Képzeld el: órákat töltöttél a prezentációd elkészítésével. A diák nagyszerűen néznek ki. A tartalom szilárd. De abban a pillanatban, hogy belépsz a terembe, teljesen kiürül az agyad. Kihagysz egy pontot a harmadik dián. A hetedik dián elveszíted a gondolatmenetedet. Befejezed, és azonnal eszedbe jut a három dolog, amit elfelejtettél mondani.
Az előadói jegyzetek ezt orvosolják. Nem úgy, hogy olyanná tesznek, aki egy forgatókönyvből olvas fel, hanem egyfajta csendes biztonsági hálót biztosítanak, amely a helyes úton tart anélkül, hogy a közönség észrevenné.
A legtöbb előadó vagy egyáltalán nem használja őket, vagy rosszul használja őket. Ez az útmutató mindkettőt tárgyalja: hogyan adhatsz hozzá gyorsan jegyzeteket a PowerPointban, és hogyan használd őket úgy, hogy az valóban javítsa az előadásodat.
Miért érdemes időt szánni az előadói jegyzetekre?
A nyilvánvaló előny az önbizalom. Amikor a beszédtémák, az átmenetek és a kulcsfontosságú statisztikák közvetlenül a dia alatt vannak, kevesebb mentális energiát fordítasz arra, hogy megpróbáld felidézni, mi következik, és többet arra, hogy ténylegesen kapcsolatba lépj a közönségeddel.
De a jegyzetek többet tesznek, mint hogy megnyugtatják az idegeidet. Tisztában tartják a diákat. Minden, ami egyébként harmadik felsoroláspontként vagy egy szövegfalként végzné a képernyőn, megjelenhet a jegyzeteidben, ahol csak te láthatod. A közönséged vizuális elemeket kap. Te pedig a részleteket.
Emellett megismételhetővé teszik a prezentációdat. Ha ugyanazt az előadást több csoportnak is előadod, a részletes jegyzetek azt jelentik, hogy minden alkalommal ugyanazt a témát feded le anélkül, hogy minden egyes alkalom előtt a nulláról kellene újragondolnod a gondolataidat.
És miután elkészült a prezentációd, a jegyzeteid kész referenciadokumentummá válnak. Nyomtasd ki őket, oszd meg őket, vagy használd őket egy nyomon követő e-mail alapjául. A felkészülésnek nem kell eltűnnie abban a pillanatban, hogy becsukod a laptopodat.
Jegyzetek hozzáadása a PowerPointban: lépésről lépésre
Háromféleképpen adhatsz hozzá előadói jegyzeteket a PowerPointban. Mindegyik működik. A különbség abban rejlik, hogy mikor és miért nyúlsz hozzájuk.
1. módszer: A Jegyzetek ablaktábla használata Normál nézetben
Legjobb gyors szerkesztésekhez és mindennapi használatra.
Ez a leggyorsabb módszer, és a legtöbb ember ezt használja nap mint nap. Ha a prezentációd már meg van nyitva, körülbelül 10 másodperc múlva hozzáadhatod az első jegyzetedet.
Nyisd meg a prezentációdat, és győződj meg róla, hogy Normál nézetben vagy. Ezt a képernyő tetején, a Nézet lapon találod. A Normál nézet általában az alapértelmezett, így jó esély van rá, hogy már ott vagy.
Nézd meg a képernyő alját, közvetlenül a dia alatt. Látni fogsz egy részt, amelyen a „Jegyzetek hozzáadásához kattints ide” felirat szerepel. Ez a jegyzetpanel. Kattints rá, és kezdj el gépelni.
A jegyzeteket ugyanúgy formázhatod, mint bármely más szöveget: félkövérrel, dőlttel, felsorolással. De maradj egyszerű. A jegyzetek csak neked valók, és minél tisztábbak, annál gyorsabban átfuthatod őket a prezentáció közben.
Egy praktikus tipp: a jegyzetpanel alapértelmezés szerint egy meglehetősen kis csíkot jelenít meg a képernyő alján. Ha egy-két sornál többet írsz be, húzd felfelé az elválasztót, hogy több helyed legyen. Ez megkönnyíti az egész folyamatot.
Ha elkészült az egyik diával, kattintson a bal oldali panelen található következő miniatűrre, és ismételje meg. Ennyi az egész.
2. módszer: A Jegyzetek oldalnézet használata
Legjobb részletes, hosszú jegyzetekhez, vagy valaki más prezentációjának felkészítéséhez.
Ha az 1. módszer szűkösnek tűnik, ez a másik lehetőség. A Jegyzetek oldalnézetben minden diához egy teljes oldal jelenik meg: maga a dia felül, alatta pedig egy nagy nyitott terület a jegyzetek számára.
Lépjen a Nézet fülre, és válassza a „Jegyzetek oldal” lehetőséget. Pontosan látni fogja, hogy mi kerül kinyomtatásra, ha a munkamenet után ki kell osztania a jegyzeteit. Kattintson a jegyzetterületre, és gépeljen be annyit, amennyire szüksége van.
Ez a nézet jól működik részletes szkriptek írásakor, hosszú kontextus hozzáadásakor, vagy jegyzetek készítésekor, amelyeket valaki más fog bemutatni. Lassabban lehet navigálni a diák között, ezért jobban megfelel egy külön jegyzetelési munkamenethez, mint a gyors, menet közbeni szerkesztésekhez.
3. módszer: Vázlat nézet használata tömeges jegyzetekhez
Legjobb a korai tervezéshez, amikor a diák még nincsenek elkészítve.
Ez kevésbé szól a jegyzetek hozzáadásáról, inkább a prezentáció és a jegyzetek egyidejű felépítéséről. Ha még a tervezési szakaszban vagy, érdemes tudni róla.
Lépjen a Nézet fülre, és válassza a „Vázlat nézet” lehetőséget. A dia tartalmát egy folyamatos szöveges dokumentumként fogja látni. Ez hasznos a struktúra pontosításához, mielőtt az egyes diákra cserélné. A dia tartalma mellett itt vázolhatja fel a beszédpontjait, majd később eldöntheti, hogy mi lesz dia, és mi marad a jegyzetekben.
Nem a legelterjedtebb megközelítés, de azok számára, akik szövegben jobban gondolkodnak, mint diákban, természetesebbé teheti az egész építési folyamatot.
Jegyzetek megjelenítése az előadói nézetben a prezentáció során
A jegyzetek hozzáadása csak a dolog fele. A másik fele az, hogy a közönség ne lássa őket előadás közben, hanem te magad is lásd őket. Ezt teszi az Előadói nézet.
Amikor egy második képernyőhöz vagy projektorhoz csatlakozol, indítsd el a diavetítést a Diavetítés lapon. Miután elindult, keresd meg az Előadói nézet lehetőséget a képernyő alján található vezérlők között. Kattints rá.
A monitoron most négy dolog fog látszani: az aktuális dia, az előadói jegyzetek, a következő dia előnézete és egy időzítő. A közönség csak a diákat látja a fő képernyőn.
Ez az a beállítás, ami az előadói jegyzeteket igazán hatékonnyá teszi. Rápillanthatsz a jegyzeteidre, láthatod, mi következik, és nyomon követheted az időzítést, mindezt anélkül, hogy megtörnéd a folyamatot, vagy megmutatnád a felkészülésedet a teremnek.
Egy dolgot érdemes előtte ellenőrizni: az Előadói nézethez a PowerPointnak két különálló kijelző felismerésére van szüksége. Ha nem aktiválódik, ellenőrizze, hogy a második képernyő vagy projektor megfelelően van-e csatlakoztatva, és hogy a kijelző beállításaiban észlelve van-e. Mac gépen a Diavetítés menüből, ne pedig a fülről érheti el.
PowerPoint-jegyzetek nyomtatása
Ha a jegyzeteket egy ülés után szeretnéd szétosztani, vagy csak egy fizikai példányra lenne szükséged referenciaként, a nyomtatás egyszerű.
Lépjen a Fájl menüpontra, majd a Nyomtatás menüpontra. A nyomtatási elrendezés beállításainál keresse meg a „Jegyzetoldalak” lehetőséget. Ez minden diát kinyomtat a hozzá tartozó jegyzetekkel együtt, oldalanként egy diát. Kinyomtathatja az összes diát, vagy kiválaszthat bizonyos diákat, attól függően, hogy mire van szüksége.
Egyszerű dologról van szó, de a nyomtatott jegyzetek meglepően jó ajándékot jelentenek képzések vagy workshopok után. A legtöbb ember nem gondol rá. Azoktól, akik mégis eszébe jutnak, sokkal gyakrabban kérik el a diáikat.
Hogyan írj olyan előadói jegyzeteket, amelyek valóban segítenek?
A jegyzetek hozzáadása a könnyű része. Az olyan jegyzetek írása, amelyek valóban javítják az előadásmódot, egy kicsit több gondolkodást igényel. Íme, mi különbözteti meg a hasznos jegyzeteket azoktól, amelyeket azonnal figyelmen kívül hagysz, amint egy terem előtt állsz.
Úgy írj, ahogy beszélsz, ne úgy, ahogy írsz
A jegyzetek nem forgatókönyvek. Ezek egy felszólítások. Ha hivatalos, teljes mondatokat írsz, akkor vagy szóról szóra fogod elolvasni őket, és robotszerűen fogsz hangzani, vagy túl lassúnak találod őket ahhoz, hogy átfutsd őket, és teljesen le fogod mondani a használatukról.
Úgy írj, ahogy egy kollégádnak elmagyaráznál valamit. Használj rövidítéseket, töredékeket, laza fogalmazást. A „Három ok, amiért ez fontos” hasznosabb a prezentáció közepén, mint a „Három fő ok van, amiért ez jelentős.” A cél egy gyors áttekintés, nem a figyelmes olvasás.
Tartsa őket elég röviden ahhoz, hogy át lehessen szkennelni
Ha a jegyzeteid diánként három bekezdésből állnak, akkor azok már nem jegyzetek. Egy olyan forgatókönyv, amit nem ismertél el, hogy megírtál.
Diánként általában elég egy-két rövid felsorolás. Ha többet írsz, gondold át, hogy a plusz részletnek a jegyzeteidben a helye, vagy azt jelzi, hogy a dia túlzásba viszi a feladatot.
Átmenetek hozzáadása
Ez az, amit a legtöbb ember elfelejt. Nem elég tudni, hogy mit mondasz az egyes diákon. Tudnod kell, hogyan jutsz el az egyikről a másikra.
Egy egyszerű sor minden dia jegyzetének alján megteszi a hatását: „Híd az adatdiához” vagy „Kérdezze meg a résztvevőket a tapasztalataikról, mielőtt továbblépne.” Az átmenetek azok a pontok, ahol az előadók elveszítik a fonalat, és egy egysoros emlékeztető elég ahhoz, hogy kapcsolatban maradjanak.
Jegyezd fel az időzítést
Adj hozzá vázlatos időhatárokat azokhoz a diákhoz, ahol a tempó számít: „Két perc itt” vagy „Hagyj öt percet a kérdésekre a végén”. Nem kell minden dián mérned az időt, de ha tudod, hol kell tartanod a félidőnél, elkerülheted azt a kis pánikot, ami akkor jönne rá, hogy túl hosszúra nyúlt a diád, és még tíz dia van hátra.
Jelöld meg a számaidat
Ha statisztikát, százalékot vagy konkrét adatot idézel, írd le a jegyzeteidbe. Nem azért, mert nem emlékszel rá, hanem azért, mert egy szám félreidézése közönség előtt az a fajta dolog, ami csendben aláássa a hitelességedet. Egy gyors pillantás a megerősítésre mindig megéri.
Mondd meg magadnak, hol keresd
Az összetett vizuális elemeket, diagramokat vagy több adatpontot tartalmazó diák esetében egy rövid útmutató segíthet: „Kezdd a bal oldali oszloppal” vagy „A 3. negyedévben lévő kiugrás a kulcspont”. Ez megakadályozza, hogy vizuálisan elveszj a saját diádon, miközben a közönség figyeli.
Interaktív prezentációkkal előrébb
Az előadói jegyzetek magabiztosabbá és szervezettebb előadóvá tesznek. De a felkészülés csak egy bizonyos pontig visz el. Egy nagyszerű prezentáció másik fele az, ami közted és a közönséged között történik, miközben ténylegesen a teremben vagy.
Itt jönnek képbe az olyan eszközök, mint az AhaSlidesMiközben a jegyzeteid segítségével képben maradhatsz a kulisszák mögött, az AhaSlides élő szavazásokat, kvízeket, szófelhőket és kérdéseket és válaszokat ad közvetlenül a prezentációd folyamatához. A közönséged valós időben vesz részt a telefonjukról, az eredmények azonnal megjelennek a képernyőn, és a teremben uralkodó energia passzívról aktívra vált.
A kettő jól működik együtt. A jegyzeteid kezelik az előadásmódot. Az AhaSlides a közönséget. Egyik sem helyettesíti a másikat, és mindkettő helyes elsajátítása az, ami megkülönbözteti azt a prezentációt, amelyen az emberek végigülnek, attól, amelyre ténylegesen emlékeznek.
Összefoglalás: sajátítsd el az előadásmódodat az előadói jegyzetek segítségével
A nagyszerű prezentációk nem véletlenül születnek. Azért születnek, mert valaki alaposan átgondolta, mit kell mondania, hogyan kell elmondania, és mit szeretne a közönsége kihozni belőle.
Az előadói jegyzetekben ez a gondolkodásmód él. Kezdd el helyesen használni őket, és szinte azonnal észre fogod venni a különbséget: gördülékenyebb előadásmód, kevesebb pillanatnyi koncentrációvesztés, nagyobb magabiztosság a teremben.
Válassz ki egy technikát a bevált gyakorlatok részből, és alkalmazd a következő prezentációdban. Figyeld meg, mi változik. Aztán onnan építkezz tovább.
