30 से अधिक कार्यक्रमोत्तर सर्वेक्षण प्रश्न जो उपयोगी प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं

कार्यक्रम समाप्त हो चुका है। प्रतिभागी जा चुके हैं। अब बारी आती है उन आयोजकों की जो सुधार करने में माहिर हैं और जो सिर्फ अंदाज़ा लगाते हैं: प्रतिक्रिया एकत्र करना। कार्यक्रम के बाद किए गए सर्वेक्षणों से पता चलता है कि क्या अच्छा रहा, क्या असफल रहा और अगली बार क्या बदलाव करने हैं, लेकिन यह तभी संभव है जब सर्वेक्षण अच्छी तरह से तैयार किया गया हो। एक अस्पष्ट सर्वेक्षण से अस्पष्ट परिणाम ही मिलते हैं।

सर्वेमंकी के सर्वे की लंबाई पर किए गए शोध में पाया गया कि 7-8 मिनट से अधिक समय लेने वाले सर्वे को पूरा करने की दर 5-20% तक गिर जाती है [1]। इसका मतलब है कि आपके द्वारा शामिल किए जाने वाले प्रश्न उपयुक्त होने चाहिए। यह गाइड 30 से अधिक पोस्ट-इवेंट सर्वे प्रश्नों को उनके मापन के आधार पर व्यवस्थित करती है, साथ ही समय, प्रारूप और प्रतिक्रिया दर को कम करने वाली गलतियों पर व्यावहारिक मार्गदर्शन भी प्रदान करती है।

सम्पूर्ण संतुष्टि

विशिष्ट बातों पर जाने से पहले व्यापक दृष्टिकोण अपनाएं। ये प्रश्न आपको घटना के बारे में विस्तृत जानकारी देने से पहले, उसके प्रभाव का एक मोटा-मोटा अंदाजा प्रदान करते हैं।

1. इस कार्यक्रम में आपके समग्र अनुभव का आप क्या मूल्यांकन करेंगे? (1-5)
2. क्या यह आयोजन आपकी अपेक्षाओं पर खरा उतरा? (उम्मीद से अधिक / पूरा हुआ / कमी रह गई)
3. इस आयोजक द्वारा आयोजित किसी भविष्य के कार्यक्रम में आपके भाग लेने की कितनी संभावना है? (अत्यंत असंभावित से अत्यंत संभावित तक)
4. क्या आप इस आयोजन की अनुशंसा किसी सहकर्मी से करेंगे? (0-10 एनपीएस स्केल)
5. आपके अनुभव को सबसे अच्छे से व्यक्त करने वाला एक शब्द कौन सा है? (खुले सिरे वाला प्रश्न या शब्द समूह)

विषयवस्तु और सत्र

इन प्रश्नों से यह आकलन किया जाता है कि क्या कार्यक्रम ने प्रतिभागियों को मूल्य प्रदान किया और उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप था।

1. यह सामग्री आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए कितनी प्रासंगिक थी? (बिल्कुल नहीं से लेकर अत्यधिक तक)
2. आपको कौन सा सत्र सबसे अधिक मूल्यवान लगा? (ड्रॉपडाउन या ओपन-एंडेड)
3. आपको कौन सा सत्र सबसे कम उपयोगी लगा? (ड्रॉपडाउन या ओपन-एंडेड)
4. क्या विषयवस्तु आपकी विशेषज्ञता के स्तर के अनुरूप थी? (बहुत ही सरल / एकदम सही / बहुत ही उन्नत)
5. मुझे व्यावहारिक अंतर्दृष्टि प्राप्त हुई जिसे मैं अपने काम में लागू कर सकता हूँ। (पूरी तरह असहमत से पूरी तरह सहमत तक)

वक्ता और प्रस्तुतकर्ता

1. आप स्पीकरों की समग्र गुणवत्ता को कैसे रेट करेंगे? (1-5)
2. किस वक्ता या प्रस्तुतकर्ता ने सबसे अधिक प्रभावित किया? (खुला अंत)
3. क्या वक्ताओं के साथ प्रश्नोत्तर सत्र के लिए पर्याप्त अवसर उपलब्ध थे? (हाँ / नहीं / कुछ हद तक)
4. आप भविष्य के आयोजनों में किन विषयों को शामिल होते देखना चाहेंगे? (खुला अंत)

रसद एवं संगठन

1. आप इस कार्यक्रम के आयोजन को समग्र रूप से कैसे रेटिंग देंगे? (1-5)
2. क्या आयोजन स्थल उपयुक्त और आरामदायक था? (हाँ / नहीं / आंशिक रूप से)
3. आप पंजीकरण और चेक-इन प्रक्रिया को कैसे रेट करेंगे? (1-5)
4. क्या कार्यक्रम से संबंधित संचार (अनुसूची, अपडेट, दिशा-निर्देश) स्पष्ट और समय पर थे? (हाँ / नहीं / आंशिक रूप से)
5. आप भोजन और पेय पदार्थों की गुणवत्ता को कैसे रेट करेंगे? (1-5 या लागू नहीं)

नेटवर्किंग और सहभागिता

1. क्या इस कार्यक्रम ने नेटवर्किंग के पर्याप्त अवसर प्रदान किए? (हाँ / नहीं / कुछ हद तक)
2. इस कार्यक्रम में मुझे कई महत्वपूर्ण पेशेवर संपर्क मिले। (पूरी तरह असहमत से पूरी तरह सहमत तक)
3. आप नेटवर्किंग का कौन सा प्रारूप पसंद करते हैं? (संरचित सत्र / ओपन नेटवर्किंग / दोनों)

मूल्य और भविष्य की मंशा

1. यह आयोजन मेरे समय का सदुपयोग था। (पूरी तरह असहमत से पूरी तरह सहमत तक)
2. यह कार्यक्रम टिकट की कीमत के लायक था। (पूरी तरह असहमत से पूरी तरह सहमत तक)
3. आप इस आयोजन में क्या बदलाव करना चाहेंगे? (खुला अंत)
4. इस आयोजन का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा क्या था? (खुला अंत)
5. कोई अतिरिक्त टिप्पणियाँ या सुझाव? (खुला अंत)

वर्चुअल और हाइब्रिड इवेंट्स: अतिरिक्त प्रश्न

यदि आपके कार्यक्रम में वर्चुअल या हाइब्रिड घटक शामिल था, तो उस अनुभव से संबंधित कुछ विशिष्ट प्रश्न जोड़ें।

1. आप वर्चुअल प्लेटफॉर्म की गुणवत्ता को कैसे रेट करेंगे? (1-5)
2. क्या आपको कार्यक्रम के दौरान कोई तकनीकी समस्या का सामना करना पड़ा? (हां नहीं)
3. वर्चुअल अनुभव, प्रत्यक्ष आयोजन की तुलना में कितना आकर्षक था? (बहुत कम / कम / लगभग उतना ही / अधिक)

वे गलतियाँ जो प्रतिक्रिया दर को कम कर देती हैं

बहुत ज्यादा सवाल पूछना। 10 या उससे कम प्रश्नों का लक्ष्य रखें [3]। प्रत्येक अतिरिक्त प्रश्न पूर्णता को कम करता है। ऐसी किसी भी चीज़ को हटा दें जो जानने के लिए अच्छी हो, न कि जानने की आवश्यकता हो।

भेजने में बहुत देर हो गई। स्मृति शीघ्र ही लुप्त हो जाती है। कार्यक्रम के 24 घंटे के भीतर अपना सर्वेक्षण भेजें, आदर्श रूप से समापन सत्र में एक विशेष सूचना के साथ। कार्यक्रम समाप्त होने के दो घंटे के भीतर भेजे गए एसएमएस सर्वेक्षणों को बाद में भेजे गए सर्वेक्षणों की तुलना में 32% अधिक पूर्ण प्रतिक्रियाएँ मिलती हैं [2]। 3-4 दिन बाद भेजा गया अनुवर्ती ईमेल उन लोगों से 20-30% अतिरिक्त प्रतिक्रियाएँ प्राप्त कर सकता है जो पहले भेजे गए सर्वेक्षण को देखने से चूक गए थे [3]।

केवल खुले प्रश्नों पर निर्भर रहना। खुले सिरे वाले उत्तर जानकारीपूर्ण तो होते हैं, लेकिन बड़े पैमाने पर उनका विश्लेषण करना कठिन होता है, और वे सर्वेक्षण पूरा करने की दर को कम कर देते हैं। मात्रात्मक डेटा के लिए रेटिंग स्केल का उपयोग करें। प्रत्येक सर्वेक्षण में खुले सिरे वाले प्रश्नों की संख्या एक या दो तक सीमित रखें।

परिणामों को नजरअंदाज करते हुए। अगली बार सर्वे में कोई भी हिस्सा न ले, इसके लिए सबसे तेज़ तरीका है फीडबैक लेना और उस पर कोई कार्रवाई न करना। सर्वे में शामिल होने वालों के साथ मुख्य निष्कर्ष साझा करें और उन्हें बताएं कि उनके सुझावों के आधार पर आप क्या बदलाव कर रहे हैं। एक संक्षिप्त सारांश ईमेल भी भरोसा बढ़ाता है और भविष्य के सर्वे में भागीदारी को प्रोत्साहित करता है।

मार्गदर्शक प्रश्न पूछना। "आपको हमारा शानदार मुख्य भाषण कितना पसंद आया?" यह एक तटस्थ प्रश्न नहीं है। शब्दों को वस्तुनिष्ठ रखें और अंतर्निहित धारणाओं से बचें।

सेगमेंट करना भूल जाना। वीआईपी, पहली बार आने वाले, पहले भी आ चुके प्रतिभागी और वर्चुअल प्रतिभागी अक्सर अलग-अलग अनुभव रखते हैं। कम से कम, इन समूहों के लिए अलग-अलग विश्लेषण की योजना बनाएं, और यदि आपका कार्यक्रम इतना बड़ा है कि इसकी आवश्यकता हो तो विशेष प्रश्नों के समूह तैयार करने पर विचार करें।

ईमानदार जवाब पाने वाले प्रश्न लिखने के लिए सुझाव

अच्छी तरह से संरचित सर्वेक्षण भी अविश्वसनीय डेटा दे सकता है यदि उसमें पूछे गए प्रश्न ठीक से न लिखे गए हों। भेजने से पहले जांचने योग्य पांच व्यावहारिक बातें यहां दी गई हैं।

पूरे प्रयोग में एकसमान पैमाने का उपयोग करें। एक भाग में 1-5 के पैमाने को दूसरे भाग में 1-10 के पैमाने के साथ मिलाने से उत्तरदाताओं को हर कुछ प्रश्नों के बाद अपनी मानसिक स्थिति को फिर से निर्धारित करने के लिए मजबूर होना पड़ता है। सभी मूल्यांकित मदों के लिए एक ही पैमाना चुनें और उसी पर कायम रहें। अधिकांश घटना सर्वेक्षण एक ही पैमाने के साथ अच्छी तरह से काम करते हैं। पांच सूत्री पैमाना क्योंकि इसका जवाब देना त्वरित और विश्लेषण करना आसान है।

प्रत्येक प्रश्न में केवल एक ही विचार शामिल रखें। "विषयवस्तु की गुणवत्ता और वक्ता के बोलने के तरीके को आप कैसे आंकेंगे?" यह एक ही प्रश्न में दो सवाल हैं। जिन उत्तरदाताओं को विषयवस्तु तो पसंद आई लेकिन वक्ता को समझना मुश्किल लगा, उनके पास इसका कोई अच्छा जवाब नहीं है। दोतरफा प्रश्न सर्वेक्षण में एक पंक्ति और जुड़ जाए तो भी, इसे अलग-अलग मदों में विभाजित करें।

उत्तरदाताओं को उन प्रश्नों से बचने का विकल्प दें जो उन पर लागू नहीं होते हैं। यदि आप किसी ऐसे कार्यक्रम में भोजन और पेय पदार्थों के बारे में पूछते हैं जिसमें कुछ प्रतिभागी केवल ऑनलाइन ही शामिल हुए हों, तो "लागू नहीं" का विकल्प शामिल करें। किसी ऐसे व्यक्ति को रेटिंग देने के लिए मजबूर करना जिसका उन्होंने अनुभव नहीं किया है, आपके डेटा को प्रभावित करता है और उत्तरदाता को निराश करता है।

तकनीकी शब्दावली और आंतरिक शब्दावली से बचें। आपकी टीम किसी विशेष सत्र को "दोपहर का ब्रेकआउट ट्रैक" कह सकती है, लेकिन प्रतिभागी इसे सत्र के शीर्षक से ही जानते हैं। वही भाषा प्रयोग करें जो प्रतिभागियों ने पंजीकरण करते समय या कार्यक्रम अनुसूची प्राप्त करते समय इस्तेमाल की थी। यह विशेष रूप से बहु-दिवसीय या बहु-ट्रैक आयोजनों से संबंधित सर्वेक्षणों के लिए महत्वपूर्ण है।

सर्वेक्षण भेजने से पहले उसका परीक्षण कर लें। पहले पूरे सर्वे को खुद करके देखें, फिर योजना टीम से बाहर के किसी एक व्यक्ति से इसे पूरा करने के लिए कहें। ऐसे सवालों पर ध्यान दें जिनसे सर्वे में हिचकिचाहट पैदा होती है, ऐसे पैमाने जो अस्पष्ट लगते हैं, या ऐसे तर्कहीन बिंदु जो सर्वे बनाने में शामिल न होने वाले व्यक्ति को समझ में नहीं आते। आयोजक को जो बात स्पष्ट लगती है, वह अक्सर फोन पर जल्दी से जवाब देने वाले प्रतिभागी के लिए अस्पष्ट हो सकती है।

मोबाइल अनुभव को ध्यान में रखें। कार्यक्रम के बाद सर्वेक्षण के अधिकांश जवाब फ़ोन से आते हैं, अक्सर तब जब प्रतिभागी घर लौट रहे होते हैं। लंबे प्रश्न, छोटे टैप टारगेट और कई कॉलम वाले लेआउट मोबाइल पर सर्वेक्षण पूरा करने में बाधा डालते हैं। भेजने से पहले अपने सर्वेक्षण का फ़ोन पर पूर्वावलोकन करें और उन सभी प्रश्नों को हटा दें जिन्हें पूरा पढ़ने के लिए स्क्रॉल करने की आवश्यकता होती है। जो सर्वेक्षण चार इंच की स्क्रीन पर अच्छी तरह से काम करता है, वह हर जगह अच्छी तरह से काम करेगा। यदि आपका प्लेटफ़ॉर्म इसका समर्थन करता है, तो प्रत्येक रेटिंग चयन के बाद स्वतः आगे बढ़ने की सुविधा चालू करें ताकि उत्तरदाताओं को अलग से "अगला" बटन टैप न करना पड़े। केवल इस छोटे से बदलाव से ही मोबाइल पर सर्वेक्षण बीच में छोड़ने वालों की संख्या में उल्लेखनीय कमी आ सकती है।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

किसी कार्यक्रम के बाद किए जाने वाले सर्वेक्षण की अवधि कितनी होनी चाहिए?

आठ-दस प्रश्न रखने का लक्ष्य रखें जिन्हें पूरा करने में पाँच मिनट से अधिक समय न लगे। पाँच मिनट और दस मिनट के सर्वेक्षण में भाग लेने वालों की संख्या में काफ़ी अंतर होता है। अपने सबसे महत्वपूर्ण मापदंडों को प्राथमिकता दें और बाकी को हटा दें। यदि आपको वास्तव में अधिक डेटा की आवश्यकता है, तो दो छोटे सर्वेक्षण करने पर विचार करें: एक कार्यक्रम के तुरंत बाद समग्र संतुष्टि को कवर करने के लिए, और दूसरा एक सप्ताह बाद सबसे सक्रिय प्रतिभागियों से गहन प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए। एक और उपयोगी नियम: यदि कोई प्रश्न अगले कार्यक्रम से पहले आपके द्वारा लिए जा सकने वाले किसी निर्णय से मेल नहीं खाता है, तो उसे हटा दें। आप जितने अतिरिक्त प्रश्न रखते हैं, वह सर्वेक्षण पूरा करने वाले प्रत्येक उत्तरदाता पर एक छोटा सा कर है।

क्या मुझे सर्वेक्षण पूरा करने के लिए कोई प्रोत्साहन देना चाहिए?

प्रोत्साहन देने से भागीदारी दर बढ़ सकती है, लेकिन इससे ऐसे लोगों की कम गुणवत्ता वाली प्रतिक्रियाएँ भी आ सकती हैं जो इनाम पाने के लिए जल्दबाजी में भाग लेते हैं। बेहतर तरीका यह है कि सर्वेक्षण को इतना आसान और छोटा बनाया जाए कि किसी प्रोत्साहन की आवश्यकता ही न पड़े। यदि भागीदारी दर फिर भी कम रहती है, तो गारंटीशुदा इनाम के बजाय एक लॉटरी में भाग लेने का अवसर देने पर विचार करें, जिससे जल्दबाजी करने की प्रेरणा कम हो जाएगी। सबसे प्रभावी प्रोत्साहन यह है कि प्रतिभागियों को बताया जाए कि उनकी प्रतिक्रिया से अगले कार्यक्रम के आयोजन पर प्रभाव पड़ेगा: लोग तभी प्रतिक्रिया देते हैं जब उन्हें लगता है कि उनकी राय मायने रखती है।

मुझे परिणामों का क्या करना चाहिए?

सबसे पहले अपने प्रमुख मापदंडों की गणना करें: समग्र संतुष्टि स्कोर, एनपीएस, और कोई भी विशिष्ट स्कोर जिसे आप साल-दर-साल ट्रैक कर रहे हैं। फिर खुले जवाबों को ध्यान से पढ़ें और उनमें मुख्य बिंदुओं को ढूंढें। अलग-अलग शिकायतों के बजाय पैटर्न देखें। एक बार जब आपको स्पष्ट जानकारी मिल जाए, सारांश साझा करें अपनी टीम के साथ और, जहां उपयुक्त हो, प्रतिभागियों के साथ बातचीत करें। एक संक्षिप्त ईमेल, जिसमें लिखा हो "आपने हमें ये बताया और हम ये बदलाव कर रहे हैं", फीडबैक प्रक्रिया को पूरा करता है और प्रतिभागियों के भविष्य के सर्वेक्षणों में भाग लेने की संभावना को बढ़ाता है। इससे एक ही मुख्य प्रश्न को हर कार्यक्रम में ट्रैक करने में भी मदद मिलती है, ताकि आप समय के साथ प्रगति को माप सकें, न कि हर सर्वेक्षण को एक अलग अभ्यास के रूप में लें। बेंचमार्क स्कोर वह संदर्भ प्रदान करते हैं जो एक अकेला डेटा बिंदु नहीं दे सकता।

AhaSlides का उपयोग करके कार्यक्रम के दौरान प्रतिक्रिया एकत्र करना

प्रतिभागियों के सत्र छोड़ने से पहले प्रतिक्रिया एकत्र करने का सबसे प्रभावी समय होता है। AhaSlides आपको लाइव स्लाइड्स के साथ सत्र समाप्त करने की सुविधा देता है: आपके मात्रात्मक प्रश्नों के लिए रेटिंग स्केल, सत्र के माहौल को दर्शाने वाला वर्ड क्लाउड और विशिष्ट सुझावों के लिए एक ओपन-एंडेड स्लाइड, जिसमें प्रतिभागियों की प्रतिक्रिया के साथ परिणाम स्क्रीन पर दिखाई देते हैं। सत्र के दौरान प्रतिक्रिया एकत्र करना ही ऊपर बताए गए 85-95% पूर्णता दर तक पहुंचने का तरीका है, और स्क्रीन पर सामूहिक प्रतिक्रिया देखना सत्र को एक ठोस समापन का क्षण प्रदान करता है।

पूरी प्रश्नावली के लिए, अहास्लाइड्स सर्वेक्षण ऊपर दिए गए कार्यक्रम के बाद के सर्वेक्षण प्रश्नों को एक ही फॉर्म में बदलें जिसे उत्तरदाता एक ही पृष्ठ पर भरकर एक बार में जमा कर सकें। इसे अपने समापन सत्र की अंतिम स्लाइड के रूप में प्रदर्शित करें, और फिर जो प्रतिभागी जल्दी चले गए हैं, उनके साथ इस सर्वेक्षण को लिंक या क्यूआर कोड के रूप में साझा करें; वे बिना किसी खाते के किसी भी डिवाइस पर इसका उत्तर दे सकते हैं।

सूत्रों का कहना है

[1] सर्वेमंकी. सर्वेक्षण कितने समय का होना चाहिए? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/

[2] एक्सप्लोरी. किसी कार्यक्रम के बाद किए गए सर्वेक्षण में अच्छी प्रतिक्रिया दर क्या होनी चाहिए? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate

[3] एएसएई केंद्र. आयोजन के बाद सर्वेक्षण बनाने और साझा करने के लिए 5 सर्वोत्तम तरीके। (सितम्बर 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys