Letak za početni sastanak projekta noktiju u 8 koraka (+besplatan predložak!)

Čak i najdiscipliniranije tvrtke ponekad mogu osjetiti da njihovi projekti zalutaju. Češće je ne jedan od problema priprema. Rješenje? Dobro strukturiran i potpuno interaktivan sastanak o početnom projektu!

Više od puke pompe i ceremonije, dobro izveden početni sastanak doista može donijeti nešto lijepo na desnoj nozi. Evo 8 koraka do održavanja sastanka o početnom projektu koji stvara uzbuđenje i dobiva svako na istoj stranici.

Vrijeme početka!

Što je sastanak o početnom projektu?
Zašto su sastanci projekta Kickoff toliko važni?
8 koraka do sastanka o početnom projektu
Predložak dnevnog reda početnog sastanka projekta

Savjeti za sastanke koje treba zapamtiti

Morate unaprijed imati dnevni red početnog sastanka. Slanje rane e-pošte o početku projekta vrlo je važno! Dakle, pogledajmo nekoliko uzoraka dnevnog reda početnih sastanaka!

Početak bi trebao biti kratak i sažet, s puno igara i aktivnosti, kao što je to vrijeme AhaSlides dolazi jako dobro! Provjerite s nama još savjeta u nastavku:

Alternativni tekst

Pokrenite razgovor.

Dobijte vrijedne informacije od svog tima i klijenata tijekom početnog sastanka projekta. Koristite ankete uživo, pitanja i odgovore i alate za razmjenu ideja s ovim besplatnim predloškom!

🚀 Pogledajte predložak

Što je sastanak o početnom projektu?

Kao što piše na limu, sastanak o početnom projektu je sastanak na kojem započinjete svoj projekt.

Obično je projektni početni sastanak prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekt i tvrtke koja će ga realizirati. Obje strane će zajedno sjesti i razgovarati o temeljima projekta, njegovoj svrsi, ciljevima i načinu na koji će doći od ideje do realizacije.

Općenito govoreći, postoje 2 vrste početnih sastanaka kojih treba biti svjestan:

Početak vanjskog projekta - Razvojni tim sjeda s nekim iz van tvrtka, poput klijenta ili dionika, i raspravlja o planu suradničkog projekta.
Interni PKM - Tim iz unutar tvrtka sjedne zajedno i raspravlja o planu za novi interni projekt.

Iako obje ove vrste mogu imati različite ishode, procedura je gotovo isto. Postoji u biti nijedan dio vanjskog pokretanja projekta koji nije dio početnog pokretanja internog projekta - jedina će razlika biti za koga ga držite.

Više angažmana na vašim okupljanjima

Zašto su sastanci projekta Kickoff toliko važni?

Svrha Kickoff sastanaka trebala bi biti glasna i jasna! Može se činiti dovoljno jednostavno pokrenuti projekt samo dodjeljivanjem gomile zadataka pravim ljudima, posebno na današnjem radnom mjestu opsjednutom Kanban pločom. Međutim, to može dovesti do toga da timovi stalno gube svoj put.

Upamtite, samo zato što ste na ista ploča ne znači da ste na ista stranica.

U srcu toga, sastanak projekta je iskren i otvoren Dijalog između klijenta i tima. to je ne niz najava kako će projekt funkcionirati, ali a razgovor o planovima, očekivanjima i ciljevima do kojih je došla neobuzdana rasprava.

Evo nekoliko blagodati održavanja sastanka o početnom projektu:

Dobije svakoga pripremljen - "Daj mi šest sati da posječem drvo i prva četiri ću provesti oštreći sjekiru." Da je Abraham Lincoln danas živ, možete biti sigurni da bi prva 4 od 6 sati projekta proveo na početnom sastanku projekta. To je zato što ovi sastanci sadrže svi potrebne korake za pokretanje bilo kojeg projekta na desnoj nozi.
To uključuje svi ključni igrači - Početni sastanci ne mogu započeti ako svi nisu prisutni: menadžeri, voditelji timova, klijenti i bilo tko drugi s udjelom u projektu. Tako je lako izgubiti pojam o tome tko je za što zadužen bez jasnoće početnog sastanka da se sve to shvati.
To je otvoren i suradnički - Kao što smo rekli, projektni kickoff sastanci su debate. Najbolji se angažiraju svi polaznicima i donesite najbolje ideje od svih.

Više angažmana na vašim okupljanjima

8 koraka do sastanka o početnom projektu

Dakle, što je točno uključeno u dnevni red početnog sastanka projekta? Suzili smo ga na 8 koraka u nastavku, ali uvijek biste trebali imati na umu da postoje nema postavljenog izbornika za ovu vrstu sastanka.

Koristite ovih 8 koraka kao vodič, ali nikada ne zaboravite da leži konačni dnevni red vi!

Korak #1 - Uvodi i probijanje leda

Naravno, jedini način da započnete početni sastanak je međusobno upoznavanje sudionika. Bez obzira na duljinu ili veličinu vašeg projekta, klijenti i članovi tima moraju biti u kontaktu kako bi mogli učinkovito raditi zajedno.

Dok je jednostavan uvod tipa 'obiđi oko stola' dovoljan da se ljudi upoznaju s imenima, ledolomac može dodati još jedan sloj osoba i olakšati raspoloženje uoči početka projekta.

Probaj ovu: Spin kotača 🎡

Izložite neke jednostavne uvodne teme na a kotačić za okretanje, zatim zamolite svakog člana tima da ga zavrti i odgovori na bilo koju temu na koju kotač stane. Potiču se smiješna pitanja, ali budite sigurni da je više ili manje profesionalno!

Kotač za okretanje koji će se koristiti kao razbijač leda.

Želite li još ovakvog? 💡 Imamo 10 ledolomaca za svaki sastanak ovdje.

Korak #2 - Pozadina projekta

Nakon što su formalnosti i svečanosti završeni, vrijeme je da započnemo s hladnim radom. Kako biste uspješno pokrenuli sastanak, trebate imati jasan dnevni red za početni sastanak!

Kao i sve velike priče, najbolje je početi od početka. Zacrtajte svu korespondenciju između vas i vaših klijenata kako bi svi bili uključeni u projekt u potpunosti se upoznali s onim što se do sada dogodilo.

To mogu biti snimke e-pošte, tekstovi, zapisnici s prethodnih sastanaka ili bilo koji resursi koji dodaju bilo kakav kontekst vašoj tvrtki i vašem klijentu. Olakšajte svima vizualizaciju tako što ćete napraviti vremensku traku.

Korak #3 - Projektna potražnja

Osim pozadine dopisivanja, poželjet ćete zaroniti duboko u detalje zašto ovaj projekt se uopće započinje.

Ovo je presudan korak jer pruža jasan pregled bolnih točaka koje projekt želi riješiti, a to je nešto što i timovi i klijenti moraju imati u prvom planu.

Protip 👊

Ovakve faze zrele su za raspravu. Pitajte svoje klijente i vaš tim da iznese svoje ideje zašto misle da je ovaj projekt izmišljen.

Ako je primjenjivo, uvijek biste trebali pokušati kanalizirati kanal glas kupca u ovom odjeljku. Surađujte s klijentom kako biste pronašli primjere potrošača iz stvarnog svijeta koji spominju bolne točke koje vaš projekt pokušava popraviti. Njihova bi mišljenja trebala oblikovati način na koji vaš tim pristupa projektu.

Korak #4 - Ciljevi projekta

Dakle, pogledali ste u prošlost projekta, sada je vrijeme da pogledamo budućnost.

Imati izravne ciljeve i jasnu definiciju uspjeha za svoj projekt stvarno će pomoći vašem timu da radi prema tome. I ne samo to, pokazat ćete vašem klijentu da ste ozbiljni u poslu i da imate podjednako velike uloge u tome kako će to ići.

Pitajte svoje sudionike početnog sastanka 'kako će izgledati uspjeh?' Je li to više kupaca? Još recenzija? Bolja stopa zadovoljstva kupaca?

Bez obzira na cilj, uvijek treba biti...

Dostižan - Nemojte se prenaprezati. Spoznajte svoje granice i postavite sebi cilj zapravo imaju šanse za postizanje.
Mjerljiv - Podržite svoj cilj podacima. Ciljajte na određeni broj i pratite svoj napredak prema njemu.
Vremenski - Zadajte si krajnji datum. Učinite sve što možete da postignete svoje ciljeve prije tog roka.

Korak #5 - Izjava o radu

Stavljajući 'meso' u 'početni sastanak', Izjava o radu (SoW) je veliki zaron u specifičnosti projekta i kako će se on provesti. To je glavna naplata na dnevnom redu sastanka i trebao bi vam privući većinu vaše pažnje.

Pogledajte ove infografije o tome što uključiti u vašu izjavu o radu:

Infografika koja objašnjava 6 mini koraka koji su uključeni u najavu izjave o radu na sastanku o početnom projektu.

Imajte na umu da se radna izjava ne odnosi toliko na raspravu koliko na ostatak dnevnog reda sastanka o početnom projektu. Ovo je stvarno vrijeme za projekt do kojeg se jednostavno može doći iznijeti plan akcije za predstojeći projekt, a zatim spremite raspravu za sljedeća točka sastanka.

Baš kao i ostatak vašeg početnog sastanka, vaša je izjava o radu super varijabla. Specifičnosti vašeg izvještaja o radu uvijek će ovisiti o složenosti projekta, veličini tima, uključenim dijelovima itd.

Želite li znati više? Pogledajte ovo sveobuhvatan članak o izradi izvještaja o radu.

Korak #6 - Odjeljak s pitanjima i odgovorima

Iako ćete se možda osjećati ponukanim ostaviti svoj odjeljak Pitanja i odgovori do kraja, zapravo preporučujemo da ga zadržite neposredno nakon vaše izjave o radu.

Ovako snažan segment sigurno će izazvati pitanja i od strane vašeg klijenta i vašeg tima. Budući da je glavni dio sastanka tako svjež u svijesti, najbolje je štrajkati dok je željezo vruće.

Korištenje softvera za interaktivnu prezentaciju za ugošćavanje vaših pitanja i odgovora može pomoći da sve teče glatko, osobito ako početni sastanak vašeg projekta ima veliki broj posjetitelja....

To je organizirani - Pitanja su poredana po popularnosti (putem glasova za) ili po vremenu i mogu se označiti kao 'odgovorena' ili prikvačiti na vrh.
To je moderirana - Pitanja se mogu odobriti i odbaciti prije nego što se prikažu na zaslonu.
To je anoniman - Pitanja se mogu postavljati anonimno, što znači da svatko ima pravo glasa.

Korak #7 - Potencijalni problemi

Kao što smo već rekli, na sastanku o početnom projektu treba biti što otvoreniji i iskreniji. To je kako gradite osjećaj povjerenja sa svojim klijentom od početka.

U tu svrhu, najbolje je razgovarati o potencijalnim problemima s kojima bi se projekt mogao suočiti na tom putu. Nitko od vas ne traži da predvidite budućnost ovdje, samo da smislite okvirni popis prepreka na koje možete naići.

Budući da ćete vi, vaš tim i vaš klijent ovom projektu pristupiti s različitim ulozima, idealno je da ga dobijete svako uključeni u raspravu o potencijalnom problemu.

Korak #8 - Prijava

Redovita provjera s klijentom još je jedan način da učvrstite povjerenje između obiju strana. Na početnom sastanku projekta imate nekoliko pitanja o kojima se trebate pozabaviti što, kada, tko i kako dogodit će se ove prijave.

Prijava je prilično fino uravnoteženje transparentnost i napor. Iako je lijepo biti što je moguće otvoreniji i transparentniji, morate upravljati time u okviru toga koliko ćete zapravo biti dostupni be otvoren i proziran.

Obavezno odgovorite na ova pitanja prije kraja sastanka:

Što? - Koje točno detalje klijent treba ažurirati? Trebaju li znati o svakom sitnom detalju napretka ili su važni samo veliki znakovi?
Kada? - Koliko često vaš tim treba ažurirati svog klijenta? Trebaju li prenijeti što su radili svaki dan ili samo sažeti što su uspjeli na kraju tjedna?
Tko? - Koji će član tima biti taj koji će povezivati s klijentom? Hoće li postojati član svakog tima, u svakoj fazi, ili samo jedan pojedinačni dopisnik tijekom cijelog projekta?
Kako? - Na koji način će klijent i dopisnik ostati u kontaktu? Redoviti video poziv, e-pošta ili dokument uživo koji se stalno ažurira?

Kao što je slučaj s većinom točaka na dnevnom redu početnog sastanka projekta, najbolje je razgovarati otvoreno. Za veliki tim i veliku grupu klijenata možda će vam biti lakše napraviti a anketa uživo kako bi se umanjile mogućnosti uspostavljanja najbolje moguće formule za prijavu.

Želite li znati više? Pogledajte neke najbolje prakse za prijavu svojim klijentima.

Anketa Učinkovito sa AhaSlides

Predložak dnevnog reda početnog sastanka projekta

Budući da vaš stručno planirani početni sastanak koji samo čeka da vas razveseli u vijećnici, posljednji dodir može biti malo interakcija da sve to skupi.

Jeste li znali samo to 29% poduzeća osjećaju povezanost sa svojim klijentima (Gallup)? Odvajanje je epidemija na razini B2B i zbog formalnosti se početni sastanci mogu osjećati kao ravni, neinspirativni proces.

Angažiranje vaših klijenata i timova putem interaktivnih slajdova može zaista pojačati sudjelovanje i povećati raspon pažnje.

AhaSlides ima arsenal alata uključujući ankete uživo, pitanja i odgovore i slajdove mozgova, pa čak i kvizovi uživo i igre za pokretanje vašeg projekta na pravi način.

Kliknite dolje da biste preuzeli besplatni predložak za preuzimanje bez preuzimanja za vaš početni sastanak. Promijenite sve što želite i predstavite to bez ikakvih troškova!

Zgrabite predložak

Kliknite ispod za stvaranje besplatnog AhaSlides račun i počnite stvarati vlastite zanimljive sastanke kroz interaktivnost!

Izradite svoj vlastiti

Oznake: Poslovni sastanak