Bayangkan ini: Anda telah menghabiskan berjam-jam untuk membuat presentasi Anda. Slide-nya terlihat bagus. Isinya solid. Tetapi begitu Anda berdiri di depan ruangan, pikiran Anda menjadi kosong. Anda melewatkan satu poin di slide ketiga. Anda kehilangan alur pikiran di slide ketujuh. Anda selesai dan langsung teringat tiga hal yang lupa Anda sampaikan.
Catatan pembicara mengatasi masalah itu. Bukan dengan mengubah Anda menjadi seseorang yang membaca dari naskah, tetapi dengan memberi Anda jaring pengaman yang tenang yang membuat Anda tetap pada jalur tanpa audiens Anda menyadari keberadaannya.
Sebagian besar presenter tidak menggunakannya sama sekali, atau menggunakannya dengan cara yang salah. Panduan ini membahas keduanya: cara menambahkan catatan di PowerPoint dengan cepat, dan cara menggunakannya dengan cara yang benar-benar meningkatkan penyampaian Anda.
Mengapa catatan pembicara layak Anda luangkan waktu untuknya
Manfaat yang jelas adalah kepercayaan diri. Ketika poin-poin pembicaraan, transisi, dan statistik penting Anda berada tepat di bawah slide, Anda akan menghabiskan lebih sedikit energi mental untuk mengingat apa yang akan datang selanjutnya dan lebih banyak waktu untuk benar-benar terhubung dengan audiens Anda.
Namun, catatan bukan hanya menenangkan saraf Anda. Catatan juga menjaga slide Anda tetap rapi. Semua hal yang biasanya berakhir sebagai poin tambahan atau teks panjang di layar dapat disimpan dalam catatan Anda, di mana hanya Anda yang dapat melihatnya. Audiens Anda mendapatkan visual. Anda mendapatkan detailnya.
Catatan juga membuat presentasi Anda dapat diulang. Jika Anda menyampaikan sesi yang sama kepada beberapa kelompok, catatan terperinci berarti Anda membahas hal yang sama setiap kali, tanpa harus membangun kembali pemikiran Anda dari awal sebelum setiap sesi.
Dan setelah presentasi Anda selesai, catatan Anda menjadi dokumen referensi yang siap pakai. Cetak, bagikan, atau gunakan sebagai dasar untuk email tindak lanjut. Persiapan yang Anda lakukan tidak harus hilang begitu Anda menutup laptop.
Cara menambahkan catatan di PowerPoint: langkah demi langkah
Ada tiga cara untuk menambahkan catatan pembicara di PowerPoint. Ketiganya berfungsi. Perbedaannya terletak pada kapan dan mengapa Anda menggunakan masing-masing cara tersebut.
Metode 1: Menggunakan panel Catatan dalam tampilan Normal
Cocok untuk pengeditan cepat dan penggunaan sehari-hari.
Ini adalah cara tercepat dan yang paling sering digunakan orang sehari-hari. Jika presentasi Anda sudah terbuka, Anda hanya perlu sekitar 10 detik untuk menambahkan catatan pertama Anda.
Buka presentasi Anda dan pastikan Anda berada dalam tampilan Normal. Anda akan menemukannya di bawah tab Tampilan di bagian atas layar. Tampilan Normal biasanya merupakan tampilan default, jadi kemungkinan besar Anda sudah berada di sana.
Lihat bagian bawah layar, tepat di bawah slide Anda. Anda akan melihat bagian yang bertuliskan "Klik untuk menambahkan catatan." Itu adalah panel catatan Anda. Klik dan mulailah mengetik.
Anda dapat memformat catatan Anda seperti teks lainnya: tebal, miring, poin-poin. Namun, tetaplah sederhana. Catatan hanya untuk Anda sendiri, dan semakin rapi catatan tersebut, semakin cepat Anda dapat memindainya di tengah presentasi.
Satu tips praktis: panel catatan secara default berupa strip yang cukup kecil di bagian bawah layar. Jika Anda menambahkan lebih dari satu atau dua baris, seret pembatas ke atas untuk memberi Anda lebih banyak ruang. Ini akan mempermudah seluruh proses.
Setelah selesai dengan satu slide, klik thumbnail berikutnya di panel sebelah kiri dan ulangi. Selesai.
Metode 2: Menggunakan tampilan halaman Catatan
Paling cocok untuk catatan rinci dan panjang, atau untuk mempersiapkan orang lain untuk presentasi.
Jika Metode 1 terasa sempit, ini adalah alternatifnya. Tampilan halaman catatan memberi Anda halaman penuh untuk setiap slide: slide itu sendiri di bagian atas, dan ruang terbuka besar di bawahnya untuk catatan Anda.
Buka tab Tampilan dan pilih "Halaman Catatan." Anda akan melihat persis apa yang akan dicetak jika Anda perlu mendistribusikan catatan Anda setelah sesi. Klik di area catatan dan ketik sebanyak yang Anda butuhkan.
Tampilan ini sangat cocok saat Anda menulis naskah terperinci, menambahkan konteks yang panjang, atau menyiapkan catatan untuk dipresentasikan oleh orang lain. Namun, navigasi antar slide lebih lambat, sehingga lebih cocok untuk sesi penulisan catatan khusus daripada pengeditan cepat secara spontan.
Metode 3: Menggunakan tampilan Garis Besar untuk catatan dalam jumlah besar
Paling cocok untuk perencanaan tahap awal ketika slide presentasi Anda belum dibuat.
Yang ini lebih tentang membangun presentasi dan catatan Anda secara bersamaan, bukan sekadar menambahkan catatan. Jika Anda masih dalam tahap perencanaan, ada baiknya mengetahui hal ini.
Buka tab Tampilan dan pilih "Tampilan Garis Besar". Anda akan melihat konten slide Anda tersusun sebagai dokumen teks berkelanjutan. Ini berguna untuk mendapatkan struktur yang tepat sebelum Anda membuat slide individual. Anda dapat membuat draf poin-poin pembicaraan Anda di sini bersama dengan konten slide Anda, lalu memutuskan nanti apa yang akan menjadi slide dan apa yang tetap dalam catatan.
Ini bukan pendekatan yang paling umum, tetapi bagi orang-orang yang lebih nyaman berpikir dalam bentuk teks daripada slide, hal ini dapat membuat seluruh proses pembuatan terasa lebih alami.
Menggunakan Tampilan Presenter untuk menampilkan catatan selama presentasi Anda.
Menambahkan catatan hanyalah setengahnya. Setengah lainnya adalah kemampuan untuk melihat catatan tersebut saat Anda melakukan presentasi, tanpa audiens Anda juga melihatnya. Itulah yang dilakukan oleh Presenter View.
Saat Anda terhubung ke layar atau proyektor kedua, mulai tayangan slide Anda dari tab Tayangan Slide. Setelah berjalan, cari opsi Tampilan Presenter di kontrol di bagian bawah layar Anda. Klik opsi tersebut.
Monitor Anda sekarang akan menampilkan empat hal: slide yang sedang Anda presentasikan, catatan pembicara, pratinjau slide berikutnya, dan penghitung waktu. Audiens Anda hanya melihat slide di layar utama.
Inilah pengaturan yang membuat catatan pembicara benar-benar ampuh. Anda dapat melirik catatan Anda, melihat apa yang akan datang selanjutnya, dan melacak waktu Anda, semuanya tanpa mengganggu alur pembicaraan atau memperlihatkan persiapan Anda kepada audiens.
Satu hal yang perlu diperiksa sebelumnya: Tampilan Presenter membutuhkan PowerPoint untuk mengenali dua layar terpisah. Jika tidak aktif, pastikan layar kedua atau proyektor Anda terhubung dengan benar dan terdeteksi di pengaturan tampilan Anda. Di Mac, akses melalui menu Tayangan Slide, bukan tab.
Mencetak catatan PowerPoint
Jika Anda ingin membagikan catatan Anda setelah sesi, atau hanya ingin memiliki salinan fisik untuk referensi, mencetaknya sangat mudah.
Buka File, lalu Cetak. Pada opsi tata letak cetak, cari "Halaman Catatan". Ini akan mencetak setiap slide beserta catatan yang sesuai di bawahnya, satu slide per halaman. Anda dapat mencetak semua slide atau memilih slide tertentu sesuai kebutuhan.
Ini hal yang sederhana, tetapi catatan tercetak ternyata sangat bermanfaat sebagai kenang-kenangan setelah sesi pelatihan atau lokakarya. Kebanyakan orang tidak terpikir untuk melakukannya. Mereka yang melakukannya cenderung lebih sering dimintai slide presentasinya.
Cara menulis catatan pembicara yang benar-benar membantu Anda
Menambahkan catatan adalah bagian yang mudah. Menulis catatan yang benar-benar meningkatkan penyampaian Anda membutuhkan sedikit lebih banyak pemikiran. Berikut adalah hal-hal yang membedakan catatan yang bermanfaat dari catatan yang akan Anda abaikan begitu Anda berada di depan ruangan.
Tulislah seperti caramu berbicara, bukan seperti caramu menulis.
Catatan bukanlah naskah. Catatan adalah panduan. Jika Anda menulis dalam kalimat formal dan lengkap, Anda akan membacanya kata demi kata dan terdengar seperti robot, atau Anda akan merasa catatan tersebut terlalu lambat untuk dibaca dan akhirnya berhenti menggunakannya sama sekali.
Tulislah seperti Anda menjelaskan sesuatu kepada kolega. Gunakan singkatan, kalimat yang tidak lengkap, dan gaya bahasa kasual. "Tiga alasan mengapa ini penting" lebih bermanfaat di tengah presentasi daripada "Ada tiga alasan utama mengapa ini signifikan." Tujuannya adalah agar orang dapat melihat sekilas, bukan membacanya dengan saksama.
Buatlah agar cukup pendek untuk dipindai.
Jika catatan Anda mencapai tiga paragraf per slide, itu bukan catatan lagi. Itu adalah naskah yang belum Anda akui telah Anda tulis.
Satu atau dua poin singkat per slide biasanya sudah cukup. Jika Anda mendapati diri Anda menulis lebih banyak, tanyakan pada diri sendiri apakah detail tambahan tersebut memang perlu dimasukkan dalam catatan Anda atau apakah itu menandakan bahwa slide tersebut mencoba menyampaikan terlalu banyak informasi.
Tambahkan transisi Anda
Inilah hal yang paling sering dilupakan orang. Tidak cukup hanya mengetahui apa yang Anda sampaikan di setiap slide. Anda perlu tahu bagaimana Anda beralih dari satu slide ke slide berikutnya.
Sebuah kalimat sederhana di bagian bawah catatan setiap slide sudah cukup: "Jembatan menuju slide data" atau "Tanyakan kepada hadirin tentang pengalaman mereka di sini sebelum melanjutkan." Transisi adalah bagian di mana presenter kehilangan fokus, dan pengingat satu baris saja sudah cukup untuk menjaga agar presentasi tetap terhubung.
Perhatikan waktu Anda
Tambahkan perkiraan waktu pada slide di mana pengaturan tempo penting: "Dua menit di sini" atau "Sisihkan lima menit untuk pertanyaan di akhir." Anda tidak perlu menghitung waktu setiap slide, tetapi mengetahui di mana Anda seharusnya berada di titik tengah akan mencegah kepanikan karena menyadari Anda kehabisan waktu padahal masih ada sepuluh slide lagi yang harus ditampilkan.
Tandai angka Anda
Jika Anda mengutip statistik, persentase, atau angka spesifik, catatlah dalam catatan Anda. Bukan karena Anda tidak dapat mengingatnya, tetapi karena salah mengutip angka di depan audiens adalah hal yang secara diam-diam merusak kredibilitas Anda. Mengecek sekilas untuk konfirmasi selalu bermanfaat.
Tentukan pada diri sendiri ke mana harus melihat.
Untuk slide dengan visual yang kompleks, grafik, atau banyak titik data, catatan arahan singkat sangat membantu: "Mulailah dari kolom kiri" atau "Lonjakan pada Q3 adalah poin kuncinya." Ini mencegah Anda kehilangan fokus visual pada slide Anda sendiri saat audiens menonton.
Melangkah lebih jauh dengan presentasi interaktif
Catatan pembicara membuat Anda menjadi presenter yang lebih percaya diri dan terorganisir. Tetapi persiapan saja tidak cukup. Setengah bagian penting lainnya dari presentasi yang hebat adalah apa yang terjadi antara Anda dan audiens Anda saat Anda benar-benar berada di ruangan tersebut.
Di situlah alat seperti AhaSlides berperan.Sementara catatan Anda membantu Anda tetap fokus di balik layar, AhaSlides menambahkan jajak pendapat langsung, kuis, awan kata, dan tanya jawab langsung ke dalam alur presentasi Anda. Audiens Anda berpartisipasi secara real-time dari ponsel mereka, hasilnya muncul secara instan di layar, dan energi di ruangan berubah dari pasif menjadi aktif.
Keduanya bekerja dengan baik bersama-sama. Catatan Anda menangani penyampaian Anda. AhaSlides menangani audiens Anda. Tidak ada yang menggantikan yang lain, dan menguasai keduanya adalah yang membedakan presentasi yang hanya ditonton orang dari presentasi yang benar-benar mereka ingat.
Kesimpulan: kuasai penyampaian Anda dengan catatan pembicara.
Presentasi yang hebat tidak terjadi secara kebetulan. Presentasi hebat terjadi karena seseorang telah berpikir dengan cermat tentang apa yang perlu mereka sampaikan, bagaimana cara menyampaikannya, dan apa yang perlu didapatkan oleh audiens mereka.
Catatan pembicara adalah tempat pemikiran itu berada. Mulailah menggunakannya dengan benar dan Anda akan segera merasakan perbedaannya: penyampaian yang lebih lancar, lebih sedikit momen kehilangan fokus, dan lebih banyak kepercayaan diri di ruangan.
Pilih satu teknik dari bagian praktik terbaik dan terapkan pada presentasi Anda berikutnya. Lihat perubahan apa yang terjadi. Kemudian kembangkan dari sana.
