Panduan Rapat Ultimate All-Hands 2024: Agenda + Template Gratis!

Memo besar hilang? Staf baru menunggu untuk diperkenalkan? Tim menghancurkan tujuan mereka tetapi tidak mendapatkan pengakuan? Sepertinya pertemuan semua pihak ada di agenda!

Sebuah perusahaan all-hands mungkin merupakan cara terbaik untuk menyatukan seluruh tim Anda dalam pertemuan yang santai namun sangat produktif.

Inilah cara melakukannya dengan benar, dengan contoh agenda dan template interaktif gratis!

Daftar Isi

• Apa itu All-Hands Meeting?
• Mengapa Menjalankan Rapat Serba Tangan?
• Templat Rapat Semua Tangan
• Agenda Rapat Semua Tangan
  • Bantuan Ekstra untuk Pertemuan Seluruh Pihak
• Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu All-Hands Meeting?

An pertemuan semua pihak hanyalah pertemuan yang melibatkan semua staf perusahaan. Ini adalah pertemuan rutin - mungkin diadakan sebulan sekali - dan biasanya dipimpin oleh pimpinan perusahaan.

Pertemuan semua pihak mencoba mencapai beberapa hal penting...

• untuk memperbarui staf dengan apa pun pengumuman baru tidak cocok untuk email.
• untuk mengatur tujuan perusahaan dan melacak kemajuan menuju yang sudah ada.
• untuk menghargai pencapaian yang luar biasa dari individu dan tim.
• untuk mengakui staf yang sudah bergabung maupun yang sudah keluar.
• untuk menjawab pertanyaan karyawan dari setiap sudut bisnis.

Dengan semua itu, terakhir tujuan pertemuan semua pihak adalah untuk menyuntikkan rasa persatuan menjadi sebuah perusahaan. Tidak mengherankan, saat ini, hal tersebut semakin banyak diminati, dan pertemuan yang melibatkan semua pihak sedang menikmati peningkatan popularitas di antara perusahaan-perusahaan yang ingin menjaga koneksi tetap kuat dalam jajaran mereka.

Fun Fact ⚓ Arti 'pertemuan semua pihak' berasal dari seruan angkatan laut lama, 'semua pihak di dek', yang digunakan untuk membawa semua awak kapal ke dek atas untuk membantu menavigasi badai.

Apakah Pertemuan 'Semua Tangan' Sama dengan 'Balai Kota'?

Terus terang, tidak. Meskipun sangat mirip, pertemuan balai kota berbeda dari pertemuan semua pihak dalam satu hal:

All-hands lebih berfokus pada penyampaian informasi yang telah direncanakan sebelumnya, sementara balai kota lebih berfokus pada Q&A.

Ini berarti bahwa sementara semua pihak memiliki nuansa pertemuan biasa, balai kota bisa terasa lebih seperti acara politik yang santai, yang sebenarnya merupakan asal mula namanya.

Namun, mereka berdua sama dalam banyak hal. Keduanya adalah pertemuan rutin di seluruh perusahaan, dijalankan oleh petinggi, yang memberikan informasi dan penghargaan yang diperlukan kepada karyawan.

Lihat ide rapat terbaik dari:

• Pertemuan dalam Bisnis
• Rapat Pembukaan Proyek
• Balai Kota Panduan Rapat

Mengapa Menjalankan Rapat Serba Tangan?

Saya mengerti; kita semua berusaha menghindari sindrom 'jangan bertemu lagi'. Menambahkan rapat lain ke dalam daftar rapat mingguan, bulanan, dan tahunan mungkin tampak seperti cara yang baik untuk membuat staf Anda menentang Anda, namun sebenarnya, hal itu bisa saja membuat staf Anda menentang Anda. kurangi jumlah rapat yang Anda adakan.

Bagaimana? Karena pertemuan semua pihak mencakup segalanya. Ini mengambil bagian penting dari banyak rapat lain yang akan Anda adakan di bulan kerja Anda dan memadatkannya menjadi slot waktu 1 jam yang ketat.

Pada akhirnya, ini benar-benar dapat meluangkan waktu dalam jadwal Anda. Berikut adalah beberapa manfaat lain dari pertemuan semua pihak...

1. Jadilah Inklusif - Sulit untuk mengungkapkan betapa berartinya bagi tim Anda jika Anda bersedia duduk bersama mereka setiap minggu atau bulan. Memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan menarik melalui tanya jawab dan bersikap seterbuka dan jujur ​​​​kepada mereka akan membangun budaya perusahaan yang luar biasa.
2. Jadilah Tim - Sama menyenangkannya mendengar pendapat atasan, senang juga melihat wajah rekan kerja. Pekerjaan jarak jauh dan kantor yang tersegmentasi sering kali dapat mengisolasi orang-orang yang seharusnya paling bersemangat. Pertemuan semua pihak menawarkan mereka kesempatan informal untuk bertemu dan mengobrol lagi.
3. Jangan lewatkan siapa pun - Gagasan di balik pertemuan semua pihak adalah bahwa itu memang benar adanya semua tangan di dek. Meskipun Anda mungkin memiliki beberapa ketidakhadiran, Anda dapat menyampaikan pesan Anda dengan pengetahuan bahwa semua orang, termasuk pekerja jarak jauh, mendengar apa yang perlu mereka dengar.

Angkat tangan untuk Semua Tangan!

Jika semua orang akan berada di sana, mengadakan pertunjukan. Ambil template presentasi interaktif gratis ini untuk pertemuan Anda berikutnya!

Agenda Rapat Semua Tangan

Butuh contoh agenda rapat semua tangan untuk benar-benar membungkus kepala Anda tentang apa sebenarnya terjadi di semua tangan?

Berikut adalah 6 item khas yang mungkin Anda lihat dalam agenda, serta batas waktu yang disarankan untuk menjaga semuanya tetap ramping 1 jam.

1. Pemecah Es

⏰ 5 menit

Karena pertemuan seluruh perusahaan mungkin akan dihadiri oleh beberapa wajah baru, ada kemungkinan besar beberapa rekan kerja sudah lama tidak memiliki kesempatan untuk duduk dan mengobrol satu sama lain. Gunakan 1 atau 2 pemecah es untuk menyimpannya semangat tim kuat dan hangatkan otak indah itu sebelum rapat dimulai.

Cobalah beberapa ide ini:

• GIF mana yang menggambarkan suasana hati Anda? - Berikan beberapa GIF kepada semua orang dan minta mereka memilih GIF yang paling sesuai dengan perasaan mereka.
• Bagikan cerita yang memalukan - Ini dia terbukti menghasilkan ide-ide bagus. Minta semua orang untuk menulis cerita pendek yang memalukan dan mengirimkannya secara anonim. Membaca ini bisa menjadi awal yang lucu untuk agenda pertemuan Anda.
• Kuis pop! - Tidak ada situasi yang tidak dapat ditingkatkan dengan sedikit hal sepele. Kuis singkat berdurasi 5 menit tentang peristiwa terkini atau praktik perusahaan dapat menginspirasi kreativitas dan mengawali pekerjaan Anda dengan kesenangan yang bersih.

💡 Lihat 10 pemecah es untuk rapat apa pun - online atau lainnya! Seiring dengan beberapa ide untuk pertemuan awal proyek!

2. Pembaruan Tim

⏰ 5 menit

Ada kemungkinan Anda akan melihat beberapa wajah baru dalam pertemuan ini, serta melewatkan beberapa kepergian baru-baru ini. Sebaiknya mengatasi ini lebih awal dalam agenda sehingga tidak ada seorang pun yang duduk dengan canggung menunggu untuk diperkenalkan.

Mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada staf yang baru saja pergi bukan hanya kepemimpinan yang baik, tetapi juga memanusiakan Anda di depan orang-orang Anda. Demikian pula, memperkenalkan wajah baru ke perusahaan lebih awal adalah cara yang bagus untuk membantu mereka merasa dilibatkan dan membuat semua orang merasa nyaman selama sisa rapat.

Cukup dengan mengucapkan terima kasih dan salam singkat untuk ini, tetapi Anda dapat bekerja lebih keras dengan membuat presentasi singkat.

3. berita perusahaan

⏰ 5 menit

Item cepat namun penting lainnya dalam agenda rapat serba guna Anda adalah di mana Anda dapat memperbarui tim Anda di datang dan perginya perusahaan.

Ingatlah bahwa ini bukan tentang proyek dan sasaran (yang akan terjadi sebentar lagi), namun lebih tentang pengumuman yang mempengaruhi keseluruhan perusahaan. Ini bisa jadi tentang kesepakatan baru yang dicapai, hal baru pembangunan tim rencana yang sedang direncanakan dan juga semua hal membosankan yang diperlukan, seperti hari apa tukang ledeng datang untuk mengambil cangkir kopi yang dia tinggalkan terakhir kali.

4. Kemajuan Tujuan

⏰ 20 menit

Sekarang kami berada di tangan Anda yang sebenarnya. Di sinilah Anda akan menunjukkan tujuan dan menyombongkan diri dengan bangga (atau menangis di depan umum) tentang kemajuan tim Anda dalam mencapai tujuan tersebut.

Ini mungkin bagian terpenting dari rapat Anda, jadi periksalah tip singkat ini...

• Gunakan data visual - Ini mungkin tidak mengejutkan, tetapi grafik dan bagan dapat melakukan a banyak pekerjaan yang lebih baik dalam mengklarifikasi data daripada teks. Tunjukkan kemajuan masing-masing departemen dalam bentuk titik pada grafik untuk memberikan indikasi yang lebih jelas tentang dari mana mereka berasal dan ke mana (mudah-mudahan) tujuan mereka.
• Ucapkan selamat dan dorong - Bagi tim Anda, ini mungkin merupakan bagian yang paling menegangkan dari keseluruhan agenda rapat. Hilangkan rasa takut dengan memberikan ucapan selamat kepada tim atas kerja baik mereka, dan dengan lembut menyemangati tim yang berkinerja buruk dengan menanyakan apa yang mereka perlukan agar memiliki peluang lebih baik untuk mencapai tujuan mereka.
• Jadikan itu interaktif - Sebagai bagian terpanjang dari pertemuan semua pihak, dan dengan banyak aspek yang tidak berlaku langsung untuk semua orang, Anda mungkin ingin tetap fokus di ruangan dengan beberapa interaktivitas. Cobalah jajak pendapat, penilaian skala, cloud kata, atau bahkan kuis untuk mengetahui caranya di jalur tim Anda berpikir mereka.

Setelah Anda menyampaikan bagian pembicaraan ini, ada baiknya untuk memasukkan tim ke dalam ruang kerja kelompok sehingga mereka dapat melakukan brainstorming untuk memberikan 3 respons...

1. Apa yang mereka sukai dari pembaruan kemajuan mereka.
2. Apa yang mereka tidak suka tentang pembaruan kemajuan mereka.
3. Pemblokir yang menghalangi kemajuan yang lebih baik.

5. Pengakuan Staf

⏰ 10 menit

Tidak ada yang lebih buruk daripada bekerja keras untuk sesuatu yang tidak Anda hargai. Merupakan keinginan mendasar dari setiap anggota staf Anda untuk mendambakan penghargaan pada saat yang seharusnya, jadi gunakan bagian dari pertemuan semua pihak ini untuk memberi mereka sorotan yang layak mereka dapatkan.

Anda tidak harus menyanyikan lagu dan tarian secara keseluruhan (banyak staf Anda mungkin merasa tidak nyaman dengan hal ini), namun pengakuan dan mungkin hadiah kecil dapat memberikan banyak manfaat, tidak hanya bagi individu, tetapi juga bagi pertemuan Anda sebagai semua.

Secara umum, ada dua cara untuk melakukan ini:

1. Sebelum rapat, semua pemimpin tim mengirimkan nama seseorang di tim mereka yang telah melampaui peran mereka. Gunakan rapat untuk mengetahui nama yang paling banyak dikirimkan dari masing-masing tim.
2. Selama pertemuan - Menahan sebuah awan kata hidup untuk 'pahlawan diam' semua orang. Nama yang paling banyak dikirimkan dari audiens Anda akan muncul di tengah-tengah kata cloud, memberi Anda kesempatan untuk secara publik mengakui siapa pun itu.

jenis A spinner wheel adalah alat pemberian hadiah yang sempurna. Tidak ada yang seperti ini dalam hal keterlibatan penonton!

6. Buka T&J

⏰ 15 menit

Selesaikan dengan apa yang banyak orang anggap sebagai prioritas tertinggi dalam pertemuan yang melibatkan semua pihak: the Tanya Jawab langsung.

Ini adalah kesempatan bagi siapa pun dari departemen mana pun untuk mengajukan pertanyaan kepada petinggi. Harapkan segalanya dari segmen ini, dan sambutlah juga, karena tim Anda mungkin merasa ini adalah satu-satunya saat mereka bisa mendapatkan jawaban langsung atas kekhawatiran yang valid.

Jika Anda memiliki tim yang besar, salah satu cara untuk menangani Q&A secara efisien adalah dengan mengajukan pertanyaan beberapa hari sebelum pertemuan semua pihak, lalu menyaringnya untuk menemukan pertanyaan yang layak dijawab di depan orang banyak.

Namun, jika Anda ingin lebih transparan tentang keseluruhan proses, biarkan tim Anda mengajukan pertanyaan melalui a platform tanya jawab langsung. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan semuanya terorganisir, dimoderasi dan 100% ramah untuk pekerja jarak jauh.

Bantuan Ekstra untuk Pertemuan Semua Tangan

Jika Anda ingin menyempurnakan aktivitas Anda menjadi sesuatu yang berdurasi lebih dari 1 jam, cobalah aktivitas tambahan ini...

1. Cerita Pelanggan

Saat-saat ketika perusahaan Anda telah menyentuh pelanggan, dapat menjadi motivasi yang sangat kuat bagi tim Anda.

Baik sebelum atau selama rapat, mintalah tim Anda mengirimi Anda ulasan yang menarik dari pelanggan. Bacakan ini untuk seluruh tim, atau bahkan buat kuis sehingga semua orang dapat menebak pelanggan mana yang memberikan ulasan yang mana.

2. Bicara Tim

Jujur saja, anggota tim seringkali lebih dekat dengan pemimpin tim mereka daripada CEO mereka.

Biarkan semua orang mendengar dari suara yang akrab dengan mengundang para pemimpin setiap tim untuk naik ke panggung dan menyampaikan versi mereka kemajuan tujuan melangkah. Ini lebih mungkin berhubungan dan akurat, dan ini memberi orang lain jeda dari suara Anda!

3. Waktu Kuis!

Lengkapi kemampuan Anda dengan kuis kompetitif. Anda dapat memasukkan setiap tim ke... tim, lalu meminta mereka menantang papan peringkat melalui pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan.

Berapa proyeksi keluaran konten kami tahun ini? Berapa tingkat adopsi fitur terbesar kami tahun lalu? Pertanyaan seperti ini tidak hanya mengajarkan beberapa metrik penting perusahaan, tetapi juga membuat rapat Anda bersemangat dan membantu membangun tim yang Anda inginkan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan