Ինչ է իրենից ներկայացնում ծրագրի պլանավորման գործընթացը ծրագրի կառավարման մեջ?

Ծրագրի լավ կառավարումը ներառում է հինգ հիմնարար քայլեր՝ մեկնարկի մեկնարկը, պլանավորումը, կատարումը, մոնիտորինգը և վերահսկումը և ավարտը փակումով: Կարևոր է նշել, որ հաջողված նախագծերից և ոչ մեկը չի կարող անտեսել այս փուլերից որևէ մեկը, հատկապես ծրագրի պլանավորման գործընթացը, որը հետևում է ամեն ինչին, օրինակ՝ ժամանակին և բյուջեի սահմաններում առաքումը:

Ծրագրի պլանավորումը գտնվում է ծրագրի կյանքի ցիկլի հիմքում, ինչը նաև նշանակում է, որ այն ամենադժվար փուլն է: Այնուամենայնիվ, այնտեղ հասնելու ճանապարհ միշտ կա:

Այս հոդվածում մենք ավելին սովորում ենք ծրագրի պլանավորման, սահմանման, օրինակների, գործընթացի և որոշ պլանավորման գործիքների մասին, որոնք կօգնեն ձեզ ավելի լավ հասկանալ ծրագրի պլանավորման գործընթացը և սովորել, թե ինչպես վարվել դրա դժվարությունների հետ: 

Խորհուրդներ ավելի լավ ներգրավվածության համար

• Ծրագրի կառավարում
• Ծրագրի ժամանակացույցի օրինակ
• Ջրվեժի մեթոդիկա

Ո՞րն է Ծրագրի պլանավորման սահմանումը:

Ծրագրի պլանավորումը կարող է սահմանվել որպես սահմանված ժամկետում որոշակի նպատակին հասնելու համար անհրաժեշտ քայլերի և ռեսուրսների ուրվագծման, կազմակերպման և ռազմավարության համակարգված գործընթաց: Դա ակտիվ մոտեցում է, որը ներառում է նպատակների բացահայտում, ճանապարհային քարտեզի ստեղծում և ռեսուրսների բաշխում՝ արտադրողականությունը օպտիմալացնելու և ռիսկերը մեղմելու համար:

Related: Ռազմավարական կառավարման գործընթաց | The Ultimate Guide 7 լավագույն խորհուրդներով

Ծրագրի պլանավորման գործընթացի 7 փուլեր

Այս մասում մենք խորանում ենք ծրագրի պլանավորման մեջ ներգրավված 7 քայլերի մեջ՝ հետևյալ կերպ.

Փուլ 1. Ծրագրի նպատակների և շրջանակների սահմանում

Ծրագրի պլանավորման գործընթացի սկզբնական փուլը պտտվում է ծրագրի նպատակների և շրջանակի հստակ սահմանման շուրջ: Սա ենթադրում է հասկանալ ցանկալի արդյունքները, բացահայտել շահագրգիռ կողմերին և սահմանել չափելի նպատակներ: Ծրագրի սահմանների, իրագործելիների և սահմանափակումների սահմանումը հիմք է ստեղծում հետագա պլանավորման գործողությունների համար:

Օրինակ, Nike-ը վաճառքի նպատակ է դնում հաջորդ տարի վաճառել 3,00,000 միավոր, ինչը ներկայիս վաճառքի համեմատ աճում է 30%-ով:

Փուլ 2. Ծրագրի համապարփակ գնահատման անցկացում

Ծրագրի մանրակրկիտ գնահատումը կարևոր է տեղեկացված որոշումների կայացման և ռիսկերի նվազեցման համար: Այս փուլը ներառում է ծրագրի պահանջների, ռեսուրսների, հնարավոր ռիսկերի և կախվածությունների մանրամասն վերլուծություն: Գնահատելով ծրագրի իրագործելիությունը, կենսունակությունը և պոտենցիալ մարտահրավերները՝ պլանավորողները կարող են բացահայտել հաջողության կարևոր գործոնները և մշակել ռազմավարություններ՝ հնարավոր ճանապարհային խոչընդոտները լուծելու համար:

Փուլ 3. Աշխատանքի բաշխման կառուցվածքի (WBS) մշակում

Ծրագրի պլանավորման այս քայլում ամբողջ նախագիծը բաժանվում է ավելի փոքր, կառավարելի բաղադրիչների: Այս մոտեցումը կոչվում է աշխատանքի բաշխման կառուցվածք (WBS), որն ապահովում է առաջադրանքների, ենթաառաջադրանքների և արդյունքների հիերարխիկ ներկայացում` ապահովելով հստակություն և կազմակերպում: Այն հեշտացնում է ռեսուրսների բաշխումը և առաջադրանքների հաջորդականությունը, ինչպես նաև ստեղծում է նախագծի իրականացման տրամաբանական շրջանակ:

Փուլ 4. Ռեսուրսների գնահատում և ժամանակացույցերի սահմանում

Ռեսուրսների գնահատումը և ժամանակացույցի սահմանումը նույնպես առանցքային են ծրագրի պլանավորման հաջողության համար: Այս փուլի նպատակն է որոշել յուրաքանչյուր առաջադրանքի համար անհրաժեշտ անձնակազմը, բյուջետային հատկացումները և նյութերը: Հաշվի առնելով առաջադրանքների կախվածությունը, առաջնահերթությունները և առկա ռեսուրսները՝ պլանավորողները կամ ղեկավարները կարող են մշակել իրատեսական ժամանակացույցեր՝ բացահայտելով հիմնական հանգրվանները ճանապարհին:

Փուլ 5. Ռիսկերի բացահայտում և մեղմացման ռազմավարություններ

Ոչ մի ծրագիր պաշտպանված չէ ռիսկերից, և դրանց վաղաժամ լուծումը կենսական նշանակություն ունի ծրագրի մշակման համար: Այս փուլում հայտնաբերվում, վերլուծվում և առաջնահերթվում են հնարավոր ռիսկերն ու անորոշությունները: Ռիսկերը մեղմելու համար մշակվում են ակտիվ ռազմավարություններ՝ ներառելով արտակարգ իրավիճակների պլանները, ռիսկերի փոխանցման մեխանիզմները և գործողությունների այլընտրանքային ուղիները: Ռիսկերի կանոնավոր մոնիտորինգը և գնահատումը ապահովում են հարմարվողականություն ծրագրի ողջ ընթացքում:

Փուլ 6. Հաղորդակցություն և շահագրգիռ կողմերի ներգրավում

Ինչպես սոսինձը, այնպես էլ արդյունավետ հաղորդակցությունը կարող է միասին պահել նախագիծը: Հաղորդակցության պլանի ստեղծումը, որը նախանշում է ուղիները, հաճախականությունը և շահագրգիռ կողմերի ներգրավվածությունը, հրամայական է: Կարգավիճակի կանոնավոր թարմացումները, առաջընթացի հաշվետվությունները և համատեղ քննարկումները խթանում են թափանցիկությունը, ուժեղացնում են համակարգումը և կառավարում շահագրգիռ կողմերի ակնկալիքները:

Փուլ 7. Մոնիտորինգ, վերահսկում և գնահատում

Ծրագրի արդյունավետ պլանավորման շրջանակի եզրափակիչ հասնելը շարունակական մոնիտորինգի և գնահատման փուլն է: Այս փուլը կենտրոնանում է առաջընթացին հետևելու, այն համեմատելու հաստատված նշաձողերի և շեղումների հայտնաբերման վրա: Անհրաժեշտության դեպքում, ճշգրտումներ են կատարվում՝ նախագիծն իր նպատակներին համապատասխանեցնելու համար: Քաղված դասերը փաստաթղթավորված են, ինչը հնարավորություն է տալիս փոխանցել գիտելիքները և ապագայում կատարելագործվել:

Որո՞նք են Ծրագրի պլանավորման բաղադրիչները:

Ահա ծրագրի պլանավորման գործընթացի 7 հիմնական բաղադրիչները.

• Պլանավորման շրջանակը կառավարման մեջՀստակորեն սահմանեք ծրագրի սահմաններն ու նպատակները:
• Աշխատանքային բաշխման կառուցվածք (WBS)Նախագիծը բաժանել ավելի փոքր, կառավարելի առաջադրանքների:
• Ժամանակացույց և նշաձողերԻրատեսական ժամանակացույցի սահմանում և առաջընթացին հետևելու համար նշաձողեր սահմանելը:
• Ռեսուրսների բաշխում. Անհրաժեշտ ռեսուրսների, ներառյալ անձնակազմի, բյուջեի և նյութերի բացահայտում և բաշխում:
• Ռիսկերի վերլուծություն և մեղմացումՀնարավոր ռիսկերի բացահայտում և դրանց մեղմացման ռազմավարությունների մշակում:
• Հաղորդակցման պլանԱրդյունավետ հաղորդակցման ուղիների ստեղծում՝ ծրագրի շահագրգիռ կողմերի միջև համակարգումը և համագործակցությունը հեշտացնելու համար:
• Մոնիտորինգ և գնահատումԾրագրի առաջընթացը վերահսկելու և կանխորոշված ​​KPI-ների համեմատ կատարողականը գնահատելու մեխանիզմների ներդրում:

Ինչու՞ է անհրաժեշտ Ծրագրի պլանավորման գործընթացը:

Այն մեծացնում է ծրագրի կատարողականը և հաջողության հնարավորությունը

Կան մի շարք պատճառներ, թե ինչու են նախագծերը ձախողվում, և դրանցից մեկը թիմի անդամների միջև նպատակներ, նպատակներ և պարտականություններ սահմանելու ձախողումն է (գնահատված մոտ 39%): Ծրագիրը հարթ չի գործի, եթե թիմի անդամները շփոթված լինեն իրենց անհատական ​​դերերի և պարտականությունների վերաբերյալ: Ավելին, հստակ նպատակների և նպատակների բացակայությունը կամ ծրագրի ուղղության և նպատակի սխալ ըմբռնումը կարող է հանգեցնել սխալ դասավորության և ուշադրության պակասի, ինչը կհանգեցնի անսպասելի խափանումների և շրջանակի սողացմանը:

Այն բարելավում է թիմային համագործակցությունը և հաղորդակցությունը 

Լավ կազմակերպված պլանը հնարավորություն է ստեղծում թիմի անդամների համար արդյունավետ շփվելու և համագործակցելու: Հատկապես, երբ խոսքը վերաբերում է միջգերատեսչական կամ միջընկերությունների նախագծերին, որտեղ ներգրավված են բազմաթիվ աշխատակիցներ և տարբեր ծագում ունեցող փորձագետներ միասին, պլանավորման դերն ավելի ակնհայտ է: Որպես արդյունք, հստակ հաղորդակցությունը և համագործակցությունը ուժեղացնում են թիմային աշխատանքը, խթանում են ընդհանուր տեսլականը, ավելի քիչ աշխատակիցների կոնֆլիկտները և խթանում ծրագրի դրական միջավայրը:

Այն ապահովում է ռեսուրսների օպտիմալացում

Պլանավորումը ռեսուրսների լավագույն օգտագործման վերջնական պրակտիկա է, ներառյալ ժամանակը, մարդկային ռեսուրսները, բյուջեն, սարքավորումները և նյութերը: Նախապես բացահայտելով անհրաժեշտ ռեսուրսները՝ ծրագրի թիմը կարող է ապահովել, որ ճիշտ ռեսուրսները հասանելի լինեն ճիշտ ժամանակին՝ նվազագույնի հասցնելով ձգձգումները և կրկնօրինակումները, ինչպես նաև օպտիմալացնելով արդյունավետությունը:

Այն նվազեցնում է ռիսկերը և անսպասելի խնդիրները

Ռիսկերը վաղ բացահայտելով` ծրագրի թիմը կարող է մշակել ռիսկերի արձագանքման պլանավորման ռազմավարություններ և դրանց լուծման համար անկանխատեսելի պլաններ: Այս ակտիվ մոտեցումն օգնում է նվազեցնել ռիսկերի հավանականությունն ու ազդեցությունը, բարելավելով ծրագրի կատարողականը և նվազեցնելով ձախողման հնարավորությունները:

Ո՞րն է Ծրագրի պլանավորման լավագույն գործընթացը:

Ծրագրի ավելի լավ պլանավորման, ինչպես նաև այն մարտահրավերների հաղթահարման համար, որոնք կարող են հանդիպել պլանավորման ընթացքում, արժե դիտարկել ծրագրի պլանավորման որոշ մեթոդաբանություններ: Դրանք վերաբերում են կառուցվածքային մոտեցումներին և շրջանակներին, որոնք օգտագործվում են նախագծերն արդյունավետ պլանավորելու և կառավարելու համար:

Ջրվեժի պլանավորում

Ջրվեժի մեթոդաբանությունը հաջորդական մոտեցում է, որը նախագիծը բաժանում է առանձին փուլերի՝ յուրաքանչյուր փուլ կառուցելով նախորդի վրա: Այն հետևում է գծային առաջընթացին, որտեղ յուրաքանչյուր փուլ պետք է ավարտվի մինչև հաջորդ փուլ անցնելը: Հիմնական փուլերը սովորաբար ներառում են պահանջների հավաքագրում, նախագծում, մշակում, փորձարկում, տեղակայում և սպասարկում: Ջրվեժը լավագույնս համապատասխանում է հստակ սահմանված և կայուն պահանջներով նախագծերին:

PRINCE2 (Նախագծեր վերահսկվող միջավայրերում)

PRINCE2-ը գործընթացի վրա հիմնված նախագծերի կառավարման մեթոդոլոգիա է, որը լայնորեն կիրառվում է Միացյալ Թագավորությունում և ամբողջ աշխարհում: Այն ապահովում է կառուցվածքային շրջանակ՝ ծրագրի պլանավորման, մոնիտորինգի և վերահսկողության համար: PRINCE2-ը նախագծերը բաժանում է կառավարելի փուլերի և կարևորում է արդյունավետ կառավարումը, ռիսկերի կառավարումը և շահագրգիռ կողմերի ներգրավվածությունը: Այն լայնորեն ճանաչված է բիզնեսի հիմնավորման և համապարփակ փաստաթղթերի վրա կենտրոնացած լինելու համար:

PRISM (նախագծերի ինտեգրում, շրջանակ, ժամանակ և ռեսուրսների կառավարում)

PRISM-ը նախագծերի կառավարման մեթոդաբանություն է, որը մշակվել է Ծրագրի կառավարման ինստիտուտի (PMI) կողմից: Այն ապահովում է համապարփակ շրջանակ, որը ներառում է ինտեգրումը, շրջանակը, ժամանակը և ռեսուրսների կառավարումը: PRISM-ը շեշտը դնում է ծրագրի պլանավորման կառուցվածքային մոտեցումների վրա՝ ներառելով այնպիսի գործընթացներ, ինչպիսիք են ծրագրի նպատակների սահմանումը, աշխատանքի բաշխման կառուցվածքների ստեղծումը, գործողությունների պլանավորումը և ռեսուրսների բաշխումը:

Related: 2024 թվականի լավագույն ռազմավարական պլանավորման ձևանմուշները | Ներբեռնեք անվճար

Որո՞նք են Ծրագրի պլանավորման որոշ գործիքներ և ծրագրեր:

Ծրագրի պլանավորման գործիքներն ու ծրագրերը դարձել են անփոխարինելի նախագծերի արդյունավետ կառավարման համար այսօրվա արագընթաց և դինամիկ բիզնեսի լանդշաֆտում: Որպես ծրագրի ղեկավար, դուք կարող եք դիտել այս լավագույն առաջարկները.

Microsoft Project Ծրագրի պլանավորման համապարփակ ծրագիր է, որը լայնորեն օգտագործվում է տարբեր ոլորտների մասնագետների կողմից: Այն առաջարկում է մի շարք ամուր գործառույթներ՝ առաջադրանքները, ռեսուրսները, ժամանակացույցերը և բյուջեները կառավարելու համար:

Asana Ծրագրի պլանավորման բազմակողմանի գործիք է, որը հայտնի է իր հզոր հատկանիշներով և ճկունությամբ: Այն առաջարկում է թիմերի համար կենտրոնացված հարթակ՝ նախագծերն արդյունավետ պլանավորելու, կազմակերպելու և հետևելու համար:

Trello առաջադրանքների պլանավորման հայտնի ծրագիր է, որը հայտնի է իր պարզությամբ և տեսողական գրավչությամբ: Նրա օգտատիրոջ համար հարմար ինտերֆեյսը բաղկացած է տախտակներից, ցուցակներից և քարտերից, որոնք թիմերին թույլ են տալիս առանց ջանքերի կազմակերպել և առաջնահերթություն տալ առաջադրանքներին:

Related: 10 խորհուրդ 2024 թվականին Asana Project Management-ի արդյունավետ օգտագործման համար

Որո՞նք են Ծրագրի պլանավորման 10 քայլերը:

Ծրագրի պլանավորման գործընթացը կազմակերպությունից կազմակերպություն տարբերվում է՝ կախված նախագծերի շրջանակից և մասշտաբից: Որոշ մենեջերներ կարող են նախընտրել ծրագրի պլանավորման 10 քայլերը հետևյալ կերպ.

1. Սահմանեք ծրագրի նպատակներն ու նպատակները:
2. Բացահայտեք ծրագրի շահագրգիռ կողմերին:
3. Կատարել ծրագրի շրջանակի մանրակրկիտ վերլուծություն:
4. Մշակել աշխատանքի մանրամասն կառուցվածքը (WBS):
5. Որոշեք նախագծի կախվածությունը և առաջադրանքների հաջորդականությունը:
6. Գնահատեք ռեսուրսների պահանջները և ստեղծեք ռեսուրսների պլան:
7. Մշակել ծրագրի իրատեսական ժամանակացույց:
8. Բացահայտել և գնահատել ծրագրի ռիսկերը:
9. Ստեղծեք հաղորդակցության պլան:
10. Ստացեք ծրագրի հաստատումները և վերջնական տեսքի բերեք ծրագրի պլանը:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Վերջնական Մտքեր

Կարևոր է նշել, որ ծրագրի պլանավորումը լավագույն գործընթացն է՝ ամեն ինչ դրական առաջընթացի մեջ պահելու համար: Թեև ծրագրի պլանավորման ծրագրակազմը կարող է օգնել բարելավել ծրագրի պլանավորման գործընթացի արտադրողականությունը, խնդրում ենք, դա սովորական մի համարեք, ծրագրի ղեկավարի և թիմի համակարգման դերը շատ ավելի կարևոր է:

Այսպիսով, մի մոռացեք ունենալ ներածական հանդիպում միացնել բոլոր թիմերին ծրագրի սկզբում և հմտությունների ուսուցում ապահովելու համար, որ ձեր թիմերը բարձր արդյունավետություն ունենան և մոտիվացված լինեն ամբողջ ծրագրի ընթացքում: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է ավելի գրավիչ և հետաքրքիր հանդիպումների ներկայացումներ կամ ուսուցում, AhaSlides կարող է լինել ձեր լավագույն գործընկերը բազմաթիվ անվճար առաջադեմ գործառույթներով և ձևանմուշներով և բոլոր ընկերությունների համար մրցունակ գնային պլանով:

Ref: BIJU'S | Շաբաթվա պլան | Ուսուցման թիրախ