Panduan Rapat Seluruh Anggota Terlengkap: Agenda + Templat Gratis!

Memo besar hilang? Staf baru menunggu untuk diperkenalkan? Tim menghancurkan tujuan mereka tetapi tidak mendapatkan pengakuan? Sepertinya pertemuan semua pihak ada di agenda!

Sebuah perusahaan all-hands mungkin merupakan cara terbaik untuk menyatukan seluruh tim Anda dalam pertemuan yang santai namun sangat produktif.

Inilah cara melakukannya dengan benar, dengan contoh agenda dan template interaktif gratis!

Apa itu All-Hands Meeting?

An pertemuan semua pihak hanyalah pertemuan yang melibatkan semua staf perusahaan. Ini adalah pertemuan rutin - mungkin diadakan sebulan sekali - dan biasanya dipimpin oleh pimpinan perusahaan.

Pertemuan semua pihak mencoba mencapai beberapa hal penting...

• untuk memperbarui staf dengan apa pun pengumuman baru tidak cocok untuk email.
• untuk mengatur tujuan perusahaan dan melacak kemajuan menuju yang sudah ada.
• untuk menghargai pencapaian yang luar biasa dari individu dan tim.
• untuk mengakui staf yang sudah bergabung maupun yang sudah keluar.
• untuk menjawab pertanyaan karyawan dari setiap sudut bisnis.

Menurut 2013 studiRapat yang melibatkan semua pihak dapat memicu percakapan yang jujur. Para pemimpin memiliki kesempatan untuk mendengar langsung dari orang-orang di berbagai tingkatan dalam suatu organisasi.

Dengan semua itu, terakhir tujuan pertemuan semua pihak adalah untuk menyuntikkan rasa persatuan menjadi sebuah perusahaan. Tidak mengherankan, saat ini, hal tersebut semakin banyak diminati, dan pertemuan yang melibatkan semua pihak sedang menikmati peningkatan popularitas di antara perusahaan-perusahaan yang ingin menjaga koneksi tetap kuat dalam jajaran mereka.

Fun Fact ⚓ Arti 'pertemuan semua pihak' berasal dari seruan angkatan laut lama, 'semua pihak di dek', yang digunakan untuk membawa semua awak kapal ke dek atas untuk membantu menavigasi badai.

Mengapa Menjalankan Rapat Serba Tangan?

Saya mengerti; kita semua berusaha menghindari sindrom 'tidak ada rapat lagi'. Menambahkan satu rapat lagi ke dalam daftar rapat mingguan, bulanan, dan tahunan mungkin tampak seperti cara yang baik untuk membuat staf Anda menentang Anda, tetapi sebenarnya, hal itu bisa kurangi jumlah rapat yang Anda adakan.

Bagaimana? Karena pertemuan semua pihak mencakup segalanya. Ini mengambil bagian penting dari banyak rapat lain yang akan Anda adakan di bulan kerja Anda dan memadatkannya menjadi slot waktu 1 jam yang ketat.

Menurut 2013 studiRapat yang melibatkan semua pihak dapat memicu percakapan yang jujur. Para pemimpin memiliki kesempatan untuk mendengar langsung dari orang-orang di berbagai tingkatan dalam suatu organisasi.

Pada akhirnya, ini benar-benar dapat meluangkan waktu dalam jadwal Anda. Berikut adalah beberapa manfaat lain dari pertemuan semua pihak...

1. Jadilah inklusif - Sulit untuk mengungkapkan betapa berartinya bagi tim Anda jika Anda bersedia duduk bersama mereka setiap minggu atau bulan. Memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan menarik melalui tanya jawab dan bersikap seterbuka dan jujur ​​​​kepada mereka akan membangun budaya perusahaan yang luar biasa.
2. Jadilah sebuah tim - Sama menyenangkannya mendengar pendapat atasan, senang juga melihat wajah rekan kerja. Pekerjaan jarak jauh dan kantor yang tersegmentasi sering kali dapat mengisolasi orang-orang yang seharusnya paling bersemangat. Pertemuan semua pihak menawarkan mereka kesempatan informal untuk bertemu dan mengobrol lagi.
3. Jangan lewatkan siapa pun - Gagasan di balik pertemuan semua pihak adalah bahwa itu memang benar adanya semua tangan di dek. Meskipun Anda mungkin memiliki beberapa ketidakhadiran, Anda dapat menyampaikan pesan Anda dengan pengetahuan bahwa semua orang, termasuk pekerja jarak jauh, mendengar apa yang perlu mereka dengar.

Angkat tangan untuk Semua Tangan!

Jika semua orang akan berada di sana, mengadakan pertunjukan. Ambil template presentasi interaktif gratis ini untuk pertemuan Anda berikutnya!

Agenda Rapat Semua Tangan

Butuh contoh agenda rapat semua tangan untuk benar-benar membungkus kepala Anda tentang apa sebenarnya terjadi di semua tangan?

Berikut adalah 6 item khas yang mungkin Anda lihat dalam agenda, serta batas waktu yang disarankan untuk menjaga semuanya tetap ramping 1 jam.

1. Pemecah Es

⏰ 5 menit

Karena pertemuan seluruh perusahaan mungkin akan dihadiri oleh beberapa wajah baru, ada kemungkinan besar beberapa rekan kerja sudah lama tidak memiliki kesempatan untuk duduk dan mengobrol satu sama lain. Gunakan 1 atau 2 pemecah es untuk menyimpannya semangat tim kuat dan hangatkan otak indah itu sebelum rapat dimulai.

Mereka penting di awal rapat semua karyawan, karena mereka memecah suasana formal yang dapat memengaruhi keterlibatan karyawan sekaligus membantu kolega menemukan koneksi yang tak terduga lintas departemen.

Cobalah beberapa ide ini:

• GIF mana yang menggambarkan suasana hati Anda? - Berikan beberapa GIF kepada semua orang dan minta mereka memilih GIF yang paling sesuai dengan perasaan mereka.
• Bagikan cerita yang memalukan - Berikut ini salah satu yang terbukti menghasilkan ide-ide bagus. Minta semua orang untuk menulis cerita pendek yang memalukan dan kirimkan secara anonim. Membacakannya bisa menjadi awal yang menggelikan untuk agenda rapat Anda.
• Kuis pop! - Tidak ada situasi yang tidak dapat ditingkatkan dengan sedikit hal sepele. Kuis singkat berdurasi 5 menit tentang peristiwa terkini atau praktik perusahaan dapat menginspirasi kreativitas dan mengawali pekerjaan Anda dengan kesenangan yang bersih.

💡 Lihat 10 pemecah es untuk rapat apa pun - daring atau lainnya!

2. Pembaruan Tim

⏰ 5 menit

Ada kemungkinan Anda akan melihat beberapa wajah baru dalam pertemuan ini, serta melewatkan beberapa kepergian baru-baru ini. Sebaiknya mengatasi ini lebih awal dalam agenda sehingga tidak ada seorang pun yang duduk dengan canggung menunggu untuk diperkenalkan.

Mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada staf yang baru saja pergi bukan hanya kepemimpinan yang baik, tetapi juga memanusiakan Anda di depan orang-orang Anda. Demikian pula, memperkenalkan wajah baru ke perusahaan lebih awal adalah cara yang bagus untuk membantu mereka merasa dilibatkan dan membuat semua orang merasa nyaman selama sisa rapat.

Cukup dengan mengucapkan terima kasih dan salam singkat untuk ini, tetapi Anda dapat bekerja lebih keras dengan membuat presentasi singkat.

Sangat penting untuk menempatkannya di awal agenda (dalam 10 menit pertama) untuk menunjukkan rasa hormat kepada mantan rekan kerja sekaligus memberikan penutupan bagi anggota tim yang tersisa.

Hal ini juga membantu karyawan baru merasa benar-benar diterima dan tidak dianggap remeh, yang pada akhirnya menciptakan kesan positif yang mengurangi kecemasan bagi setiap orang yang hadir.

3. berita perusahaan

⏰ 5 menit

Hal lain yang cepat namun penting dalam agenda rapat Anda adalah memberi tahu tim Anda tentang aktivitas perusahaan. Mengapa ini penting? Tujuannya adalah agar semua orang tetap selaras dan mendapat informasi tentang perkembangan perusahaan yang lebih luas, acara, dan catatan logistik yang memengaruhi semua orang.

Ingatlah bahwa ini bukan tentang proyek dan tujuan (itu akan segera terjadi), tetapi lebih tentang pengumuman yang memengaruhi seluruh perusahaan. Ini bisa tentang kesepakatan baru yang dicapai, rencana pembangunan tim baru yang sedang direncanakan, dan juga semua hal membosankan yang diperlukan, seperti hari apa tukang ledeng akan datang untuk mengambil cangkir kopi yang ditinggalkannya terakhir kali.

Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan transparansi dan keselarasan terhadap apa yang terjadi di seluruh perusahaan, sekaligus menjaga nada tetap ringan dan informatif.

4. Kemajuan Tujuan

⏰ 20 menit

Sekarang kami berada di tangan Anda yang sebenarnya. Di sinilah Anda akan menunjukkan tujuan dan menyombongkan diri dengan bangga (atau menangis di depan umum) tentang kemajuan tim Anda dalam mencapai tujuan tersebut.

Segmen ini biasanya muncul setelah pengumuman umum dan sering dipimpin oleh kepala departemen atau pimpinan tim, dengan pembawa acara atau moderator yang memandu jalannya acara.

Ini mungkin bagian terpenting dari rapat Anda, jadi periksalah tip singkat ini...

• Gunakan data visual - Ini mungkin tidak mengejutkan, tetapi grafik dan bagan dapat melakukan a banyak pekerjaan yang lebih baik dalam mengklarifikasi data daripada teks. Tunjukkan kemajuan masing-masing departemen dalam bentuk titik pada grafik untuk memberikan indikasi yang lebih jelas tentang dari mana mereka berasal dan ke mana (mudah-mudahan) tujuan mereka.
• Ucapkan selamat dan dorong - Bagi tim Anda, ini mungkin merupakan bagian yang paling menegangkan dari keseluruhan agenda rapat. Hilangkan rasa takut dengan memberikan ucapan selamat kepada tim atas kerja baik mereka, dan dengan lembut menyemangati tim yang berkinerja buruk dengan menanyakan apa yang mereka perlukan agar memiliki peluang lebih baik untuk mencapai tujuan mereka.
• Jadikan itu interaktif - Sebagai bagian terpanjang dari pertemuan semua pihak, dan dengan banyak aspek yang tidak berlaku langsung untuk semua orang, Anda mungkin ingin tetap fokus di ruangan dengan beberapa interaktivitas. Cobalah jajak pendapat, penilaian skala, cloud kata, atau bahkan kuis untuk mengetahui caranya di jalur tim Anda berpikir mereka.

Setelah Anda menyampaikan bagian pembicaraan ini, ada baiknya untuk memasukkan tim ke dalam ruang kerja kelompok sehingga mereka dapat melakukan brainstorming untuk memberikan 3 respons...

1. Apa yang mereka sukai dari pembaruan kemajuan mereka.
2. Apa yang mereka tidak suka tentang pembaruan kemajuan mereka.
3. Pemblokir yang menghalangi kemajuan yang lebih baik.

Kegiatan ini bertujuan untuk mendorong transparansi dan akuntabilitas sekaligus memotivasi tim dengan pengakuan atau dorongan yang membangun.

5. Pengakuan Staf

⏰ 10 menit

Pengakuan merupakan motivator yang kuat, dan rapat menyeluruh merupakan momen yang tepat untuk menyoroti para pahlawan yang tak dikenal di seluruh organisasi Anda.

Anda tidak harus menyanyikan lagu dan tarian secara keseluruhan (banyak staf Anda mungkin merasa tidak nyaman dengan hal ini), namun pengakuan dan mungkin hadiah kecil dapat memberikan banyak manfaat, tidak hanya bagi individu, tetapi juga bagi pertemuan Anda sebagai semua.

Secara umum, ada dua cara untuk melakukan ini:

1. Sebelum rapat, semua pemimpin tim mengirimkan nama seseorang di tim mereka yang telah melampaui peran mereka. Gunakan rapat untuk mengetahui nama yang paling banyak dikirimkan dari masing-masing tim.
2. Selama pertemuan - Adakan word cloud untuk 'pahlawan bisu' semua orang. Nama yang paling banyak diajukan oleh audiens Anda akan muncul di tengah word cloud, memberi Anda kesempatan untuk mengakui siapa pun orangnya secara publik.

Ritual pengakuan staf dapat meningkatkan moral, membangun rasa hormat lintas tim, dan menambahkan dorongan emosional positif pada rapat menyeluruh Anda.

jenis 💡 Roda pemutar adalah alat hadiah yang sempurna. Tidak ada yang lebih baik darinya untuk menarik perhatian penonton!

6. Buka T&J

⏰ 15 menit

Akhiri dengan apa yang banyak orang anggap sebagai prioritas tertinggi dalam rapat menyeluruh: sesi tanya jawab langsung.

Ini adalah kesempatan bagi siapa pun dari departemen mana pun untuk mengajukan pertanyaan kepada petinggi. Harapkan segalanya dari segmen ini, dan sambutlah juga, karena tim Anda mungkin merasa ini adalah satu-satunya saat mereka bisa mendapatkan jawaban langsung atas kekhawatiran yang valid.

Jika Anda memiliki tim yang besar, salah satu cara untuk menangani Q&A secara efisien adalah dengan mengajukan pertanyaan beberapa hari sebelum pertemuan semua pihak, lalu menyaringnya untuk menemukan pertanyaan yang layak dijawab di depan orang banyak.

Tujuan dari segmen ini bukan hanya untuk memberikan jawaban—tetapi untuk memberikan tim Anda suara, menunjukkan bahwa pimpinan mendengarkan, dan menutup rapat dengan nada keterbukaan dan rasa hormat.

Namun, jika Anda ingin lebih transparan tentang keseluruhan proses, cukup biarkan tim Anda mengajukan pertanyaan melalui platform Tanya Jawab langsung. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan semuanya terorganisir, dimoderasi dan 100% ramah untuk pekerja jarak jauh.

Cara Melaksanakan Rapat Seluruh Anggota Menggunakan AhaSlides

1. Siapkan Presentasi Anda

• Buat presentasi baru di AhaSlides.
• Susun slide Anda dengan topik utama yang ingin Anda bahas: pembaruan perusahaan, pencapaian tim, pengumuman, Tanya Jawab, dll.
• Gunakan campuran slide informatif (teks, gambar, grafik) dan slide interaktif (jajak pendapat, kuis, awan kata, Tanya Jawab).

2. Tambahkan Elemen Interaktif

• Polling: Kumpulkan pendapat atau umpan balik cepat tentang inisiatif baru.
• Slide tanya jawab: Izinkan karyawan mengajukan pertanyaan secara langsung, yang dapat Anda jawab selama atau setelah presentasi.
• Awan Kata: Menangkap sentimen tim atau menyoroti tema utama.
• Kuis: Libatkan tim dengan pemeriksaan pengetahuan yang menyenangkan atau hal-hal sepele perusahaan.

3. Berbagi Akses

• Sebelum pertemuan, bagikan tautan atau kode gabung yang unik dengan semua peserta sehingga mereka dapat berpartisipasi menggunakan telepon pintar atau perangkat mereka.
• Dorong semua orang untuk bergabung beberapa menit lebih awal untuk menghindari penundaan.

4. Selama Pertemuan

• Sajikan slide Anda, beralih antara konten informatif dan aktivitas interaktif.
• Gunakan hasil jajak pendapat langsung dan respons Tanya Jawab untuk merangsang diskusi.
• Jaga sesi tetap dinamis dengan melibatkan semua orang, bukan hanya komunikasi satu arah.

5. Terlibat dan Menindaklanjuti

• Gunakan wawasan dari jajak pendapat dan Tanya Jawab untuk mengatasi masalah dan merayakan pencapaian.
• Simpan respons dan hasil untuk referensi di masa mendatang atau untuk dibagikan dengan tim yang lebih luas.
• Secara opsional, bagikan presentasi atau ringkasan lengkap setelah rapat.

Bantuan Ekstra untuk Pertemuan Semua Tangan

Jika Anda ingin menyempurnakan aktivitas Anda menjadi sesuatu yang berdurasi lebih dari 1 jam, cobalah aktivitas tambahan ini...

1. Cerita Pelanggan

Saat-saat ketika perusahaan Anda telah menyentuh pelanggan, dapat menjadi motivasi yang sangat kuat bagi tim Anda.

Baik sebelum atau selama rapat, mintalah tim Anda mengirimi Anda ulasan yang menarik dari pelanggan. Bacakan ini untuk seluruh tim, atau bahkan buat kuis sehingga semua orang dapat menebak pelanggan mana yang memberikan ulasan yang mana.

2. Bicara Tim

Jujur saja, anggota tim seringkali lebih dekat dengan pemimpin tim mereka daripada CEO mereka.

Biarkan semua orang mendengar dari suara yang akrab dengan mengundang para pemimpin setiap tim untuk naik ke panggung dan menyampaikan versi mereka kemajuan tujuan melangkah. Ini lebih mungkin berhubungan dan akurat, dan ini memberi orang lain jeda dari suara Anda!

3. Waktu Kuis!

Lengkapi kemampuan Anda dengan kuis kompetitif. Anda dapat memasukkan setiap tim ke... tim, lalu meminta mereka menantang papan peringkat melalui pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan.

Berapa proyeksi keluaran konten kami tahun ini? Berapa tingkat adopsi fitur terbesar kami tahun lalu? Pertanyaan seperti ini tidak hanya mengajarkan beberapa metrik perusahaan yang penting, tetapi juga membuat rapat Anda bersemangat dan membantu membangun tim yang Anda inginkan.