ध है।गुयेन और सहकर्मी, जामिया, 2024यह समीक्षा अस्पताल में भर्ती मरीजों की देखभाल करने वाली नर्सों को कवर करती है, इसलिए इसे डिजाइन के लिए एक संकेत के रूप में पढ़ें और अपने स्वयं के रोगी समूह के साथ इसकी जांच करें।

2. सीखने और संदर्भ संबंधी कमियों का निदान करें

कुछ भी बनाने से पहले, उस कार्य की तुलना अपने वर्तमान कार्यक्रम में अपनाई जाने वाली प्रथाओं और मूल्यांकनों से करें। आमतौर पर तीन प्रश्न प्रशिक्षण की कमी को अन्य कमियों से अलग करते हैं:

1. क्या वर्तमान कार्यप्रणाली में वास्तविक कार्य का उपयोग किया जाता है? यदि कार्यक्रम स्क्रीन का प्रदर्शन करता है और स्मरण प्रश्नोत्तरी के साथ समाप्त होता है, तो शिक्षार्थियों ने इंटरफ़ेस को पहचानने का अभ्यास किया है, न कि अपनी शिफ्ट का काम पूरा करने का।
2. संज्ञानात्मक आवश्यकता क्या है? ब्लूम के संशोधित वर्गीकरण में, किसी नई परिस्थिति में प्रक्रिया को अंजाम देना और यह विश्लेषण करना कि वह गलत क्यों हुई, स्मरण से ऊपर रखा गया है। इन स्तरों के अनुरूप गतिविधियों का मिलान हमारी मार्गदर्शिका में शामिल है। ब्लूम के वर्गीकरण के अनुसार सीखने की गतिविधियों का मिलान करना.
3. क्या कौशल के अलावा कोई और चीज बाधा बन रही है? प्रशिक्षण निर्धारित करने से पहले कर्मचारियों, उपकरणों और प्रक्रियाओं की जाँच कर लें। यदि कोई स्क्रीन धीमी है, आवश्यक ऑर्डर सेट गायब है या नीति के कारण डुप्लिकेट प्रविष्टि हो रही है, तो बेहतर सत्र से वार्ड में होने वाली प्रक्रिया में कोई बदलाव नहीं आएगा। इन समस्याओं के कारणों की जानकारी उन लोगों को दें जो इन्हें ठीक कर सकते हैं।

इसी समीक्षा में अभ्यास तक पहुंच को भी एक कारक के रूप में सूचीबद्ध किया गया है: "सैंडबॉक्स में अभ्यास करने में असमर्थता" एक बाधा के रूप में और "प्रशिक्षण के बाद नर्सों को ईएचआर में अभ्यास करने देना" एक सहायक कारक के रूप में सामने आता है। यदि आपके शिक्षार्थियों के पास अभ्यास करने के लिए कोई सुरक्षित वातावरण नहीं है, तो यह संदर्भ की कमी है, न कि प्रेरणा की समस्या।

3. डिजाइन की तैयारी और अभ्यास

एक बार जब आपको पता चल जाए कि प्रशिक्षण किन कमियों को दूर कर सकता है, तो प्रत्येक चरण को एक अलग कार्य सौंप दें। हमारी मार्गदर्शिका ईएचआर ऑनबोर्डिंग का निर्माण करना जिससे दस्तावेज़ीकरण का बोझ कम हो पहले सप्ताह के डिज़ाइन को कवर किया गया है। यह खंड स्वयं परिवर्तन के बारे में है।

तैयार करना। संक्षिप्त नैदानिक ​​जांच के साथ पूर्वापेक्षाओं की जांच करें: प्रत्येक भूमिका को प्रभावित करने वाले पुराने और नए के बीच अंतर, आपके संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले शब्द और उस दिन सहायता कहां से प्राप्त करें। लक्षित स्व-गति अध्ययन इस चरण के लिए उपयुक्त है। स्मरण जांच केवल पूर्वापेक्षाओं की पुष्टि करती है।

अभ्यास करें. अंतरविषयक गुणवत्ता सुधार परियोजनाओं और भूमिका-आधारित केस अभ्यास का उपयोग करें। विभिन्न भूमिकाओं से जुड़े शिक्षार्थी एक साथ एक ही रोगी की देखभाल करते हैं, उदाहरण के लिए भर्ती, दवा का आदेश, रोगी को सौंपना और छुट्टी देना, और अभ्यास के माहौल में प्रत्येक व्यक्ति अपनी-अपनी भूमिका निभाता है। यह देखना कि भूमिकाओं के बीच कार्य-संचालन में कहाँ रुकावट आती है, अक्सर ऐसी कार्यप्रवाह समस्या को उजागर करता है जिसे कोई भी एक भूमिका अकेले रिपोर्ट नहीं कर सकती। प्रतिनिधि कार्यों का अवलोकन करें और साथ-साथ त्रुटियों और बाधाओं को रिकॉर्ड करें।

प्रतिक्रिया। इसे कुल स्कोर के बजाय निर्णयों से जोड़ें। "आपने सही क्रम तो ढूंढ लिया लेकिन लंबा रास्ता अपनाया, और आपने चेतावनी के बारे में पूछने के बजाय उसे नज़रअंदाज़ करने का विकल्प चुना" यह उदाहरण "5 में से 3" से कहीं अधिक जानकारी देता है। इसमें संभावित गलत रास्तों को शामिल करें जो यह समझाते हैं कि वे लोगों को क्यों आकर्षित करते हैं। हमारी मार्गदर्शिका उपयोगी प्रतिक्रिया के साथ इंटरैक्टिव अभ्यास डिजाइन करना यह दर्शाता है कि निर्णयों से संबंधित प्रतिक्रिया कैसे लिखी जाए।

लाइव इनपुट या अतुल्यकालिक समीक्षा? लाइव कोचिंग का सबसे अधिक लाभ तब मिलता है जब कार्य अस्पष्ट हो, भूमिकाओं में समन्वय आवश्यक हो और लोगों को यह बताना हो कि क्या ठीक से काम नहीं कर रहा है। किसी शिक्षार्थी द्वारा रिकॉर्ड किए गए चरणों की तुलना एनोटेटेड मॉडल पथ से करने के लिए अतुल्यकालिक समीक्षा पर्याप्त है। कई टीमें दोनों तरीकों का उपयोग करती हैं: पहले स्व-गति से तैयारी, फिर सबसे कठिन कार्यप्रवाहों पर निर्देशित सत्र।

समय। प्रारंभिक समीक्षा रिपोर्ट में कुछ बाधाओं का उल्लेख किया गया है, जैसे कि कम समय में बहुत अधिक सामग्री और प्रशिक्षण तथा कार्यान्वयन के बीच लंबा अंतराल। अभ्यास सत्र की योजना ऐसे समय के आसपास बनाएं जब लोग वर्कफ़्लो का उपयोग करेंगे, और इसे इतने छोटे सत्रों में विभाजित करें कि लोग इसे आसानी से समझ सकें।

4. एक वास्तविक उदाहरण के माध्यम से काम करें

उदाहरण के तौर पर। उपयोग से पहले किसी सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुख को मामले और उत्तर के मानदंडों को सत्यापित करना चाहिए।

मामला। एक मेडिकल-सर्जिकल यूनिट ने शिफ्ट हैंडओवर के लिए एक नई दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया अपनाई है। कर्मचारियों का कहना है कि इसमें पहले से अधिक समय लगता है। नीति के अनुसार, जाने वाली नर्स के जाने से पहले हैंडओवर नोट पूरा होना आवश्यक है।

कार्य। शिक्षार्थी नई कार्यप्रणाली में एक अभ्यास रोगी के लिए हैंडओवर पूरा करता है, प्रत्येक समस्या को दर्ज करता है, बताता है कि वह इसके बारे में क्या करेगा और उसे आगे किस जानकारी या सहायता की आवश्यकता है।

पहला प्रयास। शिक्षार्थी नोट पूरा कर लेता है लेकिन दो ऐसे फ़ील्ड छोड़ देता है जिन्हें "कोई नहीं पढ़ता" और किसी भी तरह की असुविधा दर्ज नहीं करता। वह कहता है कि नया तरीका "बस धीमा" है। यह नोट नीति के विरुद्ध अधूरा है, और समस्या को बिना किसी विवरण के एक राय के रूप में वर्णित किया गया है।

प्रतिक्रिया दें और पुनः प्रयास करें। कोच बताते हैं कि ये दोनों क्षेत्र नीति का हिस्सा हैं और शिक्षार्थी से पूछते हैं कि स्क्रीन पर प्रत्येक क्षेत्र कहाँ स्थित है और उस चरण को पूरा करने में कितना समय लगता है। पुनः प्रयास में शिक्षार्थी को नोट दोबारा भरने और प्रत्येक समस्या के लिए यह लिखने को कहा जाता है कि उन्होंने क्या किया, कितना समय लगा और इसे जल्दी पूरा करने के लिए क्या किया जा सकता है।

एक और मजबूत प्रयास। मैंने सभी फ़ील्ड भर दिए हैं। दवाइयों के सारांश के लिए हर बार अलग से खोज करनी पड़ती है, जिससे लगभग दो मिनट का अतिरिक्त समय लगता है। मैंने इसे इसलिए नहीं छोड़ा क्योंकि नीति के अनुसार ऐसा करना ज़रूरी है। क्या सारांश पहले से भरा जा सकता है, या इसका कोई स्वीकृत शॉर्टकट है? मुझे नहीं पता कि इसकी रिपोर्ट पहले ही की जा चुकी है या नहीं, इसलिए मैं इसे यूनिट के सुपर यूजर और सूचना विज्ञान टीम के साथ उठाऊंगा। यह उत्तर नीति के अनुरूप है, विशिष्ट साक्ष्य दर्ज करता है और स्वीकृत प्रक्रिया का पालन करता है।

प्रत्येक प्रतिक्रिया तर्कसंगत है या अपूर्ण है? प्रत्येक मूल्यांकन को स्वीकृत मानदंडों के आधार पर करें, न कि प्रशिक्षक की पसंद के आधार पर। पहला प्रयास धीमी गति से चल रहे कार्य के लिए एक सामान्य प्रतिक्रिया है, लेकिन यह नीतिगत पहलुओं को सीमित कर देता है और परियोजना में सुधार की गुंजाइश नहीं छोड़ता। बेहतर प्रयास नीति के अनुरूप होता है, शिक्षार्थी की भूमिका के दायरे में रहता है और शिकायत को साक्ष्य में बदल देता है। उदाहरण में दिए गए दो मिनट का समय रिकॉर्ड किए जाने वाले विवरण के प्रकार को दर्शाने के लिए एक काल्पनिक आंकड़ा है, कोई मानक नहीं।

5. क्षमता का आकलन करें और स्थानांतरण की योजना बनाएं

क्षमता का प्रमाण उस मामले पर प्रदर्शन है जिसे शिक्षार्थी ने पहले नहीं देखा है। कार्य दक्षता का मूल्यांकन करें और अनसुलझी कार्यप्रवाह बाधाओं का एक अलग लॉग रखें। एक सरल मूल्यांकन मानदंड प्रत्येक मापदंड के लिए 0 से 2 के पैमाने का उपयोग करता है:

मुख्य बिंदु: 0 का अर्थ है अनुपस्थित या असमर्थित, 1 का अर्थ है प्रासंगिक कमियों के साथ आंशिक, और 2 का अर्थ है पूर्ण और सहमत मानदंडों के अनुसार उचित। गंभीर त्रुटियों को अलग से परिभाषित करें, जैसे कि नीति-अनिवार्य फ़ील्ड को छोड़ देना, ताकि समग्र स्कोर ऐसी किसी त्रुटि को छिपा न सके। यह मूल्यांकन मानदंड एक प्रस्ताव है, मान्य मानक नहीं। इसे सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुख के साथ अनुकूलित करें और इसका पायलट परीक्षण करें।

स्थानांतरण की योजना सोच-समझकर बनाएं। शिक्षार्थियों के काम पर लौटने के कुछ समय बाद, एक संक्षिप्त अनुवर्ती सत्र आयोजित करें, जैसे कि एक सामूहिक बैठक जिसमें लोग एक वास्तविक कार्य लेकर आएं, जिसमें से कुछ विवरण हटा दिए गए हों, और बताएं कि वे अब उसे कैसे करते हैं। यदि आपके संगठन के नियम अनुमति देते हैं, तो वास्तविक कार्य का एक नमूना देखें।

जहां इंटरैक्टिव डिलीवरी मददगार होती है

इंटरैक्टिव फॉर्मेट तब मददगार होते हैं जब सभी को जवाब सुनने से पहले अपनी राय देनी होती है। लाइव सेशन में, फैसिलिटेटर एक छोटा केस दिखा सकता है, हर व्यक्ति से उनका अगला कदम चुनने और अपेक्षित समस्या को टाइप करने के लिए कह सकता है, और फिर चर्चा से पहले उसका समाधान दिखा सकता है। गुमनाम प्रतिक्रियाओं से यह स्वीकार करना आसान हो जाता है कि कोई वर्कफ़्लो काम नहीं कर रहा है। तैयारी के लिए उसी केस को सेल्फ-पेस्ड तरीके से भी चलाया जा सकता है। AhaSlides इंटरैक्टिव लर्निंग और लाइव और सेल्फ-पेस्ड डिलीवरी के बीच स्विच करने की सुविधा देता है। वास्तविक घटनाओं और रोगी की जानकारी को इससे दूर रखें, किसी भी विशिष्ट ऑथरिंग, फीडबैक या रिपोर्टिंग फ़ंक्शन की जांच अपने वर्कफ़्लो के अनुसार करें, और AI, सिमुलेटर और EHR इंटीग्रेशन को तब तक बाहरी या अपुष्ट मानें जब तक आप उन्हें काम करते हुए न देख लें। फॉर्मेट चुनने के मार्गदर्शन के लिए, हमारा लेख देखें। अनुकूली, इंटरैक्टिव और लाइव लर्निंग का उपयोग कब करें.

जो परिवर्तन हुआ उसे मापें

पहले से तय करें कि किन बातों से पता चलेगा कि शिक्षार्थी कार्य को पूरा कर सकते हैं। किसी अनदेखे मामले में कार्य दक्षता और बाधा लॉग की तुलना आधारभूत स्तर से करें, और प्रशिक्षण के बाद बाधा लॉग को एक अलग माप के रूप में खुला रखें। यह निर्धारित करें कि इसमें कौन-कौन शामिल हैं, आधार क्या है और समय क्या है। यदि परिणाम बेहतर होते हैं, तो प्रशिक्षण का श्रेय देने से पहले यह जांच लें कि उसी अवधि में और क्या-क्या परिवर्तन हुए हैं, जैसे कि सॉफ़्टवेयर अपडेट, कर्मचारियों में बदलाव या कार्यप्रवाह का पुनर्रचना।

वे बाधाएं जो बनी रह सकती हैं

• प्रयोज्य। यदि किसी स्क्रीन को चलाने के लिए बहुत अधिक चरणों की आवश्यकता होती है, तो प्रशिक्षण शॉर्टकट सिखा सकता है लेकिन चरणों को हटा नहीं सकता।
• कर्मचारी और समय। यदि अभ्यास करने के लिए पर्याप्त समय न हो तो अभ्यास करने से कोई लाभ नहीं होता।
• नीति में स्पष्टता। किसी मामले के माध्यम से ऐसी नीति का समाधान नहीं किया जा सकता जिसमें दोहराव हो या जो अस्पष्ट हो। नीति को ठीक करें।
• मामले का विवरण। एक उदाहरण एक कार्यप्रणाली को दर्शाता है। स्कोर किसी व्यक्ति के समग्र प्रदर्शन का वर्णन नहीं करता है।
• स्थानांतरण। किसी अभ्यास मामले में प्रदर्शन करना, पूरी तरह से भरे हुए वार्ड और बजते हुए फोन के सामने प्रदर्शन करने जैसा नहीं होता है।

इन समस्याओं के बारे में प्रायोजकों को पहले ही बता दें और अलग-अलग समाधानों की योजना बनाएं। प्रशिक्षण से शिक्षार्थियों की क्षमताओं में सुधार होता है। इससे कार्य से संबंधित परिस्थितियों में कोई बदलाव नहीं आता।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

ईएचआर परिवर्तन प्रबंधन प्रशिक्षण क्या है?

यह भूमिका-आधारित अभ्यास और प्रतिक्रिया के माध्यम से कर्मचारियों को बदले हुए ईएचआर या वर्कफ़्लो में काम करने के लिए तैयार करता है, और यह अभ्यास से सामने आने वाली बाधाओं को एकत्र करता है ताकि कोई उन पर कार्रवाई कर सके।

क्या प्रशिक्षण उत्तीर्ण करने का अर्थ यह है कि कर्मचारियों ने परिवर्तन को अपना लिया है?

नहीं। स्कोर यह दर्शाता है कि किसी व्यक्ति ने एक प्रशिक्षण सत्र को कैसे संभाला। वास्तविक कार्य में ही इसका प्रभाव दिखता है और यह उपयोगिता, कर्मचारियों की उपलब्धता और नीति के साथ-साथ कौशल पर भी निर्भर करता है।

आप किसी नए वर्कफ़्लो के लिए तत्परता का आकलन कैसे करते हैं?

शिक्षार्थी को ऐसा केस दें जो उसने पहले कभी न देखा हो और निर्धारित मानदंडों के आधार पर कार्य दक्षता का मूल्यांकन करें, फिर शेष बाधाओं को नोट करें। एक स्मरण प्रश्नोत्तरी केवल पूर्वापेक्षाओं की पुष्टि करती है।

क्या आप अभ्यास के लिए वास्तविक रोगी मामलों का उपयोग कर सकते हैं?

केवल कुछ विवरण हटाकर और आपके अनुपालन प्रमुख की स्वीकृति के साथ ही इसका उपयोग किया जा सकता है। सामान्य कार्यप्रणालियों पर आधारित काल्पनिक मामले अधिक सुरक्षित होते हैं, और रोगी की जानकारी को प्रशिक्षण उपकरणों से दूर रखा जाना चाहिए।

कहा से शुरुवात करे

किसी एक कार्यप्रवाह को चुनें जिसके बारे में लोगों का कहना है कि वह धीमा हो गया है। प्रत्येक भूमिका के लिए प्रदर्शन विवरण लिखें, सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुख से एक काल्पनिक मामले और उत्तर मानदंडों का सत्यापन करवाएं, और 0 से 2 के पैमाने के साथ तीन मानदंडों वाला एक रूब्रिक, गंभीर त्रुटियों की सूची और बाधाओं की सूची तैयार करें। इसे लागू करने से पहले एक छोटे समूह के साथ इसका परीक्षण करें।

यह देखने के लिए कि कोई केस आपकी अपनी टीम के साथ लाइव कैसे चलाया जा सकता है, और बाद में स्व-गति से इसका पुन: उपयोग कैसे किया जा सकता है, AhaSlides का अन्वेषण करें।