Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 kötelező dolog a rendezvény sikeréhez

A szíved hevesen dobog, miközben elképzeled a legrosszabb forgatókönyvet:

❗️Egy előadó percekkel a színpadra lépés előtt megbetegszik.

❗️ A rendezvény napján hirtelen megszűnik a helyszíned.

❗️ Vagy ami a legrosszabb: valaki megsérül a rendezvényeden.

A gyomorszorító gondolatok ébren tartanak éjszaka.

De még a legkaotikusabb események is kezelhetők - ha előre gondosan és szisztematikusan tervezel.

Egyszerű esemény kockázatkezelési ellenőrző lista segíthet azonosítani, felkészülni és enyhíteni a lehetséges problémákat, mielőtt azok kisiklik az eseményt. Nézzük meg a 10 kötelező elemet az ellenőrzőlistában, hogy az aggodalmat egy jól megtervezett cselekvési tervvé alakíthassuk.

Tartalomjegyzék

• Áttekintés
• Mi az esemény kockázatkezelése?
• Öt lépés a kockázatkezeléshez rendezvényszervezőként
• Eseménykockázatkezelési ellenőrzőlista
• A kockázatkezelés öt eleme
• Ellenőrzőlista az eseménykezelésben
• Elvitelre
• Gyakran ismételt kérdések

Áttekintés

Mi az esemény kockázata?	Váratlan és előre nem látható problémák, amelyek negatívan érintik a szervezőket és a cég márkáját.
Példák eseménykockázatra?	Extrém időjárás, élelmiszerbiztonság, tűz, zavarok, biztonsági fenyegetések, pénzügyi kockázatok,…

Mi az esemény kockázatkezelése?

Az eseménykockázat-kezelés magában foglalja a lehetséges kockázatok vagy problémák azonosítását, amelyek fenyegethetnek egy eseményt, majd folyamatok és óvintézkedések bevezetését e kockázatok mérséklésére. Ez segít a rendezvényszervezőknek készenléti tervet készíteni a fennakadások minimalizálására és a problémák gyors helyreállítására. Egy eseménykockázat-kezelési ellenőrzőlista is használatos annak biztosítására, hogy minden lehetséges fenyegetést átlépjenek.

A kockázatkezelés öt lépése rendezvényszervezőként

Tudjuk, hogy rendezvényszervezőként stresszes az összes felmerülő lehetőség. A túlgondolkodás elkerülése érdekében kövesse az egyszerű 5 lépést, és készítsen tökéletes kockázatkezelési tervet az eseményekhez:

• A kockázatok azonosítása - Gondolja át az összes lehetséges dolgot, ami elromolhat az eseményen. Vegye figyelembe az olyan tényezőket, mint a helyszíni problémák, a rossz időjárás, a technológiai hibák, a hangszórók lemondása, az étkezési problémák, a sérülések, az alacsony látogatottság stb. ötletbörze eszköz hogy az ötletek épek maradjanak.

Új ötletekre van szüksége?

Használja az ötletbörze eszközt AhaSlides több ötletet generálni a munkában és a rendezvényszervezésben!

🚀 Regisztrálj ingyen☁️

• Mérje fel a valószínűséget és a hatást - Minden azonosított eseménykockázat esetében becsülje meg, hogy mekkora valószínűséggel fordul elő, és milyen lehetséges hatással lehet az eseményre. Ez segít meghatározni, hogy mely kockázatok szükségesek a legalaposabb mérséklési tervekre.

• Készítsen készenléti terveket - Magasabb prioritású kockázatok esetén hozzon létre konkrét biztonsági mentési terveket, megoldásokat és vészhelyzeteket, hogy minimalizálja a fennakadásokat, ha ezek a kockázatok megvalósulnak. Ez magában foglalhatja az alternatív helyszínek, beszállítók, menetrendek stb. megerősítését.

• Felelősségek kiosztása - Tegyen egy személyt felelőssé minden készenléti terv végrehajtásáért, és kommunikálja egyértelműen a szerepköröket a csapattal. Ez biztosítja, hogy valaki lépéseket tegyen, ha valóban fennáll a kockázat.

• Gyakorold a terveidet - Futtassa végig a lehetséges forgatókönyveket, hogy azonosítsa az eseménykockázat-kezelési tervek hiányosságait. A különböző helyzetekben való reagálásra tanítva csapatát önbizalmat ébreszt, így sikeresen kezelhetik az esemény napján felmerülő problémákat.

Tippek a jobb elköteleződéshez

• Rendezvényszervezés
• Rendezvény tervezés
• Üzleti hálózatépítés

Eseménykockázatkezelési ellenőrzőlista

Melyek azok az általános szempontok, amelyeket az eseménykockázatkezelési ellenőrzőlistának ki kell terjednie? Keressen ihletet az alábbi eseménykockázati ellenőrzőlistánk példáiból.

#1 – Helyszín
☐ Szerződés aláírása
☐ Megszerzett engedélyek és engedélyek
☐ Az alaprajz és az elrendezés megerősítve
☐ Étkezési és műszaki követelmények megadva
☐ A biztonsági mentés helyszíne azonosítva és készenléti állapotban

#2 - Időjárás
☐ Súlyos időjárási megfigyelési és értesítési terv
☐ Igény esetén sátor vagy alternatív menedékhely áll rendelkezésre
☐ Intézkedések megtörténtek, hogy szükség esetén a rendezvényt beltérbe helyezzük

#3 - Technológia
☐ A/V és egyéb műszaki berendezések tesztelve
☐ Az IT-támogatás elérhetőségi adatait megszereztük
☐ Az anyagok papíralapú nyomatai biztonsági másolatként rendelkezésre állnak
☐ Készenléti terv internet- vagy áramszünet esetére

#4 - Orvosi/Biztonsági
☐ Elsősegélydobozok és AED elérhetők
☐ A vészkijáratok jól láthatóak
☐ Vészhelyzeti eljárásokra képzett személyzet
☐ Biztonsági/rendőrségi elérhetőség

#5 - Hangszórók
☐ Bios és fotók megérkeztek
☐ Alternatív hangszórók kiválasztva tartalékként
☐ Előadó készenléti tervet közölt

#6 - Részvétel
☐ A minimális részvételi küszöb megerősítve
☐ A lemondási feltételeket közöltük
☐ Az esemény lemondása esetén visszatérítési terv érvényes

#7 - Biztosítás
☐ érvényben lévő általános felelősségbiztosítás
☐ Biztosítási igazolás megszerzése

#8 - Dokumentáció
☐ Szerződések, engedélyek és engedélyek másolatai
☐ Az összes szállító és beszállító elérhetőségei
☐ A rendezvény programja, napirendje és/vagy útvonala

#9 – Személyzet/önkéntesek
☐ A személyzetre és az önkéntesekre kiosztott szerepek
☐ A meg nem jelenés esetén kitölthető biztonsági másolatok
☐ A vészhelyzeti eljárásokról és készenléti tervekről szóló képzés befejeződött

#10 - Étel és ital
☐ Készítsen biztonsági másolatot minden romlandó kellékről
☐ Alternatív étkezési lehetőségek késedelmes/hibás rendelés/allergiás vendégek esetén
☐ Extra papírtermékek, edények és tálalóeszközök állnak rendelkezésre

#11 - Hulladék és újrahasznosítás
☐ Szemétgyűjtők és újrahasznosító edények kiosztása
☐ A szemétgyűjtéshez kijelölt szerepek az esemény alatt és után

#12 - Eljárások a panaszok kezelésére
☐ A résztvevők panaszainak kezelésére kijelölt munkatárs
☐ Protokoll a problémák megoldására és szükség esetén visszatérítésre/kártérítésre

#13 - Vészhelyzeti evakuálási terv
☐ Kiürítési útvonalak és találkozási pontok elkészítése
☐ A személyzet tagjait a kijáratok közelében helyezzék el

#14 - Elveszett személy protokoll
☐ Az elveszett gyermekekért/idősekért/fogyatékkal élőkért felelős személyzet kijelölése
☐ Megszereztük a kiskorúak szüleinek/gondviselőinek elérhetőségét

#15 - Incidens jelentése
☐ Az incidensek bejelentésére szolgáló űrlap a személyzet számára készült a vészhelyzetek dokumentálására

A kockázatkezelés öt eleme

A kockázat nem csak balszerencse – minden vállalkozás része. De a megfelelő eseménykockázat-kezelési tervvel megszelídítheti a káosz kockázatát, és a fenyegetéseket lehetőségekké alakíthatja. A kockázatkezelés öt megközelítése a következőket tartalmazza:

• A kockázat azonosítása - Gondoljon olyan apró dolgokra, mint a műszaki hibák… egészen a teljes katasztrófáig. A kockázatok felsorolása kiveszi őket a fejedből, és papírra veti őket, ahol szembesülhetsz velük.

• Kockázatértékelés- Értékelje az egyes kockázatokat, hogy megértse, melyik jelenti a legnagyobb veszélyt. Fontolja meg: Mennyire valószínű, hogy ez megtörténik? Milyen károkat okozhat, ha megtörténik? A kockázatok rangsorolása az igazán fontos kérdésekre összpontosítja erőfeszítéseit.

• Kockázatcsökkentő - Tervezed a visszavágást! Fontolja meg, hogyan csökkentheti a kockázat előfordulásának esélyét, csökkentheti a hatást, ha megtörténik, vagy mindkettőt. Minél jobban csökkentheti a kockázatokat előre, annál kevésbé zavarják meg.

• Kockázatfigyelés - Ha elkészültek a kezdeti tervei, légy éber. Figyelje meg az új kockázatok megjelenésének vagy a régi kockázatok változásának jeleit. Szükség szerint módosítsa stratégiáit, hogy lépést tudjon tartani a fejlődő fenyegetésekkel.

• Kockázatjelentés - Ossza meg a kockázatokat és a terveket csapatával. Mások bevonása a körbe nevezési díjjal jár, feltárja azokat a gyengeségeket, amelyeket esetleg kihagyott, és elosztja a felelősséget a kockázatok kezeléséért.

Mit jelent az ellenőrző lista a rendezvényszervezésben?

A rendezvényszervezésben az ellenőrző lista azon elemek vagy feladatok listájára utal, amelyeket a rendezvényszervezők ellenőriznek, hogy egy esemény előtt előkészítették, megszervezték vagy megtervezték.

Egy átfogó kockázatkezelési ellenőrzőlista segít abban, hogy semmi fontosat ne hagyjanak figyelmen kívül az események sikeres végrehajtásához szükséges összes részletet.

Az ellenőrző listák hasznosak az eseménykezeléshez, mert:

• Biztosítson világosságot és szerkezetet - Rendben fektetnek le mindent, amit el kell végezni, így semmi sem esik ki.

• Ösztönözze az alapos felkészülést - A tételek levétele arra ösztönzi a szervezőket, hogy az esemény kezdete előtt megbizonyosodjanak arról, hogy minden intézkedés és óvintézkedés valóban a helyén van.

• Javítani kell a kommunikációt - A csapatok feloszthatják és hozzárendelhetik az ellenőrzőlista elemeket, hogy mindenki megértse szerepét és felelősségét.

• A következetesség támogatása - Ha ugyanazt az ellenőrző listát használja az ismétlődő eseményekhez, az segít fenntartani a szabványokat, és minden egyes alkalommal javítani kell.

• Fedezze fel a hiányosságokat vagy gyengeségeket - A nem bejelölt tételek kiemelik az elfelejtett dolgokat, vagy több tervezést igényelnek, így a problémák felmerülése előtt kezelheti őket.

• Az átadás-átvétel megkönnyítése - Az ellenőrzőlista átadása az új szervezőknek segít megérteni mindazt, amit a korábbi sikeres események megtervezéséhez tettek.

Elvitelre

Ezekkel az extrákkal a rendezvény kockázatkezelési ellenőrzőlistájában, jól felkészült a csatatérre! A felkészülés az esetleges káoszt nyugodt bizalommá alakítja. Tehát adjon hozzá minden elemet a listához. Egyenként húzd át őket. Figyelje meg, hogy az ellenőrző lista az aggodalmat hatalommá formálja. Mert minél többet lát előre, annál nagyobb kockázatot fog adni az aprólékos tervezésnek és felkészülésnek.

Gyakran ismételt kérdések