11 koraka do uspješnog vođenja sastanka strateškog menadžmenta

A sastanak strateškog menadžmenta jedna je od najboljih metoda koja pomaže timovima s visokim učinkom pregledati i poboljšati kvalitetu rada, kao i produktivnost, kako bi stvorili najbolje rezultate za poslovanje. Ovaj članak će vam dati sve što trebate znati o sastanku strateškog menadžmenta i kako učinkovito otvoriti sastanak. 

Pregled sadržaja

• #1 - Što je sastanak strateškog menadžmenta?
• #2 - Prednosti sastanka strateškog menadžmenta
• #3 - Tko bi trebao prisustvovati sastanku strateškog menadžmenta? 
• #4 - Kako voditi učinkovit sastanak strateškog upravljanja (SMM plan)

Što je sastanak strateškog menadžmenta?

Strateško upravljanje sastancima (SMM) Je model upravljanja koji se fokusira na sveukupnu strategiju poduzeća, što uključuje upravljanje procesima, proračun, kvalitetu, standarde i dobavljače za procjenu radne učinkovitosti i uspješnosti poslovanja.

Ovaj sastanak može se održavati svako tromjesečje i možda će trebati podatke prikupljene sa sastanka o marketinškoj strategiji, poslovnoj strategiji ili prodajnoj strategiji.

Ukratko, svrha strateških sastanaka je saznati kako najučinkovitije koristiti resurse tvrtke za ispunjavanje specifičnih ciljeva.

Više radnih savjeta s AhaSlides

• Poslovni sastanci | 10 vrsta i najboljih praksi
• 8 najboljih savjeta za Ugodan sastanak
• Sastanak strateškog menadžmenta

Prednosti sastanka strateškog menadžmenta

Sastanak strateškog menadžmenta ne samo da pomaže sudionicima da budu proaktivniji u svom poslu od dolaska na vrijeme i pripreme dokumenata i pitanja za postavljanje tijekom strateškog planiranja, već također donosi 5 prednosti kako slijedi:

Smanjite troškove

Mnoge su organizacije prešle na okvir sastanaka strateškog upravljanja. SMM plan pomaže tvrtkama da sada koriste jeftine (čak i besplatne) alate i usluge za unakrsnu analizu podataka između sastanaka kako bi vidjeli što funkcionira, što ne, a što može biti dobro. 

To pomaže da se resursi troše, raspoređuju i ulažu što mudrije i učinkovitije.

Uštedite vrijeme i energiju

Planiranje učinkovitih sastanaka omogućuje odjelima ili sudionicima da razumiju svrhu strateške rasprave i što trebaju pripremiti i doprinijeti.

Na primjer, koje će dokumente donijeti, koje brojke iznijeti i koje zadatke ili rješenja izvući nakon sastanka.

Raščlanjivanje zadataka radi pripreme za sastanak štedi puno vremena i truda jer ne lupeta niti postaje kritiziranje čija je krivnja, već zaboravlja svrhu sastanka.

Povećajte pregovaračku moć

Tijekom sastanka neće se izbjeći svađe ili nesuglasice. Međutim, to povećava pregovaračku moć članova tima jer moraju raspravljati i pronaći najbolje rješenje za rješavanje problema za klijente i tvrtke. Mogli biste se iznenaditi kada nađete izvrsnog pregovarača u svom timu!

Upravljajte rizicima 

Nitko ne želi prisustvovati sastanku koji će biti otkazan usred jer nema podataka ili rješenja problema.

Stoga naknadni sastanak znači da svatko treba planirati, prikupiti i isporučiti podatke s prošlih sastanaka, analizirati te podatke i pomoći u prevođenju te analize u sljedeće korake. Ove aktivnosti osiguravaju bolje upravljanje rizicima. Ili čak učiniti sastanak produktivnijim ili usmjerenijim na cilj od prethodnog. 

Pažljivo pratite proračune i resurse

Provođenje učinkovitih timskih sastanaka moći će pratiti i prilagođavati resurse te donositi informirane odluke o proračunu. Sastanci za pregled strategije pomoći će istaknuti odjele ili programe kojima je možda potrebno dodatno financiranje da bi bili uspješni. Oni su također dobro mjesto da vidite trebate li povećati/smanjiti svoj proračun ili radnu snagu.

Tko bi trebao prisustvovati sastanku strateškog menadžmenta? 

Osobe koje će se morati pojaviti na sastanku bit će više osobe kao što su CEO (generalni direktor, izvršni direktor, gradski upravitelj, itd.) i izravni voditelj projekta.

Od ključnih igrača se traži da imaju pravo glasa u planiranju, ali nisu svi doslovno za stolom.

Previše ljudi u prostoriji može dovesti do stresa, kaosa i zbunjenosti. Ako imate više ljudi koji žele biti uključeni u ovaj proces, uključite ih na način kao što je prikupljanje mišljenja zaposlenika putem anketa i naplata nekome na sastanku kako biste osigurali da ti podaci dospiju na stol i da se smatraju dijelom procesa.

Kako voditi učinkovit sastanak strateškog upravljanja (SMM plan) 

Osiguravanje da su vaši sastanci strateškog menadžmenta zanimljivi i produktivni započnite s pravilnim planiranjem. Ovim koracima

Priprema sastanka

Ne zaboravite slijediti ove smjernice za planiranje sastanka u 4 koraka:

• Zakažite vrijeme i prikupite potrebne podatke/izvješće

Zakažite i svakako pozovite sve voditelje i ključne zaposlenike koji moraju prisustvovati ovom sastanku. Provjerite jesu li ljudi u prostoriji ljudi koji mogu aktivno sudjelovati na sastanku.

U isto vrijeme prikupite potrebne podatke i izvješća, ažurirajte indikatore statusa, pa čak i pitanja na koja treba odgovoriti na sastanku. Pazite da podnesci ne budu preblizu datumu sastanka kako bi svi mogli proći kroz najnovije podatke i napisati analizu novih trendova ili problema.

• Predložak plana dnevnog reda

Dnevni red pomaže vama i sudionicima da ostanete na pravom putu. Ideje za dnevni red sastanka osigurat će odgovore na pitanja:

• Zašto imamo ovaj sastanak?
• Što trebamo učiniti kada sastanak završi?
• Koji su sljedeći koraci koje trebamo poduzeti?

Zapamtite da a Dnevni red sastanka strateškog menadžmenta može biti poput pregleda ciljeva, mjera i inicijativa, potvrđivanje strategije i nastavak trenutnog strateškog pravca i projekata.

Evo primjera dnevnog reda:

1. 9.00 - 9.30: Pregled svrhe sastanka
2. 9.30 - 11.00: Ponovno procijenite cijeli proces
3. 1.00 - 3.00 sati: Ažuriranja odjela i voditelja
4. 3.00 - 4.00: Neriješena pitanja
5. 4.00 - 5.00: dana rješenja
6. 5.00 - 6.00: Plan aktivnosti
7. 6.00 - 6.30: QnA sesija
8. 6.30 - 7.00: Završetak

• Postavite osnovna pravila

Možete postaviti pravila za sve da se pripreme prije sastanka.

Na primjer, ako ne mogu prisustvovati, umjesto toga moraju poslati pomoćnika. 

Ili sudionici moraju održavati red, poštivati ​​govornika, ne prekidati (itd.)

• Mjesečno Sastanci svih ruku

Kao što je gore spomenuto, konferencija o strateškom menadžmentu veliki je događaj koji se obično održava svakog kvartala. Dakle, ako želite da se vaše osoblje upozna s ovom praksom i budete što spremniji. Morate pregledati sastanak i organizirati mjesečne sastanke za sve kako biste obavijestili osoblje o svim novim najavama koje nisu prikladne za e-poštu te kako biste postavili ciljeve tvrtke i pratili napredak prema postojećim.

• Održati uvodni sastanak projekta

Ako će sastanak svih ruku pomoći osoblju da se upozna i pripremi podatke za strateško upravljanje onda je projektni kick-off sastanak prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekt i tvrtke koja će ga oživjeti. Na ovom sastanku bit će potrebni samo ključni igrači za raspravu o temeljima projekta, njegovoj svrsi i ciljevima.

Sastanak

• Definirajte svrhu sastanka i željene rezultate

Sastanak o strateškom planiranju može potpuno poći po zlu ako se održi bez davanja svima definiranih ciljeva i zahtjevnih rezultata. Zato je prvi korak definiranje jasnog, opipljivog cilja sastanka.

Neki primjeri jasnih ciljeva:

• Strategija na društvenim mrežama za dosezanje mlađe publike. 
• Plan razvoja novog proizvoda, nove značajke.

Također možete postaviti određene teme sastanka strateškog menadžmenta kao dio svojih ciljeva, kao što je rast poslovanja u drugoj polovici godine.

Budite što precizniji u svom cilju. Na taj način svima je lakše nastaviti raditi i donositi ispravne odluke.

• Probiti led 

S promjenom načina rada nakon dvije godine pandemije, tvrtke moraju uvijek biti spremne na kombinaciju virtualnih i tradicionalnih sastanaka. Ljudi koji komuniciraju putem računalnih ekrana dok drugi sjede u uredu ponekad će učiniti da se vaši suradnici osjećaju manje uzbuđeno i nepovezano.

Stoga vam je potreban a timski sastanak s ledolomcima i aktivnosti povezivanja na početku sastanka za zagrijavanje atmosfere.

• Učinite sastanak interaktivnim

Da bi vaš tim potpuno uložio u stratešku sesiju, potrebno je poticanje istinske interaktivnosti. Umjesto samostalnih prezentacija, pokušajte se podijeliti u prezentacije gdje različiti odjeli mogu razmišljati o rješenjima za nedavne prepreke.

Svakoj grupi dodijelite izazov s kojim se vaša tvrtka suočava. Zatim pustite njihovu kreativnost na volju - bilo kroz igre za izgradnju tima, brze ankete ili promišljena pitanja za raspravu. Ovo dijeljenje perspektiva u formatu manjeg pritiska može potaknuti neočekivane uvide.

Prilikom ponovnog okupljanja zatražite strukturiranu, ali otvorenu povratnu informaciju od svakog izbijanja. Podsjetite sve da u ovoj fazi nema "pogrešnih" ideja. Vaš cilj je razumjeti sve perspektive kako biste u konačnici zajedno prevladali prepreke.

• Prepoznajte potencijalne izazove

Što se događa ako sastanak traje duže od dodijeljenog vremena? Što ako voditeljski tim mora biti odsutan radi rješavanja drugih neočekivanih problema? Ako su svi zauzeti okrivljavanjem drugih i ne dobivanjem željenih rezultata?

Navedite sve moguće rizike s rješenjima kako biste se dobro pripremili!

Na primjer, razmislite o korištenju mjerača vremena za određene stavke dnevnog reda ili prezentacije. 

• Koristite online alate 

Upotreba slika i alata danas je obavezna na sastanku ako želite jednostavno i brzo prenijeti ideje. Izvješća i statistika također će biti prikazani vizualno i lako su razumljivi zahvaljujući ovim alatima. Također potiče ljude da daju svoje mišljenje i pomaže vam da brzo donesete odluke dobivanjem povratnih informacija u stvarnom vremenu. Možete pronaći besplatne alate i dobavljače predložaka kao što su AhaSlide, Miro i Google Slide.

Na primjer, Koristite Interaktivne prezentacije i alate poput anketa i anketa za stvaranje kreativnih ideja i njihovo prikazivanje u stvarnom vremenu.

• Završetak s formatom sastanka u gradskoj vijećnici 

Zaključimo sastanak sesijom pitanja i odgovora Tvlastiti format sastanka u dvorani.

Sudionici mogu postaviti pitanja koja žele i dobiti trenutne odgovore od voditelja. To dokazuje da lideri nisu samo bezlični donositelji odluka, već i promišljeni mislioci koji na prvo mjesto ne stavljaju samo interese tvrtke, već misle i na interese svojih zaposlenika.

• Savjeti za održavanje sastanka strateškog menadžmenta

Uz gore navedene korake, evo nekoliko malih napomena koje će vam pomoći kako bolje organizirati sesiju strateškog planiranja:

• Pobrinite se da svi sudjeluju u raspravi.
• Pobrinite se da svi aktivno slušaju.
• Pobrinite se da svi primijene svoje vještine timskog rada.
• Radite na sužavanju mogućnosti što je manje moguće.
• Nemojte se bojati pozvati na glasovanje kako biste vidjeli razinu mišljenja i konsenzusa.
• Budi kreativan! Strateško planiranje je vrijeme za istraživanje kreativnosti i uvid u reakcije i rješenja na situacije cijelog tima.

U sažetku

Voditi uspješan sastanak strateškog menadžmenta. Morate dobro pripremiti svaki korak od ljudi, dokumenata, podataka i alata. Navedite dnevni red i pridržavajte ga se kako bi sudionici znali što će raditi i koje će zadatke dobiti. 

AhaSlide se nada da će pružiti sve odgovore na vaša pitanja o tome kako voditi sesiju strateškog planiranja. Nadamo se da ćete uživati ​​u savjetima i pomoćnim tehnikama navedenim u ovom članku za održavanje sastanaka strateškog upravljanja i grupnih aktivnosti aktivnim i produktivnim, bilo izvan mreže ili na mreži.

Često postavljana pitanja