A sastanak strateškog menadžmenta jedna je od najboljih metoda koja pomaže timovima s visokim učinkom pregledati i poboljšati kvalitetu rada, kao i produktivnost, kako bi stvorili najbolje rezultate za poslovanje. Ovaj članak će vam dati sve što trebate znati o sastanku strateškog menadžmenta i kako učinkovito otvoriti sastanak.
Pregled sadržaja
- #1 - Što je sastanak strateškog menadžmenta?
- #2 - Prednosti sastanka strateškog menadžmenta
- #3 - Tko bi trebao prisustvovati sastanku strateškog menadžmenta?
- #4 - Kako voditi učinkovit sastanak strateškog upravljanja (SMM plan)
Što je sastanak strateškog menadžmenta?
Strateško upravljanje sastancima (SMM) Je model upravljanja koji se fokusira na sveukupnu strategiju poduzeća, što uključuje upravljanje procesima, proračun, kvalitetu, standarde i dobavljače za procjenu radne učinkovitosti i uspješnosti poslovanja.
Ovaj sastanak može se održavati svako tromjesečje i možda će trebati podatke prikupljene sa sastanka o marketinškoj strategiji, poslovnoj strategiji ili prodajnoj strategiji.
Ukratko, svrha strateških sastanaka je saznati kako najučinkovitije koristiti resurse tvrtke za ispunjavanje specifičnih ciljeva.
Prednosti sastanka strateškog menadžmenta
Sastanak strateškog menadžmenta ne samo da pomaže sudionicima da budu proaktivniji u svom poslu od dolaska na vrijeme i pripreme dokumenata i pitanja za postavljanje tijekom strateškog planiranja, već također donosi 5 prednosti kako slijedi:
Smanjite troškove
Mnoge su organizacije prešle na okvir sastanaka strateškog upravljanja. SMM plan pomaže tvrtkama da sada koriste jeftine (čak i besplatne) alate i usluge za unakrsnu analizu podataka između sastanaka kako bi vidjeli što funkcionira, što ne, a što može biti dobro.
To pomaže da se resursi troše, raspoređuju i ulažu što mudrije i učinkovitije.
Uštedite vrijeme i energiju
Planiranje učinkovitih sastanaka omogućuje odjelima ili sudionicima da razumiju svrhu strateške rasprave i što trebaju pripremiti i doprinijeti.
Na primjer, koje će dokumente donijeti, koje brojke iznijeti i koje zadatke ili rješenja izvući nakon sastanka.
Raščlanjivanje zadataka radi pripreme za sastanak štedi puno vremena i truda jer ne lupeta niti postaje kritiziranje čija je krivnja, već zaboravlja svrhu sastanka.
Povećajte pregovaračku moć
Tijekom sastanka neće se izbjeći svađe ili nesuglasice. Međutim, to povećava pregovaračku moć članova tima jer moraju raspravljati i pronaći najbolje rješenje za rješavanje problema za klijente i tvrtke. Mogli biste se iznenaditi kada nađete izvrsnog pregovarača u svom timu!
Upravljajte rizicima
Nitko ne želi prisustvovati sastanku koji će biti otkazan usred jer nema podataka ili rješenja problema.
Stoga naknadni sastanak znači da svatko treba planirati, prikupiti i isporučiti podatke s prošlih sastanaka, analizirati te podatke i pomoći u prevođenju te analize u sljedeće korake. Ove aktivnosti osiguravaju bolje upravljanje rizicima. Ili čak učiniti sastanak produktivnijim ili usmjerenijim na cilj od prethodnog.
Pažljivo pratite proračune i resurse
Provođenje učinkovitih timskih sastanaka omogućit će vam praćenje i prilagođavanje resursa te donošenje informiranih odluka o proračunu. Sastanci za pregled strategije pomoći će u isticanju odjela ili programa kojima bi moglo biti potrebno dodatno financiranje za uspjeh. Također su dobro mjesto za provjeru trebate li povećati/smanjiti proračun ili broj zaposlenih.
Tko bi trebao prisustvovati sastanku strateškog menadžmenta?
Osobe koje će se morati pojaviti na sastanku bit će više osobe kao što su CEO (generalni direktor, izvršni direktor, gradski upravitelj, itd.) i izravni voditelj projekta.
Od ključnih igrača se traži da imaju pravo glasa u planiranju, ali nisu svi doslovno za stolom.
Previše ljudi u prostoriji može dovesti do stresa, kaosa i zbunjenosti. Ako imate više ljudi koji žele biti uključeni u ovaj proces, uključite ih na način prikupljanja mišljenja zaposlenika putem anketa i imajte nekoga na sastanku kako biste osigurali da se ti podaci objave i smatraju dijelom procesa.
Kako voditi učinkovit sastanak strateškog upravljanja (SMM plan)
Osiguravanje da su vaši sastanci strateškog menadžmenta zanimljivi i produktivni započnite s pravilnim planiranjem. Ovim koracima
Priprema sastanka
Ne zaboravite slijediti ove smjernice za planiranje sastanka u 4 koraka:
- Zakažite vrijeme i prikupite potrebne podatke/izvješće
Zakažite i svakako pozovite sve voditelje i ključne zaposlenike koji moraju prisustvovati ovom sastanku. Provjerite jesu li ljudi u prostoriji ljudi koji mogu aktivno sudjelovati na sastanku.
U isto vrijeme prikupite potrebne podatke i izvješća, ažurirajte indikatore statusa, pa čak i pitanja na koja treba odgovoriti na sastanku. Pazite da podnesci ne budu preblizu datumu sastanka kako bi svi mogli proći kroz najnovije podatke i napisati analizu novih trendova ili problema.
- Predložak plana dnevnog reda
Dnevni red pomaže vama i sudionicima da ostanete na pravom putu. Ideje za dnevni red sastanka osigurat će odgovore na pitanja:
- Zašto imamo ovaj sastanak?
- Što trebamo učiniti kada sastanak završi?
- Koji su sljedeći koraci koje trebamo poduzeti?
Zapamtite da a Dnevni red sastanka strateškog menadžmenta može biti poput pregleda ciljeva, mjera i inicijativa, potvrđivanje strategije i nastavak trenutnog strateškog pravca i projekata.
Evo primjera dnevnog reda:
- 9.00 - 9.30: Pregled svrhe sastanka
- 9.30 - 11.00: Ponovno procijenite cijeli proces
- 1.00 - 3.00 sati: Ažuriranja odjela i voditelja
- 3.00 - 4.00: Neriješena pitanja
- 4.00 - 5.00: dana rješenja
- 5.00 - 6.00: Plan aktivnosti
- 6.00 - 6.30: QnA sesija
- 6.30 - 7.00: Završetak
- Postavite osnovna pravila
Možete postaviti pravila za sve da se pripreme prije sastanka.
Na primjer, ako ne mogu prisustvovati, umjesto toga moraju poslati pomoćnika.
Ili sudionici moraju održavati red, poštivati govornika, ne prekidati (itd.)
- Mjesečno Sastanci svih ruku
Kao što je gore spomenuto, konferencija o strateškom menadžmentu veliki je događaj koji se obično održava svakog kvartala. Dakle, ako želite da se vaše osoblje upozna s ovom praksom i budete što spremniji. Morate pregledati sastanak i organizirati mjesečne sastanke za sve kako biste obavijestili osoblje o svim novim najavama koje nisu prikladne za e-poštu te kako biste postavili ciljeve tvrtke i pratili napredak prema postojećim.
Ako će sastanak svih ruku pomoći osoblju da se upozna i pripremi podatke za strateško upravljanje onda je projektni kick-off sastanak prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekt i tvrtke koja će ga oživjeti. Na ovom sastanku bit će potrebni samo ključni igrači za raspravu o temeljima projekta, njegovoj svrsi i ciljevima.
Sastanak
- Definirajte svrhu sastanka i željene rezultate
Sastanak o strateškom planiranju može potpuno poći po zlu ako se održi bez davanja svima definiranih ciljeva i zahtjevnih rezultata. Zato je prvi korak definiranje jasnog, opipljivog cilja sastanka.
Neki primjeri jasnih ciljeva:
- Strategija na društvenim mrežama za dosezanje mlađe publike.
- Plan razvoja novog proizvoda, nove značajke.
Također možete postaviti određene teme sastanka strateškog menadžmenta kao dio svojih ciljeva, kao što je rast poslovanja u drugoj polovici godine.
Budite što precizniji u svom cilju. Na taj način svima je lakše nastaviti raditi i donositi ispravne odluke.
- Probiti led
S promjenom načina rada nakon dvije godine pandemije, tvrtke moraju uvijek biti spremne na kombinaciju virtualnih i tradicionalnih sastanaka. Ljudi koji komuniciraju putem računalnih ekrana dok drugi sjede u uredu ponekad će učiniti da se vaši suradnici osjećaju manje uzbuđeno i nepovezano.
Stoga vam je potreban timski sastanak s aktivnostima za probijanje leda i zbližavanje na početku sastanka kako biste zagrijali atmosferu.
- Učinite sastanak interaktivnim
Da bi vaš tim potpuno uložio u stratešku sesiju, potrebno je poticanje istinske interaktivnosti. Umjesto samostalnih prezentacija, pokušajte se podijeliti u prezentacije gdje različiti odjeli mogu razmišljati o rješenjima za nedavne prepreke.
Svakoj grupi dodijelite izazov s kojim se vaša tvrtka suočava. Zatim pustite njihovu kreativnost na volju - bilo kroz igre za izgradnju tima, brze ankete ili promišljena pitanja za raspravu. Ovo dijeljenje perspektiva u formatu manjeg pritiska može potaknuti neočekivane uvide.
Prilikom ponovnog okupljanja zatražite strukturiranu, ali otvorenu povratnu informaciju od svakog izbijanja. Podsjetite sve da u ovoj fazi nema "pogrešnih" ideja. Vaš cilj je razumjeti sve perspektive kako biste u konačnici zajedno prevladali prepreke.
- Prepoznajte potencijalne izazove
Što se događa ako sastanak traje duže od dodijeljenog vremena? Što ako voditeljski tim mora biti odsutan radi rješavanja drugih neočekivanih problema? Ako su svi zauzeti okrivljavanjem drugih i ne dobivanjem željenih rezultata?
Navedite sve moguće rizike s rješenjima kako biste se dobro pripremili!
Na primjer, razmislite o korištenju mjerača vremena za određene stavke dnevnog reda ili prezentacije.
- Koristite online alate
Korištenje slika i alata danas je neophodno na sastanku ako želite lako i brzo prenijeti ideje. Izvješća i statistike također će biti vizualno prikazani i lako razumljivi zahvaljujući ovim alatima. Također potiče ljude da daju povratne informacije i pomaže vam da brzo donosite odluke dobivanjem povratnih informacija u stvarnom vremenu. Možete pronaći besplatne alate i pružatelje predložaka poput AhaSlidea, Mira i Google Slides.
- Završetak s formatom sastanka u gradskoj vijećnici
Završimo sastanak sesijom pitanja i odgovora u sastanak gradske vijećnice.
Sudionici mogu postaviti pitanja koja žele i dobiti trenutne odgovore od voditelja. To dokazuje da lideri nisu samo bezlični donositelji odluka, već i promišljeni mislioci koji na prvo mjesto ne stavljaju samo interese tvrtke, već misle i na interese svojih zaposlenika.
- Savjeti za održavanje sastanka strateškog menadžmenta
Uz gore navedene korake, evo nekoliko kratkih napomena koje će vam pomoći da bolje organizirate sesiju strateškog planiranja:
- Pobrinite se da svi sudjeluju u raspravi.
- Pobrinite se da svi aktivno slušaju.
- Pobrinite se da svi primijene svoje vještine timskog rada.
- Potrudite se suziti mogućnosti koliko god je to moguće.
- Nemojte se bojati pozvati na glasovanje kako biste vidjeli razinu mišljenja i konsenzusa.
- Budi kreativan! Strateško planiranje je vrijeme za istraživanje kreativnosti i uvid u reakcije i rješenja na situacije cijelog tima.
U sažetku
Za uspješno vođenje sastanka strateškog menadžmenta morate dobro pripremiti svaki korak, uključujući ljude, dokumente, podatke i alate. Osigurajte dnevni red i pridržavajte ga se kako bi sudionici znali što će raditi i koji će im zadaci biti dodijeljeni.
AhaSlide se nada da će pružiti sve odgovore na vaša pitanja o tome kako voditi sesiju strateškog planiranja. Nadamo se da ćete uživati u savjetima i pomoćnim tehnikama navedenim u ovom članku za održavanje sastanaka strateškog upravljanja i grupnih aktivnosti aktivnim i produktivnim, bilo izvan mreže ili na mreži.
Često postavljana pitanja
Kojih je 5 koncepata strateškog menadžmenta?
Pet koncepata strateškog upravljanja su skeniranje okoline, formulacija strategije, implementacija strategije, evaluacija i kontrola te strateško vodstvo kao što je pružanje smjernica i nadzora kroz osnovne aktivnosti.
O čemu razgovarate na strateškom sastanku?
Dnevni red strateškog sastanka razlikovat će se ovisno o organizaciji i industriji, ali obično se fokusira na razumijevanje krajolika i dogovor o strateškom smjeru.
Što je strat sastanak?
Strateški sastanak, ili strateški sastanak, okupljanje je rukovoditelja, menadžera i drugih ključnih dionika unutar organizacije radi rasprave o strateškom planiranju i smjeru.
