अधिकांश नए कर्मचारी पहले 90 दिनों के भीतर ही तय कर लेते हैं कि वे कंपनी में बने रहेंगे या नहीं। सुव्यवस्थित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया वाली कंपनियां नए कर्मचारियों को बनाए रखने की दर में 82% और उत्पादकता में 70% से अधिक सुधार करती हैं, जबकि ऐसी कंपनियां ऐसा नहीं करतीं जहां इसे संयोग पर छोड़ दिया जाता है [1]। फिर भी, गैलप के शोध में लगातार पाया गया है कि केवल 12% कर्मचारी ही इस बात से पूरी तरह सहमत हैं कि उनकी कंपनी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को अच्छी तरह से अपनाती है [2]।
इन दोनों आंकड़ों के बीच का अंतर ही वह जगह है जहां कर्मचारियों का आना-जाना होता है — और जहां मानव संसाधन टीमों के पास सबसे अधिक प्रभाव होता है।
यह गाइड नए कर्मचारियों को काम पर रखने की प्रक्रिया के प्रत्येक चरण का विस्तार से वर्णन करती है, जिसमें पहले दिन से एक सप्ताह पहले से लेकर पहले 90 दिनों तक की प्रक्रिया शामिल है, साथ ही छह ऐसे तरीके भी बताए गए हैं जो सफल कार्यक्रमों को उन कार्यक्रमों से अलग करते हैं जिन्हें दूसरे सप्ताह के बाद छोड़ दिया जाता है।
एक नज़र में 7 महत्वपूर्ण क्षण
- पहले दिन से पहले — स्वागत वीडियो और एक साथी के परिचय के साथ शंकाओं का समाधान करें।
- पहला घंटा — कागजी कार्रवाई के बजाय लोगों पर ध्यान केंद्रित करें, उनका गर्मजोशी से स्वागत करें और उन्हें काम करने के लिए तैयार जगह प्रदान करें।
- पहला दिन — सत्रों को स्थिर स्लाइड डेक के बजाय इंटरैक्टिव बनाकर सूचनाओं के अत्यधिक प्रवाह से बचें।
- पहला सप्ताह — "बेवकूफी भरे सवालों" के लिए एक सुरक्षित माहौल बनाने के लिए एक सहकर्मी साथी नियुक्त करें।
- सप्ताह दो-तीन — वास्तविकता अपेक्षाओं से मेल खाती है या नहीं, यह जाँच करके अस्थिरता को दूर करें।
- पहला महीना — प्रारंभिक उपलब्धियों की समीक्षा करने के लिए एक द्विदिशात्मक प्रतिक्रिया सत्र आयोजित करें।
- दिन 90 — औपचारिक समीक्षा और उनकी जीतों की सार्वजनिक मान्यता के माध्यम से टीम में उनकी जगह को मजबूत करें।
हर एक प्रयास पिछले प्रयास पर आधारित होता है। एक भी चूक हुई तो अगला प्रयास और भी कठिन हो जाता है।
???? मुफ्त डाउनलोड: ऑनबोर्डिंग के 7 महत्वपूर्ण क्षणों की चेकलिस्ट: पहले 90 दिनों में प्रत्येक संपर्क बिंदु के लिए एक पृष्ठ का संदर्भ।
ऑनबोर्डिंग की समयरेखा: चरण दर चरण
प्री-बोर्डिंग (पहले दिन से एक सप्ताह पहले)
नौकरी का प्रस्ताव स्वीकार करने और काम पर लौटने के बीच का समय अक्सर व्यर्थ ही बीत जाता है। नए कर्मचारी उपलब्ध होते हैं, जिज्ञासु होते हैं और थोड़े चिंतित भी होते हैं - यह संयोजन उन्हें कंपनी से मिलने वाले लगभग हर संदेश को ग्रहण करने के लिए प्रेरित करता है।
पहले दिन से पहले क्या भेजना है या क्या पूरा करना है:
उदाहरण के लिए, Shopify नए कर्मचारियों को "प्री-बोर्डिंग किट" भेजता है जिसमें उनके उपकरण, उनकी टीम की ओर से लिखित स्वागत संदेश और एक सुव्यवस्थित कार्यसूची शामिल होती है, और यह सब उनके कार्यालय में आने से पहले ही हो जाता है। इसका परिणाम यह होता है कि कर्मचारी भ्रमित होने के बजाय पूरी तरह से तैयार होकर आते हैं, जिससे उनके पहले उत्पादक योगदान का समय कम हो जाता है।
पहला दिन
कार्यस्थल पर पहली छाप स्थायी होती है। मनोवैज्ञानिक अनुबंधों पर किए गए शोध से पता चलता है कि शुरुआती अनुभव दीर्घकालिक अपेक्षाओं को इस तरह से आकार देते हैं जिन्हें बाद में बदलना मुश्किल होता है।
पहले दिन की प्राथमिकताएं:
पहला सप्ताह
पहले सप्ताह में कंपनी स्तर के बजाय भूमिका स्तर पर मार्गदर्शन दिया जाता है। नए कर्मचारियों को पहले सप्ताह के अंत तक यह पता होना चाहिए कि उनके प्रमुख हितधारक कौन हैं, उनके पहले 30 दिनों के कार्य क्या होंगे, और समस्या आने पर सहायता कहाँ से प्राप्त करें।
एक उपयोगी संरचना:
पहला महीना (दिन 8-30)
पहले महीने के अंत तक, नए कर्मचारी को "काम सीखने" के चरण से आगे बढ़कर योगदान देने की स्थिति में आ जाना चाहिए। प्रबंधक की भूमिका समझाने से बदलकर मार्गदर्शन करने की हो जाती है।
प्रमुख गतिविधियां:
दूसरे और तीसरे महीने (दिन 31-90)
90 दिन की अवधि एक स्वाभाविक पड़ाव है। कई संगठन इसे औपचारिक समीक्षा बिंदु के रूप में उपयोग करते हैं; यह वह समय भी है जब सामाजिक एकीकरण या तो सफल होता है या असफल हो जाता है।
इस चरण की गतिविधियाँ:
90 दिनों से आगे
90 दिनों में समाप्त होने वाली ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया एकीकरण के दूसरे चरण को छोड़ देती है: कैरियर विकास, मार्गदर्शन और वह जुड़ाव जो दीर्घकालिक प्रतिधारण को बढ़ावा देता है। "ऑनबोर्डिंग" से "निरंतर विकास" तक एक औपचारिक हस्तांतरण स्पष्ट रूप से स्थापित करना महत्वपूर्ण है - अन्यथा यह प्रक्रिया अक्सर नहीं हो पाती है।
ऑनबोर्डिंग के 6 सर्वोत्तम तरीके
1. केवल मैनेजर ही नहीं, बल्कि एक सहयोगी भी नियुक्त करें।
प्रदर्शन के लिए प्रबंधक जिम्मेदार होते हैं। बडीज़ ऐसे सहकर्मी होते हैं जो नए कर्मचारियों के उन सवालों के जवाब दे सकते हैं जिन्हें वे अपने प्रबंधक से पूछने में शर्म महसूस करते हैं। माइक्रोसॉफ्ट ने अपने बडी प्रोग्राम का अध्ययन किया और पाया कि बडी वाले नए कर्मचारी 90 दिनों के भीतर अपने ऑनबोर्डिंग से 23% अधिक संतुष्ट थे [4]। बडी की भूमिका तब सबसे अच्छी तरह काम करती है जब यह स्वैच्छिक हो, समयबद्ध हो (आमतौर पर 90 दिन), और अच्छे बडी व्यवहार के बारे में एक संक्षिप्त मार्गदर्शिका के साथ समर्थित हो।
2. प्रशासनिक स्तर को स्वचालित करें
आगमन से पहले आवश्यक कागजी कार्रवाई भेजना, पहले सप्ताह की बैठकों का समय तय करना, चेकलिस्ट रिमाइंडर भेजना—ये सभी काम एचआरआईएस या ऑनबोर्डिंग प्लेटफॉर्म के माध्यम से स्वचालित किए जा सकते हैं। स्वचालन इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह न केवल तेज़ है (हालांकि यह तेज़ है), बल्कि इसलिए भी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि व्यस्त सप्ताह के दौरान जब कोई प्रबंधक व्यस्त हो या कोई नया कर्मचारी काम शुरू करे, तो कोई भी काम छूट न जाए।
3. केवल प्रस्तुतियों के बजाय इंटरैक्टिव सत्र आयोजित करें
नए कर्मचारियों के लिए ओरिएंटेशन अक्सर एकतरफा होता है। मानव संसाधन विभाग प्रेजेंटेशन देता है, नए कर्मचारी देखते हैं। तीसरे दिन तक किसी को कुछ खास याद नहीं रहता। ओरिएंटेशन सत्रों के दौरान छोटे-छोटे लाइव पोल, नॉलेज चेक या प्रश्नोत्तर सत्र आयोजित करने से जानकारी को याद रखने की क्षमता में काफी सुधार होता है और प्रशिक्षकों को यह पता चलता है कि कर्मचारियों को कहां-कहां जानकारी कमजोर है। AhaSlides प्रशिक्षण और विकास टीमों को किसी भी लाइव या वर्चुअल सत्र में पोल, क्विज़ और खुले प्रश्नोत्तर सत्र को शामिल करने की सुविधा देता है - जिससे "आपके क्या प्रश्न हैं?" जैसा सवाल सिर्फ एक औपचारिक प्रश्न बनकर नहीं रह जाता, बल्कि एक वास्तविक डेटा पॉइंट बन जाता है।
4. संस्कृति को स्पष्ट करें, उसे अनुमानित न बनाएं।
संस्कृति को अक्सर "यहाँ चीजें कैसे काम करती हैं" के रूप में वर्णित किया जाता है - लेकिन नए कर्मचारी संस्कृति का अवलोकन नहीं कर सकते; वे अलग-अलग घटनाओं का अनुभव करते हैं और अनुमान लगाते हैं। जो टीमें ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को अच्छी तरह से संचालित करती हैं, वे संस्कृति को स्पष्ट बनाती हैं: वे इसे लिखित रूप में दर्ज करती हैं, वरिष्ठ नेता कंपनी के मूल्यों को प्रतिबिंबित करने वाले वास्तविक निर्णयों पर चर्चा करते हैं, और वे उन मानदंडों को सामने लाते हैं जो किसी भी नीति दस्तावेज में नहीं दिखते (बैठकें वास्तव में कैसे चलती हैं, निर्णय कैसे आगे बढ़ते हैं, असहमति को कैसे संभाला जाता है)।
5. 30, 60 और 90 दिनों के लक्ष्य लिखित रूप में निर्धारित करें।
मैनेजर और नए कर्मचारी द्वारा मिलकर तैयार की गई 30-60-90 दिन की योजना दो काम करती है: यह अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से निर्धारित करती है, और दोनों पक्षों को समीक्षा और अपडेट करने के लिए एक साझा दस्तावेज़ प्रदान करती है। योजना में केवल गतिविधियों का ही नहीं, बल्कि डिलिवरेबल्स का भी उल्लेख होना चाहिए। "सभी टीम मीटिंग में भाग लेना" एक गतिविधि है। "अनुपालन प्रशिक्षण पूरा करना और 30वें दिन तक टीम को उत्पाद रोडमैप का सारांश प्रस्तुत करना" एक डिलिवरेबल है।
6. प्रतिक्रिया एकत्र करें और उस पर कार्रवाई करें।
अधिकांश संगठन नए कर्मचारियों की नियुक्ति के बाद उनका सर्वेक्षण करते हैं। लेकिन इनमें से कुछ ही संगठन परिणामों का ठोस उपयोग करते हैं। ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम को बेहतर बनाने का सबसे तेज़ तरीका है प्रक्रिया को पूरा करना: कार्यक्रम चलाने वाली टीम के साथ एकत्रित प्रतिक्रिया साझा करना, अगले बैच के लिए बदलाव करना और नए कर्मचारियों को यह बताना कि उनके सुझावों के परिणामस्वरूप क्या परिवर्तन हुए हैं। जब यह प्रक्रिया सुचारू रूप से चलती है, तो नए कर्मचारियों को यह भी संकेत मिलता है कि संगठन उनकी बात सुन रहा है - जो स्वयं ऑनबोर्डिंग का एक परिणाम है।
दूरस्थ और हाइब्रिड कर्मचारियों की भर्ती प्रक्रिया
रिमोट और हाइब्रिड हायरिंग में एक तरह की समस्या का सामना करना पड़ता है, जिसे आमने-सामने की ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया अनजाने में कुछ हद तक हल कर देती है। गलियारे में अनौपचारिक परिचय, मीटिंग की गतिविधियों को सुनना, असहमति के दौरान माहौल को समझना - वीडियो कॉल पर ऐसा कुछ नहीं होता। एचआर टीमों को इन आकस्मिक पलों को सोच-समझकर तैयार किए गए पलों से बदलना होगा।
कुछ ऐसे बदलाव जिनसे स्पष्ट अंतर दिखाई देता है:
व्यक्तिगत स्पर्श के साथ जहाज के उपकरण। टीम की ओर से हाथ से लिखा हुआ नोट या कंपनी का कोई छोटा सा ब्रांडेड सामान साथ में भेजा गया लैपटॉप, औपचारिक स्वागत संदेशों से कहीं ज़्यादा असरदार होता है। यह सुनिश्चित करें कि डिवाइस भेजने से पहले पूरी तरह से कॉन्फ़िगर किया गया हो, ताकि नए कर्मचारी को अपनी पहली सुबह तकनीकी सहायता कॉल पर न बितानी पड़े।
कार्यक्रम में संपर्क को शामिल करें। दूरस्थ रूप से काम करने वाले नए कर्मचारियों के लिए पहले सप्ताह में सामाजिक संपर्क के अधिक सुव्यवस्थित अवसर होने चाहिए, कम नहीं। सहकर्मी के साथ एक छोटी सी वर्चुअल कॉफी मीटिंग, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से टीम लंच, या टीम मीटिंग की शुरुआत में एक संक्षिप्त परिचय प्रश्नोत्तर सत्र - ये सभी महत्वपूर्ण हैं। ये सत्र लंबे होने की आवश्यकता नहीं है; बस नियमित होने चाहिए।
संदर्भ को जरूरत से ज्यादा स्पष्ट रूप से बताएं। कार्यालय में, नए कर्मचारी आसपास की जानकारी को आत्मसात कर लेते हैं। दूरस्थ रूप से, उन्हें केवल वही जानकारी मिलती है जो जानबूझकर साझा की जाती है। दूरस्थ कर्मचारियों के साथ काम करने वाले प्रबंधकों को निर्णयों के पीछे के कारणों को समझाने, उन बैठकों के नोट्स साझा करने जिनमें उन्हें आमंत्रित नहीं किया गया हो, और टीम चैनलों में चल रहे कार्यों के बारे में बताने की ओर झुकाव रखना चाहिए।
एसिंक्रोनस ऑनबोर्डिंग सामग्री का रणनीतिक रूप से उपयोग करें। पहले से रिकॉर्ड किए गए वॉकथ्रू, लिखित ऑनबोर्डिंग गाइड और स्व-गति से संचालित होने वाले इंटरैक्टिव मॉड्यूल दूरस्थ कर्मचारियों को अपनी गति से आगे बढ़ने और आवश्यकतानुसार सामग्री को दोबारा देखने की सुविधा देते हैं। लाइव सत्र सूचना हस्तांतरण के बजाय चर्चा, प्रश्नोत्तर और संबंध निर्माण पर केंद्रित हो सकते हैं।
सामान्य ऑनबोर्डिंग विफलताएँ
बहुत देर से शुरुआत करना। यदि किसी नए कर्मचारी को मिलने वाला पहला संदेश पहले दिन के ओरिएंटेशन के लिए कैलेंडर आमंत्रण है, तो प्री-बोर्डिंग का समय समाप्त हो जाता है।
पहले सप्ताह में अत्यधिक काम का बोझ। अनुपालन प्रशिक्षण, उपकरण संबंधी जानकारी, विभाग परिचय और लाभों के नामांकन को पांच दिनों में समेटने से कर्मचारी थक जाते हैं और बहुत कम याद रख पाते हैं।
प्रबंधक बनने की कोई तैयारी नहीं। किसी नए कर्मचारी का पहले सप्ताह का अनुभव काफी हद तक उसके मैनेजर की उपलब्धता और तत्परता पर निर्भर करता है। मैनेजरों को कंपनी-व्यापी ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम तक पहुंच के अलावा, अपनी खुद की एक संक्षिप्त चेकलिस्ट की भी आवश्यकता होती है।
पिछले 30 दिनों से कोई कार्रवाई नहीं हुई है। पहला महीना ऑनबोर्डिंग का अंत नहीं है। जो संगठन 30 दिन पूरे होने को "समाप्त" मान लेते हैं, वे तीसरे और चौथे महीने के आसपास शुरुआती कर्मचारियों के छोड़ने की दर में अनुमानित वृद्धि देखते हैं - जब नवीनता का दौर समाप्त हो जाता है लेकिन जुड़ाव की भावना पूरी तरह से विकसित नहीं हुई होती है।
ऑनबोर्डिंग सत्रों के लिए AhaSlides का उपयोग करना
लाइव ऑनबोर्डिंग सेशन—चाहे आमने-सामने हों, वर्चुअल हों या हाइब्रिड—अक्सर एक ही तरह से असफल होते हैं: नए कर्मचारी ज़्यादातर समय निष्क्रिय रहते हैं। AhaSlides किसी भी सेशन में रीयल-टाइम इंटरैक्शन की सुविधा जोड़ता है: लाइव पोल जिससे फैसिलिटेटर समझ का आकलन कर सकें, गुमनाम प्रश्नोत्तर सत्र जिससे लोग ऐसे सवाल पूछ सकें जिन्हें वे खुलकर पूछने में हिचकिचाते हों, और वर्ड क्लाउड जिससे पहली छाप या टीम के तौर-तरीकों को यादगार विज़ुअल फॉर्मेट में कैप्चर किया जा सके।
कई स्थानों या समय क्षेत्रों में समूह-आधारित ऑनबोर्डिंग चलाने वाली मानव संसाधन टीमों के लिए, अतुल्यकालिक सुविधाएँ नए कर्मचारियों को अपनी गति से इंटरैक्टिव तत्वों को पूरा करने की अनुमति देती हैं, और परिणाम अगले लाइव सत्र से पहले प्रशिक्षक को दिखाई देते हैं। इसका मतलब है कि लाइव सत्र का समय चर्चा और आपसी जुड़ाव पर खर्च किया जा सकता है, न कि ऐसी जानकारी प्रस्तुत करने पर जिसे पहले ही ग्रहण किया जा सकता था।
सूत्रों का कहना है
[1] ब्रैंडन हॉल ग्रुप (ग्लासडोर के लिए आयोजित)। गलत व्यक्ति को काम पर रखने की असली कीमत। अक्सर उद्धृत किया जाने वाला आंकड़ा: मजबूत ऑनबोर्डिंग वाली संस्थाएं नए कर्मचारियों को बनाए रखने में 82% और उत्पादकता में 70% से अधिक सुधार करती हैं। ब्रैंडन हॉल ग्रुप ऑनबोर्डिंग अनुसंधान
[2] गैलप. अमेरिकी कार्यस्थल की स्थिति। केवल 12% कर्मचारी ही इस बात से पूरी तरह सहमत हैं कि उनका संगठन कर्मचारियों को सही तरीके से काम पर रखने की प्रक्रिया को सुचारू रूप से संचालित करता है। गैलप कार्यस्थल अनुसंधान
[3] बाउर, टीएन (2010). नए कर्मचारियों को शामिल करना: सफलता को अधिकतम करना। एसएचआरएम फाउंडेशन की प्रभावी अभ्यास दिशानिर्देश श्रृंखला। 4 सी (अनुपालन, स्पष्टीकरण, संस्कृति, जुड़ाव) का ढांचा बॉयर के समाजीकरण अनुसंधान से उत्पन्न हुआ है। एसएचआरएम फाउंडेशन
[4] माइक्रोसॉफ्ट. आपको अपने नए कर्मचारी के ऑनबोर्डिंग बडी प्रोग्राम को प्राथमिकता क्यों देनी चाहिए। एक आंतरिक अध्ययन में पाया गया कि जिन नए कर्मचारियों के साथ एक सहकर्मी होता है, उनमें 90 दिनों के बाद संतुष्टि का स्तर 23% अधिक होता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्कलाब
