क्या कभी आपको कोई प्रोजेक्ट खत्म करते समय ऐसा लगा कि कुछ और बेहतर हो सकता था? या हो सकता है कि आपने उसे बेहतरीन तरीके से पूरा किया हो, लेकिन आप यह नहीं समझ पा रहे हों कि यह कितना बढ़िया है? क्यों? यहीं पर परियोजना पूर्वव्यापी वे आपकी टीम के लिए एक संक्षिप्त जानकारी की तरह हैं, जीत का जश्न मनाने, बाधाओं से सीखने और भविष्य में और भी बड़ी सफलता के लिए मंच तैयार करने का मौका।
प्रोजेक्ट रेट्रोस्पेक्टिव क्या है?
एक परियोजना पूर्वव्यापी, जिसे कभी-कभी पूर्वव्यापी बैठक, पूर्वव्यापी सत्र या केवल रेट्रो कहा जाता है, आपकी टीम के लिए किसी प्रोजेक्ट के पूरा होने के बाद (या प्रमुख मील के पत्थर पर) उस पर विचार करने के लिए एक समर्पित समय है। यह संपूर्ण प्रोजेक्ट जीवनचक्र पर एक संरचित नज़र है - अच्छा, बुरा और "बेहतर हो सकता है।"
इसे इस तरह से सोचें: कल्पना करें कि आपका प्रोजेक्ट एक सड़क यात्रा है। पूर्वव्यापीकरण आपके लिए एक मौका है कि आप बाद में एक नक्शे के आसपास इकट्ठा हों, अपने मार्ग का पता लगाएँ, सुंदर दृश्यों को हाइलाइट करें (वे शानदार जीत!), ऊबड़-खाबड़ सड़कों की पहचान करें (वे परेशान करने वाली चुनौतियाँ), और भविष्य की यात्राओं के लिए सुगम मार्गों की योजना बनाएँ।
पूर्वव्यापी विश्लेषण को प्रभावी ढंग से कैसे चलाया जाए
ठीक है, चलिए फालतू की बातें छोड़कर सीधे मुद्दे पर आते हैं। पूर्वव्यापी बैठक कैसे चलाएँ जो वास्तव में परिणाम देता है। यहाँ एक सरल रूपरेखा है:
चरण 1: मंच तैयार करें और फीडबैक एकत्रित करें
एजेंडा। हर मीटिंग, चाहे वह पूर्वव्यापी हो या न हो, के लिए एजेंडा की आवश्यकता होती है। इसके बिना, हम हेडलाइट में हिरण की तरह होंगे, यह नहीं जानते कि कहां से शुरुआत करनी है। पूर्वव्यापी मीटिंग के अर्थ और उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। एक सुरक्षित और खुला वातावरण बनाएं जहां हर कोई अपने विचार साझा करने में सहज महसूस करे। कुछ लोकप्रिय पूर्वव्यापी प्रारूप हैं जिनका आप अनुसरण कर सकते हैं, जैसे:
आरंभ - रोकें - जारी रखें:
📈 प्रारंभ "हमें क्या करना शुरू करना चाहिए?"
- नए विचार जो आजमाने लायक हैं
- हमें जिन प्रक्रियाओं की आवश्यकता है वे गायब हैं
- सुधार के अवसर
- विचार करने के लिए नए दृष्टिकोण
🛑 रुकें "हमें क्या करना बंद कर देना चाहिए?"
- अकुशल प्रथाएँ
- समय बर्बाद करने वाली गतिविधियाँ
- प्रतिकूल आदतें
- वे चीजें जो हमें धीमा कर देती हैं
✅ जारी रखें "ऐसा क्या है जो अच्छा चल रहा है जिसे हमें जारी रखना चाहिए?"
- सफल अभ्यास
- प्रभावी कार्यप्रवाह
- सकारात्मक टीम व्यवहार
- परिणाम लाने वाली चीजें
अच्छा हुआ - सुधार करने के लिए - कार्रवाई आइटम:
✨ अच्छे से हुआ "किस बात पर हमें गर्व हुआ?"
- प्रमुख उपलब्धियां
- सफल दृष्टिकोण
- टीम जीतती है
- सकारात्मक परिणाम
- प्रभावी सहयोग
🎯 सुधार करने के लिए "हम कहां बेहतर कर सकते हैं?"
- संबोधित करने योग्य समस्याएँ
- चूक के अवसर
- प्रक्रिया संबंधी अड़चनें
- संचार अंतराल
- संसाधन चुनौतियाँ
⚡ कार्रवाई आइटम "हम क्या विशिष्ट कदम उठाएंगे?"
- स्पष्ट, कार्यान्वयन योग्य कार्य
- सौंपी गई जिम्मेदारियां
- समयसीमा प्रतिबद्धताएँ
- मापन योग्य लक्ष्य
- अनुवर्ती योजनाएँ
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चरण 2: विश्लेषण करें, चिंतन करें और कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि उत्पन्न करें
एक बार फीडबैक एकत्र हो जाने के बाद, फीडबैक में मुख्य थीम और पैटर्न की पहचान करने का समय आ गया है। सबसे बड़ी जीत क्या थी? प्रमुख चुनौतियाँ क्या थीं? चीजें कहाँ पटरी से उतर गईं? अवलोकनों को ठोस कार्रवाइयों में बदलने के लिए समान थीम को एक साथ समूहित करें। इसे कार्रवाई के साथ समाप्त करें:
- प्राथमिकता वाली वस्तुओं पर मतदान
- जिम्मेदारियाँ सौंपें
- समयरेखा निर्धारित करें
- अनुवर्ती योजना बनाएं
आपको प्रोजेक्ट का पुनरावलोकन कब करना चाहिए?
समय का ध्यान रखना बहुत ज़रूरी है! हालाँकि प्रोजेक्ट रेट्रो अक्सर किसी प्रोजेक्ट के पूरा होने के बाद आयोजित किया जाता है, लेकिन खुद को सीमित न रखें। इन परिदृश्यों पर विचार करें:
- परियोजना चरण का अंत: आचरण पूर्वव्यापी परियोजना प्रबंधन प्रमुख चरणों के अंत में सत्रों को आयोजित करने से आरंभ में ही पाठ्यक्रम में सुधार हो जाएगा।
- नियमित अंतराल: दीर्घकालिक परियोजनाओं के लिए, नियमित कार्यक्रम बनाएं रेट्रो सत्रगति बनाए रखने और समस्याओं का तुरंत समाधान करने के लिए साप्ताहिक, द्वि-साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक जैसे कार्यक्रम अपनाएँ। यह मार्केटिंग और सीएस विभागों जैसी गैर-उत्पाद टीमों के लिए विशेष रूप से उपयुक्त है।
- एक गंभीर घटना के बाद: यदि किसी परियोजना को कोई महत्वपूर्ण चुनौती या बाधा आती है, तो पूर्वव्यापी बैठक इससे मूल कारण को समझने और पुनरावृत्ति को रोकने में मदद मिल सकती है।
पूर्वव्यापी समीक्षा आयोजित करने के मुख्य उद्देश्य क्या हैं?
परियोजना प्रबंधन में पूर्वव्यापी विश्लेषण निरंतर सुधार के लिए महत्वपूर्ण हैं। वे ईमानदार प्रतिक्रिया के लिए एक सुरक्षित स्थान प्रदान करते हैं, जिससे टीमों को मदद मिलती है:
- पहचानें कि क्या अच्छा काम किया और क्या नहीं। यह किसी भी पूर्वव्यापी परियोजनासफलताओं और असफलताओं का विश्लेषण करके, टीमें भविष्य की परियोजनाओं के लिए मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करती हैं।
- छिपी हुई बाधाओं को उजागर करें। कभी-कभी, मुद्दे सतह के नीचे उबलते रहते हैं। टीम रेट्रो इन्हें प्रकाश में लाएं, जिससे समस्या का सक्रिय समाधान हो सके।
- टीम का मनोबल और सहयोग बढ़ाएँ। जीत का जश्न मनाना और सभी के योगदान को स्वीकार करना एक सकारात्मक टीम वातावरण को बढ़ावा देता है।
- निरंतर सीखने और विकास को बढ़ावा दें। रेट्रो (पुरानी सोच) विकास की मानसिकता को प्रोत्साहित करती है, जहां गलतियों से सीखने को सुधार का मार्ग माना जाता है।
- भविष्य की योजना और कार्यान्वयन में सुधार करें। पिछले प्रदर्शन का विश्लेषण करके, टीमें अपनी प्रक्रियाओं को परिष्कृत कर सकती हैं और भविष्य की परियोजनाओं के लिए यथार्थवादी अपेक्षाएं निर्धारित कर सकती हैं।
याद रखें, लक्ष्य गलतियों पर ध्यान देना नहीं है, बल्कि उनसे सीखना है। एक उत्पादक पूर्वव्यापी परियोजना प्रबंधन सत्र जहां हर कोई सुना, मूल्यवान और प्रेरित महसूस करता है, निरंतर सीखने और विकास की संस्कृति में योगदान देगा।
एक महान परियोजना के लिए विचार पुनरावलोकन
पारंपरिक रेट्रो कभी-कभी बासी और अनुत्पादक लग सकता है। AhaSlidesआप कर सकते हैं:
1. सभी को खुलकर बात करने के लिए प्रेरित करें
- ईमानदार प्रतिक्रिया के लिए गुमनाम मतदान
- सामूहिक विचार-मंथन के लिए शब्द बादल
- लाइव प्रश्नोत्तर जो सभी को अपनी बात कहने का मौका देता है
- मुद्दों को प्राथमिकता देने के लिए वास्तविक समय पर मतदान
2. इसे मज़ेदार बनाएं
- परियोजना की उपलब्धियों की समीक्षा के लिए त्वरित प्रश्नोत्तरी: "आइये अपनी प्रमुख उपलब्धियों को याद करें!"
- हर मन को जागृत करने के लिए आइसब्रेकर पोल: "एक इमोजी में बताएं कि आप इस परियोजना के बारे में कैसा महसूस करते हैं?"
- टीम विचार-विमर्श के लिए सहयोगात्मक विचार-मंथन बोर्ड
- तत्काल प्रतिक्रिया के लिए लाइव प्रतिक्रियाएं
3. प्रगति को आसानी से ट्रैक करें
- दृश्य डेटा संग्रहण
- निर्यात योग्य परिणाम
- साझा करने में आसान सारांश
