Selamat datang di dunia rapat yang produktif! Sebagai profesional, kita semua tahu betapa pentingnya rapat untuk mendorong hasil, membuat keputusan, dan tetap berada di jalur. Namun, tidak semuanya berkualitas baik dan disukai.
Seringkali, ketika ditanya tentang rapat, banyak orang bereaksi dengan geleng-geleng kepala atau desahan jengkel karena ketidakefisienannya. Mereka mendapati diri mereka terjebak dalam sesi-sesi tidak produktif yang menghabiskan energi dan waktu mereka. Itu sebabnya, hari ini, kita akan belajar bagaimana mengadakan pertemuan yang baik!
Ayo mulai!
Mulailah Pertemuan Anda dengan AhaSlides.
Dapatkan templat gratis untuk rapat Anda! Daftar gratis dan ambil yang Anda inginkan dari pustaka template!
🚀 Buat akun gratis ☁️
Apa yang Membuat Pertemuan Baik?
Rapat tidak dapat disangkal merupakan bagian penting dari bisnis atau organisasi apa pun. Mereka adalah platform bagi individu untuk berkumpul, bertukar ide, membuat keputusan, dan bekerja menuju tujuan bersama.
Rapat yang baik adalah rapat yang terorganisir dengan baik, produktif, mencapai hasil yang diinginkan, dan membuat semua peserta merasa didengarkan dan dihargai.
Berikut adalah beberapa faktor yang menciptakan pertemuan yang baik:
- Ia memiliki tujuan yang jelas. Rapat yang baik dimulai dengan agenda yang jelas yang menyatakan tujuannya, serta tujuan rapat dan hasil yang diharapkan, yang membantu menjaga rapat tetap pada jalurnya dan memastikan bahwa semua peserta mengetahui tugas mereka.
- Ini mempromosikan komunikasi yang efektif. Pertemuan yang baik membutuhkan komunikasi yang efektif. Semua peserta akan memiliki kesempatan untuk mengungkapkan pemikiran dan ide mereka, dan diskusi harus didorong dengan mendengarkan secara aktif dan dialog yang saling menghargai.
- Ini memiliki output yang jelas dan tindakan tindak lanjut. Tanpa ini, rapat tidak produktif dan tidak efektif karena peserta tidak yakin dengan langkah selanjutnya. Dari sana, sulit untuk membawa efisiensi ke pertemuan lanjutan.
Lebih Banyak Tips dengan AhaSlides
- Pertemuan dalam Bisnis | 10 Jenis Umum dan Praktik Terbaik
- Cara Terbaik untuk Menjadi Tuan Rumah Pertemuan Pendahuluan
- 11 Langkah Agar Lari Sukses Rapat Manajemen Strategis
8 Tips Melakukan Meeting yang Baik
Tentunya untuk menyelenggarakan rapat yang baik seperti di atas dan tidak menyia-nyiakan waktu dan tenaga para hadirin, perlu diperhatikan persiapan dan tindak lanjutnya sebelum, saat, dan setelah rapat. Mencatat langkah-langkah ini akan menjamin hasil yang lancar dan sukses.
Sebelum rapat - Selamat Bertemu
1/ Tentukan tujuan dan jenis rapat
Maksud, tujuan, dan jenis pertemuan harus didefinisikan dan dipastikan dapat dipahami oleh semua peserta. Tidak ada seorang pun yang mau datang ke pertemuan selama 10 menit dan masih belum menyadari tanggung jawabnya dan apa gunanya diskusi di sini. Beberapa jenis pertemuan hanya memiliki tujuan tertentu seperti
- Rapat pengambilan keputusan. Mereka dilakukan ketika keputusan dan tindakan diperlukan.
- Pertemuan pemecahan masalah. Mereka dipanggil untuk mencari solusi atas suatu masalah/krisis.
- Pertemuan curah pendapat. Mereka adalah tempat untuk mengumpulkan ide-ide baru yang inovatif dengan kontribusi dari anggota.
2/ Memiliki agenda
Pastikan Anda memiliki agenda pertemuan dan mengirimkannya sebelum rapat ke semua peserta, yang akan membantu peserta memahami tujuan, sasaran, dan hasil yang diharapkan dari rapat. Ini juga berfungsi sebagai panduan untuk membantu mereka secara proaktif mengumpulkan informasi dan dokumen yang diperlukan seperti laporan, data, presentasi, atau dokumen terkait lainnya.
3/ Tetapkan aturan dasar
Aturan dasar adalah pedoman atau norma yang disepakati sebelumnya oleh semua peserta dan membantu menciptakan lingkungan diskusi yang produktif dan saling menghormati. Mereka mungkin termasuk mendorong mendengarkan secara aktif, menghormati keragaman, membatasi waktu untuk diskusi, dll.
Selama Pertemuan - Selamat Bertemu
4/ Mulailah dengan permainan pemecah kebekuan
Dimulai dengan pemecah kebekuan yang kreatif adalah cara yang bagus untuk meredakan ketegangan dan membuat semua orang dalam suasana hati yang tepat untuk rapat tim. Menghancurkan saat-saat hening yang canggung di awal rapat dapat membantu mengatur nada untuk sesi yang produktif dan menyenangkan.
Daripada mengandalkan hal-hal yang sudah ketinggalan zaman, Anda dapat terlibat dalam debat ringan, percakapan santai, atau kuis langsung yang bisa sangat menyenangkan, kreatif, kompetitif, dan mudah dibuat hanya dalam hitungan menit. Jadi mengapa tidak mencoba sesuatu yang baru?
5/ Ciptakan ruang untuk kolaborasi
Pertemuan tim adalah kesempatan berharga untuk berdiskusi dan mengambil keputusan sebagai kelompok. Alih-alih mencoba memunculkan ide-ide baru di tempat, anggota tim harus membawa laporan, ide, dan perspektif mereka yang sudah disiapkan ke meja. Dengan cara ini, tim dapat bekerja sama untuk sampai pada keputusan akhir yang dipikirkan dengan baik dan sehat.
Tim kemudian dapat mempertimbangkan untuk melakukan survei langsung terhadap ide-ide yang dibahas dan mengumpulkan umpan balik secara real-time jajak pendapat langsung dengan pilihan ganda atau pertanyaan terbuka dari AhaSlides.
Dengan menggunakan kode atau tautan QR unik, anggota tim dapat langsung mengakses dan memberikan masukan, dan hasilnya akan ditampilkan langsung di layar. Ini membantu untuk menghindari pemborosan waktu dan memastikan bahwa semua ide ditangkap dengan adil.
6/ Pertahankan keterlibatan tim Anda
Jangan berikan kesempatan kepada peserta Anda untuk mengalihkan perhatiannya dengan membuat mereka tetap terlibat selama rapat. Anda dapat mengatur "meja bundar online" di mana setiap orang dapat berpartisipasi dan berkontribusi. Dengan orang pemalu? Jangan khawatir. Anonim Tanya jawab akan menyelesaikan masalah ini.
Selain itu, jangan lupa memberikan ruang untuk spontanitas. Karena pertemuan yang sehat dan aktif merupakan tempat yang ideal untuk memunculkan solusi dan inovasi baru. Memecah suasana lesu dan penuh tekanan dengan mendorong peserta untuk berpikir kreatif bersama kata cloud akan menjadi kegiatan yang menarik dan efektif. Coba dan lihat.
Setelah Pertemuan - Selamat Bertemu
7/ Akhiri dengan tindakan dan jadwal tindak lanjut yang jelas
Untuk mengakhiri sesi strategis, pastikan setiap peserta memiliki kejelasan tentang langkah selanjutnya.
Mintalah departemen mendiskusikan:
- Metrik apa yang akan menunjukkan kemajuan mereka? Bersikaplah spesifik sehingga kemajuan dapat dilacak.
- Mitra lintas fungsi manakah yang memerlukan koordinasi agar berhasil? Kolaborasi yang kuat adalah kuncinya.
- Pembaruan seperti apa yang diperlukan pada pertemuan lanjutan? Laporan? Presentasi? Pikirkan hasil sebelumnya.
- Kapan kita dapat mengharapkan hasil atau informasi awal? Tetapkan tenggat waktu yang ambisius namun dapat dicapai untuk mempertahankan kecepatan.
8/ Memiliki risalah rapat
Selalu butuh detail, teliti, jelas, dan mudah dipahami menit rapat untuk dikirimkan kepada peserta, dewan direksi, pimpinan senior, dan mereka yang tidak dapat hadir. Dokumen-dokumen tersebut bukan hanya sekedar dokumen, landasan isi pertemuan-pertemuan berikutnya, namun juga landasan hukum (jika diperlukan).
Pengambilan Kunci
Semoga tips untuk mengadakan pertemuan yang baik itu AhaSlides yang dibagikan di atas tidak terlalu rumit. Ingatlah bahwa pertemuan yang produktif adalah pertemuan yang membuat setiap orang merasa dihargai, didengarkan, dan didorong untuk berbicara. Rapat harus menghasilkan hasil yang pasti dan memenuhi tujuan yang dimaksudkan. Setelah pertemuan, setiap orang menerima peran mereka dan berkomitmen untuk mengikuti rencana yang dibahas.
