कर्मचारी समीक्षा किसी भी संगठन के मानव संसाधन प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण पहलू है। ये समीक्षाएं संगठनों को अपने कर्मचारियों के प्रदर्शन का आकलन करने, प्रतिक्रिया प्रदान करने और सुधार के लक्ष्य निर्धारित करने का अवसर प्रदान करती हैं।
हालांकि सफल आयोजन किया कर्मचारियों के लिए समीक्षा चुनौतीपूर्ण कार्य हो सकता है। इसलिए, इस ब्लॉग पोस्ट में, हम कर्मचारियों के लिए उपयोगी समीक्षा करने में आपकी सहायता के लिए कुछ उपयोगी टिप्स और उदाहरण तलाशेंगे।
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कर्मचारियों के लिए एक समीक्षा क्या है?
एक कर्मचारी समीक्षा एक प्रक्रिया है जिसमें एक नियोक्ता समय की अवधि में एक कर्मचारी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करता है। यह संगठनों के लिए अपने कर्मचारियों के बारे में प्रतिक्रिया साझा करने, लक्ष्य निर्धारित करने और सुधार के लिए कर्मचारियों के क्षेत्रों की पहचान करने का एक अवसर है।
इसके अलावा, कर्मचारियों की समीक्षा कर्मचारियों को उनकी भूमिकाओं में बढ़ने और विकसित करने में सहायता करने के लिए महत्वपूर्ण है, साथ ही नियोक्ताओं को यह जांचने की अनुमति देता है कि उनकी टीम संगठन के लक्ष्यों को पूरा कर रही है।
समीक्षा खुले संचार और निरंतर सुधार की संस्कृति को प्रोत्साहित करके एक सकारात्मक और उत्पादक कार्य वातावरण बनाने में भी मदद कर सकती है।
प्रभावी ढंग से कर्मचारियों के लिए समीक्षा करने के लिए युक्तियाँ
कर्मचारी के लिए प्रभावी समीक्षा करने में आपकी मदद करने के लिए यहां कुछ व्यावहारिक सुझाव दिए गए हैं:
1/स्पष्ट उद्देश्यों और अपेक्षाओं को परिभाषित करें - कर्मचारी के लिए समीक्षा
स्पष्ट उद्देश्यों और अपेक्षाओं को निर्धारित करके, आप और कर्मचारी इस बात पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं कि समीक्षा का उद्देश्य क्या हासिल करना है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि समीक्षा दोनों पक्षों के लिए लाभदायक है।
समीक्षा के लिए स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करने के तरीके के बारे में यहां कुछ चरण दिए गए हैं:
समीक्षा के उद्देश्य को परिभाषित करें
आपको "इस समीक्षा का उद्देश्य क्या है?" प्रश्न का उत्तर देकर प्रारंभ करना होगा। क्या यह एक विशिष्ट अवधि (3 महीने, 6 महीने, वर्ष के अंत) में कर्मचारी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने, सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने या भविष्य के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के लिए है? या ऊपर के सभी? कर्मचारियों के साथ संवाद करें ताकि वे समझ सकें कि समीक्षा किस लिए है।
विशिष्ट लक्ष्यों को रेखांकित करें
एक बार जब आप समीक्षा के उद्देश्य को परिभाषित कर लेते हैं, तो उन विशिष्ट लक्ष्यों को रेखांकित करें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं। इन लक्ष्यों को संगठन के लक्ष्यों और SMART (विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्त करने योग्य, प्रासंगिक और समयबद्ध) के साथ जोड़ा जाना चाहिए।
उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी के प्रदर्शन की समीक्षा के उद्देश्य और विशिष्ट उद्देश्य होंगे जैसे:
उद्देश्य: पिछले छह महीनों में कर्मचारी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करना।
विशिष्ट उद्देश्यों:
- पिछले छह महीनों में कर्मचारी के प्रदर्शन की समीक्षा करें, जिसमें बिक्री लक्ष्य, ग्राहक संतुष्टि रेटिंग आदि शामिल हैं।
- उन क्षेत्रों की पहचान करें जहां कर्मचारी ने उत्कृष्ट प्रदर्शन किया है और जहां उन्हें अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता हो सकती है।
- सुधार के क्षेत्रों पर रचनात्मक प्रतिक्रिया दें और अगले 6 महीनों के लिए कार्रवाई योग्य लक्ष्य निर्धारित करने के लिए कर्मचारी के साथ सहयोग करें।
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2/ पहले से तैयारी करें - कर्मचारी के लिए समीक्षा करें
एक बार जब आप कर्मचारी समीक्षा का उद्देश्य निर्धारित कर लेते हैं, तो आपको कर्मचारी के प्रदर्शन की व्यापक तस्वीर रखने के लिए जानकारी और डेटा तैयार करने की आवश्यकता होती है।
- कर्मचारी नौकरी विवरण की समीक्षा करें: यह सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी नौकरी विवरण की समीक्षा करें कि आपका मूल्यांकन उनकी जिम्मेदारियों और लक्ष्यों के साथ संरेखित है।
- डेटा संग्रहण: सभी प्रासंगिक कर्मचारी डेटा एकत्र करें, जैसे उत्पादकता मेट्रिक्स, मासिक रिपोर्ट, टाइमकीपिंग रिकॉर्ड और ग्राहक प्रतिक्रिया। यह जानकारी आपको कर्मचारी की ताकत और कमजोरियों की पहचान करने में मदद करेगी जिनमें सुधार की आवश्यकता है।
- पिछली समीक्षाओं की समीक्षा करें: यह निर्धारित करने के लिए पिछली कर्मचारी समीक्षाएँ देखें कि उन्होंने कहाँ सुधार किया है और कहाँ समस्याएँ आवर्ती हैं।
- दूसरों से प्रतिक्रिया प्राप्त करें: अपने कर्मचारियों के सहयोगियों, अधीनस्थों या ग्राहकों से उनके प्रदर्शन के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए बात करें।
- एजेंडा सेट करें: समीक्षा के लिए एक एजेंडा बनाएं, उन प्रमुख क्षेत्रों की रूपरेखा तैयार करें जिन पर आप चर्चा करना चाहते हैं, और इसे तैयार करने के लिए कर्मचारी को भेजें।
- एक समय और स्थान निर्धारित करें: चर्चा करने के लिए आवश्यक सभी चीजों को कवर करने के लिए पर्याप्त समय निर्धारित करना सुनिश्चित करें। और समीक्षा एक आरामदायक और शांत स्थान पर होनी चाहिए, विकर्षणों या रुकावटों से मुक्त।
3/ विशिष्ट उदाहरण प्रदान करें - कर्मचारी के लिए समीक्षा
समीक्षा के दौरान विशिष्ट उदाहरण और विशिष्ट जानकारी प्रदान करके, आप कर्मचारियों को यह समझने में मदद कर सकते हैं कि वे क्या अच्छा कर रहे हैं और उन्हें क्या सुधार करने की आवश्यकता है। आप इस प्रकार प्रतिक्रिया कर सकते हैं:
विशिष्ट उदाहरणों का प्रयोग करें
सामान्यीकरण के बजाय, कर्मचारियों की सफलताओं और सुधार के क्षेत्रों को स्पष्ट करने के लिए विशिष्ट उदाहरणों का उपयोग करें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी के उत्कृष्ट संचार कौशल को उजागर करना चाहते हैं, तो विशिष्ट उदाहरण दें कि उन्होंने ग्राहकों से बात करते समय या अन्य विभागों में सहयोगियों के साथ सहयोग करते हुए प्रभावी ढंग से कैसे संवाद किया।
विशिष्ट डेटा का प्रयोग करें
जब भी संभव हो, अपनी प्रतिक्रिया का समर्थन करने के लिए डेटा का उपयोग करें।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कर्मचारी से उसके बिक्री रिकॉर्ड के बारे में चर्चा कर रहे हैं, तो आप तुलना करने के लिए विशिष्ट संख्याएँ प्रदान कर सकते हैं। जैसे कि उनका बिक्री रिकॉर्ड पिछले महीने की तुलना में अधिक है, या उनके द्वारा लाए गए नए ग्राहकों की संख्या, या उनकी रूपांतरण दर।
अस्पष्ट भाषा से बचें
प्रतिक्रिया देते समय अस्पष्ट भाषा का प्रयोग करने से बचें।
- यह कहने के बजाय, "आपको अधिक उत्पादक होने की आवश्यकता है," विशिष्ट उदाहरण दें कि कर्मचारी कहाँ अधिक उत्पादक हो सकते हैं और वे कैसे सुधार कर सकते हैं, जैसे "आपको लापता समय सीमा से बचने के लिए समय प्रबंधन उपकरण का उपयोग करना चाहिए"
4/ रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करें - कर्मचारी के लिए समीक्षा
रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करके, आप कर्मचारियों को उनकी भूमिकाओं में बढ़ने और विकसित होने में मदद कर सकते हैं। यह रचनात्मक प्रतिक्रिया देने के लिए एक मार्गदर्शिका है:
- व्यवहार पर ध्यान दें, व्यक्ति पर नहीं: याद रखें कि अपने कर्मचारियों के व्यक्तित्व या व्यक्तित्व के बजाय उनके व्यवहार और कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने से आपकी प्रतिक्रिया को रचनात्मक रखने में मदद मिलती है और किसी भी तरह के विवाद, व्यक्तिगत हमलों या आलोचना से बचा जाता है।
- एक सहायक और सम्मानजनक स्वर का प्रयोग करें: समर्थित और सम्मानित महसूस करना आपके और आपके कर्मचारियों के बीच एक सकारात्मक कामकाजी संबंध बनाए रखने में मदद करेगा। इसके अलावा, यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी सहज महसूस करें और सुधार के लिए प्रेरित हों।
- विशिष्ट प्रतिक्रिया दें: जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, फ़ीडबैक प्रदान करते समय विशिष्ट रहें और अपनी बात समझाने के लिए उदाहरण प्रदान करें।
- कार्रवाई योग्य कदम प्रदान करें: सुधार के लिए कार्रवाई योग्य कदम प्रदान करें, ताकि कर्मचारियों को पता चले कि उन्हें अपने प्रदर्शन को सुधारने के लिए कौन से विशिष्ट कदम उठाने की आवश्यकता है।
- एक सकारात्मक नोट पर समाप्त करें: कर्मचारी की ताकत और सुधार की क्षमता पर प्रकाश डालते हुए सकारात्मक नोट पर प्रतिक्रिया समाप्त करें। यह कर्मचारियों को प्रेरणा और बदलाव के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण बनाए रखने में मदद करता है।
5/ एक कार्य योजना विकसित करें - कर्मचारी के लिए समीक्षा
सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने या नए लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, आपको और कर्मचारी को उनके लिए एक कार्य योजना पर सहमत होने की आवश्यकता है। एक कार्य योजना के लिए निम्नलिखित जानकारी की आवश्यकता होगी:
- विशिष्ट क्रियाओं को पहचानें: लक्ष्यों को उन विशिष्ट कार्यों में विभाजित करें जिन्हें कर्मचारी उन्हें प्राप्त करने के लिए कर सकता है। ये क्रियाएं स्पष्टता और फ़ोकस प्रदान करने में मदद करती हैं, जिससे कर्मचारी के लिए अपने लक्ष्यों की दिशा में काम करना आसान हो जाता है।
- समयरेखा निर्धारित करें: प्रत्येक कार्य के लिए विशिष्ट समय-सीमा निर्धारित करें, जो अत्यावश्यकता पैदा करने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि लक्ष्यों की दिशा में प्रगति की जा रही है।
- आवश्यक संसाधनों की पहचान करें: निर्धारित करें कि कर्मचारी को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किन संसाधनों की आवश्यकता होगी। इसमें प्रशिक्षण, सलाह, या सहकर्मियों या प्रबंधकों से अतिरिक्त सहायता शामिल हो सकती है।
- प्रगति की निगरानी करें: यह सुनिश्चित करने के लिए नियमित रूप से प्रगति की निगरानी करें कि कार्य योजना काम कर रही है और यदि आवश्यक हो तो समायोजन किया जा सकता है।
इस योजना को उनके साथ एकीकृत किया जा सकता है व्यक्तिगत विकास योजना कुछ चरणों में काम पर विकास पर ध्यान केंद्रित करना।
6/उपलब्धियों को पहचानें - कर्मचारी के लिए समीक्षा
कर्मचारी उपलब्धियों को पहचानना एक प्रभावी समीक्षा प्रक्रिया के संचालन का एक अनिवार्य हिस्सा है। यह मनोबल बढ़ा सकता है और कर्मचारियों को उच्च स्तर पर प्रदर्शन जारी रखने के लिए प्रेरित कर सकता है। कर्मचारी उपलब्धियों को पहचानने के कुछ सुझाव इस प्रकार हैं:
- विशिष्ट होना: कर्मचारी की उपलब्धियों को पहचानते समय, इस बारे में विशिष्ट रहें कि उन्होंने क्या अच्छा किया और यह क्यों महत्वपूर्ण है। कर्मचारी अपने योगदान के लिए मूल्यवान और सराहना महसूस कर सकते हैं।
- लक्ष्यों के साथ उपलब्धियों को संरेखित करें: उपलब्धियों को पहचानते समय, उन्हें कर्मचारी के लिए निर्धारित लक्ष्यों के साथ संरेखित करें। इससे कर्मचारियों को यह देखने में मदद मिलती है कि उनके प्रयास वांछित परिणाम प्राप्त करने में ठोस अंतर लाते हैं।
- सफलता का जश्न मनाएं: समीक्षा प्रक्रिया के दौरान कर्मचारी की सफलताओं का जश्न मौखिक मान्यता, लिखित पुरस्कार या पुरस्कार और प्रोत्साहन के अन्य रूपों के माध्यम से किया जा सकता है।
- समझदार बने: कर्मचारी की उपलब्धियों को पहचानते समय, अपनी प्रशंसा और सराहना में ईमानदार रहें।
7/ खुले संचार को प्रोत्साहित करें - कर्मचारी के लिए समीक्षा
समीक्षा के दौरान खुले संचार को प्रोत्साहित करना यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि कर्मचारियों को सुना और मूल्यवान महसूस हो। खुले संचार को प्रोत्साहित करने के तरीके के बारे में यहां कुछ चरण दिए गए हैं:
- एक सुरक्षित और आरामदायक स्थान बनाएँ: कर्मचारी के लिए अपनी प्रतिक्रिया व्यक्त करने और प्रश्न पूछने के लिए एक सुरक्षित और आरामदायक वातावरण बनाएँ। यह विश्वास बनाने में मदद करता है और खुले संचार को प्रोत्साहित करता है।
- सक्रिय रूप से सुनें: कर्मचारी क्या कह रहा है, उसे सक्रिय रूप से सुनें, बिना दखल दिए या उन्हें जज किए। वे सुने गए और मूल्यवान महसूस करेंगे और अपने विचारों और भावनाओं को खुले तौर पर व्यक्त करने के लिए प्रोत्साहित होंगे।
- खुले-आम सवाल पूछें: ओपन एंडेड प्रश्न पूछें कर्मचारी को अधिक विस्तृत प्रतिक्रिया प्रदान करने में मदद कर सकते हैं। यह अधिक सार्थक बातचीत को सुविधाजनक बनाने का अवसर है और कर्मचारी को समीक्षा में अधिक ईमानदार होने के लिए प्रोत्साहित करता है।
8/ अनुवर्ती - कर्मचारी के लिए समीक्षा
समीक्षा के बाद नियमित रूप से फॉलोअप करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कर्मचारी अपने लक्ष्यों की ओर प्रगति कर रहा है और किसी भी मुद्दे को समय पर संबोधित किया जा रहा है।
इसके अलावा, समीक्षा के बाद नियमित रूप से फ़ॉलो अप करने से जवाबदेही की संस्कृति बनाने और कार्यस्थल में निरंतर सुधार करने में मदद मिलती है।
चाबी छीन लेना
कर्मचारी के लिए समीक्षा करना एक स्वस्थ और उत्पादक कार्यबल को बनाए रखने और विकसित करने का एक अनिवार्य हिस्सा है। इस आलेख में हमने जिन युक्तियों पर चर्चा की है, उनका पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी समीक्षा प्रक्रिया कर्मचारी और संगठन दोनों के लिए प्रभावी, निष्पक्ष और लाभदायक है।
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*संदर्भ: जोश बर्सिन
