Présentation des résultats d'enquête : comment partager des données qui soient réellement utilisées

La plupart des données d'enquête ne sont utilisées nulle part. Équipes mener l'enquêteOn compile les chiffres, puis on crée une présentation des résultats du sondage listant chaque question et sa répartition en pourcentage. Les parties prenantes approuvent d'un signe de tête pendant la réunion, le document est classé et rien ne change. Ça vous rappelle quelque chose ?

Le problème réside rarement dans les données elles-mêmes, mais plutôt dans leur présentation. Ce guide explique comment structurer, visualiser et diffuser les résultats d'enquêtes afin qu'ils orientent les décisions plutôt que de finir dans un dossier d'archives. Une étude du McKinsey Global Institute a révélé que les entreprises s'appuyant sur les données ont 23 fois plus de chances d'acquérir des clients et 19 fois plus de chances d'être rentables. Pourtant, la plupart des résultats d'enquêtes ne se traduisent jamais en décisions, car ils sont présentés sans contexte narratif clair [5].

Ce que doit réellement faire une présentation des résultats d'enquête

Avant de choisir un type de graphique ou de rédiger une diapositive de titre, définissez clairement l'objectif de la présentation. Une présentation des résultats d'un sondage doit remplir trois fonctions :

1. Faites part de vos découvertes à votre public.
2. Expliquez-leur en quoi cela est important pour eux en particulier.
3. Indiquez ce qui devrait se passer ensuite.

Tout le reste n'est que décoration. Des cadres assistent à une présentation sur contrat d'employé Les données ne servent pas à évaluer la méthodologie. On cherche à comprendre ce que les chiffres révèlent sur l'état de l'organisation et ce qui doit être amélioré. Les professionnels des RH qui analysent les résultats d'évaluation des formations veulent savoir quels programmes fonctionnent et lesquels doivent être repensés. Le contexte est primordial avant même la première diapositive.

Étape 1 : Connaissez votre public avant de créer quoi que ce soit.

Les mêmes données d'enquête doivent être présentées différemment selon les personnes présentes. Une ventilation détaillée de échelle de Likert Une répartition des réponses sur dix questions est appropriée pour une équipe d'analystes RH. En revanche, les mêmes informations présentées à un directeur financier doivent être synthétisées en deux ou trois conclusions principales, directement liées aux résultats de l'entreprise.

Avant de rédiger votre présentation ou votre rapport, répondez aux questions suivantes :

• Quelle décision ce public doit-il prendre ?
• De quel contexte disposent-ils déjà concernant l'enquête et ses objectifs ?
• De combien de temps disposeront-ils pour examiner ou assister à la présentation ?
• Quel niveau de détail statistique leur semblera utile et quel niveau sera excessif ?

Pour un public de dirigeants, commencez par la conclusion la plus importante. Pour un public de praticiens, vous pouvez apporter des précisions. Pour un public mixte, structurez la présentation de manière à présenter d'abord les principaux résultats, puis les données justificatives ; ainsi, les parties prenantes peuvent quitter la réunion après avoir pris connaissance des points clés, tandis que l'équipe d'analyse peut rester pour la suite.

Étape 2 : Filtrer les données avant de les visualiser

Un questionnaire de 30 questions génère 30 points de données, mais cela ne signifie pas qu'il faille tous les présenter. La plupart des enquêtes ne révèlent que trois à cinq résultats pertinents pour les décisions à prendre. Le reste n'est, au mieux, que du contexte, au pire, du bruit.

Analysez vos résultats et demandez-vous : quels sont les constats surprenants, significatifs ou exploitables ? Une question à laquelle 94 % des répondants ont donné la même réponse n’apporte quasiment aucune information utile : elle peut probablement être supprimée. En revanche, une question dont les réponses divergent fortement entre les services, ou dont la tendance a sensiblement évolué depuis la dernière enquête, a généralement sa place dans la présentation.

C’est à cette étape de sélection que la plupart des présentateurs négligent le plus. Tout montrer donne l’impression d’être exhaustif, mais c’est comme surligner chaque ligne d’un manuel : quand tout est marqué comme important, rien ne l’est vraiment.

Étape 3 : Choisissez les types de graphiques qui correspondent aux données

Différents formats de questions requièrent différentes visualisations. Utiliser un type de graphique inapproprié rend les données précises plus difficiles à interpréter.

Questions à choix unique et à choix multiple Les diagrammes à barres horizontales sont particulièrement adaptés. Ils sont faciles à lire, gèrent un nombre quelconque de catégories et permettent de trier les réponses par fréquence, ce qui fait immédiatement ressortir les tendances [1]. Les diagrammes circulaires conviennent aux questions à choix unique comportant quatre options ou moins, où la proportion par rapport à l'ensemble est primordiale, mais ils deviennent difficiles à lire avec plus de cinq secteurs.

Échelle d'évaluation et questions de type Likert Les graphiques à barres empilées sont particulièrement adaptés à la représentation de ces données ; chaque barre représente une question et les segments illustrent la distribution des réponses sur l’échelle [2]. Cela permet de comparer les tendances de réponse à plusieurs questions sur un seul graphique.

Données de tendancePour comparer les résultats de ce cycle à ceux du précédent, un graphique linéaire simple ou un tableau à barres côte à côte est idéal. L'objectif est de rendre la tendance immédiatement perceptible.

Réponses textuelles ouvertes Il n'est pas nécessaire de présenter les citations brutes (bien que quelques citations bien choisies puissent être percutantes). Les nuages ​​de mots permettent de faire rapidement ressortir les termes les plus fréquemment utilisés, ce qui est utile pour repérer les thèmes dans de grands ensembles de réponses.

Une règle constante pour tous les types de graphiques : étiquetez les données directement sur le graphique plutôt que de vous fier à une légende. Le public ne devrait pas avoir à consulter un code couleur pour comprendre ce qu’il regarde.

Étape 4 : Construisez un récit, pas une liste.

La différence entre une présentation utile et une présentation oubliable tient souvent au fait que le présentateur a essayé de raconter une histoire ou de simplement rapporter les chiffres [3].

La structure narrative des résultats d'une enquête ressemble généralement à ceci :

Contexte: En quoi consistait l'enquête ? Qui a répondu ? Quand a-t-elle été menée ? Limitez ces informations à une diapositive ou quelques phrases. Le public a besoin d'éléments suffisants pour se fier aux données, pas d'un rapport méthodologique complet.

Découverte primordiale: Commencez par le résultat le plus important. Formulez-le comme une affirmation, et non comme une question. « 62 % des employés déclarent ne pas être suffisamment informés des décisions qui affectent leur travail » est un constat. « Que pensent les employés de la communication interne ? » est une question incitative, et non un constat.

Détail à l'appui : Deux ou trois données supplémentaires viennent étayer la principale conclusion. C'est là que les diapositives riches en graphiques prennent tout leur sens.

Comparaison ou contexte : Comment ces résultats se comparent-ils à ceux d'une période d'enquête précédente, à une référence du secteur, ou à ceux d'une autre équipe ou d'un autre service ? Les chiffres prennent tout leur sens lorsqu'ils sont replacés dans leur contexte.

Implication: Que signifie concrètement cette découverte ? C’est là qu’il faut relier les données aux décisions que le public doit prendre.

Recommandation: Que faire ensuite ? Même si le présentateur n’a pas de réponse définitive, la présentation doit se terminer par des options claires plutôt que de laisser le public en déduire lui-même les implications.

Étape 5 : Relier les résultats aux objectifs commerciaux

Les données d'enquête qui ne tiennent pas compte des priorités organisationnelles induisent rarement des actions concrètes. Si l'enquête portait sur l'efficacité de la formation, il convient de relier les résultats aux lacunes de compétences qui affectent la performance ou la fidélisation. Si elle portait sur l'engagement des employés, il faut relier les résultats aux risques de roulement du personnel ou aux indicateurs de productivité.

Aligner les données sur les résultats qui importent déjà à l'organisation n'est pas de la manipulation, mais une question de contexte. Un constat comme celui que « 38 % des employés de la division distribution appliquent rarement les compétences acquises en formation à leur travail quotidien » est plus exploitable lorsqu'il est associé aux données sur le roulement du personnel de cette même division que lorsqu'il est présenté isolément.

Étape 6 : Choisir le format et le mode de diffusion

La manière dont vous partagez les résultats doit correspondre au public et à l’urgence des conclusions [4].

Une présentation en direct est idéale lorsque les résultats sont importants, si vous prévoyez des questions ou si vous souhaitez discuter des implications avec le groupe en temps réel. La présentation en direct vous permet de jauger l'auditoire et d'adapter votre discours. Si un graphique pose problème, vous pouvez l'éclaircir instantanément.

Un rapport écrit ou un diaporama partagé conviennent aux publics qui ont besoin d'assimiler les données à leur propre rythme ou de les partager avec des personnes absentes de la réunion initiale. Les rapports sont également utiles comme document de référence après une présentation en direct.

Pour les évaluations de formation et les enquêtes ponctuelles régulières, un tableau de bord affichant les résultats en temps réel peut remplacer intégralement les rapports périodiques. Les équipes peuvent ainsi suivre les tendances sans attendre une réunion d'évaluation planifiée.

Utilisation d'AhaSlides pour la présentation en direct des résultats d'un sondage

AhaSlides est une plateforme tout-en-un d'engagement du public qui regroupe sondages, échelles d'évaluation, nuages ​​de mots, questions ouvertes et questions-réponses en une seule session. Pour les formateurs et les animateurs qui animent des sessions en direct, AhaSlides Permet de présenter les résultats d'un sondage en temps réel pendant la session. Les résultats, les réponses aux échelles d'évaluation et les nuages ​​de mots s'actualisent au fur et à mesure que les participants répondent. Vous pouvez ainsi partager les conclusions avec l'auditoire pendant que les données sont encore fraîches, plutôt que de compiler un rapport qui arrive plusieurs jours plus tard.

Ceci est particulièrement utile pour les évaluations post-formation, car la visualisation des scores de confiance agrégés du groupe suscite souvent des échanges plus francs que la lecture d'un compte rendu une semaine après la session. Lorsque 60 % des participants indiquent un faible niveau de confiance concernant une compétence clé et que ces données s'affichent à l'écran lors de la discussion de clôture, la suite des événements est différente : les formateurs peuvent combler immédiatement le manque et les participants constatent qu'ils ne sont pas les seuls à avoir rencontré des difficultés.

AhaSlides exporte également les réponses sous forme de tableur pour une analyse plus détaillée après la session. Ainsi, la présentation en direct et le compte rendu post-session utilisent les mêmes données, sans étapes supplémentaires. Il s'agit moins d'un compte rendu de débriefing que d'un tableau de bord interactif. Les participants réagissent différemment lorsqu'ils peuvent visualiser les résultats en temps réel.

Les erreurs courantes à éviter

Présenter chaque question. Il est impossible de traiter 25 points de données en une seule réunion. Il faut donc sélectionner avec soin les informations les plus importantes. Reléguez les questions moins pertinentes en annexe afin que les données soient disponibles sur demande, mais concentrez la présentation principale sur les trois à cinq conclusions qui méritent véritablement l'attention de l'auditoire.

Utilisation d'un type de graphique incorrect. Un diagramme circulaire à huit secteurs n'apporte aucune information. Un graphique à barres empilées comparant les distributions de réponses de type Likert à cinq questions est, quant à lui, très informatif. Avant de finaliser un visuel, demandez à un collègue non familiarisé avec le sondage s'il pourrait l'interpréter correctement en moins de dix secondes. Dans le cas contraire, simplifiez-le ou changez de format.

Passons sur le « et alors ? ». Des données sans interprétation obligent le public à tirer ses propres conclusions, ce qui, souvent, l'empêche d'en tirer. Chaque résultat doit être accompagné d'une phrase expliquant son importance pratique. Si vous ne parvenez pas à formuler cette explication, le résultat n'a peut-être pas sa place dans la présentation.

Enterrer le titre. Commencer une présentation de 20 minutes par cinq minutes de méthodologie avant d'aborder le résultat principal est un moyen infaillible de perdre l'attention de l'auditoire. Présentez le résultat le plus important dès la deuxième ou la troisième diapositive, puis fournissez le contexte et les détails par la suite pour ceux qui le souhaitent.

Présentation avec un niveau de détail inapproprié. L'équipe dirigeante a besoin d'une version différente des mêmes données que l'équipe ayant conçu le questionnaire. En cas de doute, préparez une version abrégée et conservez une version plus détaillée à portée de main si la discussion s'approfondit.

Foire aux questions

Quelle doit être la longueur d'une présentation des résultats d'un sondage ?

Pour la plupart des dirigeants et des parties prenantes, une durée de 15 à 20 minutes est idéale. Ce temps est généralement suffisant pour aborder trois à cinq conclusions clés, les contextualiser et conclure par des recommandations. Si les conclusions sont complexes ou si l'auditoire souhaite une analyse détaillée, 30 minutes constituent une durée raisonnable. Au-delà, il convient d'organiser l'événement sous forme d'atelier ou de séance de travail, et non comme une simple présentation.

Que doit-on inclure en annexe ?

Incluez tous les éléments retirés de la présentation principale, mais susceptibles d'intéresser un interlocuteur : le détail des réponses question par question, la répartition démographique, les réponses ouvertes textuellement et les notes méthodologiques. L'annexe permet de raccourcir la présentation principale sans pour autant rendre les données sous-jacentes inaccessibles.

Comment présenter des résultats lorsque ceux-ci sont peu flatteurs ?

Présentez les données avec précision et contextualisez-les. Si les scores d'engagement ont chuté de manière significative, indiquez-le clairement, mentionnez les facteurs susceptibles d'y avoir contribué et préparez une solution. Le public réagit généralement mieux à des résultats honnêtes accompagnés d'un plan d'action clair qu'à des résultats édulcorés qui passent sous silence le véritable problème.

Pour mettre ces mesures en pratique, Créateur de sondages gratuit AhaSlides vous permet de créer, de partager et d'analyser des sondages en quelques minutes, en direct dans une session ou envoyés sous forme de lien autonome.

Références

[1] Alchimiste. Diagramme circulaire ou graphique à barres ? Présentation des résultats d’enquête. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/

[2] Prospérer. 5 façons de visualiser efficacement les réponses aux enquêtes. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/

[3] Vengeance. Comment présenter efficacement les résultats d'un sondage. https://venngage.com/blog/survey-results/

[4] Insight7. Principales méthodes de présentation des données d'enquête aux parties prenantes. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/

[5] McKinsey Global Institute. L'ère de l'analyse de données : la compétitivité dans un monde axé sur les données. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world