Apa itu Bagan Gantt | Panduan Utama + 7 Perangkat Lunak Bagan Gantt Terbaik

Bagan Gantt tampak seperti beberapa kode rahasia manajemen proyek yang hanya dipahami oleh para profesional.

Tapi jangan takut – mereka sebenarnya cukup sederhana setelah Anda memecahkan kode cara kerjanya.

Kami akan menjelaskan semuanya, menjawab pertanyaan Anda mulai dari apa itu bagan Gantt hingga cara menggunakannya secara efektif dalam proyek Anda.

Daftar Isi

• Apa Gantt Chart itu
• Untuk Apa Gantt Chart Digunakan?
• Seperti Apa Gantt Chart Itu?
• Apa Kesamaan Gantt Charts dan Pert Charts?
• Cara Membuat Bagan Gantt
• Perangkat Lunak Gantt Chart
  • #1 – Proyek Microsoft
  • #2 – Microsoft Excel
  • #3 – Proyek Gantt
  • #4 – Gambar Cerdas
  • #5 – Trelo
  • #6 – TimGantt
  • #7 – Asana
• Apa Contoh Bagan Gantt?
• Takeaways
• Tanya Jawab Umum (FAQ)

Apa Gantt Chart itu

Bagan Gantt pada dasarnya adalah diagram yang menjabarkan garis waktu untuk proyek Anda.

Ini menunjukkan tanggal mulai dan berakhir untuk setiap tugas, bersama dengan ketergantungan antar tugas untuk memastikan semuanya dilakukan dalam urutan yang benar. Polos dan sederhana.

Bagan Gantt memiliki beberapa bagian penting:

• Daftar tugas: Setiap tugas di proyek Anda memiliki barisnya sendiri di bagan.
• Garis waktu: Bagan berisi sumbu horizontal yang menandai periode waktu – biasanya hari, minggu, atau bulan.
• Tanggal mulai dan selesai: Setiap tugas memiliki bilah yang menunjukkan kapan dimulai dan berakhir di sepanjang garis waktu.
• Ketergantungan: Koneksi menunjukkan jika satu tugas harus diselesaikan sebelum yang lain dapat dimulai.

Untuk Apa Gantt Chart Digunakan?

Ada beberapa alasan mengapa menggunakan bagan Gantt baik untuk manajemen proyek:

• Ini memberikan representasi visual yang jelas dari garis waktu proyek. Mampu melihat tugas, durasi, ketergantungan, dan pencapaian yang ditata secara visual memudahkan untuk memahami jadwal lengkap secara sekilas.

• Ini membantu mengidentifikasi masalah penjadwalan lebih awal. Melihat bagan Gantt, Anda dapat melihat potensi hambatan, tumpang tindih tugas penting, atau celah dalam garis waktu yang dapat menyebabkan penundaan. Anda kemudian dapat melakukan penyesuaian untuk menghindari masalah.

• Ini membantu mengomunikasikan jadwal kepada pemangku kepentingan. Dengan berbagi bagan Gantt, Anda memberi rekan tim dan klien cara sederhana untuk melihat garis waktu, pemilik tugas, ketergantungan, dan pencapaian yang direncanakan. Hal ini mendorong transparansi dan akuntabilitas.

• Itu membuat pelacakan kemajuan menjadi jelas. Saat Anda memperbarui bagan Gantt untuk memperlihatkan tugas yang telah selesai, tugas yang sedang berlangsung, dan perubahan apa pun, bagan tersebut memberikan tampilan "sekilas" tentang status proyek untuk Anda dan anggota tim lainnya.

• Ini membantu mengelola sumber daya secara efektif. Saat tugas dengan ketergantungan sumber daya ditata secara visual, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan orang, peralatan, dan aset lainnya di seluruh garis waktu penuh.

• Ini memungkinkan perencanaan skenario bagaimana-jika. Dengan membuat perubahan pada durasi tugas, dependensi, dan urutan pada bagan Gantt, Anda dapat memodelkan berbagai skenario untuk menentukan rencana proyek terbaik sebelum menerapkannya secara nyata.

Seperti Apa Gantt Chart Itu?

Bagan Gantt memplot tugas secara visual pada garis waktu. Ini biasanya mencakup:

• Daftar tugas di sepanjang sumbu vertikal kiri. Setiap tugas mendapat barisnya sendiri.

• Skala waktu horizontal di sepanjang bagian bawah, biasanya menunjukkan peningkatan seperti hari, minggu, atau bulan.

• Untuk setiap tugas, bilah mulai dari tanggal mulai yang direncanakan hingga tanggal berakhir. Panjang bilah menunjukkan durasi tugas yang direncanakan.

• Ketergantungan antar tugas ditunjukkan dengan garis atau panah yang menghubungkan tugas. Ini menunjukkan tugas mana yang harus diselesaikan sebelum yang lain dapat dimulai.

• Milestone ditandai dengan garis atau ikon vertikal pada tanggal tertentu. Mereka menandai pos pemeriksaan penting atau tanggal jatuh tempo.

• Sumber daya yang ditetapkan untuk setiap tugas dapat ditampilkan di bilah tugas atau di kolom terpisah.

• Kemajuan aktual terkadang ditunjukkan dengan bagian hashing, shading, atau kode warna dari bilah tugas yang mewakili pekerjaan yang telah dilakukan.

Apa Kesamaan Gantt Charts dan Pert Charts?

Bagan Gantt dan bagan PERT keduanya:

• Apakah penjadwalan proyek dan alat manajemen.

• Mewakili garis waktu proyek secara visual dengan tugas, pencapaian, dan durasi.

• Membantu mengidentifikasi risiko, ketergantungan, dan masalah potensial dalam rencana proyek.

• Dapat diperbarui untuk mencerminkan kemajuan tugas dan perubahan jadwal.

• Membantu mengalokasikan dan melacak pemanfaatan sumber daya.

• Memfasilitasi pemantauan status dan kinerja proyek.

• Tingkatkan komunikasi dengan menyediakan representasi visual yang jelas tentang garis waktu dan status proyek.

Perbedaan utama antara bagan Gantt dan bagan PERT adalah:

Bagan Gantt:

• Tunjukkan tanggal mulai dan akhir yang direncanakan untuk setiap tugas.
• Lebih fokus pada penjadwalan dan pengaturan waktu tugas.
• Gunakan format diagram batang sederhana.

Bagan PERT:

• Menghitung durasi tugas yang diharapkan berdasarkan perkiraan optimis, pesimis, dan kemungkinan besar.
• Lebih fokus pada jaringan logika yang menentukan urutan tugas.
• Gunakan format diagram simpul dan panah yang menunjukkan ketergantungan dan logika antar tugas.

Singkatnya, bagan Gantt dan bagan PERT bertujuan untuk memodelkan dan memvisualisasikan jadwal proyek. Mereka membantu perencanaan, melacak kemajuan, dan komunikasi. Tapi bagan Gantt lebih fokus pada garis waktu dan waktu tugas, sedangkan bagan PERT lebih fokus pada logika dan ketergantungan antar tugas untuk menentukan durasi yang diharapkan.

Cara Membuat Bagan Gantt

Membuat bagan Gantt Anda dalam spreadsheet memungkinkan pelacakan, pembaruan, dan perencanaan skenario "bagaimana jika" dengan mudah saat proyek Anda berjalan.

Berikut adalah langkah-langkah membuat bagan Gantt dasar dalam manajemen proyek:

#1 – Cantumkan semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda. Pecah tugas yang lebih besar menjadi subtugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

#2 – Perkirakan durasi setiap tugas dalam unit waktu yang sesuai untuk proyek Anda (hari, minggu, bulan, dll.). Pertimbangkan ketergantungan antar tugas.

#3 – Tetapkan pemilik dan/atau sumber daya untuk setiap tugas. Identifikasi setiap sumber daya bersama dengan ketergantungan tugas yang saling bertentangan.

#4 – Tentukan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk proyek Anda. Hitung tanggal mulai tugas berdasarkan dependensi.

#5 – Buat tabel atau lembar kerja dengan kolom untuk:

• Nama tugas
• Durasi tugas
• Tanggal mulai
• Tanggal selesai
• Sumber daya ditugaskan
• % Selesai (opsional)
• Ketergantungan tugas (opsional)

#6 – Plot tugas di timeline Anda dengan bilah mulai dari tanggal mulai hingga selesai.

#7 – Tambahkan representasi visual ketergantungan antar tugas menggunakan panah atau garis.

#8 – Tandai tonggak penting di timeline Anda menggunakan ikon, bayangan, atau garis vertikal.

#9 – Perbarui bagan Gantt Anda secara berkala saat tugas selesai, durasi berubah, atau peralihan dependensi. Sesuaikan bilah tugas dan dependensi sesuai kebutuhan.

#10 – Tambahkan kolom % selesai atau progres dan isi dari waktu ke waktu untuk menunjukkan status proyek secara sekilas.

#11 – Gunakan garis waktu visual untuk mengidentifikasi masalah penjadwalan, konflik sumber daya, atau risiko yang dapat menyebabkan penundaan. Lakukan penyesuaian untuk meningkatkan rencana proyek Anda secara proaktif.

Perangkat Lunak Gantt Chart

Dengan begitu banyak pilihan di pasaran, inilah yang menarik perhatian kami karena fitur serbaguna dan antarmuka yang tidak rumit. Semua orang mulai dari bos Anda yang hampir pensiun hingga pekerja magang baru dapat melihat, membuat, dan melacak bagan Gantt dengan mudah.

#1 – Proyek Microsoft

• Aplikasi manajemen proyek berfitur lengkap.
• Memudahkan pembuatan dan pengeditan tabel untuk tugas, sumber daya, tugas, dan tanggal kalender.
• Secara otomatis menghasilkan bagan Gantt berdasarkan data tabel.
• Memungkinkan jalur kritis, tenggat waktu, leveling sumber daya, dan fitur lanjutan lainnya.
• Terintegrasi dengan Excel, Outlook, dan SharePoint untuk kolaborasi proyek.
• Memerlukan pembelian langganan bulanan atau tahunan.

#2 – Microsoft Excel

• Perangkat lunak spreadsheet bawaan yang disertakan dengan templat bagan Gantt dasar.
• Sederhana untuk hanya memasukkan detail tugas ke dalam tabel dan menghasilkan bagan dari situ.
• Banyak add-in Gantt chart gratis atau murah dengan lebih banyak template dan fitur.
• Antarmuka yang familier bagi kebanyakan orang.
• Terbatas dalam kemampuan manajemen proyek di luar bagan Gantt dasar.

#3 – Proyek Gantt

• Aplikasi manajemen proyek sumber terbuka yang dirancang khusus untuk bagan Gantt.
• Memiliki fitur untuk mendeskripsikan tugas, menetapkan sumber daya, melacak kemajuan, dan membuat laporan.
• Memungkinkan untuk mengulangi tugas, ketergantungan tugas, dan menghitung jalur kritis.
• Antarmuka mungkin kurang intuitif bagi sebagian orang.
• Tidak memiliki integrasi dengan perangkat lunak lain dan fitur kolaborasi.
• Gratis untuk diunduh dan digunakan.

#4 – Gambar Cerdas

• Termasuk templat bagan Gantt yang dirancang secara profesional.
• Memiliki fitur untuk pembuatan timeline otomatis, pengeditan drag-and-drop, dan dependensi tugas.
• Terintegrasi dengan Microsoft Office untuk bertukar file dan data.
• Antarmuka yang relatif mudah digunakan.
• Memerlukan langganan berbayar, tetapi menawarkan uji coba 30 hari gratis.

#5 – Trelo

• Alat manajemen proyek bergaya Kanban.
• Tambahkan tugas sebagai "kartu" yang dapat Anda seret dan susun secara visual di garis waktu.
• Lihat tugas di beberapa cakrawala waktu dari minggu ke bulan.
• Menetapkan anggota dan tanggal jatuh tempo ke kartu.
• Dasar dalam menangani ketergantungan antar tugas, mengelola sumber daya dan pemanfaatan aset, serta melacak kemajuan menuju pencapaian.

#6 – TimGantt

• Solusi all-in-one khusus untuk manajemen proyek siklus penuh.
• Mengotomatiskan perencanaan dan pengoptimalan garis waktu.
• Memungkinkan Anda menentukan dependensi tugas, memodelkan skenario "bagaimana jika", menetapkan dan meratakan sumber daya di beberapa proyek, dan melacak kemajuan terhadap pencapaian.
• Dilengkapi dengan pustaka template dan laporan analitik.
• Memerlukan langganan berbayar.

#7 – Asana

• Aplikasi manajemen proyek berfokus pada manajemen tugas.
• Add-on memungkinkan Anda memvisualisasikan garis waktu dengan tugas, tanggal jatuh tempo, dan pencapaian, menambahkan dependensi tugas, mengekspor/mencetak bagan, memfilter berdasarkan proyek, dan kemampuan dasar Gantt.
• Kekurangan: manajemen sumber daya lintas proyek, analisis nilai yang diperoleh, dan perencanaan skenario bagaimana-jika.
• Versi gratis. Tingkat berbayar untuk lebih banyak fitur.

Apa Contoh Bagan Gantt?

Gantt Charts dapat digunakan dalam berbagai situasi. Berikut adalah beberapa contoh utama:

• Jadwal proyek: Bagan Gantt dapat secara visual mengatur garis waktu untuk semua jenis proyek dengan tugas, durasi, ketergantungan, dan pencapaian. Ini bisa untuk proyek konstruksi, perencanaan acara, rekayasa perangkat lunak, studi penelitian, dll.

• Jadwal produksi: Bagan Gantt sering digunakan dalam produksi untuk merencanakan proses produksi, menunjukkan penjadwalan semua langkah mulai dari akuisisi material hingga perakitan hingga pengemasan dan pengiriman.

• Alokasi sumber daya: Bagan Gantt dapat membantu mengoptimalkan alokasi sumber daya seperti orang, peralatan, dan fasilitas di beberapa proyek dari waktu ke waktu. Tugas pengkodean warna berdasarkan sumber daya dapat memperjelas hal ini.

• Pelacakan kemajuan: Bagan Gantt untuk proyek yang sedang berjalan dapat diperbarui untuk menunjukkan tanggal mulai/selesai sebenarnya untuk tugas yang telah diselesaikan, selip pada tugas yang sedang berlangsung dan setiap perubahan atau penundaan. Ini memberikan pandangan tentang status proyek.

• Skenario bagaimana-jika: Dengan menyesuaikan urutan tugas, durasi, dan ketergantungan pada bagan Gantt, manajer proyek dapat membuat model alternatif untuk menentukan jadwal yang paling efisien sebelum menerapkannya secara nyata.

• Alat komunikasi: Berbagi bagan Gantt dengan para pemangku kepentingan memberikan ringkasan visual tentang pencapaian proyek, pemilik tugas, dan garis waktu terencana vs aktual yang meningkatkan keselarasan dan akuntabilitas.

Secara umum, bagan Gantt dapat diterapkan pada skenario apa pun di mana memvisualisasikan urutan tugas, ketergantungan, dan garis waktu dapat memberikan wawasan untuk mengoptimalkan rencana, mengalokasikan sumber daya, melacak kemajuan, dan mengomunikasikan status. Contoh spesifiknya tidak terbatas, hanya dibatasi oleh kreativitas dan kebutuhan masyarakat akan kejelasan dan efisiensi.

Takeaways

Bagan Gantt sangat efektif karena menerjemahkan garis waktu dan ketergantungan proyek yang kompleks menjadi visual sederhana yang mudah dipahami, diperbarui, dan dibagikan. Manfaat utama terletak pada peningkatan penjadwalan, komunikasi, pelacakan kemajuan dan perencanaan, yang membuat mereka disukai di antara para manajer proyek.

Tanya Jawab Umum (FAQ)

Mengapa bagan Gantt begitu bagus?

Mengapa Bagan Gantt Efektif

• Garis waktu visual – lihat sekilas rencana lengkap
• Deteksi masalah dini – temukan potensi masalah secara visual
• Komunikasi – memupuk kejelasan dan akuntabilitas
• Perencanaan – ketergantungan dan prioritas menjadi jelas
• Pelacakan kemajuan – bagan yang diperbarui menunjukkan status
• Analisis bagaimana-jika – alternatif model
• Integrasi – bekerja dengan perangkat lunak manajemen proyek

Bagan Gantt menerjemahkan garis waktu dan ketergantungan yang kompleks menjadi visual sederhana yang mudah dipahami, diperbarui, dan dibagikan.

Manfaatnya berasal dari peningkatan penjadwalan, komunikasi, pelacakan, dan perencanaan

Apa saja 4 komponen bagan Gantt?

Bagan Gantt membutuhkan 4 aspek: batang, kolom, tanggal, dan tonggak sejarah.

Apakah Gantt memetakan garis waktu?

Ya – bagan Gantt pada dasarnya adalah representasi garis waktu visual dari jadwal proyek yang membantu perencanaan, koordinasi, dan manajemen. Bagan memplot informasi tugas pada sumbu xy untuk menerjemahkan pengaturan waktu, dependensi, dan durasi yang rumit ke dalam format yang sederhana dan dapat dipindai.