Spremne formulacije za objašnjavanje vašem menadžeru što funkcionira, a što ne, te kako to učiniti bez narušavanja odnosa.
Povratne informacije funkcioniraju samo kada su dvosmjerne. No, menadžerima je obično lakše dati povratne informacije nego ih primiti, a zaposlenici se brinu da će se iskreni komentari shvatiti kao kritika. Ako vam to zvuči poznato, ovaj vodič daje vam načela, formulacije i način da ga učinite sigurnijim za sve.
Zašto su povratne informacije menadžerima važne
Gallupova analiza podataka o angažmanu otkrila je da Menadžeri čine najmanje 70% varijance u ocjenama angažmana zaposlenikaŠto god vaš menadžer učini, vaš tim to osjeća. Povratne informacije prema gore jedan su od rijetkih načina da se na to utječe.
Kada se dobro napravi, to:
- Pokazuje menadžerima njihove slijepe točke. Često ne mogu vidjeti kako njihove odluke utječu na tim.
- Gradi povjerenje. Kada ljudi mogu sigurno reći što misle, odluke, rješavanje problema i ideje se poboljšavaju.
- Povećava angažman. Menadžeri koji reagiraju na povratne informacije pokazuju da im je stalo do rasta svog tima.
- Podržava kontinuirano poboljšanje. Tim koji otvoreno razgovara o tome kako funkcionira može rano riješiti probleme.
Kako dati povratne informacije svom menadžeru
Davanje povratnih informacija prema gore je neugodno, ali nekoliko navika olakšava njihovo slušanje.
- Odaberite pravo vrijeme i mjesto. Odaberite trenutak kada nitko od vas nije u žurbi ili pod stresom, i negdje gdje ćete biti sami.
- Budite jasni i konkretni. Opišite što se dogodilo, kada i kako je to utjecalo na vas ili tim. Držite se onoga što ste primijetili i izbjegavajte pretpostavke.
- Usredotočite se na ponašanje, a ne na karakter. "Rok je prošli tjedan dva puta pomaknut" odnosi se na radnju. "Neorganizirani ste" odnosi se na osobu.
- Koristite "JA" izjave. "Nisam bio siguran oko prioriteta kad se zadatak promijenio" zvuči bolje nego "Nikad ne daješ jasne upute".
- Poslušajte njihovu stranu. Ostavite prostora za odgovor. Možda postoji kontekst koji niste vidjeli.
- Predložite put naprijed. Problem s predloženim rješenjem puno je lakše riješiti nego pritužbu.
- Završite na pozitivnoj noti. Navedi nešto što ide dobro kako bi se razgovor konstruktivno završio.
Primjeri povratnih informacija menadžera za uobičajene situacije
Prilagodite formulaciju vlastitoj situaciji. Svaka je napisana tako da imenuje problem i zatraži razgovor, a ne da zahtijeva promjenu.
Nejasne upute
"Kad dobijem zadatke od vas, često nisam siguran što očekujete od mene. Možemo li provesti nekoliko minuta dogovarajući ciljeve i kako izgleda dobar rezultat?"
Prepoznavanje
"Naš tim je naporno radio na prošlom projektu i cijenili bismo neko priznanje. Možemo li razgovarati o tome kako to proslaviti ili kako se doprinosi češće prepoznaju?"
komunikacija
"Mislim da bi naša komunikacija mogla biti učinkovitija. Cijenila bih pravovremenije i izravnije povratne informacije o mom radu, a možda i redovite provjere napretka i prepreka."
Radno opterećenje i granice
"Želio bih razgovarati o svom trenutnom radnom opterećenju. Teško mi je uskladiti posao i privatni život. Možemo li odrediti prioritete mojih zadataka i postaviti realne rokove?"
Mentalno zdravlje
"Imam nekih zdravstvenih problema koji su utjecali na moju koncentraciju. Dobivam podršku, ali htjela sam da znate u slučaju da primijetite pad u mojim rezultatima."
micromanagement
"Želio bih više odgovornosti za svoje projekte. Možemo li razgovarati o tome kako mogu izgraditi vaše povjerenje u svoj rad, kako bih mogao raditi samostalnije?"
Sukob u timu
"Primijetio sam neke neriješene napetosti u timu. Mislim da bi rano rješavanje toga zaštitilo moral. Možemo li razgovarati o tome kako?"
Resursi
"Nedostatak [određenog resursa ili alata] otežava učinkovito dovršavanje zadataka. Možemo li razgovarati o tome kako mogu dobiti ono što mi treba?"
Konstruktivna kritika
"Cijenio bih više konstruktivnih kritika na moj rad. Poznavanje točnih područja u kojima se mogu poboljšati pomoglo bi mi da napredujem u svojoj ulozi."
delegacija
"Trenutno se čini da posao nije ravnomjerno raspoređen. Neki od nas su preopterećeni, a drugi imaju više kapaciteta. Možemo li razgovarati o tome kako pravednije delegirati?"
Pozitivne povratne informacije vašem menadžeru
Povratne informacije prema gore ne služe samo za probleme. Specifična pohvala govori menadžeru koje ponašanje treba nastaviti.
- "Stvarno cijenim kako slušaš moje misli i brige. To mi pomaže da se osjećam cijenjenom."
- "Otkad sam se pridružio timu, puno sam naučio od vas. Vaše iskustvo je bilo neprocjenjivo za moj razvoj."
- "Hvala vam što potičete zdravu ravnotežu između poslovnog i privatnog života. Vrijeme provedeno izvan posla bilo je dobro za moje blagostanje."
- "Vaše smireno vodstvo tijekom nedavne krize održalo je tim usredotočenim i na pravom putu."
- "Hvala vam na podršci na prošlom projektu. Vaše vodstvo mi je pomoglo da dam sve od sebe."
- "Hvala vam što ste se javili prošli tjedan kada sam se činio preopterećenim. Osjećao sam se viđeno i saslušano."
- "Hvala vam što ste prepoznali naš trud. To pokazuje da se naš trud cijeni."
- "Cijenim tvoje povjerenje u mene s novim izazovima. To je izgradilo moje samopouzdanje."
- "Vaša jasna i koncizna komunikacija olakšava razumijevanje naših ciljeva i očekivanja."
- "Stvorili ste inkluzivno okruženje u kojem su timski rad i poštovanje norma, a to se vidi u načinu na koji radimo."
Primjeri konstruktivnih povratnih informacija, po kategorijama
Iznošenje problema s vodstvom
Cilj je započeti razgovor, a ne upirati prstom.
- Otpor prema novim idejama: "Primijetio sam da se prijedlozi tima ne istražuju često. Otvoreniji pristup novim idejama mogao bi donijeti svježe perspektive našim projektima."
- Nedostatak prepoznavanja: "Tim cijeni ohrabrenje. Češće povratne informacije o našem radu, pozitivne i konstruktivne, podigle bi moral i motivaciju."
- Loše rješavanje sukoba: "Mislim da bi se rješavanje sukoba unutar tima moglo poboljšati. Možda bi pomogla obuka ili jasniji protokoli za rješavanje sporova."
- Nedostatak smjera: "Jasniji uvid u dugoročne ciljeve tvrtke i kako naš rad doprinosi njima, pomogao bi nam da se usredotočimo."
- Strogi nadzor: "Mnogi naši zadaci imaju strog nadzor, što se može činiti kao mikromenadžment. S malo više autonomije i vašim vodstvom kada nam je potrebno, mislim da bi se tim osjećao osnaženije."
Problemi vezani uz posao
Budite konkretni i predložite moguće rješenje.
- Preopterećenje poslom: "Moj se obim posla značajno povećao i zabrinut/a sam za kvalitetu svog rada. Možemo li razgovarati o delegiranju ili prilagodbi rokova?"
- Nedostatak resursa: "Često nam nedostaje [specifičnih resursa], što usporava tim. Možemo li razmotriti bolje upravljanje resursima?"
- Dinamika tima: "Vidio/la sam neke izazove u [određenom području]. Njihovo rješavanje moglo bi poboljšati suradnju. Može li izgradnja tima ili podrška za rješavanje sukoba pomoći?"
- Neučinkoviti procesi: "Čini se da trenutni [proces ili sustav] uzrokuje kašnjenja i dodatni posao. Možemo li ga pregledati i pojednostaviti?"
- Nedostatak obuke: "Trebam više obuke u [specifičnim vještinama] kako bih dobro obavljao svoj posao. Postoje li mogućnosti razvoja ili mentorstva koje bih mogao iskoristiti?"
Nesporazum
Održavajte ton suradnje i težite zajedničkoj jasnoći.
- Očekivanja od projekta: "Postojala je određena zbrka oko očekivanja za [projekt]. Kratki pisani sažetak sa zahtjevima i rokovima pomogao bi nam da ostanemo usklađeni."
- Nejasne upute: "Neke upute na našem posljednjem sastanku bile su nejasne, posebno u vezi s [zadatkom]. Možemo li ih ponovno pregledati?"
- Komunikacijski nedostaci: "Praznine u komunikaciji ponekad uzrokuju nesporazume, posebno putem e-pošte. Možemo li se dogovoriti o jasnijem formatu ili održati kratke sastanke za praćenje?"
- Nedosljedne informacije: "Vidio sam nedosljednosti u nedavnim izvješćima o [temi]. Možemo li potvrditi točne, ažurne informacije?"
- Nastavak sastanka: "Nakon našeg posljednjeg sastanka tima mislim da je možda došlo do nesporazuma oko [točke]. Možemo li se ponovno osvrnuti na to i potvrditi sljedeće korake?"
Traženje smjernica
Pokazivanje da želite učiti olakšava vam da na zahtjev odgovorite potvrdno.
- Razvoj karijere: "Želim napredovati. Možemo li dogovoriti vrijeme za razgovor o mom karijernom putu i vještinama koje trebam razviti?"
- Težak projekt: "[Određeni dio] [projekta] mi je izazovan. Cijenim vaš savjet o tome kako mu pristupiti."
- Performance: "Želim se poboljšati u svojoj ulozi. Gdje mislite da bih mogao bolje raditi i na koje vještine bih se trebao usredotočiti?"
- Dinamika tima: "Pokušavam poboljšati način na koji tim surađuje. Što biste predložili na temelju svog iskustva?"
- Upravljanje radnim opterećenjem: "Teško mi je upravljati svojim radnim opterećenjem. Možete li podijeliti tehnike za određivanje prioriteta ili upravljanje mojim vremenom?"
Učinite povratne informacije sigurnijima uz anonimno prikupljanje
Većina straha oko povratnih informacija proizlazi iz atribucije. Ako se komentar može povezati s vama, on nosi rizik. Ako se pojavljuje kao dio obrasca u cijelom timu, menadžeru ga je puno lakše shvatiti ozbiljno.
Ovo možete pokrenuti na timskom sastanku s AhaSlides. ljestvica ocjenjivanja Slajd omogućuje svima da ocjenjuju izjave poput "Dobivam jasne upute" ili "Dobivam korisne povratne informacije" sa svog telefona, a raspored odgovora prikazuje se na zaslonu. Budući da tim rezultate vidi kao obrazac, niži rezultat se čita kao signal tima, a ne kao pritužba jedne osobe.
An Otvorenog kraja Slajd zatim prikuplja prijedloge napisane vlastitim riječima ljudi, poput "Što bih mogao učiniti da vas bolje podržim?". Komentari se prikazuju zajedno na zaslonu, tako da voditelj čita teme, a ne pojedinačne poruke. Provjerite postavke pridruživanja prije sesije kako se od sudionika ne bi tražilo ime.
Ako biste radije prikupljali odgovore tijekom nekoliko dana, besplatni alat za izradu anketa funkcionira kao anketa vlastitim tempom. Besplatni plan podržava do 50 sudionika, tako da odgovara tipičnom timu. Za više formulacija ljestvice ocjenjivanja pogledajte našu Primjeri Likertove ljestvice.
Često postavljana pitanja
Kako mogu dati povratne informacije svom menadžeru? Odaberite privatni trenutak, opišite određenu situaciju i njezin utjecaj, koristite "ja" izjave, saslušajte njihovo gledište i predložite put naprijed.
Što je povratna informacija prema gore? Povratne informacije koje teku od zaposlenika prema njihovom menadžeru, za razliku od uobičajenog smjera od menadžera prema zaposleniku.
Koji su primjeri pozitivnih povratnih informacija za menadžera? „Hvala vam što ste se javili kada sam se činio preopterećenim“ ili „Vaše smireno vodstvo tijekom nedavne krize održalo je tim na pravom putu“. Konkretna pohvala funkcionira bolje od općenite zahvale.
Kako zaposlenici mogu anonimno dati povratne informacije? Koristite anonimnu anketu ili ljestvicu ocjenjivanja uživo i otvoreni slajd na sastanku tima kako bi menadžer vidio obrasce, a ne imena.
Koliko često timovi trebaju davati povratne informacije menadžerima? Redovito, ne samo na godišnjim pregledima. Kratka provjera pulsa svaki kvartal, plus neformalne provjere, sprječavaju probleme.
