बैठकें व्यवसायों और संगठनों में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं, मुद्दों पर चर्चा करने और उन्हें संबोधित करने और प्रगति को चलाने के लिए आंतरिक मामलों के प्रबंधन के लिए एक मंच के रूप में कार्य करती हैं। इन सभाओं के सार को पकड़ने के लिए, चाहे आभासी हो या व्यक्तिगत रूप से, बैठक का कार्यवृत्त or बैठक के कार्यवृत्त (एमओएम) नोट्स लेने, चर्चा किए गए प्रमुख विषयों को संक्षेप में प्रस्तुत करने और प्राप्त निर्णयों और संकल्पों पर नज़र रखने में महत्वपूर्ण हैं।
यह लेख प्रभावी मीटिंग मिनट्स लिखने में आपका मार्गदर्शन करेगा, उपयोग करने के लिए उदाहरणों और टेम्प्लेट के साथ-साथ पालन करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास।
विषय - सूची
उम्मीद है, यह लेख आपको मीटिंग मिनट्स लिखने की चुनौती को महसूस करने में मदद नहीं करेगा। और निम्नलिखित के साथ अपनी प्रत्येक मीटिंग में रचनात्मक और सहभागी होना न भूलें:
- AhaSlides सार्वजनिक टेम्पलेट
- प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग
- सामरिक प्रबंधन बैठक
- व्यापार में बैठकें |10 प्रकार और सर्वोत्तम प्रथाएँ
- बैठक की कार्यसूची | 8 प्रमुख कदम, उदाहरण और मुफ्त टेम्पलेट
- बैठक आमंत्रण ईमेल | सर्वोत्तम युक्तियाँ, उदाहरण और टेम्पलेट
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मीटिंग मिनट्स क्या होते हैं?
मीटिंग मिनट मीटिंग के दौरान होने वाली चर्चाओं, निर्णयों और कार्रवाई मदों का एक लिखित रिकॉर्ड है।
- वे सभी उपस्थित लोगों और उपस्थित होने में असमर्थ लोगों के लिए एक संदर्भ और सूचना के स्रोत के रूप में कार्य करते हैं।
- वे यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि महत्वपूर्ण जानकारी को भुलाया न जाए और यह कि क्या चर्चा की गई थी और क्या कार्रवाई की जानी चाहिए, इस बारे में सभी एक ही पृष्ठ पर हैं।
- वे बैठक के दौरान किए गए निर्णयों और प्रतिबद्धताओं का दस्तावेजीकरण करके जवाबदेही और पारदर्शिता भी प्रदान करते हैं।
मिनट लेने वाला कौन है?
बैठक के दौरान की गई चर्चाओं और निर्णयों को सटीक रूप से रिकॉर्ड करने के लिए मिनट-टेकर जिम्मेदार है।
वे एक प्रशासनिक अधिकारी, एक सचिव, एक सहायक या प्रबंधक, या कार्य करने वाले एक स्वयंसेवक दल के सदस्य हो सकते हैं। यह आवश्यक है कि मिनट लेने वाले के पास अच्छा संगठन और नोट लेने वाला हो, और वह चर्चाओं को प्रभावी ढंग से सारांशित कर सके।
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मीटिंग मिनट कैसे लिखें
प्रभावी बैठक कार्यवृत्त के लिए, सबसे पहले, उन्हें वस्तुनिष्ठ होना चाहिए, बैठक का तथ्यात्मक रिकॉर्ड होना चाहिए, और व्यक्तिगत राय या चर्चाओं की व्यक्तिपरक व्याख्याओं से बचें। अगला, यह छोटा, स्पष्ट और समझने में आसान होना चाहिए, केवल मुख्य बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करें और अनावश्यक विवरण जोड़ने से बचें। आखिरकार, यह सटीक होना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि दर्ज की गई सभी जानकारी ताज़ा और प्रासंगिक है।
आइए निम्नलिखित चरणों के साथ मीटिंग मिनट्स लिखने के विवरण में जाएं!
मीटिंग मिनट्स के 8 आवश्यक घटक
- बैठक की तिथि, समय और स्थान
- उपस्थित लोगों की सूची और अनुपस्थिति के लिए क्षमा याचना
- बैठक का एजेंडा और उद्देश्य
- चर्चाओं और किए गए निर्णयों का सारांश
- कोई भी वोट लिया गया और उसके परिणाम
- जिम्मेदार पार्टी और पूरा होने की समय सीमा सहित एक्शन आइटम
- कोई अगला कदम या अनुवर्ती आइटम
- बैठक का समापन टिप्पणी या स्थगन
प्रभावी मीटिंग मिनट्स लिखने के लिए कदम
1/तैयारी
बैठक से पहले, बैठक के एजेंडे और किसी भी प्रासंगिक पृष्ठभूमि सामग्री से खुद को परिचित कराएं। सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी आवश्यक उपकरण हैं, जैसे लैपटॉप, नोटपैड और पेन। पिछली मीटिंग के मिनटों की समीक्षा करना भी एक अच्छा विचार है कि कौन सी जानकारी शामिल की जाए और उसे कैसे प्रारूपित किया जाए।
2/नोटबंदी
बैठक के दौरान, चर्चाओं और किए गए निर्णयों पर स्पष्ट और संक्षिप्त नोट लें। आपको पूरी बैठक को शब्दशः लिप्यंतरित करने के बजाय प्रमुख बिंदुओं, निर्णयों और कार्रवाई की वस्तुओं को कैप्चर करने पर ध्यान देना चाहिए। वक्ताओं के नाम या किसी भी प्रमुख उद्धरण, और किसी भी कार्य आइटम या निर्णय को शामिल करना सुनिश्चित करें। और संक्षिप्ताक्षर या आशुलिपि में लिखने से बचें जो दूसरों को समझ में न आए।
3/कार्यवृत्त व्यवस्थित करें
मीटिंग के बाद अपने मिनटों का सुसंगत और संक्षिप्त सारांश बनाने के लिए अपने नोट्स की समीक्षा करें और उन्हें व्यवस्थित करें। मिनटों को पढ़ने में आसान बनाने के लिए आप शीर्षकों और बुलेट बिंदुओं का उपयोग कर सकते हैं। चर्चा की व्यक्तिगत राय या व्यक्तिपरक व्याख्या न करें। तथ्यों पर ध्यान दें और बैठक के दौरान क्या सहमति हुई।
4 / विवरण रिकॉर्ड करना
आपकी बैठक के मिनटों में सभी प्रासंगिक विवरण शामिल होने चाहिए, जैसे दिनांक, समय, स्थान और उपस्थित लोग। और चर्चा किए गए किन्हीं महत्वपूर्ण विषयों, निर्णयों और सौंपे गए कार्यों का उल्लेख करें। लिए गए किसी भी वोट और किसी भी चर्चा के परिणाम को रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें।
5 / एक्शन आइटम
असाइन किए गए किसी भी एक्शन आइटम को सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें, जिसमें जिम्मेदार कौन है और पूरा करने की समय सीमा शामिल है। यह मीटिंग मिनट्स का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई अपनी जिम्मेदारियों और उन्हें पूरा करने की समय-सीमा को जानता है।
6/ समीक्षा और वितरण
आपको सटीकता और पूर्णता के लिए कार्यवृत्त की समीक्षा करनी चाहिए, और कोई आवश्यक संशोधन करना चाहिए। सुनिश्चित करें कि सभी प्रमुख बिंदुओं और निर्णयों को नोट कर लिया गया है। फिर, आप सभी उपस्थित लोगों को व्यक्तिगत रूप से या ईमेल के माध्यम से कार्यवृत्त वितरित कर सकते हैं। साझा ड्राइव या क्लाउड-आधारित स्टोरेज प्लेटफॉर्म जैसे आसान पहुंच के लिए मिनटों की एक प्रति को केंद्रीकृत स्थान पर स्टोर करें।
7 / अनुवर्ती
सुनिश्चित करें कि बैठक से कार्रवाई मदों का पालन किया जाता है और तुरंत पूरा किया जाता है। प्रगति को ट्रैक करने के लिए कार्यवृत्त का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि निर्णय लागू किए गए हैं। यह आपको जवाबदेही बनाए रखने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि बैठक उत्पादक और प्रभावी हो।
मीटिंग मिनट उदाहरण (+ टेम्पलेट्स)
1/ मीटिंग मिनट उदाहरण: साधारण मीटिंग टेम्प्लेट
सरल मीटिंग मिनटों के विवरण और जटिलता का स्तर मीटिंग के उद्देश्य और आपके संगठन की आवश्यकताओं पर निर्भर करेगा।
सामान्य तौर पर, साधारण मीटिंग मिनटों का उपयोग आंतरिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है और अन्य प्रकार के मीटिंग मिनटों के रूप में औपचारिक या व्यापक होने की आवश्यकता नहीं होती है।
इसलिए, यदि आपको तत्काल आवश्यकता है और मीटिंग सरल, बहुत महत्वपूर्ण सामग्री के इर्द-गिर्द घूमती है, तो आप निम्न टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं:
| बैठक का शीर्षक: [बैठक का शीर्षक डालें] दिनांक: [तारीख डालें] समय: [समय डालें] स्थान: [स्थान डालें] सहभागी: [उपस्थित लोगों के नाम डालें] अनुपस्थिति के लिए क्षमा याचना: [नाम डालें] एजेंडा: बैठक का सारांश: एक्शन आइटम्स: अगले कदम: अंतिम शब्द: हस्ताक्षर: [मिनट लेने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर डालें] |
2/ मीटिंग मिनट उदाहरण: बोर्ड मीटिंग टेम्प्लेट
बोर्ड मीटिंग मिनट रिकॉर्ड किए जाते हैं और सभी सदस्यों को वितरित किए जाते हैं, जो किए गए निर्णयों और संगठन की दिशा का रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। इसलिए, यह स्पष्ट, पूर्ण, विस्तृत और औपचारिक होना चाहिए। यहां एक बोर्ड मीटिंग मिनट्स टेम्प्लेट है:
| बैठक का शीर्षक: निदेशक मंडल की बैठक दिनांक: [तारीख डालें] समय: [समय डालें] स्थान: [स्थान डालें] सहभागी: [उपस्थित लोगों के नाम डालें] अनुपस्थिति के लिए क्षमा याचना: [अनुपस्थिति के लिए क्षमा मांगने वालों के नाम डालें] एजेंडा: बैठक का सारांश: एक्शन आइटम्स: अगले कदम: अंतिम शब्द: हस्ताक्षर: [मिनट लेने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर डालें] |
यह सिर्फ एक बुनियादी बोर्ड मीटिंग टेम्प्लेट है, और आप अपनी मीटिंग और संगठन की जरूरतों के आधार पर तत्वों को जोड़ना या हटाना चाह सकते हैं।
3/बैठक के कार्यवृत्त का उदाहरण: परियोजना प्रबंधन टेम्पलेट
यहां प्रोजेक्ट प्रबंधन टेम्प्लेट के लिए मीटिंग मिनट का उदाहरण दिया गया है:
| बैठक का शीर्षक: परियोजना प्रबंधन टीम की बैठक दिनांक: [तारीख डालें] समय: [समय डालें] स्थान: [स्थान डालें] सहभागी: [उपस्थित लोगों के नाम डालें] अनुपस्थिति के लिए क्षमा याचना: [अनुपस्थिति के लिए क्षमा मांगने वालों के नाम डालें] एजेंडा: बैठक का सारांश: एक्शन आइटम्स: अगले कदम: अंतिम शब्द: हस्ताक्षर: [मिनट लेने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर डालें] |
अच्छे मीटिंग मिनट्स बनाने के लिए युक्तियाँ
प्रत्येक शब्द को कैप्चर करने पर जोर न दें, प्रमुख विषयों, परिणामों, निर्णयों और कार्रवाई आइटमों को लॉग करने पर ध्यान केंद्रित करें। चर्चाओं को एक लाइव मंच पर रखें ताकि आप सभी शब्दों को एक बड़े नेटवर्क में पकड़ सकें - AhaSlides का आइडिया बोर्ड एक सहज और सरल उपकरण है ताकि हर कोई अपने विचार शीघ्रता से प्रस्तुत कर सके। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं:
अपने साथ एक नई प्रस्तुति बनाएं AhaSlides खाता, फिर "पोल" अनुभाग में ब्रेनस्टॉर्म स्लाइड जोड़ें।
अपने इसे लिखो चर्चा का विषय, फिर "वर्तमान" पर क्लिक करें ताकि बैठक में सभी लोग शामिल हो सकें और अपने विचार प्रस्तुत कर सकें।
सुनने में आसान लगता है, है ना? इस सुविधा को अभी आज़माएं, यह आपकी बैठकों को जीवंत, मजबूत चर्चाओं के साथ सुविधाजनक बनाने में मदद करने वाली उपयोगी सुविधाओं में से एक है।
चाबी छीन लेना
मीटिंग मिनट्स का उद्देश्य उन लोगों के लिए मीटिंग का उच्च-स्तरीय अवलोकन प्रदान करना है जो इसमें शामिल नहीं हो पाए थे, साथ ही मीटिंग के परिणामों का रिकॉर्ड रखना था। इसलिए, कार्यवृत्त को व्यवस्थित और समझने में आसान होना चाहिए, सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से हाइलाइट करना चाहिए।
