Memiliki seseorang yang benar-benar tahu cara memimpin rapat atau lokakarya dapat sangat memengaruhi pencapaian grup dan seberapa cepat mereka bekerja.
Fasilitator yang baik membuat semua orang fokus pada tugas sehingga tim dapat membuat pilihan yang lebih baik dan lebih cepat.
Bagian terbaik? Anda tidak harus “terlahir” sebagai fasilitator – siapa pun dapat mempelajarinya keterampilan fasilitator dengan pelatihan yang tepat.
Jadi, apa sebenarnya yang diperlukan untuk membuat orang-orang berkuasa melalui agenda? Itulah yang akan kami bongkar di artikel ini. Mari kita masuk ke dalamnya!
Daftar Isi
Kiat untuk Keterlibatan yang Lebih Baik
Mencari cara untuk melibatkan tim Anda?
Dapatkan template gratis untuk pertemuan kerja Anda selanjutnya. Daftar gratis dan ambil yang Anda inginkan dari pustaka template!
🚀 Dapatkan template gratis
Apa itu Keterampilan Fasilitasi?
Keterampilan fasilitasi adalah tentang memberi sekelompok orang alat dan ruang yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, siap dengan rencana, menetapkan harapan, mengikuti perubahan, benar-benar mendengarkan, dan menepati waktu.
Ini bukan tentang Anda menjadi bos yang ramah, tetapi lebih tentang membiarkan orang lain berkontribusi.
Sebagai fasilitator, Anda menyatukan tim untuk mencapai tujuan bersama yang melibatkan semua orang. Kemudian Anda memandu diskusi menuju tujuan tersebut sambil memastikan tim memiliki apa yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Fokus utama Anda untuk mengasah keterampilan fasilitator adalah memimpin tanpa terlalu memikirkan detailnya sendiri. Sebaliknya, Anda mendorong partisipasi dan ide-ide baru dari seluruh kru. Anda ingin tim berpikir dan menggerakkan percakapan, tidak hanya mengandalkan Anda di depan.
Selama Anda memberikan struktur dan dukungan tanpa mengambil alih, orang-orang Anda akan merasa diberdayakan untuk memecahkan masalah bersama. Saat itulah keajaiban sesungguhnya terjadi dan sebuah tim menyelesaikan pekerjaannya!
Brainstorm Ide Liar dengan Kolega Anda
Biarkan inovasi terjadi! Lakukan brainstorming saat bepergian dengan AhaSlides.
4 Keterampilan Seorang Fasilitator yang Anda Butuhkan
Apakah Anda memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menjadi fasilitator yang mahir?
#1. Mendengarkan
Mendengarkan secara aktif adalah keterampilan fasilitator yang penting.
Ini melibatkan memperhatikan dengan seksama apa yang dikatakan peserta, melakukan kontak mata, mengakui perspektif yang berbeda tanpa menghakimi, dan mengajukan pertanyaan klarifikasi.
Mendengarkan secara aktif lebih dari sekadar mendengarkan kata-kata hingga memahami makna dan perspektif secara utuh.
Penting bagi fasilitator untuk menahan diri dari percakapan sampingan atau gangguan agar benar-benar hadir.
Untuk memupuk mendengarkan secara aktif, Anda dapat mengulang kembali sebagian dari apa yang dikatakan seseorang untuk menegaskan pemahaman, meminta peserta untuk memperluas komentar atau tetap diam setelah seseorang berbicara untuk memungkinkan tanggapan.
#2. Mempertanyakan
Mengajukan pertanyaan terbuka dan bijaksana adalah kunci untuk memicu diskusi dan melibatkan semua orang.
Seorang fasilitator harus menggunakan pertanyaan untuk mengklarifikasi, mendorong refleksi lebih lanjut, dan menjaga agar percakapan tetap fokus pada solusi.
Pertanyaan yang dibuat dengan baik pada saat yang tepat dapat memunculkan ide-ide yang berwawasan dan mengungkap nilai-nilai bersama.
Pertanyaan terbuka yang dimulai dengan apa, bagaimana, dan mengapa akan mendorong eksplorasi versus jawaban ya/tidak.
Beberapa contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan:
- Apa saja opsi yang dapat kami pertimbangkan untuk mengatasi masalah ini?
- Bagaimana hal ini berdampak pada bagian lain dari proyek?
- Bisakah seseorang memberikan contoh tentang apa yang mereka maksud?
Tinggikan Jujur Diskusi dengan AhaSlides
Fitur terbuka AhaSlides membuat tim mengirimkan dan memilih ide favorit mereka dengan menarik.
#3. Melibatkan peserta
Fasilitator harus menarik masukan dari semua anggota kelompok dan membuat setiap orang merasa suaranya didengar.
Hal ini melibatkan taktik seperti bersikap dingin terhadap individu, mengakui kontribusi secara positif, dan melibatkan peserta yang lebih pendiam.
Beberapa tindakan yang dapat Anda lakukan:
- Memanggil individu tertentu dengan nama
- Menanyakan sudut pandang orang pendiam
- Berterima kasih kepada kontributor dengan nama setelah mereka berbagi
# 4. Manajemen waktu
Mengelola waktu secara efektif penting untuk tetap berada di jalur dan mencapai tujuan pertemuan.
Fasilitator harus memulai dan mengakhiri sesuai jadwal, menjaga agar diskusi tetap berjalan dengan kecepatan yang sesuai, dan mengarahkan kembali percakapan bila diperlukan untuk menghormati komitmen waktu.
Agar tepat waktu, Anda dapat mencoba:
- Mengatur pengatur waktu selama sesi brainstorming dan diskusi
- Menandai saat grup berjarak 5 menit dari akhir topik
- Bertransisi dengan mengatakan "Kita telah membahas X dengan baik, mari beralih ke Y sekarang"
Daftar Periksa Keterampilan Fasilitator
Daftar periksa ini memungkinkan Anda memfasilitasi rapat yang efektif. Pada akhirnya, Anda akan dipersenjatai dengan strategi sukses untuk terlibat dan mulai memandu diskusi.
Persiapan
☐ Buat agenda dan kirimkan terlebih dahulu
☐ Topik/masalah penelitian yang akan dibahas
☐ Kumpulkan semua bahan dan sumber daya yang dibutuhkan
Pembukaan
☐ Sambut peserta dan atur suasananya
☐ Tinjau agenda, tujuan, dan barang-barang rumah tangga
☐ Tetapkan norma/pedoman kelompok untuk diskusi
☐ Siapkan pemecah kebekuan di awal untuk menenangkan orang
Mendengar Aktif
☐ Lakukan kontak mata dan hadir sepenuhnya
☐ Hindari multitasking atau gangguan
☐ Memperjelas dan mengakui perspektif yang berbeda
Tanya
☐ Ajukan pertanyaan terbuka untuk memicu diskusi
☐ Pastikan semua suara didengar; melibatkan peserta yang lebih tenang
☐ Jaga agar diskusi tetap berfokus pada solusi
Time Management
☐ Mulai dan akhiri tepat waktu
☐ Jaga agar diskusi tetap berjalan dengan kecepatan yang baik
☐ Beri tahu kelompok tentang batas waktu untuk setiap diskusi
Keterlibatan Peserta
☐ Panggil orang dengan namanya jika memungkinkan
☐ Akui kontribusi secara positif
☐ Rangkum diskusi untuk memeriksa tingkat pemahaman
Pengambilan Keputusan
☐ Bantu kelompok mengidentifikasi pilihan dan prioritas
☐ Area permukaan kesepakatan/konsensus
☐ Dokumentasikan item tindakan apa pun atau langkah selanjutnya
Penutupan
☐ Tinjau pencapaian dan keputusan
☐ Ucapkan terima kasih kepada peserta atas kontribusi mereka
☐ Komunikasikan langkah selanjutnya dan hasil yang diantisipasi
☐ Mintalah umpan balik mengenai fasilitasi dan agenda
Bahasa Tubuh
☐ Tampil penuh perhatian, terlibat, dan mudah didekati
☐ Lakukan kontak mata, tersenyum dan variasikan nada suara
☐ Transisi antar diskusi dengan lancar
Terbaik Teknik Fasilitasi untuk mencoba
Berikut adalah beberapa contoh teknik fasilitasi untuk mengelola dinamika kelompok:
- set pemecah es (permainan, pertanyaan) di awal untuk menenangkan orang dan membuat mereka lebih nyaman berinteraksi.
- Tetapkan kesepakatan/norma kelompok bersama-sama seperti mendengarkan aktif, tidak melakukan banyak tugas, berbagi jam tayang untuk mendorong rasa hormat.
- Pecah menjadi grup breakout yang lebih kecil dengan tugas yang jelas saat input yang lebih luas diperlukan.
- Berkelilinglah secara melingkar dan mintalah masukan cepat dari setiap orang untuk mendapatkan partisipasi yang seimbang.
- Melakukan aktivitas pemungutan suara dengan catatan tempel untuk mencapai konsensus ketika terdapat perbedaan pendapat.
- Terapkan isyarat tangan seperti jempol ke atas/bawah untuk mendapatkan umpan balik langsung tentang ide.
- Lakukan diskusi stand-up dalam mengubah konfigurasi untuk energi.
- Kritik sandwich dengan umpan balik yang lebih positif untuk melunakkan dampaknya.
- Beredar selama kegiatan untuk memeriksa kelompok dan menjawab pertanyaan.
- Ringkas untuk memeriksa pemahaman dan mengatasi ketegangan dengan hormat sebelum bergerak maju.
Semarakkan setiap orang dengan Ahaslides!
Dengan jajak pendapat dan survei interaktif, Anda dapat mengalirkan obrolan dan mengukur apa yang sebenarnya dipikirkan orang. Lihat AhaSlides Perpustakaan Template Publik.
Tanya Jawab Umum (FAQ)
Keterampilan apa yang paling penting bagi seorang fasilitator?
Mendengarkan secara aktif adalah keterampilan yang paling penting bagi seorang fasilitator karena merupakan landasan bagi fasilitasi yang efektif. Hal ini harus dilakukan sebelum adanya pertanyaan, keterlibatan, ketepatan waktu, dll. Tanpa hal ini, keterampilan lain tidak dapat memenuhi potensinya.
Apa saja 7 peran fasilitator?
Tujuh peran kunci seorang fasilitator adalah manajer, penyelenggara, pemimpin, peserta, ahli proses, perekam dan pemandu netral. Fasilitator yang terampil secara efektif memenuhi semua peran ini dengan menangani elemen logistik, proses dan partisipasi. Kepemimpinan mereka mendukung, bukannya mendominasi pengalaman dan hasil kelompok.
Apa saja ciri-ciri seorang fasilitator yang baik?
Fasilitator yang baik sering kali tidak memihak, sabar, memberi semangat, berorientasi pada proses, dan memiliki keterampilan mendengarkan dan kepemimpinan secara aktif.
