Mi a projekt tervezési folyamat projektmenedzsmentben?

A jó projektmenedzsment öt alapvető lépést foglal magában: Kezdeményezés, Tervezés, Végrehajtás, Monitoring és Ellenőrzés, valamint a Bezárással történő befejezés. Fontos megjegyezni, hogy a sikeres projektek egyike sem hagyhatja figyelmen kívül ezen szakaszok egyikét sem, különösen a projekttervezési folyamatot, amely mindent nyomon követhet, például időben és a költségvetésen belül.

A projekttervezés a projekt életciklusának középpontjában áll, ami egyben azt is jelenti, hogy ez a legnagyobb kihívást jelentő szakasz. Azonban mindig van mód odajutni.

Ebben a cikkben többet megtudunk a projekttervezésről, a definíciókról, a példákról, a folyamatról és néhány tervezési eszközről, amelyek segítségével jobban megértheti a projekttervezési folyamatot, és megtanulhatja, hogyan kezelheti a nehézségeit. 

Tippek a jobb elköteleződéshez

• Project Management
• Projekt ütemezési példa
• Vízesés módszertana

Mi a projekttervezés definíciója?

A projekttervezés úgy definiálható, mint az a szisztematikus folyamat, amelynek során felvázolják, megszervezik és stratégiázzák azokat a szükséges lépéseket és erőforrásokat, amelyek egy adott cél meghatározott időkereten belüli eléréséhez szükségesek. Ez egy proaktív megközelítés, amely magában foglalja a célok meghatározását, az ütemterv felállítását és az erőforrások elosztását a termelékenység optimalizálása és a kockázatok csökkentése érdekében.

Kapcsolódó: A stratégiai menedzsment folyamata | Az Ultimate Guide 7 legjobb tippel

7 A projekttervezési folyamat szakaszai

Ebben a részben elmélyülünk a projekttervezés 7 lépésében, az alábbiak szerint:

1. szakasz: A projekt célkitűzéseinek és hatóköreinek meghatározása

A projekttervezési folyamat kezdeti szakasza a projektcélok és hatókör világos meghatározása körül forog. Ez magában foglalja a kívánt eredmények megértését, az érintettek azonosítását és mérhető célok meghatározását. A projekthatárok, a teljesítések és a korlátok meghatározása megalapozza a későbbi tervezési tevékenységeket.

A Nike például 3,00,000 30 XNUMX darab eladását tűzte ki célul jövőre, ami XNUMX%-kal emelkedik a jelenlegi eladásokhoz képest.

2. szakasz: Átfogó projektértékelés lefolytatása

Az alapos projektértékelés kulcsfontosságú a tájékozott döntéshozatalhoz és a kockázatcsökkentéshez. Ez a szakasz magában foglalja a projektigények, erőforrások, lehetséges kockázatok és függőségek részletes elemzését. A projekt megvalósíthatóságának, életképességének és lehetséges kihívásainak felmérésével a tervezők azonosíthatják a kritikus sikertényezőket, és stratégiákat dolgozhatnak ki a lehetséges akadályok kezelésére.

3. szakasz: Munkalebontási struktúra (WBS) kidolgozása

Ebben a projekttervezési lépésben az egész projektet kisebb, kezelhető komponensekre bontják. Ezt a megközelítést munkalebontási struktúrának (WBS) nevezik, amely hierarchikusan reprezentálja a feladatokat, a részfeladatokat és a teljesítéseket, biztosítva az átláthatóságot és a szervezettséget. Megkönnyíti az erőforrások elosztását és a feladatok sorrendjét, és logikai keretet hoz létre a projekt végrehajtásához.

4. szakasz: Az erőforrások becslése és az idővonalak meghatározása

Az erőforrás-becslés és az idővonal felállítása szintén kulcsfontosságú a projekttervezés sikeréhez. Ennek a szakasznak az a célja, hogy meghatározzák az egyes feladatokhoz szükséges személyzetet, költségvetési előirányzatokat és anyagokat. A feladatok függőségei, prioritásai és a rendelkezésre álló erőforrások figyelembevételével a tervezők vagy a vezetők reális ütemterveket alakíthatnak ki, és meghatározhatják a legfontosabb mérföldköveket az út során.

5. szakasz: Kockázat azonosítási és -csökkentési stratégiák

Egyetlen projekt sem mentes a kockázatoktól, és ezek korai kezelése létfontosságú a terv feldolgozásához. Ebben a szakaszban a lehetséges kockázatokat és bizonytalanságokat azonosítják, elemzik és rangsorolják. A kockázatok mérséklésére proaktív stratégiákat dolgoznak ki, amelyek magukban foglalják a készenléti terveket, a kockázatátviteli mechanizmusokat és az alternatív cselekvési módokat. A rendszeres kockázatfigyelés és -értékelés biztosítja az alkalmazkodóképességet a projekt teljes életciklusa során.

6. szakasz: Kommunikáció és az érintettek bevonása

A hatékony kommunikáció a ragasztóhoz hasonlóan össze tudja tartani a projektet. Elengedhetetlen egy olyan kommunikációs terv felállítása, amely felvázolja a csatornákat, gyakoriságot és az érintettek bevonását. A rendszeres állapotfrissítések, előrehaladási jelentések és együttműködési megbeszélések elősegítik az átláthatóságot, fokozzák a koordinációt és kezelik az érdekelt felek elvárásait.

7. szakasz: Monitoring, ellenőrzés és értékelés

A hatékony projekttervezési keretrendszer döntőjéhez a folyamatos monitoring és értékelési szakasz érkezik. Ez a szakasz az előrehaladás nyomon követésére, a megállapított mérföldkövekkel való összehasonlításra és az eltérések azonosítására összpontosít. Ha szükséges, kiigazításokat kell végezni, hogy a projekt összhangba kerüljön a céljaival. A levont tanulságokat dokumentálják, lehetővé téve a tudásátadást és a jövőbeni fejlesztést.

Mik a projekttervezés összetevői?

Íme a projekttervezési folyamat 7 fő összetevője:

• A tervezés hatóköre a menedzsmentben: Világosan határozza meg a projekt határait és céljait.
• Munkaelosztási struktúra (WBS): A projekt felosztása kisebb, kezelhető feladatokra.
• Idővonal és mérföldkövek: Reális idővonal felállítása és mérföldkövek meghatározása a haladás nyomon követéséhez.
• Forráselosztás: A szükséges erőforrások azonosítása és elosztása, beleértve a személyzetet, a költségvetést és az anyagokat.
• Kockázatelemzés és -csökkentés: A lehetséges kockázatok azonosítása és stratégiák kidolgozása azok mérséklésére.
• Kommunikációs terv: Hatékony kommunikációs csatornák létrehozása a projektben érdekelt felek közötti koordináció és együttműködés megkönnyítése érdekében.
• Megfigyelés és kiértékelés: Mechanizmusok megvalósítása a projekt előrehaladásának nyomon követésére és a teljesítmény előre meghatározott KPI-k alapján történő értékelésére.

Miért van szükség a projekttervezési folyamatra?

Növeli a projekt teljesítményét és a siker lehetőségét

Számos oka van annak, hogy a projektek kudarcot vallanak, és ezek egyike az, hogy a csapattagok nem határozzák meg a célokat, a célokat és a felelősségeket (becslések szerint közel 39%). A projekt nem fog zökkenőmentesen futni, ha a csapattagok össze vannak zavarodva az egyéni szerepköröket és felelősségeket illetően. Ezenkívül a világos célok és célok hiánya vagy a projekt irányának és céljának félreértése eltolódáshoz és fókuszhiányhoz vezethet, ami váratlan hibákhoz és a hatókör elcsúszásához vezethet.

Javítja a csapat együttműködését és kommunikációját 

A jól megszervezett terv lehetőséget teremt a csapattagok számára a hatékony kommunikációra és együttműködésre. Főleg, ha részlegek vagy vállalatok közötti projektekről van szó, ahol sok munkatárs és különböző hátterű szakértők vesznek részt együtt, a tervezés szerepe még nyilvánvalóbb. Ennek eredményeként az egyértelmű kommunikáció és együttműködés javítja a csapatmunkát, elősegíti a közös jövőképet, kevesebb munkavállalói konfliktust és pozitív projektkörnyezetet.

Ez biztosítja az erőforrások optimalizálását

A tervezés az erőforrások legjobb felhasználásának végső gyakorlata, beleértve az időt, az emberi erőforrásokat, a költségvetést, a berendezéseket és az anyagokat. A szükséges erőforrások előzetes azonosításával a projektcsapat biztosíthatja, hogy a megfelelő erőforrások a megfelelő időben álljanak rendelkezésre, minimalizálva a késéseket és a párhuzamosságokat, valamint optimalizálva a hatékonyságot.

Csökkenti a kockázatokat és a váratlan problémákat

A kockázatok korai felismerésével a projektcsapat kockázati válasz-tervezési stratégiákat és készenléti terveket dolgozhat ki ezek kezelésére. Ez a proaktív megközelítés segít csökkenteni a kockázatok valószínűségét és hatását, javítja a projekt teljesítményét és csökkenti a kudarcok esélyét.

Mi a legjobb projekttervezési folyamat?

A jobb projekttervezés, valamint a tervezés során felmerülő kihívások leküzdése érdekében érdemes néhány projekttervezési módszert átgondolni. Strukturált megközelítésekre és keretekre utalnak, amelyeket a projektek hatékony tervezésére és menedzselésére használnak.

Vízesés tervezése

A Waterfall módszertan egy szekvenciális megközelítés, amely a projektet különálló fázisokra osztja, és minden fázis az előzőre épül. Lineáris progressziót követ, ahol minden fázist be kell fejezni, mielőtt a következőre lépnénk. A legfontosabb szakaszok általában a követelmények összegyűjtését, tervezését, fejlesztését, tesztelését, telepítését és karbantartását foglalják magukban. A vízesés a jól meghatározott és stabil követelményeket támasztó projektekhez a legalkalmasabb.

PRINCE2 (projektek ellenőrzött környezetben)

A PRINCE2 egy folyamatalapú projektmenedzsment módszertan, amelyet széles körben használnak az Egyesült Királyságban és világszerte. Strukturált keretet biztosít a projekttervezéshez, monitoringhoz és ellenőrzéshez. A PRINCE2 kezelhető szakaszokra osztja a projekteket, és hangsúlyozza a hatékony irányítást, a kockázatkezelést és az érintettek bevonását. Széles körben elismert az üzleti indoklásra és az átfogó dokumentációra való összpontosításáról.

PRISM (projektek integrációja, hatóköre, idő- és erőforráskezelése)

A PRISM egy projektmenedzsment módszertan, amelyet a Project Management Institute (PMI) fejlesztett ki. Átfogó keretet biztosít, amely magában foglalja az integrációt, a hatókört, az időt és az erőforrás-kezelést. A PRISM a projekttervezés strukturált megközelítését hangsúlyozza, amely olyan folyamatokat foglal magában, mint a projektcélok meghatározása, a munkalebontási struktúrák létrehozása, a tevékenységek ütemezése és az erőforrások elosztása.

Kapcsolódó: A legjobb stratégiai tervezési sablonok 2024-ban | Letöltés ingyen

Mik azok a projekttervezési eszközök és szoftverek?

A projekttervezési eszközök és szoftverek nélkülözhetetlenekké váltak a hatékony projektmenedzsmenthez a mai rohanó és dinamikus üzleti környezetben. Projektmenedzserként érdemes áttekintenie ezeket a legfontosabb javaslatokat:

Microsoft Project egy átfogó projekttervező szoftver, amelyet széles körben használnak a szakemberek a különböző iparágakban. Egy sor robusztus funkciót kínál a feladatok, erőforrások, idővonalak és költségvetések kezeléséhez.

ászana egy sokoldalú projekttervezési eszköz, amely robusztus tulajdonságairól és rugalmasságáról ismert. Központi platformot kínál a csapatoknak a projektek hatékony tervezésére, szervezésére és nyomon követésére.

Trello egy népszerű feladattervező szoftver, amely egyszerűségéről és látványosságáról ismert. Felhasználóbarát felülete táblákból, listákból és kártyákból áll, így a csapatok könnyedén szervezhetik és rangsorolhatják a feladatokat.

Kapcsolódó: 10 tipp az Asana projektmenedzsment hatékony használatához 2024-ban

Mi a projekttervezés 10 lépése?

A projekttervezési folyamat szervezetenként változik, a projektek hatókörétől és méretétől függően. Egyes vezetők előnyben részesíthetik a következő 10 projekttervezési lépést:

1. Határozza meg a projekt céljait és céljait.
2. A projektben érdekelt felek azonosítása.
3. Végezzen alapos projektelemzést.
4. Részletes munkalebontási struktúra (WBS) kidolgozása.
5. Határozza meg a projektfüggőségeket és a feladatok sorrendjét.
6. Becsülje meg az erőforrásigényt, és készítsen erőforrástervet.
7. Reális projekt ütemtervet dolgozzon ki.
8. A projekt kockázatainak azonosítása és felmérése.
9. Készítsen kommunikációs tervet.
10. Szerezze be a projekt jóváhagyását és véglegesítse a projekttervet.

Gyakran ismételt kérdések

Záró gondolatok

Fontos megjegyezni, hogy a projekttervezés a legjobb folyamat ahhoz, hogy minden pozitív folyamatban legyen. Bár a projekttervező szoftver segíthet a projekttervezési folyamat termelékenységének javításában, kérjük, ne vegye magától értetődőnek, a projektmenedzser és a csapatkoordináció szerepe sokkal kritikusabb.

Tehát ne felejtsen el egy bemutatkozó értekezlet az összes csapat összekapcsolása a projekt elején és a készségképzés, hogy biztosítsák csapatai kiváló teljesítményét és motiváltságát a teljes projekt során. Ha lebilincselőbb és izgalmasabb találkozó-prezentációra vagy képzésre van szüksége, AhaSlides sok ingyenes speciális funkcióval és sablonnal, valamint versenyképes ártervvel minden vállalat számára a legjobb partnere lehet.

ref: BIJU'S | Heti terv | Teachtarget